¿Disminuye la actividad cerebral por el continuo uso de la IA?

¿La inteligencia artificial nos volverá estúpidos? Expertos lo averiguaron y los resultados son desconcertantes

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Renzo Gonzales

Los estudios realizados arrojan reveladoras conclusiones sobre los efectos del uso de la IA en nuestra vida cotidiana

Los impactos más notables de la IA se detectan en la actividad cerebral y la creatividad.

 (TRENDS Research & Advisory)

“Dependo tanto de la inteligencia artificial que no creo que sabría cómo resolver ciertos problemas sin ella”. Esta declaración, recogida en recientes investigaciones, resume el dilema central para quienes hacen uso intensivo de herramientas como ChatGPT y otros sistemas de IA generativa. Aunque empresas y usuarios destacan el aumento de la productividad, surgen señales de advertencia sobre las consecuencias que podría tener el uso sistemático de estas tecnologías para la creatividad y el pensamiento crítico, según informó el Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Un estudio desarrollado por investigadores del MIT conectó a 54 estudiantes a electroencefalogramas mientras redactaban ensayos, tanto con la ayuda de ChatGPT como sin ella. Los resultados señalaron que el uso de la IA disminuyó de manera notable la actividad cerebral en áreas vinculadas a la creatividad y la atención, indicó el MIT. Asimismo, los participantes que emplearon la inteligencia artificial tuvieron más dificultades para citar correctamente textos que acababan de escribir. Este trabajo, aunque basado en una muestra y tarea específicas, se suma a una literatura en expansión sobre los posibles efectos negativos de la IA en la creatividad y el aprendizaje, detalló el medio.

Otros dos estudios recogidos por The Economist respaldan estas preocupaciones. Microsoft Research llevó a cabo una encuesta con 319 trabajadores del conocimiento que emplean regularmente IA generativa. Los participantes relataron más de 900 tareas realizadas con ayuda de la IA, desde resumir documentos hasta planificar campañas de marketing. Solo 555 de esas actividades, según sus propias evaluaciones, implicaban esfuerzo en pensamiento crítico, como revisar la respuesta sugerida por la IA antes de enviarla a un cliente. El resto se identificó como tareas automáticas. Además, la mayoría del grupo expresó que utilizar herramientas como ChatGPT, Google Gemini o Copilot implicaba menos esfuerzo mental que hacerlo sin IA, según Microsoft Research.

Un tercer trabajo, dirigido por Michael Gerlich de la SBS Swiss Business School, indagó en el Reino Unido sobre la frecuencia y confianza en el uso de IA entre 666 personas. Luego, se les propuso una prueba estándar de pensamiento crítico. Los que empleaban la IA con mayor regularidad puntuaron más bajo en todas las áreas. Tras la difusión del estudio, Gerlich recibió mensajes de cientos de profesores de secundaria y universidad preocupados por la situación de sus alumnos, quienes, según él, “sentían que el estudio reflejaba exactamente lo que experimentan actualmente”.

No obstante, los autores de las tres investigaciones remarcan que aún no existen pruebas definitivas de un vínculo causal entre el uso frecuente de IA y el deterioro de las capacidades cognitivas. En el caso del estudio de Gerlich, podría suceder que quienes ya son expertos en pensamiento crítico recurran menos a la IA. Además, el estudio del MIT se basó en una muestra y una tarea muy limitada.

La “descarga cognitiva” y el riesgo de hábitos automáticos

La tendencia a delegar procesos mentales en herramientas externas no es nueva y cuenta con antecedentes. Ya en el siglo V a.C., Sócrates criticaba el uso de la escritura por promover “el recordar a medias”. El desarrollo de tecnologías como calculadoras o aplicaciones de navegación ha reducido la carga mental sin evidencias de una merma general en las capacidades humanas, según el experto Evan Risko de la Universidad de Waterloo. Con su colega Sam Gilbert, Risko acuñó el concepto de “descarga cognitiva” para describir cómo las tareas difíciles o tediosas pasan a herramientas externas.

