"Rol esencial de los archivos para el Estado de derecho y la democracia": Sin Archivos no hay Democracia

Los archivos, guardianes de la memoria del Estado de derecho

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Autor: Olivier Pauchard

La Asociación de Archiveros Suizos celebra este jueves su centenario. La asamblea general que se realizó en Berna cierra un año de celebraciones que le permitió presentarse ante el público y ratificar el “rol esencial de los archivos para el Estado de derecho y la democracia”. Una iniciativa necesaria para una profesión con desafíos constantes debido a la falta de recursos y de reconocimiento, según señala el archivista Lionel Dorthe. Entrevista.

En general, la gente sabe que existen archivos, pero muchos desconocen para qué sirven realmente. Para comprender mejor su actividad, entrevistamos a Lionel Dorthe, colaborador científico de los Archivos del cantón de Friburgo. Dorthe participó en la redacción de La Fábrica de la Memoria/ Historia de los Archivos del Estado de Friburgo Enlace externo, una de las pocas obras que reconstruyen la historia de los archivos en Suiza.

SWI swissinfo.ch: ¿Cuál es el origen de los archivos tal como se conocen en la actualidad?

Lionel Dorthe: Surgieron de forma indirecta, en el sentido de que fueron las cancillerías de los Estados o las instituciones eclesiásticas las que empezaron a conservar los documentos que probaban la adquisición de derechos y libertades. Desde que la palabra escrita se convirtió en algo fundamental para garantizar un derecho, se necesitó un espacio físico para guardar los documentos. Una realidad determina la otra. Más tarde, los archivos incluyeron otro tipo de documentos de la actividad diaria del Estado: contabilidad, actas de reuniones del gobierno, etc.

En Friburgo, como en el resto de Suiza y de Europa, ese fenómeno se remonta al siglo XIII. Fecha que no es para nada casual…

En efecto, a partir del 1200 asistimos a una explosión de documentos en todas partes de Europa. Lo escrito comienza entonces a pasar a las manos de los laicos. No son únicamente los monjes, como hasta entonces, los que escriben, sino también los comerciantes, los notarios, así como los servicios del Estado. Hacia el siglo XIII asistimos al inicio de la centralización de los Estados y se trata, entonces, de conservar los documentos que puedan ser de utilidad.

De ahí hasta ahora la cantidad de documentos siempre fue en aumento. ¿Cómo gestionar esa gran masa de materiales?

El problema del espacio para almacenar documentos -sea en el soporte que sea- constituye un problema recurrente para los archivos en cualquier lugar del mundo. Los archivos siempre crecerán inevitablemente, ya que su objetivo es la conservación. Cuanto más tiempo pasa, más aumenta la masa de documentación conservada.

Archivar correctamente significa también saber qué documentos hay que destruir, porque no podemos conservar todo. Como máximo se conserva entre el 10 y el 15% de la documentación producida. La función del archivista cantonal es establecer una política de archivos. En cuanto un documento deja de tener utilidad legal o administrativa, se plantea la cuestión de qué hacer con él. Si se considera que no tiene valor informativo y no está destinado a formar parte del patrimonio documental, se destruye.

La falta de espacio, pero también la falta de medios para archivar, es el resultado de una falta de reconocimiento. ¿Para qué sirven los archivos? ¡Esta pregunta se ha planteado sistemáticamente a lo largo de la historia de la institución!

Justamente: ¿Para qué sirven los archivos?
Sin una organización estructurada, una institución, una empresa o el Estado estarán siempre en fase de sobrevivencia. Es pura ilusión creer que se puede funcionar correctamente sin una documentación ordenada. Es una cuestión de rentabilidad, ya que la búsqueda de información exige mucho tiempo y medios.

Por otra parte, el Estado tiene la tarea de garantizar el proceso de democracia y la transparencia de las instituciones, así como de las decisiones que toma. Solos los archivos pueden garantizar la trazabilidad. ¡Sin nosotros no hay democracia! Aunque esto parezca banal, pero no se necesita mucho para que las cosas se vuelquen. ¿Quién es elegido y tiene legitimidad en sus funciones? ¿Por qué hay que pagar impuestos? Los documentos que lo justifican deben conservarse en alguna parte.

