Softwares para la gestión de la empresa en la nube

Cinco programas y soluciones cloud computing para la gestión de la empresa
http://tendenciasweb.about.com/ 11/09/2013

Las empresas deben ser conscientes de la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos y por consiguiente a los modelos de negocio actuales, que evolucionan a un ritmo vertiginoso. Para evitar quedar fuera del mercado y alejadas de la competencia, muchas son las empresas que se sirven de las últimas tecnologías para lograr sus objetivos de forma mucho más rápida y eficiente.

La manera en que se gestiona una empresa resulta esencial, tanto para el buen funcionamiento de la misma como para la obtención de beneficios, así como para conseguir una imagen de eficiencia que tanto influye sobre sus consumidores y consumidores potenciales. En la actualidad existen gran cantidad de programas y servicios que ayudan a la gestión, haciéndola mucho más productiva y permitiendo dedicar los esfuerzos en tiempo e inversión, a otras partes también importantes, como pueda ser la producción, atención al cliente, servicio postventa o innovación.

Dataprius: almacenar y compartir

El Dataprius es uno de ellos, se trata de un sistema que permite almacenar y compartir archivos remotos y cuya información reside de forma privada en la nube. Este tipo de software es empleado por diversos tipos de públicos y con diferentes propósitos: por profesionales independientes que tienen necesidad de trabajar desde cualquier lugar, por empresas con varias localizaciones geográficas, por oficinas que pretenden lograr una digitalización total y por aquellas empresas que desean implantar un sistema de gestión documental.

Virtual Q-ERP: gestión efectiva de la información

Otra herramienta interesante y dirigida especialmente a PYMES es el Virtual Q-ERP, programa de gestión integral, dinámico, de fácil uso y basado en un software libre. Además el carácter integrador de este programa permite que pueda ser empleado por cualquier persona que forma parte de la empresa, desde el director hasta un operario. Algunas de las ventajas que acompañan a esta herramienta, es que permite aumentar la calidad de los productos y procesos, mejorar la gestión de la información y ayudar en la toma de decisiones.

GotelGest.net: control para cualquier área de la organización

Hacia las PYMES se dirige también GotelGest.Net, desarrollado para que las empresas puedan disponer de un completo software de gestión que les permita controlar cualquier área de la organización. Ofrece además como valor añadido, programa de gestión contable, facturación electrónica, gestión documental y un asistente para traspase de datos desde ficheros Excel de artículos, clientes y proveedores.

Integria IMS: seguridad corporativa

Pero si lo que las empresas desean es mejorar la productividad en entornos ofimáticos y contribuir a garantizar la seguridad corporativa, la herramienta adecuada es Integria IMS. Este instrumento de gestión empresarial permite quién, cómo y cuándo está haciendo uso de sus aplicaciones corporativas, al tiempo que da la opción de trazar un perfil de navegación web detallado, ofreciendo información sobre las páginas visitadas y el tiempo de uso de las mismas.

Y por último, en la línea de simplificar las actividades de la empresa, se encuentra Athento, plataforma de gestión de contenidos empresariales, con la que se busca la automatización de todas aquellas tareas desempeñadas hasta el momento por personas.

Aunque su implantación se adecua a cualquier tipo de organización empresarial, es en las empresas grandes, que maneja un elevado volumen de documentación, donde su uso es más recomendable.

Las ventajas del cloud computing

El cloud computing ha supuesto una verdadera revolución en la gestión empresarial. El desarrollo de nuevos y mejorados programas, sistemas y productos para la gestión de empresas es una realidad que se encuentra en constante evolución. Las organizaciones empresariales tienen la oportunidad de elegir entre aquellas herramientas que mejor se adapten a sus necesidades y objetivos, sin que sea preciso invertir grandes cantidades de dinero en ello. Aquí solo se han incluido una pequeña parte de estas herramientas, ahora le toca a las empresas decidir cual es la más idónea para ellas.

Autor: Begoña Oliver

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Norma Z42-020 - Especificaciones de un componente digital seguro para preservar la información digital

La nueva norma AFNOR NF Z42-020 en el componente Digital Seguro (CNBC): posicionamiento y límites
http://www.journaldunet.com/ publicado el 04/09/12

Desde el verano de 2012, AFNOR propone un nuevo texto normativo: la norma Z42-020 - Especificaciones de un componente digital seguro para preservar la información digital en condiciones que aseguren su integridad en el tiempo. ¿Qué es?

Un sistema de archivo electrónico (EAS) se mantendrá el valor probatorio de los documentos a lo largo de la vida útil. Las principales características de este sistema, incluyendo su infraestructura son: la sostenibilidad, la seguridad, la privacidad, la disponibilidad, la reversibilidad y de la integridad de golf.

Estándar Z42-013 , el archivo de referencia

Una norma especifica las características de un sistema de archivo electrónico: es la norma francesa AFNOR NF Z42-013. Esto se ha implementado en la norma internacional ISO 14641-1 principios de 2012 después de un largo proceso.Almacenamiento electrónico y tiene un texto de referencia. Como toda norma, seguirá evolucionando a un ritmo de revisiones para adaptarse a las necesidades de los diferentes participantes en el mercado. Además, un proceso de certificación NF 461 de esta norma se ha establecido por la AFNOR, con el Inter-Service des Archives de France (FAIS ) y las organizaciones profesionales del sector (APROGED, FEDISA, CNTF). 

Desde julio de 2012, un nuevo texto normativo ha entrado en el catálogo de la AFNOR: la norma Z42-020 - Especificación funcional de un componente de seguridad digital para la preservación de la información digital en condiciones que puedan garantizar su integridad en el tiempo. ¿Qué es?

