Organiza tus archivos o ficheros de tu PC

¿Carpeta? ¿Qué es una carpeta? Las nuevas generaciones ya no organizan sus ficheros: el buscador lo encuentra todo

https://www.xataka.com/
Autor: JAVIER PASTOR

Si tenéis un escritorio como el de la foto quizás seais de los que no soléis organizar vuestros archivos en distintas carpetas. Antes los usuarios poníamos orden en el caos gracias a ese concepto, pero parece que las nuevas generaciones pasan de esa filosofía: no necesitan las carpetas porque tienen a Windows Search y Spotlight para encontrarlo todo.

Es al menos lo que se desprende de las declaraciones de varios profesores que se están dando cuenta de que sus alumnos a menudo no usan carpetas para organizarlo todo. Los buscadores de Windows, macOS (y Linux) solventan la papeleta.

¿Carpeta? ¿Qué es una carpeta?

Como señalan en The Verge, eso mismo le ocurría a Catherine Garland, astrofísica que en 2017 estaba impartiendo un curso de ingeniería. Tras pedir que sus alumnos realizaran un ejercicio en el ordenador, varios la llamaron con una duda: el programa no podía encontrar los ficheros que necesitaba.

La profesora preguntó a esos alumnos que dónde habían guardado el fichero del proyecto y la mayoría contestó de la misma forma. "¿De qué me estás hablando?". No solo no sabían dónde habían guardado ese fichero: no entendían la pregunta.

Lo mismo experimentaron otros profesores que descubrieron que los alumnos no tenían asimilado el concepto de fichero o de carpeta porque, sencillamente, no los utilizaban como tales. Guardaban esos archivos en las carpetas por defecto que asignaba la aplicación que usaban, y no necesitaban pensar en ello.

¿Por qué? Porque su ordenador ya lo hacía por ellos. Da igual que tuvieran cientos de iconos en el escritorio o archivos de todo tipo repartidos por carpetas confusas y poco intuitivas, porque el buscador de Windows o de macOS se encargaba de todo. Bastaba con que supieran el nombre del archivo para que Windows Search o Spotligth en macOS localizaran el documento al que querían acceder.

Resulta que los buscadores sí hacen el trabajo (pero igual poner algo de tu parte no está de más)

Para alguien que como yo tiene un régimen de carpetas y ficheros bastante estricto —seguro que es también el caso para muchos de nuestros lectores—, dejar el fichero con el que trabajo en cualquier lado me inquieta.

Es como perder el control sobre la forma de trabajo y dejarlo todo por ahí en medio. Uno piensa en su casa y en ir dejando cualquier cosa por ahí y probablemente se preocupe ante la disyuntiva de tener que encontrar las llaves o, yo qué sé, los calcetines.

Pero claro, en casa no tenemos un Windows Search o un Spotlight (en Linux hay muchas alternativas) que haga el trabajo. Y resulta que estas herramientas lo hacen realmente bien: yo mismo lo he comprobado las últimas horas poniendo a prueba el buscador de Windows 11 e introduciendo términos de búsqueda que, efectivamente, daban como resultado los ficheros que estaba buscando.

Lo hace al menos si uno busca en las carpetas clásicas en las que suelen almacenar los ficheros en la partición de sistema (en Windows, "C:"). Para que el indexado sea completo uno tiene que irse a "Configuración -> Privacidad y Seguridad -> Buscando en Windows" y allí seleccionar la opción "Mejorado" para ampliar la búsqueda a todas las unidades y sus carpetas.

Esa opción puede tener impacto en la batería si usáis un portátil, pero si la activáis efectivamente esos resultados se extenderán a todas las particiones locales de vuestro sistema. Es incluso posible añadir ubicaciones de red (como NAS) para tenerlas también indexadas. En Windows 10 hablamos ya hace tiempo de la llamada 'Inmersive Search', que iba un poco más allá a la hora de comportarse como el Spotlight de macOS que siempre ha sido un referente en este tipo de función.
Cambio generacional a la vista

Es posible que todo esto sea ciertamente un claro indicio de un cambio generacional en la forma en la que entendíamos los ordenadores los cuarentones (y, supongo, los treintañeros) y la forma en la que la entienden las nuevas generaciones.

Como decía Saavik Ford, profesor de astronomía en el Borough of Manhattan Community College, "crecí cuando tenías que tener un fichero y guardarlo: tenías que saber dónde estaba. No había función de búsqueda". Pero entre los estudiantes, "no hay esa concepción de que hay un sitio en el que viven los ficheros. Simplemente lo buscan y ahí lo tienen".