La inquietud actual, según los investigadores citados por el MIT, radica en que la IA generativa permite descargar procesos mucho más complejos. Dejar cálculos sencillos a una máquina no sería equiparable a delegar procesos como redactar argumentos o resolver problemas creativos. El hábito de delegar tareas mentales puede dificultar el regreso al esfuerzo propio, generando lo que los psicólogos denominan “tacañería cognitiva”. El resultado potencial es un círculo vicioso: cuanto mayor es la dependencia de la inteligencia artificial, más se debilitan las capacidades críticas, lo que lleva a una menor disposición a asumir nuevos retos mentales. Gerlich lo llama un “bucle de retroalimentación”.

Impacto en creatividad y posibles soluciones

El posible declive de habilidades esenciales preocupa tanto a empresas como a especialistas. Barbara Larson, profesora de gestión en la Northeastern University, advierte que el deterioro del pensamiento crítico podría traducirse en pérdida de competitividad a largo plazo. El uso reiterado de IA amenaza también la creatividad en el trabajo. Un experimento de la Universidad de Toronto con 460 voluntarios expuso que aquellos que recibieron ideas generadas por IA para usos creativos de objetos cotidianos propusieron respuestas menos originales. Por ejemplo, para reutilizar un pantalón, la IA sugirió rellenarlo de heno para un espantapájaros, mientras que un participante sin ayuda propuso utilizar sus bolsillos para colocar nueces y hacer un comedero de pájaros.

Surgen estrategias para contrarrestar la posible pasividad. Larson recomienda usar la IA solo como apoyo básico, no como fuente definitiva de soluciones. Gerlich sugiere interacciones paso a paso, consultando a la herramienta con preguntas específicas y no pidiendo respuestas finales. El equipo de Microsoft experimentó con asistentes de IA que interrumpen con “provocaciones” para estimular la reflexión, mientras investigadores de Emory y Stanford abogaron por diseñar chatbots que hagan preguntas incisivas.

No todas las estrategias han mostrado eficacia universal. Un estudio de la Abilene Christian University detectó que quienes contaban con asistentes de IA especialmente intervencionistas rindieron peor en tareas sencillas de programación. Soluciones más restrictivas, como exigir una respuesta previa del usuario antes de permitir el acceso a la IA o imponer tiempos de espera, han demostrado mejorar resultados, pero resultan impopulares, destacó Zana Buçinca de Microsoft. De hecho, según una encuesta de la consultora Oliver Wyman realizada en 16 países, el 47% de los encuestados afirmó que usaría IA generativa incluso si su empleador la prohibiera.

Dado que la tecnología es reciente, todavía en muchas tareas el cerebro humano supera a la inteligencia artificial. A medida que la IA aumente su presencia, usuarios y reguladores se verán obligados a sopesar los beneficios de la automatización frente a los posibles costes cognitivos.

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Las herramientas de IA para notas de reuniones aliadas indispensables

Utiliza IA para reuniones: transcribe, resume y distribuye tareas sin esfuerzo manual
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Santiago Neira

Las nuevas herramientas de inteligencia artificial transforman la toma de notas en reuniones y 

la gestión de proyectos - (Imagen ilustrativa Infobae)

La llegada de la inteligencia artificial al ámbito laboral y educativo ha transformado la manera en que las personas abordan el seguimiento de proyectos, la gestión de equipos y la captura de información. Entre estos avances, sobresalen las aplicaciones de IA capaces de tomar notas de reuniones, resumir conversaciones largas y realizar tareas clave automáticamente.

Para quienes coordinan múltiples proyectos o participan en encuentros virtuales frecuentes, las herramientas de IA para notas de reuniones se han convertido en aliados indispensables.