En primer lugar, el término significa seguridad digital?
Caja de seguridad digital es una variación de la palabra de seguridad electrónica, introducido y presentado por CDC Arkhinéo durante más de diez años. Este término se utiliza generalmente para referirse a un repositorio de documentos digitales, por analogía con una caja fuerte servicio en un banco. El propietario de la caja fuerte o sus objetos de valor de depósito autorizados. Sólo el propietario tiene la llave y por lo tanto tiene acceso a los objetos depositados. La garantía que ofrece este servicio es el resultado de una compleja serie de procesos: cajas fuertes seguras habitaciones, control de acceso, monitoreo de alarmas, seguros ... 

En el ámbito de los servicios de seguridad digital electrónica digital (CFE) tiene por lo menos el mismo nivel de seguridad. Una aplicación dedicada operado por seguro en infraestructura procedimientos generalmente redundantes garantiza un servicio los usuarios de la sostenibilidad, la seguridad, la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los documentos con valor probatorio almacenada en el mismo. Muchos de los servicios que ya están disponibles en Internet [1].

El concepto de componente de seguridad digital (CNBC) de distancia de la visión de servicio. Para continuar con la analogía con el mundo físico, CNBC es más parecido a un cajón seguro para construir una bóveda.

De hecho, existen dos conceptos detrás de la caja de seguridad digital del término:

* Un servicio de forma segura documentos de archivo que será más tarde su dueño para hacer valer sus derechos,
* Componente de integrar en una aplicación.

La norma Z42-020 sólo se refiere a este último punto: el componente.

¿Qué dice la norma Z42-020? Esta norma define un componente de las especificaciones funcionales de seguridad digitales (CNBC) para la preservación de los objetos digitales en condiciones que aseguren su integridad en el tiempo.
El documento [2] describe la funcionalidad mínima necesaria de este componente:archivo / destruir / lectura / leer metadatos técnicos / de control / leer el periódico /list / volver / drenaje / Control de CNBC.

Cada función se describe, y sus parámetros de llamada y el resultado esperado. 'S Algunos metadatos técnicos debe tener al menos un objeto digital (nombre de usuario, parte demandante, depósito a plazo, la huella) se define como un diario registro de las transacciones en la CNBC.

Los roles de usuario se especifican algunas de las funciones de administración y: Director Técnico / administrador funcional / un solo usuario.
Los requisitos de seguridad del componente se limita a cinco líneas de un párrafo (§ 5.2): seguridad de acceso, la integridad y la confidencialidad de los mensajes intercambiados.
El último capítulo trata sobre el nivel de la documentación técnica de CNBC.

La norma Z42-020 no es un estándar de archivo

Muchos aspectos de archivado no se tratan en esta norma.

En particular, la confidencialidad de los datos, su durabilidad, la disponibilidad, la seguridad (destrucción, pérdida, alteración). ¿Qué recurso en caso de pérdida de datos o incumplimiento de la integridad reconocida?
Como se menciona explícitamente en el § 1 Ámbito de aplicación La presente norma no se ocupa de los sistemas de registros electrónicos, pero CNBC destinado a ser controlado por un sistema de archivo electrónico (EAS) de los componentes.

El principal interés de este trabajo es puramente técnica. Permite el diseño de sistemas de archivo depender de un componente de almacenamiento de control de la integridad de los datos almacenados, este componente y se pondrá intercambiables. Sin embargo, añadirá a ella muchas otras funciones con el fin de tener una verdadera SAE certificable Z42-013.

Era una nueva norma? Colocando el Z42-020 junto a la Z42-013, una ambigüedad parece generar competencia entre estas normas. Muchos jugadores ahora tienen que tomar una posición y discutir sobre estas dos normas.
Probablemente hubiera sido más constructivo para desarrollar una familia de archivar todo el Z42-013 incluye dos especializaciones (Paycheck, Convocatoria copropietarios, etc.) Recomendaciones estándar o puramente técnica (CNBC, intercambios de metadatos normas, etc.) sobre el mismo principio que la norma ISO 27000 [3], donde más de 10 textos complementan y enriquecen. Por ejemplo, la Norma ISO 27001 especifica el sistema de gestión de la seguridad de sistemas de información, ISO 27002 establece las normas de seguridad a aplicar, mientras que la ISO 27033 se centra en las limitaciones enmateria de seguridad de red. La próxima revisión de 14641-1 Z42-013/ISO podría ser una oportunidad para ir en esta dirección.

El trabajo de la especificación de un componente de CNBC es técnicamente interesante, pero está abierto sólo a los expertos técnicos en software de publicación. 

La ambigüedad del término contenidos digitales de seguridad en el título de la Z42-020 situada en el texto incorrecto en el campo de archivo electrónico y trayendo mucha confusión en el mercado de desmaterialización. Mercado en el que el patrón de referencia para el archivado electrónico es con razón, el Z42-013.

Autor: Bruno Dillett

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Archivos electrónicos y la norma AFNOR NF Z 42-013 (ISO 14641-1:2012 ) para sistemas de archivo electrónico ( CAS )

El Archivado electrónico no se improvisa
http://www.journaldunet.com/ 11/09/2013

Al hacer múltiples - no sólo física , sino también de forma nativa soporte electrónico - archivos se han creado nuevos desafíos y temas emergentes.

En respuesta, un ecosistema completo formularios necesarios alrededor de la función de archivo , compuesto por diversos departamentos de la empresa , especialmente ISD se enfrenta a los conceptos de almacenamiento y archivo .

