El Archivo Electrónico

¿Qué es un archivo electrónico? Definición y ventajas
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Autor: nick-ivins

El archivador tradicional ha sido eclipsado por su equivalente electrónico: el sistema de archivo electrónico. Comprender la gestión de archivos electrónicos se vuelve cada vez más crucial a medida que avanzamos hacia una sociedad sin papel.

Terminar la fase activa de un documento no disminuye su importancia sino que aumenta la importancia de una gestión segura y responsable.

Este artículo proporciona todo lo que necesita saber sobre el archivo, incluida su definición, beneficios, tipos de documentos que necesitan archivarse y el papel de la tecnología en el archivo digital.

Este artículo le proporciona todo lo que necesita saber sobre los archivos electrónicos, cómo mantenerlos y cómo implementar con éxito un sistema de archivo electrónico.

• ¿Qué es un archivo electrónico?
• La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS
• Las ventajas de la gestión electrónica de archivos
• Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos
• Implementación de un sistema de archivos electrónicos
• Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

¿Qué es un archivo electrónico?

En pocas palabras, un archivo electrónico es un contenedor digital que se utiliza para almacenar información electrónicamente.

Piense en un contrato: contiene toda la información en hojas de papel. Un archivo electrónico es lo mismo, pero a diferencia de los documentos físicos, los archivos electrónicos son digitales, accesibles y manipulables a través de computadoras u otros dispositivos electrónicos. Estos archivos pueden abarcar diversos formatos, como documentos, hojas de cálculo, imágenes y videos.

Los archivos electrónicos son la piedra angular del almacenamiento de datos moderno, ofreciendo flexibilidad, accesibilidad y escalabilidad inigualables. Las organizaciones optimizan el uso del espacio, reducen los costos operativos y agilizan los procesos de recuperación de información al migrar de documentos físicos a formatos electrónicos.

Estos archivos se almacenan en sistemas de archivo electrónico, iguales a los sistemas de almacenamiento físico, pero en línea.

Los sistemas de archivo electrónico facilitan el acceso remoto, los flujos de trabajo colaborativos y la sincronización de datos en tiempo real, lo que permite a los equipos trabajar eficientemente a través de fronteras geográficas.

Adoptar la gestión de archivos electrónicos es fundamental para navegar por el panorama digital. Al adoptar sistemas de archivo electrónico y las mejores prácticas en organización de archivos, seguridad y cumplimiento normativo, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de los archivos electrónicos para impulsar la productividad, la innovación y el crecimiento en la era digital.Componentes críticos de la gestión de archivos electrónicos

• Organización de archivos: Un enfoque estructurado para organizar los archivos electrónicos es esencial para una gestión eficiente. Esto implica crear jerarquías lógicas, directorios y carpetas para categorizar y almacenar los archivos según su relevancia, propósito o departamento.
• Convenciones de nomenclatura: Las convenciones de nomenclatura de archivos consistentes y descriptivas facilitan la recuperación e identificación de archivos. Un formato de nomenclatura estandarizado, que incluya fechas, palabras clave o códigos de proyecto, puede agilizar la gestión de archivos.
• Metadatos: Los metadatos proporcionan información adicional sobre los archivos electrónicos, como la autoría, la fecha de creación y las propiedades del archivo. El uso de metadatos mejora la capacidad de búsqueda y facilita la indexación completa de archivos en los sistemas de archivo electrónico.
• Control de acceso: La implementación de controles de acceso garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos electrónicos. El uso de permisos y mecanismos de autenticación de usuarios protege la información sensible y mantiene la confidencialidad de los datos.
• Control de versiones: Los mecanismos de control de versiones rastrean las revisiones y modificaciones de los archivos electrónicos a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios volver a versiones anteriores, realizar un seguimiento de los cambios y colaborar fluidamente en documentos compartidos dentro de los sistemas de archivo electrónico.
• Cumplimiento y seguridad: El cumplimiento de los requisitos regulatorios y los estándares del sector garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos. La implementación de cifrado, firewalls y software antivirus protege los archivos electrónicos contra amenazas de seguridad y accesos no autorizados.