El proceso tradicional de registrar manualmente apuntes durante una reunión suele ser caótico, se intercalan distracciones, se omiten ideas importantes y el repaso posterior lleva más tiempo del previsto.

Además, el riesgo de perder detalles críticos es alto, especialmente cuando se gestionan varios equipos o se alternan diferentes espacios de trabajo. Por eso, en la actualidad las herramientas de IA meeting notes han ganado popularidad al ofrecer soluciones rápidas, precisas y estructuradas.

Por qué es útil la inteligencia artificial en las reuniones virtuales

Existen múltiples razones por las que la IA resulta útil para el registro y resumen de reuniones. Un sistema de IA puede escuchar la reunión completa, transcribir cada palabra, identificar los temas centrales y generar un resumen claro y bien estructurado.

En lugar de depender de la memoria o de notas desordenadas, este tipo de herramienta ofrece un mapa instantáneo sobre lo que se dijo y quién debe encargarse de cada seguimiento.

El resultado son documentos fáciles de consultar, altamente organizados y listos para compartir. Las tareas asignadas se distribuyen automáticamente dentro del equipo, eliminando lagunas de comunicación o malentendidos frecuentes. Los beneficiarios directos son profesionales ocupados, estudiantes, equipos remotos y emprendedores, quienes ganan agilidad para enfocarse en sus objetivos y reducir la carga de trabajo repetitiva.

Qué herramientas hay para tomar notas con IA

El mercado ofrece varias aplicaciones especializadas que abordan esta necesidad. Otter.ai es una de las más reconocidas, pues transcribe y resume conversaciones en tiempo real y resulta compatible con plataformas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

Fireflies.ai destaca por su capacidad para grabar, transcribir y señalar tareas clave, integrándose con calendarios y sistemas CRM. Supernormal permite generar resúmenes instantáneos y seguimientos, con una configuración sencilla y garantía de funcionamiento transversal en diferentes plataformas.

Por su parte, Fathom se destaca como complemento gratuito para Zoom, facilitando transcripciones y capturas de momentos cruciales con solo un clic. Notta ofrece una alternativa robusta que soporta audio, video y enlaces de reuniones, permitiendo transcripciones multilingües y organización por etiquetas.

Cómo transcribir una reunión en tiempo real con IA

Cada aplicación convierte conversaciones largas en informes claros y procesables, lo que facilita la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Además, los resúmenes y las actas generadas por IA se pueden almacenar en sistemas centralizados, como gestores de proyectos o servicios en la nube, simplificando el seguimiento a largo plazo.

Para obtener los mejores resultados, es recomendable preparar una agenda definida antes de cada reunión, así la IA logra proporcionar una estructura lógica al resumen.

Hablar con claridad, identificar a los participantes y emplear categorías o etiquetas temáticas ayudan a mejorar la precisión del documento resultante. Siempre es valioso revisar y editar los resúmenes para añadir contexto, filtrar información confidencial y mantener un registro de calidad.

Centralizar el almacenamiento de actas y notas, por ejemplo en plataformas como Notion o Google Drive, asegura que toda la información relevante esté disponible cuando sea necesario

Cuáles son los riesgos del uso excesivo de la inteligencia artificial

Aunque los beneficios de la IA para reuniones son significativos, también es oportuno considerar los hallazgos de un estudio reciente del MIT Media Lab. Según esta investigación, la dependencia intensiva de sistemas de IA, como ChatGPT, puede asociarse a una “deuda cognitiva”, que afecta la actividad y conectividad neural.

El estudio registró en usuarios de ChatGPT hasta un 55 % menos de conectividad cerebral durante tareas de escritura y una incapacidad del 83 % de los participantes para recordar el contenido recién generado por la IA.

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Cómo controlar los flujos de trabajo de gestión de documentos (DMW)

Guía completa para la gestión del flujo de trabajo documental

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¿Qué es la gestión del flujo de trabajo documental?