Si, los archivos digitales no son inmunes a la política global de la empresa en esta área y su patrimonio ( clasificación por tipo - Archivo de vital importancia , legal , probatoria , etc - .. , períodos de retención legal , excepciones, etc ) , procesos y tecnologías relacionados con su tratamiento y conservación han evolucionado considerablemente de los establecidos para sus contrapartes físicas .Antes, cuando sólo había papel, un documento era archivado al final de la vida , una vez que toda la información había sido procesada . Hoy en día, la tendencia es al revés: un documento se archiva en su creación, y es visto injerto sobre el agua todos los flujos relacionados con su ciclo de vida. El archivo ya no es estático , está vivo , debido a que las operaciones de modificación , la lectura , la distribución pueden ahora ser añadidos a la señal, que constituye una parte integral del documento histórico . Esta dinámica da otra dimensión del patrimonio .

Sin embargo , la empresa no está eximida de aplicar a digital todos los principios del documento de archivo. En efecto, debe garantizar , al mismo tiempo, la viabilidad , la integridad , la seguridad , la trazabilidad , la integridad y la interoperabilidad de sus datos informáticos. Será que tiene que ser capaz de contrarrestar la naturaleza cambiante de la luz y el documento electrónico , mediante el anclaje en la realidad , y para garantizar la autenticidad (a través de la huella digital electrónica , firma electrónica , sellado de tiempo a través de la certificación tercera la trazabilidad de acceso, etc . ) .

Para una máxima eficiencia , la empresa debe cumplir con todas las especificaciones como se explica en la norma AFNOR NF Z 42-013 (ISO 14641-1:2012 ) para sistemas de archivo electrónico ( CAS ) - ya sea por su cuenta o mediante el uso de un tercer partido archivador tienen esta certificación y NF Z 42-020 , que define un componente digital especificaciones funcionales de seguridad para la preservación de los documentos electrónicos en condiciones que garanticen su integridad en el tiempo.Puede adquirir el NF 461 - Electronic System Archiving , que asegura que la compañía ha construido un CAS seguro para proteger a la empresa contra la pérdida de documentos y el acceso no autorizado, y se basa en la conservación de formatos estandarizados que cualquier documento se puede leer a través de su ciclo de vida , su pago a su destrucción .

Será en el plano internacional , la norma ISO 14721 , basada en el modelo abierto Archival Information System conceptual 

( OAIS ) . OAIS para cada información constituye " paquetes " diferente , dependiendo de si uno está tratando de producir, archivarlo o distribuirlo : es aguas arriba , antes de archivar , SIP (Información Presentación Package) AIP ( Archival Information Package ) una vez archivada , y aguas abajo de la DIP ( difusión de información del paquete ) , pondrá a disposición de los usuarios . Cada envase debe hacerse para preservar y documentar la información inicial relacionada con él en forma de metadatos , las propiedades del documento y de su historia .

La interoperabilidad de archivos entre diferentes actores también se tiene en cuenta

Fabricado bajo el Comité de Normas de los trabajos de normalización AFNOR ayudado a establecer el futuro Medona estándar (tipo de modelado de datos para archivar ) NF Z44 - 022.

El período de apelación de los comentarios se ha completado antes de finales de agosto, y esta norma permitirá a las empresas, el gobierno, los servicios jurídicos y tercera Archivos intercambiar fácilmente, en un sistema normalizado y se hace referencia en el marco del "paquete de información" de la vida un archivo. Los flujos se modelan en los mensajes XML y UML . La futura norma también aborda aspectos de OWL (Web Ontology Language ) , que ofrece un esquema de descripción normalizada 

( u ontología ) para facilitar el intercambio de información.

Esto significa que la presentación electrónica no se improvisa . Para los directores de TI , es muy importante diferenciar el archivo y almacenamiento, no es sólo una cuestión de tecnología.

Es una técnica real y tríptico calidad de archivo debe ser establecida. Debido a los riesgos - Impuesto legal, y por lo tanto financiera - la mala gestión de sus registros , ya sea en papel o digital , por otra parte , pueden causar daño a la empresa a cuestionar su existencia .

Al identificar claramente estos dos conceptos - almacenamiento ( producción) y el archivo (Heritage) - en su sistema de información global , el CIO debe también considerar la optimización de costes y de gestión de infraestructuras y minimizar sus riesgos. A continuación, se inscriben plenamente en el gobierno de la compañía .

Autor: Chronique de Philippe Bézamat, Directeur des Systèmes d'Information, Novarchive

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Cada hora guardada en la búsqueda de documentos perdidos equivale a dinero ahorrado

Gestión de documentos - no sólo para los peces grandes
http://www.cabume.co.uk/ 11/09/2013

Mayoría de las pequeñas empresas de alta tecnología están más que dispuestos a invertir en software de contabilidad para gestionar los activos financieros, ERP para la gestión de inventarios, o los sistemas de recursos humanos para administrar los activos humanos, pero cuando se trata de la gestión de sus activos de propiedad intelectual, que se inclinan a adoptar una "esperar lo mejor" enfoque.Esto es sorprendente teniendo en cuenta que la propiedad intelectual es la base de su negocio.

Las dos razones principales que no están dispuestos a considerar un sistema de gestión de documentos (DMS) son costo - DMS es a menudo percibida como un gasto innecesario - y el tiempo.

Sin embargo, si las pequeñas empresas tuvieran en cuenta que el trabajador promedio gasta una cantidad desproporcionada de tiempo (alrededor de un día a la semana de acuerdo con estimaciones de la industria), tratando de encontrar los documentos que necesitan para realizar su trabajo con éxito

La salida más cara para una pequeña empresa de alta tecnología es su nómina, recursos tan perdido es el gasto que no puede realmente permitirse. Tecnólogos capaces de generar productos e ideas innovadoras no son baratas y cada hora guardada en una búsqueda de documentos perdido equivale a dinero ahorrado.