Los archivos pueden compararse con el dios Jano, con una cara dirigida al pasado y otra al futuro. Una sociedad sin memoria es una sociedad sin futuro. Es fundamental poder garantizar el proceso democrático y la transparencia de las actividades, pero también debemos gestionar todos los archivos históricos.

Para el centenario de la AASEnlace externo, decidimos depositar simbólicamente en la caja-archivo itinerante un registro de las prisiones que contiene las actas de los interrogatorios criminales llevados a cabo en Friburgo en el siglo XVII. La idea es poder mostrar la importancia de la conservación de nuestro patrimonio documentario a largo plazo y su disponibilidad en la actualidad. Tiene un valor informativo muy importante, ya que documenta no solamente las crónicas judiciales de la época, sino también las costumbres y la vida cotidiana de nuestros antepasados.

¿Quién es vuestra «clientela»?

En primer lugar, hay genealogistas que se interesan en estudiar su historia familiar. También hay mucha gente que se dedica a la investigación, en particular a la histórica. Así mismo, hay colegas de otros departamentos e incluso profesionales muy diversos, como los arquitectos que quieren consultar planos antiguos para proyectar una reforma de una construcción determinada.

¿Es correcto pensar que la digitalización de los archivos les permitiría llegar a un público más amplio?

La idea de que nuestros archivos puedan ser consultados en todas partes del mundo es seductora, pero debemos ser realistas. El proceso de digitalización, así como la conservación de los documentos en soportes de almacenamiento digital cuestan caro.

Solo algunos eruditos y especialistas son capaces de descifrar las escrituras antiguas y comprender lenguas como el latín, el alemán antiguo o el franco-provenzal. Poner toda la documentación en línea exigiría enormes esfuerzos financieros y tendría un efecto limitado.

Hemos decidido poner el acento más en la calidad que en la cantidad del servicio. Nos proponemos ofrecer ediciones de fuentes en las que a los documentos puestos en línea cuentan con glosarios, se explica el vocabulario complicado y se identifican todos los lugares y personajes mencionados.

Siempre en el terreno de la informática: nuestra sociedad genera cada vez más documentos en formato digital, sin papel. ¿Cómo se pueden conservar?

El trabajo de oficina sin usar papel es una utopía. A pesar de la distribución informática, nunca se había producido tanto papel. Se mantiene el viejo reflejo de imprimir lo que es importante, incluso los correos electrónicos, lo que expresa claramente la desconfianza en la desmaterialización o digitalización de los documentos.

Lo que prevalece en la actualidad es una conservación híbrida, es decir que los documentos se conservan tanto en formato físico como digital. En cuanto a la conservación a largo plazo, sería ideal poder decir que los documentos nacidos en formato digital se conservarán de la misma forma. Pero esto requiere una adaptación. No vamos a mantener un documento en su formato Word por la obsolescencia del soporte. Lo transformaremos, por ejemplo, en PDF, para que pueda conservarse de forma permanente y mantener su integridad.

Para el futuro, la profesión y la política han decidido centrarse en lo digital. Esto sigue siendo un riesgo, ya que se carece de una mirada retrospectiva y experiencia. A diferencia de un pergamino, ¿quién puede garantizar que la información desmaterializada almacenada en un disco duro seguirá siendo legible dentro de mil años?

¿En el caso hipotético que vuestros archivos corrieran el riesgo de destruirse, cuáles priorizaría usted para conservar?

Dos elementos, siempre en relación con esa doble cara de Jano de la que hablábamos antes. A nivel administrativo, habría que conservar todas las decisiones recientes del Gobierno, todos los documentos considerados vitales para el buen funcionamiento del Estado.

Desde la perspectiva patrimonial, conservaría la Carta de Franquicia (Handfeste) de 1249, que constituye la base documental escrita de la libertad de Friburgo. Es un documento altamente simbólico. También salvaría el famoso Tratado de Paz Perpetua firmado entre la Confederación Helvética y Francia en 1516. Es uno de los documentos más suntuosos que tenemos: los 19 sellos están en un estado de conservación excepcional.

En los Archivos del Estado de Friburgo se encuentra el ejemplar suizo (en alemán) del Tratado de Paz Perpetua firmado entre la Confederación y Francia en 1516, su estado de conservación excepcional. Archives de l'Etat de Fribourg