La gestión del flujo de trabajo documental es el sistema o proceso que utilizan las empresas y organizaciones para crear, almacenar, compartir, editar y gestionar documentos. Los DMW también se utilizan para proporcionar directrices claras sobre cómo completar las tareas del ciclo de vida de la gestión documental, desde la creación hasta el control de versiones, el cumplimiento normativo y la seguridad.

Componentes clave de un sistema de gestión del flujo de trabajo documental

Un sistema de gestión del flujo de trabajo documental debe actuar como un mapa o guía, guiándole desde la idea inicial hasta la entrega final del documento. Estos son los componentes clave de este proceso:

• Creación : Los documentos se crean con plantillas o formatos estandarizados.
• Captura e importación : los archivos se escanean, se cargan y se importan al sistema para su almacenamiento digital.
• Indexación : Se asignan metadatos y etiquetas para facilitar la recuperación y organización de los documentos.
• Almacenamiento y archivo : un repositorio central almacena documentos de forma segura, utilizando protocolos de archivo para archivos más antiguos.
• Control de acceso : se establecen permisos y roles para determinar quién puede ver, editar o eliminar documentos.
• Colaboración : varios usuarios pueden trabajar en documentos simultáneamente, con métodos seguros para la interacción en equipo.
• Control de versiones : los cambios y las actualizaciones se rastrean a lo largo del tiempo, preservando con precisión el historial del documento y garantizando que los usuarios tengan acceso a la versión más reciente.
• Automatización de aprobación y flujo de trabajo : se definen roles y pasos para cada etapa del documento, incluida la revisión, la aprobación y el enrutamiento.
• Retención y eliminación : Se implementan políticas para definir durante cuánto tiempo se debe conservar un documento y cómo se debe desechar de forma segura una vez que ya no sea necesario.
• Búsqueda y recuperación : se utilizan funcionalidades de búsqueda sólidas para localizar fácilmente documentos mediante palabras clave o filtros.
• Monitoreo e informes : se realiza un seguimiento del uso de los documentos, los registros de acceso y la eficiencia del flujo de trabajo para una mejora continua.
• Integración : se debe verificar la compatibilidad de los sistemas y herramientas de terceros para garantizar que los flujos de trabajo se puedan optimizar en todas las plataformas.

Beneficios del flujo de trabajo de gestión de documentos

Los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. mostraron que la productividad en el primer trimestre de 2024 aumentó tan solo un 0,2 % , lo que representa una caída del 2,7 % con respecto al primer trimestre de 2023. Ante esta alarmante caída de la productividad, las empresas deberían centrar sus esfuerzos y recursos en implementar sistemas que ayuden a los equipos a ser más productivos. 

Un DMW es uno de estos sistemas, que ofrece diversas ventajas, entre ellas:

• Eficiencia mejorada : agiliza los procesos para reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y gestionar aprobaciones.
• Colaboración mejorada : promueve un mejor trabajo en equipo a través del acceso compartido, edición en tiempo real, controles de versiones y funciones de comunicación.
• Mejor organización : facilita la categorización y recuperación de documentos mediante la indexación de archivos y la estructuración del almacenamiento de documentos.
• Mayor seguridad : protege la información confidencial con controles de acceso, cifrado y opciones de almacenamiento seguro.
• Menor riesgo de incumplimiento: garantiza que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios para evitar el riesgo de sanciones.
• Control de versiones simplificado : evita confusiones y errores mediante un historial de documentos claro.
• Reducción del gasto : Reduce los costos operativos al utilizar menos papel y reducir la necesidad de almacenamiento físico.
• Mayor accesibilidad : Admite un entorno de trabajo flexible, permitiendo el acceso remoto a documentos desde varios dispositivos.
• Toma de decisiones aumentada : ayuda a tomar mejores decisiones mediante un fácil acceso a información precisa y actualizada.
• Recuperación ante desastres reforzada : protege los documentos contra la pérdida de datos, proporcionando soluciones de respaldo en caso de desastres o fallas técnicas.
• Registros de auditoría más sólidos : mejora la responsabilidad con capacidades de seguimiento que registran quién accedió o modificó los documentos.