Al tomar el tiempo para implementar un DMS, no sólo todo el personal tenga la información pertinente disponible en el tecleo de un ratón, todos los documentos y archivos generados estarían sincronizados y respaldados de forma automática, por lo que el riesgo de perder información valiosa se elimina . Además tendrían la gestión de archivos y la funcionalidad de control de versiones a su disposición, que son características importantes para fines de desarrollo de productos / software.

Además, los equipos ejecutivos serían capaces de sacar rápidamente reunir la información necesaria para los inversores para una reunión de la junta o como parte de un proceso de due diligence para fines de adquisición - clave para los dueños de negocios que quieren un factor en una estrategia de salida como parte de su compromiso a largo plazo planes de negocio.

Los beneficios de DMS para las empresas de alta tecnología más pequeñas son:


Ahorro de costes - que se miden en tiempo de búsqueda guardados y no de almacenamiento byte


Ahorro de tiempo - al asegurar la consistencia del proceso


Control de acceso - que resulta en una mayor seguridad, dando diferentes equipos de acceso a la información que necesitan y nada más


Acceso remoto - para facilitar las prácticas de trabajo en cualquier parte (importante para las empresas que no cuentan con el espacio normal de oficina)


Instalaciones de recuperación de desastres (DR) - por lo que es "business as usual" en el caso de la ocurrencia imprevista


Indicadores útiles - mejores análisis para marcar si un equipo o un proyecto se ha retrasado debido a la falta de información

DMS ya no es costoso de implementar y muchos proveedores ofrecen soluciones que son escalables, por lo que las empresas sólo tienen que comprar licencias que necesitan al principio, pero se puede ampliar fácilmente ya que su negocio se expande.

Si usted todavía cree DMS es un gasto innecesario, es posible que desee revisar.

Autor: Sue Hunt es Director de Marketing de Cognidox

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Pilares de la gestión de documentos

Cuatro pilares de la gestión de documentos:
http://www.accountingweb.com/ 11/09/2013

Parte 1 - Interoperabilidad - empresa de contabilidad Tecnologías Trabajando Juntos

Cada firma de contabilidad es única. Independientemente de si una empresa opta por correr con su software corresponde o si ha reunido a un mejor ambiente de su clase, con una superposición de productos, servicios y tecnologías para gestionar el trabajo ya no es la excepción, es la norma. ¿Qué tan bien funcionan estos productos juntos se denomina "interoperabilidad".

El grado en que los mejores productos de su clase interoperar impactos del flujo de trabajo y la eficiencia. Un ejemplo de una empresa de contabilidad utilizando los mejores productos de su clase sería uno que trabaja con su programa de impuestos corresponde (por ejemplo, CCH, Thomson, etc) a la vez que la aplicación de diferentes programas informáticos para la gestión documental, el tiempo y la facturación y la nómina.

El movimiento de alejamiento de operar con solamente un producto horizontal se está discutiendo en toda la industria. Doug Sleeter habla chunkification masterización y el movimiento de las empresas lejos de tener un solo producto horizontal de toda la empresa.Sleeter también analiza cómo las empresas de hoy en día son la adición de software basado en la selección de la mejor solución para la función y el proceso, y cómo consultores de la industria deben tener control sobre cómo estos sistemas interactúan entre sí.

Mike Sabbatis, ex presidente y CEO de CCH Tax Accounting y América del Norte - Wolters Kluwer Fiscal y Contable, lleva un libro blanco mesa redonda 2013 y abarca el tema de la interoperabilidad. Sabbatis se unió en esta conversación por Randy Johnston, que analiza los beneficios de contar con sistemas de conectar y mover la información clave como un beneficio para cualquier empresa de contabilidad. Gail Perry, CPA, menciona sistemas eficaces de gestión de documentos son el pegamento que une a todos los otros sistemas de software en conjunto, y Darren raíz, CPA, CITP, CGMA, afirma cómo la interoperabilidad crítico es cuando las empresas utilizan las mejores soluciones de su clase.

Este movimiento hacia mejores soluciones de su clase se alimenta de deseos contadores "para aprovechar la mejor colección de potentes soluciones para su entorno único.Interoperabilidad en su máxima expresión se trata de dar una profunda funcionalidad e integración de procesos en todos los productos, servicios y tecnologías.

Preste atención a cómo las soluciones best-of-breed interoperan para asegurarse de que está haciendo las mejores decisiones para la empresa.


Parte 2 - Política y Normalización

Política y la normalización, el desarrollo de un proceso de toda la empresa consistente en todo el flujo de trabajo y gestión de documentos, conforman el segundo de los cuatro pilares que exploraremos en este documento, serie de artículos de gestión.

Política - las normas que regulan cómo una empresa gestiona el trabajo y los procesos de trabajo - es una necesidad y único para todas las empresas. Estandarización de un proceso de múltiples flujos de trabajo dentro de una empresa de contabilidad, con el objetivo final de la asignación de recursos con mayor eficacia, se ha convertido en la práctica magistral gestión de hoy entre los líderes de opinión.

Política varía en función de factores tales como tamaño de la empresa, la experiencia interna, área de práctica, y la tecnología que se utilice. En 2013 el Libro Blanco Doc.It 's, ¿Cómo una suite de gestión de documentos Transforma una empresa de contabilidad , Darren Root, CPA, CITP, CGMA, comentarios sobre las políticas escritas que permitan a las empresas a crecer de manera eficiente y eficaz.

Randy Johnston, presidente de Network Management Group Inc., también se pesa, y advirtió a las empresas a mirar por el incumplimiento para asegurar el costo de mantener las preferencias de pareja se destinan a la contratación y considerado en contra de compensación socio.