Ocurre ciertamente con los dispositivos móviles: confiamos en las aplicaciones para que se ocupen de nuestros archivos, y solo recientemente iOS y iPadOS añadieron un explorador de archivos al uso que probablemente las nuevas generaciones no usan mucho porque oye, ya tienen el buscador en sus iPhone o iPad.

Algunos de los profesores que tuvieron esos problemas al hablar de ficheros y carpetas han comenzado a trabajar en esa dirección: está bien usar el buscador, pero a principio de sus cursos dan unas nociones básicas de lo que es la estructura de directorios básica y qué es un archivo y una carpeta.

La idea es poco intuitiva para muchos alumnos, pero teniendo en cuenta que el concepto sigue siendo parte fundamental de los sistemas operativos que manejamos día a día (aunque en móviles, insistimos, ese concepto quede en segundo plano), parece algo importante que recordar a las nuevas generaciones.

Yo por mi parte tengo claro que (al menos de momento) seguiré organizando mi música o mis fotos personales con carpetas. El buscador funciona estupendamente, sí, pero no estoy preparado para abandonar los viejos hábitos. Argh.

Read more...

Síndrome de Diógenes Digital: Acumulación de Información en archivos digitales

Diógenes Digital: sepa cuándo acumular archivos es un problema 

https://www.soychile.cl/
Autor: Ignacio Silva

Estudio reveló que más del 70% de las personas de entre 25 y 50 años no recuerda haber borrado archivos antiguos en el último mes. Experta explica cómo evitar la acumulación.

Por su trabajo como relacionador público, Luis (28) dice que recibe una cantidad de mails mayor a lo común en su casilla de correo electrónico. Pero fue recién cuando su cuenta se quedó sin espacio que se percató de un hábito que venía llevando hace años.

"No había borrado un email en mucho tiempo. Y no era por descuidado ni porque no los hubiera visto. En realidad sentía que en algún momento los podría necesitar", explica el profesional.

Aunque él no tiene un diagnóstico, puede que su situación sea una señal del Síndrome de Diógenes Digital, una patología que comparte varias características con el Síndrome del Mal de Diógenes acuñado por primera vez por MacMillan en 1966, luego de observar un patrón de conducta en personas que vivían en sus casas con grandes cantidades basura.

"El Síndrome de Diógenes Digital es un fenómeno parecido al síndrome común, solo que en lugar de acumular objetos, se acumula información en forma de archivos digitales. De la misma manera que en el común, los que lo sufren sienten que no pueden desprenderse de esos archivos porque algún día les harán falta, aunque casi nunca es así, o porque establecen algún tipo de vinculación emocional con el contenido", explica Bethlem Boronat, Directora del Máster en Customer Experience & Innovation de la EAE Business School.

Según explica la especialista, existen algunas claves para diferenciar entre una persona que padece el síndrome y la que no. "Los que sufren el Síndrome de Diógenes Digital nunca clasifican ni ordenan nada, sólo acumulan de forma compulsiva por miedo a perder el contenido. Cuando temes perder un archivo de forma "sana" es porque sabes con seguridad que lo vas a necesitar, en cambio el Diógenes digital no lo sabe, simplemente acumula", apunta Boronat. "Por ejemplo, no sería lo mismo acumular archivos que nos pueden hacer falta en un trabajo o una investigación y luego olvidar borrarlos, que acumular memes graciosos o fotos borrosas "por si algún día las uso"".

Aunque no hay cifras claras que permitan establecer qué tan común es este cuadro, un estudio del instituto de Marketing digital TEKDI reveló que en 2021 más del 70% de las personas de entre 25 y 50 años de edad no recordaba haber borrado archivos antiguos en el último mes, mientras que a nueve de cada 10 les costaba diferenciar lo que querían conservar de lo que no necesitaban en teléfonos móviles.

"Efectivamente, en mayor o menor medida, casi todos lo sufrimos porque a diferencia del Diógenes convencional, no vemos aquello que acumulamos. No tenemos la casa llena de cachivaches, sino que está todo en la nube, que es un concepto etéreo, aunque realmente sean servidores físicos que cada vez están más llenos de información inútil", comenta la especialista. "Y de hecho, cada vez compramos dispositivos de mayor capacidad porque no somos capaces de desprendernos de archivos. Es como si en el síndrome convencional, cada vez que se nos llenara una casa, compráramos otra más grande, sin vaciar la primera. Es insostenible".

Sentido común

Además de tener efectos negativos desde el punto de vista de la salud mental, el Síndrome de Diógenes Digital conlleva efectos medioambientales.

"Más allá de la salud, el mayor problema es que todos esos Memes, esos archivos que vamos dejando en la nube no están en ninguna parte, sino que están en servidores que para mantener esos archivos a disposición consumen enormes cantidades de espacio y energía, con el impacto ambiental que tiene eso", apunta Bethlem Boronat.