Cómo elegir el sistema de gestión del flujo de trabajo documental adecuado

Seleccionar un sistema para gestionar sus flujos de trabajo documentales es una decisión importante, ya que afecta directamente la productividad, la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo de su empresa. Para respaldar su proceso de flujo de trabajo documental, se recomienda utilizar un sistema de gestión documental (SGD).

Las estimaciones actuales para 2024 muestran un valor de mercado proyectado para DMS de 7520 millones de dólares . Estas soluciones de software ayudan a optimizar la creación, el almacenamiento, la recuperación y la distribución de sus documentos.

Para elegir el sistema de flujo de trabajo de documentos y DMS adecuados para su organización, responda las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los problemas e ineficiencias que actualmente experimenta su organización?
• ¿Qué objetivos desea alcanzar con un nuevo sistema?
• ¿Qué requisitos de seguridad y cumplimiento debes tener en cuenta?
• ¿Cuál es su presupuesto tanto para los costos iniciales como para los gastos corrientes?

Con base en lo que descubra al responder las preguntas anteriores, puede comenzar a investigar diferentes soluciones que satisfagan sus necesidades. Como parte de esta investigación, asegúrese de que las opciones que considere ofrezcan lo siguiente:

• Integración perfecta con cualquier sistema o pila tecnológica existente.
• Interfaces fáciles de usar que minimizan las curvas de aprendizaje.
• Demostraciones de productos y períodos de prueba para probar nuevas soluciones.
• Se incorporan funciones de seguridad robustas, como encriptación y controles de acceso.
• Cumplimiento que satisface los requisitos y estándares específicos de la industria.

Construyendo su DMW: una guía paso a paso

Para poner en marcha su DMW y aprovechar al máximo la automatización de este proceso, siga estos cinco pasos.

1. Comprenda las necesidades de su organización

• Identifique qué documentos y archivos deben gestionarse. 
• Elementos como contratos, informes, facturas y archivos de proyectos deben formar parte de esta auditoría. 
• También debe identificar a las partes interesadas clave. 
• Asegúrese de asignar quién estará a cargo de la creación de documentos, quién tiene acceso a qué y un proceso para la colaboración entre todos.

2. Crea y almacena tus documentos

Redacte, edite y genere sus archivos digitales. Utilice formatos estandarizados para garantizar la compatibilidad y desarrolle convenciones de nomenclatura para lograr consistencia. Esto facilitará la búsqueda y la recuperación, especialmente al ampliar su repositorio de documentos digitales.

El almacenamiento de sus documentos es fundamental para un sistema de gestión de documentos (DMS). Una vez que haya seleccionado una solución segura, puede usarla para organizar de forma segura todos sus archivos en carpetas y categorías.

3. Compartir documentos con las partes interesadas relevantes

Establezca controles de acceso para restringir u otorgar los permisos adecuados a miembros del equipo, clientes y socios externos. Asegúrese de capacitar a los empleados sobre su uso correcto. Para clientes, socios y proveedores, puede otorgar permisos de acceso específicos para que solo puedan ver e interactuar con los documentos que les interesan.

4. Implementar procesos de aprobación y flujos de trabajo

Ya sean gerentes de proyecto, asesores legales o jefes de departamento, determinen quién debe aprobar los documentos. Establezca siempre roles, responsabilidades y expectativas claras para cada responsable en el proceso de aprobación.

También es importante especificar los criterios de aprobación para aspectos como el cumplimiento, la precisión del proyecto y las particularidades específicas del sector. Puede utilizar la automatización del flujo de trabajo de documentos para optimizar el proceso de aprobación.

5. Establecer políticas de retención

Crear un estándar sobre cuánto tiempo deben conservarse los documentos dentro del sistema, en función de variables como los requisitos legales y las necesidades comerciales cambiantes.