Tecnología blogger de Dave McClure escribe sobre el desarrollo de los procesos de toda la empresa consistentes en todo el flujo de trabajo. Términos McClure este desarrollo de la revolución de flujo de trabajo , lo que sugiere que se inició hace dos décadas con el concepto de "oficina sin papeles". Según McClure, la revolución de flujo de trabajo es sobre la definición de un proceso que se convierte en la política, el resultado de mezclar con éxito varios flujos de trabajo de impuestos, auditoría, nómina, contabilidad, etc, con el fin de eliminar los pasos y recursos innecesarios.

Sin una política por escrito y acordados, las diferencias en cómo los socios y el trabajo y los procesos de mango personal puede dar lugar a incoherencias en lo que se está haciendo para los clientes. Política va más allá de trabajo del cliente, sino que afecta a todos los aspectos de una empresa - desde la gestión empresarial a cómo se manejan y analizan a la de incorporación de nuevos empleados compromisos basados ​​en el valor, y se va tan lejos como todos los aspectos de la gestión de documentos. A pesar de que una empresa puede tener una política escrita, el cumplimiento de la política no puede venir fácil.Según Gail Perry, CPA, cuando todo el mundo se adhiere a la política, todos se beneficiarán de la eficiencia y la confianza. Esencialmente, todos los socios deben estar a bordo con la política escrita.

Discusiones asociadas en todo la política debe basarse en la determinación de la mejor manera, más eficiente de hacer las cosas. La tecnología puede tener un impacto político.Según Root, "cualquier proceso dado, no importa qué tan avanzado, es sólo un ciclo tecnológico de convertirse en irrelevante".

Al igual que los equipos de fiscales sostienen reuniones informativas anuales de impuestos, Johnston sugiere reuniones de política deberían ser de rutina, y la empresa también debe planear un flujo de trabajo anual y debriefing de gestión de documentos. Uno de los resultados de estas reuniones es una política por escrito que los resultados en materia de normalización.

La normalización es el de toda la empresa la adopción de procesos sistemáticos y de flujo de trabajo. Normalización se convierte en el subproducto de aprovechar la tecnología para desarrollar los procesos que dan lugar a menores costes operativos y la coherencia en la práctica (por ejemplo, archivos de denominación, organización de archivos y la retención, almacenamiento y entrega de documentos). Normalización es impactado por la tecnología y único para cada empresa, con base en el flujo de trabajo arraigado en las mejores prácticas de la industria y el cumplimiento normativo.

Normalización no termina cuando el trabajo se haya completado. Según Mike Sabbatis, ex presidente y CEO de CCH Tax Accounting y América del Norte - Wolters Kluwer Tax & Accounting, almacenamiento de documentos como archivos de formato de documento portátil (PDF) se asegure de que son independientes de la aplicación de software, hardware y sistemas operativos de código abierto que sea fácil de compartir. En última instancia, la normalización en el almacenamiento mediante el uso de archivos PDF asegura una fácil colaboración con una empresa y sus clientes.

Nota: Para obtener más información sobre la política y la normalización, la descarga ¿Cómo una suite de gestión de documentos Transforma una empresa de contabilidad .

Esté atento a la tercera parte de esta serie de cuatro artículos para la discusión de la economía del almacenamiento en la gestión de documentos.

Autor: Por Brock Philp, Presidente y CEO, Doc.It

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Pequeñas empresas también necesitan un software de gestión de documentos

Software de gestión de documentos y de su pequeña empresa
http://www.firmology.com/11/09/2013

Gestión Digital de la creciente pila de documentos simplificada con un software útil

Casi todos los negocios están en el sol de ofertas con una montaña de papeles. Ciertas industrias tratan más que otros, pero con el tiempo su negocio está obligado a acumular un montón, ya sea de sólo digital o una combinación de copias en papel y archivos digitales.

Mientras que las pequeñas empresas sin duda no se ocupan de la misma cantidad de documentos que las empresas multinacionales, sino que también no tienen casi tantas personas para hacer frente a los documentos. Ahí es donde el software de gestión de documentos realmente puede ser útil para las pequeñas empresas.

Software de gestión documental no puede ser algo que usted es consciente de que un pequeño empresario, pero es casi seguro que algo que su empresa puede utilizar, especialmente si es sólo que el funcionamiento de su negocio.

¿Qué es el software de gestión de documentos?

Software de gestión documental es un programa que le permite almacenar, organizar , clasificar y recuperar los documentos relacionados con su negocio. Si bien ya se puede hacer eso con una serie de carpetas, hay algunos software de gestión documental razones trabaja de manera más eficiente, especialmente si usted está tratando con años y años de facturas, registros y datos de pago.

Búsqueda de Documentos

Al guardar los archivos en una serie de carpetas, lo más probable es guardar los documentos por tipo, cuando no se está usando un sistema de gestión de archivos. Eso está bien cuando tienes un puñado de documentos, pero cuando tienes cientos o miles y necesita recuperarlos rápidamente, es posible que no sea capaz de encontrar el archivo correcto. Localización de los archivos más antiguos se vuelve especialmente difícil cuando te ves obligado a ordenar a través de los documentos sin saber dónde, cómo o cuándo se guardan en el sistema.

Con el software de gestión de documentos, puede buscar documentos mediante el uso de metadatos que se pone en el documento cuando lo guarde. Por ejemplo, podría incluir la fecha de un trabajo terminado, el día se crea una factura, el nombre del cliente, o cualquier otro dato relevante. Lo mejor de todo, con los metadatos se pueden incluir varias etiquetas para que pueda buscar el mismo documento en una variedad de maneras diferentes y en realidad encontrarlo rápidamente, incluso si usted no recuerda todos los detalles del trabajo.

Se puede dar el lujo de gestión de documentos?

Muchos propietarios de pequeñas empresas se preocupan por mantener los costos bajos, y para algunos la idea de implementar software de gestión de documentos en sus sistemas los hace ver rojo-literal y figurativamente.