Para la experta, la principal herramienta para combatir este problema no es otra que "el sentido común".

"Los chistes, los memes y las cadenas de mensajes seguro que están en algún sitio en internet y si las buscas, los encuentras. ¿Así que, para qué guardarlos?", comenta.

¿Recomendaciones? "Periódicamente revisa tu correo, borra todo aquello que no has consultado en el último año. Si crees que algo es realmente importante, archívalo y clasifícalo. Eso da trabajo y al final, verás que solo dedicarás ese esfuerzo a lo que realmente te parezca importante. Usa servicios para vaciar tu correo de newsletters y correos publicitarios que una vez solicitaste, pero ya no te interesan", dice Boronat.

Read more...

"Rol esencial de los archivos para el Estado de derecho y la democracia": Sin Archivos no hay Democracia

Los archivos, guardianes de la memoria del Estado de derecho

https://www.swissinfo.ch/
Autor: Olivier Pauchard

La Asociación de Archiveros Suizos celebra este jueves su centenario. La asamblea general que se realizó en Berna cierra un año de celebraciones que le permitió presentarse ante el público y ratificar el “rol esencial de los archivos para el Estado de derecho y la democracia”. Una iniciativa necesaria para una profesión con desafíos constantes debido a la falta de recursos y de reconocimiento, según señala el archivista Lionel Dorthe. Entrevista.

En general, la gente sabe que existen archivos, pero muchos desconocen para qué sirven realmente. Para comprender mejor su actividad, entrevistamos a Lionel Dorthe, colaborador científico de los Archivos del cantón de Friburgo. Dorthe participó en la redacción de La Fábrica de la Memoria/ Historia de los Archivos del Estado de Friburgo Enlace externo, una de las pocas obras que reconstruyen la historia de los archivos en Suiza.

SWI swissinfo.ch: ¿Cuál es el origen de los archivos tal como se conocen en la actualidad?

Lionel Dorthe: Surgieron de forma indirecta, en el sentido de que fueron las cancillerías de los Estados o las instituciones eclesiásticas las que empezaron a conservar los documentos que probaban la adquisición de derechos y libertades. Desde que la palabra escrita se convirtió en algo fundamental para garantizar un derecho, se necesitó un espacio físico para guardar los documentos. Una realidad determina la otra. Más tarde, los archivos incluyeron otro tipo de documentos de la actividad diaria del Estado: contabilidad, actas de reuniones del gobierno, etc.

En Friburgo, como en el resto de Suiza y de Europa, ese fenómeno se remonta al siglo XIII. Fecha que no es para nada casual…

En efecto, a partir del 1200 asistimos a una explosión de documentos en todas partes de Europa. Lo escrito comienza entonces a pasar a las manos de los laicos. No son únicamente los monjes, como hasta entonces, los que escriben, sino también los comerciantes, los notarios, así como los servicios del Estado. Hacia el siglo XIII asistimos al inicio de la centralización de los Estados y se trata, entonces, de conservar los documentos que puedan ser de utilidad.

De ahí hasta ahora la cantidad de documentos siempre fue en aumento. ¿Cómo gestionar esa gran masa de materiales?

El problema del espacio para almacenar documentos -sea en el soporte que sea- constituye un problema recurrente para los archivos en cualquier lugar del mundo. Los archivos siempre crecerán inevitablemente, ya que su objetivo es la conservación. Cuanto más tiempo pasa, más aumenta la masa de documentación conservada.

Archivar correctamente significa también saber qué documentos hay que destruir, porque no podemos conservar todo. Como máximo se conserva entre el 10 y el 15% de la documentación producida. La función del archivista cantonal es establecer una política de archivos. En cuanto un documento deja de tener utilidad legal o administrativa, se plantea la cuestión de qué hacer con él. Si se considera que no tiene valor informativo y no está destinado a formar parte del patrimonio documental, se destruye.

La falta de espacio, pero también la falta de medios para archivar, es el resultado de una falta de reconocimiento. ¿Para qué sirven los archivos? ¡Esta pregunta se ha planteado sistemáticamente a lo largo de la historia de la institución!

Justamente: ¿Para qué sirven los archivos?
Sin una organización estructurada, una institución, una empresa o el Estado estarán siempre en fase de sobrevivencia. Es pura ilusión creer que se puede funcionar correctamente sin una documentación ordenada. Es una cuestión de rentabilidad, ya que la búsqueda de información exige mucho tiempo y medios.