Para garantizar que la información no se pierda, establezca un proceso para archivar y eliminar documentos. Por ejemplo, los plazos, como la finalización de un hito específico, pueden ayudar a determinar cuándo ciertos archivos dejan de ser relevantes. Recuerde revisar y actualizar periódicamente las políticas de retención de documentos para mantener la seguridad y evitar posibles pérdidas de datos.

Gestione su proceso de flujo de trabajo de documentos con eficiencia y confianza

Invertir en un sistema robusto de gestión de flujo de trabajo documental le permite mantener la eficiencia y la eficacia al gestionar grandes volúmenes de documentos. La cantidad de documentos que manejan la mayoría de las organizaciones hoy en día supera con creces lo que se puede gestionar manualmente. Un sistema de gestión de flujo de trabajo documental es crucial para la productividad, la superación de desafíos y el logro de nuevos objetivos empresariales.

A medida que configura su sistema DMW y DMS, revise los pasos y componentes descritos anteriormente para crear flujos de trabajo que respalden resultados positivos para su negocio.

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Impacto de la IA en la gestión documental

Cómo la IA está transformando el panorama de la gestión documental

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La IA (inteligencia artificial) está revolucionando la gestión documental al automatizar procesos, ofrecer información valiosa y optimizar los flujos de trabajo. Este artículo analiza el impacto de la IA en la gestión documental y muestra cómo esta tecnología puede impulsar la eficiencia y la toma de decisiones de su organización.

Introducción a la gestión documental con IA

La capacidad de recuperar, analizar y procesar rápidamente datos documentales es crucial en un entorno empresarial dinámico. Sin embargo, Adobe descubrió que tres de cada cuatro empleados afirman que una organización digital deficiente afecta su productividad y eficacia en el trabajo. Con la IA ofreciendo soluciones innovadoras para la gestión documental, ignorar la tecnología significa quedarse atrás.

El auge de la IA en las operaciones comerciales

El uso de la IA en las empresas comenzó hace décadas con sistemas básicos y específicos para cada tarea. A medida que la tecnología avanzaba, también lo hacían las capacidades de la IA, evolucionando desde aplicaciones sencillas hasta impulsar operaciones completas.

Una encuesta reciente de McKinsey subraya esta tendencia, revelando que el 72 % de las organizaciones implementaron IA en al menos una función empresarial en 2024, un aumento significativo con respecto a 2023. Este rápido crecimiento demuestra la capacidad de la IA para generar beneficios tangibles e impulsar la innovación. Por ejemplo:

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• Automatización: agiliza las tareas repetitivas, liberando recursos humanos para trabajos más complejos.
• Análisis de datos: analiza grandes conjuntos de datos, identificando tendencias y conocimientos para tomar decisiones estratégicas.
• Análisis predictivo: pronostica tendencias y resultados, lo que ayuda a anticipar desafíos y oportunidades.
• Experiencia del cliente: ofrece soporte personalizado a través de chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA, lo que aumenta la satisfacción y la lealtad.

A medida que las organizaciones continúan explorando el potencial de la IA, su uso es claro para abordar las complejidades en la gestión de documentos.

¿Qué es la gestión inteligente de documentos?

La gestión documental inteligente utiliza IA y aprendizaje automático para automatizar y mejorar los procesos documentales tradicionales. Su objetivo es convertir archivos estáticos en información dinámica, buscable y procesable. Mediante algoritmos avanzados, puede ayudarle a comprender, categorizar y extraer información valiosa.

¿Cómo se utiliza la IA en los sistemas de gestión documental?

Ahora que tiene una comprensión básica de la tecnología y la práctica, exploremos las aplicaciones clave de la gestión de documentos con IA.

