¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA?

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

https://www.archivogeneral.gov.co/

La gestión de documentos está ligada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos y procedimientos de todas las entidades. Como aporte a esta gestión, las organizaciones pueden apropiar prácticas de gestión documental, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas expedidas por el Archivo General de la Nación y los referentes internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan promover la eficiente prestación de trámites, servicios, contenidos y aplicaciones para una correcta gestión de la información institucional.

Este documento pretende que, más allá de la incorporación de una herramienta tecnológica como soporte a la gestión documental electrónica, las organizaciones tengan una visión clara de las necesidades, implicaciones y retos que conllevan a adquirir e implementar una solución informática que apoye los procesos de la gestión documental, basada en la adopción de mejores prácticas y metodologías aplicables durante el ciclo de vida del proyecto. Por lo anteriormente señalado, las entidades no se pueden limitar a formular y desarrollar proyectos con enfoque netamente tecnológico o archivístico, sino debe tener una visión integradora que involucre el trabajo articulado de archivistas, ingenieros, además de la participación activa de cada uno de los dueños y ejecutores de los procesos como productores de la información en sus diferentes niveles: estratégicos, misionales y de apoyo.

1. ¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA? 

Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo nuevas prácticas y formas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información. Sin embargo, es necesario establecer políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final, pues cada decisión asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental. La industria ha ido evolucionando, las tecnologías han madurado y a través de este proceso de maduración se han incorporado nuevos conceptos y acrónimos, cada uno con distintos propósitos y significados. El principio clave a considerar al utilizarlos es que, independientemente de si la información electrónica es un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o “contenido”, la concepción de la información es la misma, es “electrónica” y debe ser gestionada por al menos un componente tecnológico. La razón de que estos términos cambien constantemente obedece a que muchos proveedores, firmas de marketing, la industria en general, analistas y consultores consideran que es más fácil incorporar un nuevo concepto para describir una nueva variante de las tecnologías básicas que se producen, es decir una moda. 

Para ver el documento completo ir al siguiente link

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V16_Guia_SGDEA.pdf

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Inauguración de los Archivos Nacionales de Taiwan

Presidente Lai asiste a ceremonia de inauguración de Archivos Nacionales

https://noticias.nat.gov.tw/

El presidente Lai Ching-te (al frente, segundo por la izquierda) asiste a la ceremonia de inauguración de los Archivos Nacionales el 17 de noviembre en la ciudad de Nuevo Taipéi. (Foto cortesía de la Oficina Presidencial)

El presidente Lai Ching-te afirmó el 17 de noviembre que la creación de los Archivos Nacionales demuestra el compromiso de Taiwán con la justicia transicional y la transparencia gubernamental.

Lai realizó dichas declaraciones durante la ceremonia de inauguración de las instalaciones en la ciudad de Nuevo Taipéi. En primer lugar, destacó la responsabilidad de los archivos de recopilar y preservar documentos y registros importantes de todos los niveles de gobierno, así como de grupos o individuos privados.

Según el presidente, los Archivos Nacionales deben operar bajo el principio de maximizar la apertura y minimizar las restricciones, de modo que se permita el escrutinio público de las acciones del gobierno. También alentó a las instalaciones a cooperar con escuelas, organizaciones cívicas e instituciones locales para ayudar a cultivar las habilidades de razonamiento basado en evidencia entre los estudiantes y profundizar la comprensión pública del desarrollo de Taiwán en ámbitos como la política, la cultura, la economía, la educación y la industria.

El presidente señaló además que, a partir del 10 de septiembre, el número de días transcurridos desde el levantamiento de la ley marcial ha superado el número de días en los que Taiwán estuvo bajo la ley marcial. También invitó al pueblo en Taiwán a visitar los archivos y ver documentos históricos cruciales para la democratización de la nación, como la orden que puso fin a la ley marcial.

La inauguración de los Archivos Nacionales refleja la determinación del Gobierno de proteger los registros nacionales y salvaguardar la memoria colectiva, añadió Lai, quien señaló que los archivos permitirán que más personas aprecien el valor de la democracia, el respeto por los derechos humanos y el Estado de derecho.

El presidente concluyó alentando a la ciudadanía a enfrentar el pasado, afirmando que con la verdad como fundamento, surgiría la unidad y permitiría que la nación avanzara con determinación por el camino de la libertad y la democracia.

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