Mientras que algunos sistemas de gestión de documentos con parámetros complejos y funciones personalizadas pueden ser un poco caro, la mayoría de las pequeñas empresas no necesitan sistemas caros. En la mayoría de los casos, el más básico de software de gestión documental puede ser muy útil para almacenar, organizar y recuperar documentos.

Propietarios de pequeñas empresas a menudo no piensan que realmente necesita el software, hasta la gestión de documentos que tienen problemas para encontrar o recuperar un documento importante.Para algunos propietarios de negocios, esto puede resultar en una pérdida de negocio o resultar en busca profesional frente a clientes o proveedores.

La incorporación de software de gestión de documentos en su sistema también puede hacerlo más profesional en su trabajo y le permiten centrarse en conseguir y hacer su trabajo sin tener que ordenar a través de un sinfín de archivos de forma regular.

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XV Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI)

Miembros de Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos se reúnen en Panamá
http://noticias.terra.com.co/ 11/09/2013

Delegados de 12 países de América Latina asistieron hoy en Panamá a la XV Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI), como parte de la actividades de la XXIII Cumbre Iberoamericana que tendrá lugar en la capital panameña en octubre próximo.

El objetivo principal de la RADI "es promover la cooperación en materia de organización, administración, conservación y utilización de los sistemas de archivos de las cancillerías", señaló en el acto de apertura del encuentro la viceministra de Relaciones Exteriores de Panamá, Mayra Arosemena.

Junto con Arosemena estuvo la secretaria de la RADI, Yolanda Bisso, indicó un comunicado de la cancillería panameña.

La RADI está constituida como una herramienta de vinculación y convergencia para la integración de países miembros y un instrumento de intercambio de información y experiencias en materia de archivos, para facilitar la comunicación y promover la cooperación.

El organismo está conformado por Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Cuba, El Salvador, México, Panamá, Paraguay, Perú y Uruguay, cuyos delegados participaron en el encuentro de este lunes, de acuerdo a la información oficial.

¿Qué es la RADI?

La Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI) se constituyó como una herramienta de vinculación y convergencia para la integración de los países miembros, al tiempo que busca favorecer y exaltar la identidad cultural iberoamericana, basada en una comunidad de origen, historia, lenguas, tradiciones y valores compatibles.

La RADI se ha convertido en un instrumento eficaz de intercambio de información y experiencias en materia de archivos, que facilita la comunicación y promueve la cooperación; apoya la ejecución de proyectos editoriales; la realización de investigaciones sobre las relaciones internacionales de los países iberoamericanos de interés común, y la formación y capacitación de archivistas especializados en documentos diplomáticos. Además comparte experiencias archivísticas exitosas con los países que presentan mayor rezago en materia de administración documental.


Objetivo de la RADI

El principal objetivo de la Red es promover la cooperación en materia de organización, administración, conservación y utilización de los sistemas de archivos de las cancillerías iberoamericanas, con el propósito de modernizar la administración de los acervos documentales bajo su custodia, y mejorar las prácticas de gestión de documentos en beneficio de los países, las propias cancillerías y los usuarios nacionales y extranjeros.
Líneas de acción

1. Convocatoria para participar en el proceso de selección para el financiamiento de proyectos de cooperación de la Red.

Con el fin de contribuir al desarrollo de los archivos diplomáticos iberoamericanos, la RADI publica de forma anual en su portal electrónico la convocatoria para el financiamiento de proyectos encaminados a la organización de fondos documentales; rescate, conservación y restauración de documentos; creación de instrumentos archivísticos; mejora de servicios y recuperación de la información; capacitación del personal que labora en los archivos de las Cancillerías y la adquisición de bienes materiales

2. Publicación de obras teóricas y prácticas pensadas desde y para la realidad de los archivos en Latinoamérica.

Con esto la RADI busca solventar la producción escasa de teorías archivísticas propias de la región, que respondan a la realidad de los archivos iberoamericanos, en especial los diplomáticos, cuya custodia, organización y difusión está a cargo de los ministerios de relaciones exteriores, y que constituyen un acervo documental de enorme valor para el conocimiento de las políticas exteriores, la historia de las relaciones internacionales y la toma de decisiones.

3. Formación y capacitación de archivistas especializados en documentos diplomáticos.

Para 2012 la Secretaría Ejecutiva de la Red, se ha propuesto crear un espacio para la capacitación en línea, que beneficiará a los archivos miembros de la red y al personal que labora en ellos

4. Reuniones anuales de la RADI.

Estas reuniones tienen el propósito de informar sobre el curso del programa, evaluar condiciones y necesidades específicas de cada uno de los archivos miembros, acordar mecanismos que propicien el desarrollo de proyectos de cooperación entre los archivos participantes e informar sobre la situación financiera del fondo común del programa.

Durante estas reuniones se programa la participación de especialistas que comparten sus conocimientos con los representantes de los archivos miembros de la Red en mesas de trabajo y conferencias, además se acuerdan visitas a diferentes archivos del país anfitrión.

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Guía paso a paso que ayuda a recuperar espacio en todos los productos de Google

Guía definitiva para exprimir los 15 GB gratis de Google
http://www.muypymes.com/ 11/09/2013

Google ofrece por defecto a todos sus usuarios 15 GB de espacio gratuito que pueden emplear para gestionar su correo electrónico con Gmail, almacenar sus archivos en Drive y tener una copia de sus fotos en Google+. 15 GB parece mucho espacio, pero pronto los usuarios intensivos de los productos de Google van a darse cuenta de que se empieza a agotar y que liberar más espacio, empieza a convertirse en una auténtica necesidad.