Extracción y procesamiento automatizado de datos

Obtenga información procesable más rápidamente para impulsar la toma de decisiones y aumentar la precisión mediante la recopilación y el procesamiento automatizados de datos. El OCR ( reconocimiento óptico de caracteres ) y el PLN ( procesamiento del lenguaje natural ) extraen información relevante de documentos estructurados y no estructurados, como facturas, contratos y formularios. La IA puede actualizar las bases de datos, activar las acciones siguientes o descubrir patrones y tendencias a partir de los datos extraídos.

Clasificación y organización de documentos

Optimice la gestión de documentos mediante PLN y aprendizaje automático para automatizar la clasificación, categorización y etiquetado de archivos. La IA realiza estas acciones automáticamente según el contenido, los metadatos y la estructura del documento. También identifica las relaciones entre archivos para crear un sistema más organizado.

Búsqueda y recuperación mejoradas

Aumente la precisión y la relevancia de sus búsquedas gracias a la capacidad de la IA para comprender el contexto y el propósito de las consultas. Esta tecnología mejora continuamente sus resultados y analiza el comportamiento y los patrones de búsqueda del usuario para crear una experiencia más personalizada e intuitiva.

Resumen inteligente de documentos

Ahorre tiempo y recursos extrayendo puntos clave e ideas principales de archivos grandes, lo que le permitirá comprender rápidamente los detalles del documento y tomar medidas informadas.

Control de versiones y seguimiento de cambios

Garantice una colaboración fluida y el cumplimiento normativo con el control de versiones basado en IA. Registra las revisiones de documentos, identifica cambios importantes y destaca las ediciones clave, garantizando que las actualizaciones se registren con precisión y sean fácilmente accesibles.

Enrutamiento automatizado del flujo de trabajo

Aumente la productividad y la eficacia operativa con el enrutamiento del flujo de trabajo. La IA optimiza la gestión de tareas, asignándolas y dirigiéndolas eficientemente a los miembros adecuados del equipo, minimizando así los retrasos en la producción.

Mayor seguridad de documentos y protección de información personal identificable (PII)

Mantenga segura la información confidencial e identifique posibles riesgos de seguridad. La IA en la gestión documental busca y elimina información confidencial, como información de identificación personal (PII ), y detecta accesos no autorizados o patrones de descarga inusuales.

Análisis predictivo para la gestión del ciclo de vida de los documentos

Mantenga sus bibliotecas de archivos actualizadas y relevantes de forma proactiva, para que pueda acceder a la información más rápidamente y cumplir con las normativas. La IA analiza los patrones de uso y los metadatos de los documentos, lo que ayuda a predecir cuándo necesitan actualizaciones o deben eliminarse.

Soporte multilingüe y traducción

Supere las barreras lingüísticas y fomente la colaboración global. Gracias a los servicios de traducción con IA, puede traducir automáticamente documentos a diferentes idiomas.

Reconocimiento y digitalización de escritura a mano

Todos los archivos se pueden buscar y leer por máquina, ya que algoritmos de inteligencia artificial avanzados pueden escanear y convertir texto escrito a mano o en papel en formato digital.

¿Cuál es el papel de la IA generativa en la gestión documental?

La IA generativa (Gen-IA), un tipo de IA en rápido crecimiento que crea nuevo contenido a partir de indicaciones, ayuda a generar, analizar y extraer información de los archivos. De hecho, el mismo informe de McKinsey mencionado anteriormente reveló que el 65 % de las organizaciones utilizan ahora Gen-IA en al menos una función empresarial, frente al 33 % del año pasado.