Por otra parte, el Estado tiene la tarea de garantizar el proceso de democracia y la transparencia de las instituciones, así como de las decisiones que toma. Solos los archivos pueden garantizar la trazabilidad. ¡Sin nosotros no hay democracia! Aunque esto parezca banal, pero no se necesita mucho para que las cosas se vuelquen. ¿Quién es elegido y tiene legitimidad en sus funciones? ¿Por qué hay que pagar impuestos? Los documentos que lo justifican deben conservarse en alguna parte.

Los archivos pueden compararse con el dios Jano, con una cara dirigida al pasado y otra al futuro. Una sociedad sin memoria es una sociedad sin futuro. Es fundamental poder garantizar el proceso democrático y la transparencia de las actividades, pero también debemos gestionar todos los archivos históricos.

Para el centenario de la AASEnlace externo, decidimos depositar simbólicamente en la caja-archivo itinerante un registro de las prisiones que contiene las actas de los interrogatorios criminales llevados a cabo en Friburgo en el siglo XVII. La idea es poder mostrar la importancia de la conservación de nuestro patrimonio documentario a largo plazo y su disponibilidad en la actualidad. Tiene un valor informativo muy importante, ya que documenta no solamente las crónicas judiciales de la época, sino también las costumbres y la vida cotidiana de nuestros antepasados.

¿Quién es vuestra «clientela»?

En primer lugar, hay genealogistas que se interesan en estudiar su historia familiar. También hay mucha gente que se dedica a la investigación, en particular a la histórica. Así mismo, hay colegas de otros departamentos e incluso profesionales muy diversos, como los arquitectos que quieren consultar planos antiguos para proyectar una reforma de una construcción determinada.

¿Es correcto pensar que la digitalización de los archivos les permitiría llegar a un público más amplio?

La idea de que nuestros archivos puedan ser consultados en todas partes del mundo es seductora, pero debemos ser realistas. El proceso de digitalización, así como la conservación de los documentos en soportes de almacenamiento digital cuestan caro.

Solo algunos eruditos y especialistas son capaces de descifrar las escrituras antiguas y comprender lenguas como el latín, el alemán antiguo o el franco-provenzal. Poner toda la documentación en línea exigiría enormes esfuerzos financieros y tendría un efecto limitado.

Hemos decidido poner el acento más en la calidad que en la cantidad del servicio. Nos proponemos ofrecer ediciones de fuentes en las que a los documentos puestos en línea cuentan con glosarios, se explica el vocabulario complicado y se identifican todos los lugares y personajes mencionados.

Siempre en el terreno de la informática: nuestra sociedad genera cada vez más documentos en formato digital, sin papel. ¿Cómo se pueden conservar?

El trabajo de oficina sin usar papel es una utopía. A pesar de la distribución informática, nunca se había producido tanto papel. Se mantiene el viejo reflejo de imprimir lo que es importante, incluso los correos electrónicos, lo que expresa claramente la desconfianza en la desmaterialización o digitalización de los documentos.

Lo que prevalece en la actualidad es una conservación híbrida, es decir que los documentos se conservan tanto en formato físico como digital. En cuanto a la conservación a largo plazo, sería ideal poder decir que los documentos nacidos en formato digital se conservarán de la misma forma. Pero esto requiere una adaptación. No vamos a mantener un documento en su formato Word por la obsolescencia del soporte. Lo transformaremos, por ejemplo, en PDF, para que pueda conservarse de forma permanente y mantener su integridad.

Para el futuro, la profesión y la política han decidido centrarse en lo digital. Esto sigue siendo un riesgo, ya que se carece de una mirada retrospectiva y experiencia. A diferencia de un pergamino, ¿quién puede garantizar que la información desmaterializada almacenada en un disco duro seguirá siendo legible dentro de mil años?

¿En el caso hipotético que vuestros archivos corrieran el riesgo de destruirse, cuáles priorizaría usted para conservar?

Dos elementos, siempre en relación con esa doble cara de Jano de la que hablábamos antes. A nivel administrativo, habría que conservar todas las decisiones recientes del Gobierno, todos los documentos considerados vitales para el buen funcionamiento del Estado.

Desde la perspectiva patrimonial, conservaría la Carta de Franquicia (Handfeste) de 1249, que constituye la base documental escrita de la libertad de Friburgo. Es un documento altamente simbólico. También salvaría el famoso Tratado de Paz Perpetua firmado entre la Confederación Helvética y Francia en 1516. Es uno de los documentos más suntuosos que tenemos: los 19 sellos están en un estado de conservación excepcional.

En los Archivos del Estado de Friburgo se encuentra el ejemplar suizo (en alemán) del Tratado de Paz Perpetua firmado entre la Confederación y Francia en 1516, su estado de conservación excepcional. Archives de l'Etat de Fribourg

Read more...