Para ayudaros, en MuyPymes hemos elaborado una guía que os va a ayudar a recuperar espacio en todos los productos de Google. Siguiendo todos nuestros pasos descubriréis lo fácil que es encontrar esos Gigas de más que tanto nos hacen falta.
Liberando espacio en Gmail

Gmail es una de las aplicaciones de Google que ocupa más espacio. Para empezar tenemos todos esos archivos adjuntos que se acumulan “al fondo” de nuestra bandeja de entrada, en muchas ocasiones sin que seamos conscientes de ello. Pero aunque, no tengamos archivos adjuntos, los miles de mensajes que acumulamos en nuestro buzón, pueden ocupar un espacio considerable.

Y esto sólo en nuestra bandeja de entrada. Una situación similar se produce en nuestra carpeta de mensajes enviados y en nuestra papelera. ¿Existen formas rápidas de eliminar todo aquello que no necesitamos? En primer lugar, contamos con las herramientas que pone a nuestra disposición la propia Google.

Podemos en este sentido hacer una búsqueda de aquellos e-mails que contienen archivos adjuntos y borrar aquellos que no deseemos conservar. Y aunque esto es posible, no deja de ser una tarea muy tediosa en caso de que tengamos centenares o miles de correos que cumplan con este criterio.

Una forma de aligerar el proceso es configurar un cliente de correo electrónico externo, configurándolocomo servidor IMAP (una aplicación como Thunderbird permite hacerlo). Desde el cliente, podremos ordenar los adjuntos en función de tu tamaño, guardar los archivos que nos interesa y borrar el mensaje, que a su vez se borrará en nuestro buzón en Google.

Además, existen utilidades desarrolladas por terceros. En MuyPymes os hemos hablado por ejemplo de“Find Big Mail”, una aplicación que analiza nuestra bandeja de entrada y nos permite eliminar se forma sencilla esos correos que ocupan más tamaño.
Convierte archivos a Google Docs

En Google Drive podemos encontrar dos tipos de archivos. Aquellos que han sido creados en Google Docs y aquellos que hemos subido a nuestra unidad. Mientras que los primeros apenas ocupan espacio, no podemos decir lo mismo de los segundos.

¿Cómo ahorrar espacio en este terreno? Convirtiendo los archivos creados con Microsoft Office o OpenOffice (y otras suites que trabajan con el formato Open Document) al formato propio de la suite de productividad de Google.

Para ello pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el documento que queremos convertir. En el menú contextual, seleccionaremos “Abrir con Google Docs”. De esta forma, se creará de forma automática una copia de nuestro archivo Word, en el formato propio de Google, y podremos borrar el archivo original.A la hora de subir nuevos documentos a Google Drive, en el cuadro de diálogo de subida de nuevos documentos, podemos seleccionar la opción “Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs”.

Los archivos que más ocupan en Google Drive

A diferencia de Gmail, en Google Drive sí que podemos saber cuáles son los archivos que ocupan más espacio. Todo lo que tenemos que hacer es pulsar sobre el botón “ordenar” y escoger la opción “Espacio utilizado”.
Borrar las versiones previas de un documento

Cada vez que trabajamos sobre un documento, Google crea una copia automática, de modo que podamos trabajar con versiones previas en caso de que queramos corregir algo o hayamos cometido un error. Esto que puede ser muy útil, también puede llevar a ocupar mucho espacio si el documento con el que estamos trabajando tiene cierta complejidad.

Si hemos terminado de trabajar con el mismo, una buena idea para ahorrar espacio es borrar las versiones previas de nuestro trabajo. Para hacer esto pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el documento que nos interesa y seleccionaremos la opción “Manage Revisions”. Se nos abrirá un cuadro de diálogo en que el podremos borrar las copias que nos nos interesan.

Fotos que no ocupan espacio

Si somos usuarios de Google+ descubriremos que podemos subir imágenes a nuestros álbumes sin que ocupen espacio. Esto es así mientras que las fotografías ocupen menos de 2048×2048, lo cual si todo lo que queremos es visualizar las imágenes en Internet, es más que suficiente. En caso de que las imágenes sean mayores, podremos seguir subiéndolas, pero ocuparán espacio.

¿Cómo nos aseguramos de que no lo ocupen? Entraremos en las opciones de configuración de nuestra cuenta en Google+. Una vez allí, haremos scroll hasta el apartado fotos. Encontraremos una opción que dice “Subir mis fotos a tamaño completo”. Si está marcada, cada imagen que subamos y sea superior a 2048x2048p ocupará espacio. Si nos interesa ahorrar, deberemos dejarla desmarcada.

La misma operación deberemos hacer en nuestro teléfono Android, que por defecto, sube las imágenes a resolución completa. Si no nos interesa, iremos a las opciones de configuración de la aplicación y en el apartado “Almacenamiento de copias de seguridad” iremos a “Tamaño de la foto” y escogeremos “Tamaño estándar”.
Invertir dinero

Si contamos con Google Drive como nuestra opción preferida para almacenar nuestros datos en la nube, puede que finalmente nos resulte rentable acabar pagando por obtener espacio adicional. Si nos hemos decidido a dar este paso, tenemos dos buenas formas de hacerlo.

La primera es comprar un ChromeBook. Con la compra de un portátil “made in Google”, obtendremos 100 GB de espacio adicional durante dos años. Si no nos seduce la idea, podemos hacernos con el mismo espacio pagando una cuota de cinco euros al mes por los mismos 100 GB adicionales. Evidentemente si necesitamos aún espacio, la tarifa subirá.