Gen-AI está transformando la gestión de documentos a través de:

• Creación automatizada de documentos: ahorra tiempo en tareas repetitivas al redactar varios documentos o listas de solicitudes de documentos utilizando datos de fuentes existentes (por ejemplo, informes, facturas, contratos).
• Resumen inteligente: produce resúmenes detallados de documentos largos, capturando puntos clave y análisis, para ayudarlo a comprender rápidamente contenido extenso.
• Ampliación y mejora de contenido: crea informes más completos, agregando detalles relevantes, explicaciones o ejemplos a los archivos existentes.
• Traducción y localización de documentos: proporciona traducciones factuales, capturando la intención y los matices culturales más allá de la simple traducción palabra por palabra.
• Respuesta a preguntas y generación de información: analiza grandes colecciones de datos para responder preguntas complejas y generar información, convirtiendo el almacenamiento estático en una base de conocimiento dinámica.
• Personalización de plantillas: garantiza la coherencia y adapta los documentos en función de plantillas prediseñadas que se pueden adaptar a diferentes entradas de datos.
• Generación de metadatos: mejora la capacidad de búsqueda y la organización al crear metadatos detallados a partir del contenido del documento.
• Recomendaciones de contenido: mejora la productividad y el intercambio de conocimientos a través de sugerencias de archivos o contenido relevantes según su trabajo actual.
• Extracción y estructuración de datos automatizada: extrae y organiza datos no estructurados de documentos para simplificar el análisis y la integración con otros sistemas.

8 formas en que la IA está transformando la gestión documental

Equipado con una comprensión de los usos de la IA, siga leyendo para descubrir los principales beneficios de la IA en la gestión de documentos.

Mayor eficiencia y productividad

Agilice los flujos de trabajo y gestione más documentos con menos recursos. La IA reduce el tiempo dedicado a tareas manuales, como la entrada, clasificación y recuperación de datos. Como resultado, muchos líderes empresariales ( el 64 % ) creen que la IA impulsa la productividad.

Mayor precisión y reducción de errores

Obtenga información más confiable y menos errores costosos ya que los algoritmos de IA pueden procesar datos con mayor consistencia y precisión que los humanos.

Mejora del cumplimiento y la gestión de riesgos

Cumpla mejor con normativas como el RGPD ( Reglamento General de Protección de Datos ) o la HIPAA ( Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos ). La IA puede encontrar y marcar automáticamente información confidencial, así como rastrear el acceso y los cambios en los documentos para obtener un registro de auditoría claro.

Toma de decisiones más informada

Acceda a nuevos conocimientos gracias a la capacidad de la IA para detectar rápidamente patrones, tendencias y oportunidades en archivos y conjuntos de datos. Por ejemplo, IBM descubrió que el 43 % de los directores ejecutivos utilizan Gen-IA específicamente para orientar las decisiones estratégicas de la empresa.

Búsqueda y descubrimiento mejorados

Obtenga resultados más relevantes y ahorre tiempo valioso con la búsqueda basada en IA. Esta función avanzada comprende el contexto y la intención de los documentos, lo que facilita la búsqueda y recuperación de la información que necesita.

Colaboración optimizada e intercambio de conocimientos

Fomente la colaboración y el intercambio de conocimientos en toda su organización a través del enrutamiento inteligente de documentos de IA, sugerencias de contenido relevante y consultas en lenguaje natural.

Reducción de costes y optimización de recursos

Reduzca los costos operativos y utilice sus recursos de manera más efectiva automatizando tareas rutinarias y agilizando procesos que consumen mucho tiempo.

Escalabilidad y adaptabilidad

Gestione cantidades crecientes de documentos con sistemas de IA, eliminando la necesidad de más recursos. Esto ayuda a su empresa a escalar y adaptarse.

Adopción de IA en la gestión documental para el éxito a largo plazo

La IA ofrece potentes capacidades para la gestión documental . Desde la automatización de la extracción de datos hasta la generación de contenido, su gama de aplicaciones es amplia y de gran impacto.

A medida que las empresas se digitalizan cada vez más, beneficios como mayor eficiencia, mayor precisión, mejor cumplimiento normativo y una mejor toma de decisiones son fundamentales para el crecimiento. Al evaluar sus necesidades de gestión documental, consulte este artículo para comprender las aplicaciones clave de IA que pueden mejorar y potenciar su negocio.

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