Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la UNAL – 1ra Fase
>> viernes, 4 de julio de 2025
Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la UNAL – 1ra Fase
Aquí un resumen del vídeo, enfocado en el lanzamiento del proyecto "Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MGDEA)" de la Universidad Nacional de Colombia:
El evento marca el lanzamiento oficial del proyecto MGDEA, una iniciativa crucial para la transformación digital, eficiencia y transparencia en la Universidad Nacional de Colombia. Este modelo busca establecer directrices técnicas para la correcta gestión documental a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos y archivos, abarcando tanto documentos electrónicos como aquellos en papel que serán digitalizados.
Puntos Clave del Lanzamiento:
Participantes: El lanzamiento contó con la presencia de Jorge Enrique Cachotier, Juan Esteban Eslava (Director de la Dirección Nacional de Estrategia Digital), la ingeniera Erika Rangel (Gerente del proyecto MGDEA) y la abogada Sandra Villarreal (componente jurídico). La rectora, Dra. Dolly Montoya Castaño, no pudo asistir pero envió un saludo.
Agenda:
Primera parte: Palabras de los participantes en la mesa.
Segunda parte: Presentación de dos resoluciones clave:
Actualización del manual operativo para el manejo de documentos electrónicos de archivo.
Actualización de las tablas de retención documental (TRD).
Importancia del MGDEA:
Es fundamental para la Universidad Nacional de Colombia, ya que garantiza una digitalización segura, confiable, transparente y oportuna.
Afecta y beneficia a toda la comunidad universitaria y a la sociedad en general, al proporcionar información certera, oportuna y confiable.
Representa un paso hacia la modernización y excelencia operativa, contribuyendo a la construcción y custodia de la memoria institucional.
Se enmarca en la visión de transformación digital de la universidad, como parte de la estrategia para la gestión de recursos inteligentes.
Avances y Logros del Proyecto (Fase 1):
El proyecto se concibió en 2019, con una consultoría inicial que diagnosticó la situación actual y estableció el modelo.
Actualmente, se está implementando la hoja de ruta y el modelo, con un avance del 58%.
Se han generado 14 productos finalizados de 54 proyectados.
Ámbito Jurídico: Se ha emitido una resolución con lineamientos para la gestión de documentos electrónicos y un manual operativo. Se trabaja en la actualización del protocolo de digitalización y la guía de normalización para evitar duplicidad.
Ámbito Organizativo: Se ha avanzado en la metodología para analizar flujos de procesos a automatizar, priorizando el flujo de comunicaciones oficiales y las historias académicas.
Ámbito de Gestión Documental: Se ha actualizado el cuadro de clasificación documental y, un hito importante, las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de control de acceso.
Ámbito Tecnológico: Se han definido los términos de referencia para la adquisición e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y la automatización del flujo de PQRSD. Se espera iniciar la implementación técnica y operativa la próxima semana.
Impacto del SGDEA: El sistema busca centralizar y unificar la gestión de documentos electrónicos, que actualmente se encuentran dispersos en diversas plataformas y repositorios. Permitirá la configuración de las TRD y la automatización progresiva de flujos, garantizando el tratamiento archivístico adecuado y la conformación de expedientes electrónicos.
Beneficios: Automatización de flujos, eficiencia operativa, centralización de la información y reducción del uso de múltiples repositorios.
El proyecto es un esfuerzo conjunto de diversas dependencias de la Universidad Nacional, incluyendo la Secretaría General, la Dirección Nacional de Estrategia Digital, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, y el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, entre otros. Se enfatizó la importancia de la colaboración y el compromiso para el éxito del proyecto, que es solo la primera fase de una iniciativa más amplia.
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