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Cibercriminales atancan cuentas bancarias usando tecnología cloud para camuflar sus ataques

Ataques bancarios desde la nube
http://www.diariodeavila.es/ 11/09/2013

Expertos de G Data SecurityLabs han constatado la consolidación de una nueva tendencia del cibercrimen: el malware desde la nube, o lo que es lo mismo, cibercriminales que usan tecnología cloud para camuflar sus ataques. En una reciente campaña de malware detectada por G Data, el fabricante alemán pudo comprobar por primera vez el uso de la nube para camuflar malware del tipo “infomation stealer”, un tipo de amenaza que, por ejemplo, incluye programas espías o troyanos bancarios. Esta técnica permite a los estafadores, por ejemplo, alojar las funciones maliciosas de sus troyanos bancarios en la nube, dificultando la detección y la toma de contramedidas. Las soluciones de seguridad de G Data, equipadas con la tecnología proactiva G Data BankGuard, protegen frente a esta nueva amenaza bancaria.

Troyanos bancarios

Los troyanos bancarios se sirven, de forma habitual, de archivos de configuración almacenados en el ordenador de la víctima. Estos archivos contienen el código malicioso encargado de interceptar y manipular la comunicación usuario - banco. Dicho código es el responsable del robo de los datos.

Nuevo “camuflaje Cloud”

Con esta nueva funcionalidad, parte de esos archivos de configuración del troyano, se trasladan a la nube. De esta forma, los creadores de malware dificultan los análisis de soluciones antivirus y las propias medidas de seguridad adoptadas por la banca.

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Oficina del Primer Ministro de Israel no permite publicación de documentos de la Guerra de Iom Kipur

El Estado de Israel bloquea la publicación de documentos de la Guerra de Iom Kipur
http://www.prensajudia.com/ 11/09/2013

AJN.- La oficina del primer ministro expresó que algunos solo pueden darse a conocer después de años. Por meses el personal de la oficina de archivos había estado ocupado localizando, seleccionando y preparando la publicación de muchos de éstos documentos, que nunca antes han salido a la luz, y esperaban darlos a conocer esta semana.

Cuarenta años después de la Guerra de Iom Kipur, el Estado de Israel todavía bloquea la publicación de muchos documentos relacionados con la conducta del gobierno antes, durante y después del enfrentamiento militar. Los Archivos del Estado de Israel en Jerusalem contienen minutos clasificados de los encuentros del gabinete de 1973 y del Comité Ministerial sobre Asuntos de Seguridad Nacional. Por meses el personal de la oficina de archivos ha estado ocupado localizando, seleccionando y preparando la publicación de muchos de éstos documentos, que nunca antes han salido a la luz, y esperaban darlos a conocer esta semana. Pero, por ley, la publicación de estos archivos requiere el consentimiento de la Oficina del Primer Ministro, que está a cargo de los mismos. Y esta semana se informó que no se alcanzó el consenso. Según esta oficina, los documentos pueden ser publicados solo 50 años después de la guerra, lo que significa que hay que esperar otros 10 años. A pesar de que algunos archivos están sujetos a períodos más cortos, las regulaciones promulgadas bajo la Ley de Archivos del dice que "los registros de minutos y escenografías de encuentros del Comité Ministerial sobre Asuntos de Seguridad Nacional" solo pueden ser publicados después de este período de tiempo. Sin embargo, una mirada más profunda sobre estas regulaciones, que fueron modificadas por última vez en el 2010, muestra que el gobierno tiene autorización de desviarse de esta regla y dar a conocer los documentos bajo ciertas circunstancias. "El depositante, en consulta con el archivista, puede liberar cantidades limitadas de material cuando no haya terminado el tiempo estipulado, por el pedido de un solicitante", dice la regulación. El "depositante" al que aquí se refiere es el gobierno, mientras que el "solicitante" puede ser un periodista, investigador o incluso el público en general. Los archivos han generalmente adoptado una política de gran transparencia en los últimos años. Como resultado se han dado a conocer muchos documentos clasificados. JC

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Peritos ratifican que pendrive que entregó el tesorero del PP Luis Bárcenas no ha sido manipulado

El PP formateó un ordenador de Bárcenas seis días después de ir a prisión
http://politica.elpais.com/ 11/09/2013

El Partido Popular formateó uno de los dos ordenadores de su extesorero Luis Bárcenas -un Mac- el pasado 3 de julio, seis días después de que el antiguo ejecutivo de Génova 13 ingresara en prisión. Esta es una de las conclusiones más relevantes de los peritos de la sección de Informática Forense de la policía, que han avanzado esta mañana al juez Ruz los resultados preliminares del informe solicitado por el magistrado sobre el contenido de las computadoras.

El pasado 20 de agosto, cuando entregó los dos ordenadores portátiles que usaba Bárcenas y que estaban custodiados en Génova 13, el PP informó al juez de que uno de los discos duros había sido formateado y el otro, directamente destruido. Ayer, el abogado del PP Adolfo Prego manifestó que el dispositivo de almacenamiento destruido era un disco virgen, ya que Bárcenas había sustituido el anterior en 2012.

Los peritos han ratificado esta mañana que el pen-drive que entregó el tesorero del PP Luis Bárcenas al juez el pasado 15 de julio, y en el que se contienen archivos informáticos con la contabilidad secreta del PP entre 1993 y 1996, no ha sido manipulado. Los expertos policiales confirmaron su informe del pasado 12 de agosto, en el que señalan que los trece archivos de interés para la causa fueron creados en los años 90, introducidos en el dispositivo de almacenamiento en octubre de 2011 y abiertos por última vez el 15 de julio, el mismo día de la última declaración de Bárcenas. Según los expertos, el formato de los archivos corresponde con la versión del programa de hoja de cálculo Excel vigente en la fecha en que fueron modificados los ficheros por última vez. Además, el sistema operativo coincide también con el existente en la época.

Autor: FERNANDO J. PÉREZ

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