La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS

Los sistemas de gestión documental (SGD) y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades similares, pero no son necesariamente iguales.

A continuación, se detalla cada uno para simplificar:

Sistema de gestión de documentos (DMS)

Definición

Un DMS es una solución de software diseñada para almacenar, administrar, rastrear y organizar documentos y archivos digitales.
Funcionalidad

Almacenamiento de documentos: DMS proporciona un repositorio centralizado para almacenar varios tipos de documentos, incluidos archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes y videos.

Recuperación de documentos: los usuarios pueden buscar, recuperar y acceder rápidamente a documentos utilizando metadatos, palabras clave o capacidades de búsqueda de texto completo.

Control de versiones: DMS a menudo incluye funciones de control de versiones para rastrear los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo, lo que permite a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario.

Colaboración: DMS facilita la colaboración al permitir que varios usuarios accedan, editen y compartan documentos simultáneamente. Puede incluir funciones como comentarios, anotaciones y automatización del flujo de trabajo.

Seguridad: Las características de seguridad como controles de acceso, cifrado y registros de auditoría se utilizan dentro de un DMS para proteger información confidencial y garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

Sistema de gestión de archivos electrónicos

Definición

Un sistema de gestión de archivos electrónicos es un término más amplio que abarca varias soluciones de software para gestionar archivos y documentos electrónicos.

Funcionalidad

• Almacenamiento y organización de archivos: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos proporcionan una plataforma para almacenar, organizar y gestionar archivos electrónicos en formato digital.
• Acceso y recuperación: los usuarios pueden acceder y recuperar rápidamente archivos electrónicos utilizando funciones de búsqueda o estructuras de carpetas organizadas.
• Características de seguridad: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incluir cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para salvaguardar los archivos electrónicos y garantizar la integridad de los datos.
• Colaboración: Algunas soluciones de sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen funciones de colaboración, lo que permite que varios usuarios trabajen en los mismos archivos y compartan información de manera eficaz y simultánea.
• Integración: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden integrarse con otras aplicaciones de software, como clientes de correo electrónico, suites de productividad o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para agilizar los procesos comerciales y los flujos de trabajo.

Diferencias clave

Un DMS es un sistema de gestión de archivos electrónicos específico, diseñado específicamente para la gestión de documentos. Por el contrario, los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden abarcar una gama más amplia de archivos electrónicos, además de los documentos, como imágenes, vídeos o dibujos CAD.

El software de gestión documental suele centrarse en flujos de trabajo centrados en documentos. Incluye funciones avanzadas como la captura de documentos, el reconocimiento óptico de caracteres y la gestión del ciclo de vida de los documentos, que pueden estar presentes solo en algunas soluciones EFMS.

Si bien los sistemas de gestión de documentos y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades comunes, un DMS es un subconjunto especializado de los sistemas de gestión de archivos electrónicos, diseñado específicamente para la gestión de documentos digitales.

Descubra más sobre los sistemas de gestión documental aquí

Las ventajas de la gestión electrónica de archivos

Los sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen numerosas ventajas sobre los métodos tradicionales basados ​​en papel, especialmente a medida que avanzamos hacia un entorno de oficina sin papel. 

Mayor seguridad y cumplimiento

Cifrado: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incorporar algoritmos de cifrado para proteger la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado convierte los datos a un formato codificado que solo puede descifrarse con la clave de cifrado adecuada, lo que garantiza la confidencialidad y la integridad de los datos.

Control de acceso: Los administradores pueden implementar controles de acceso granulares para regular quién puede ver, editar o eliminar archivos electrónicos dentro de la organización. El control de acceso basado en roles asigna permisos según los roles y responsabilidades de los usuarios, lo que limita la exposición a datos confidenciales y minimiza el riesgo de vulneraciones de datos.

Registros de auditoría: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos mantienen registros de auditoría detallados que rastrean las actividades de los usuarios, incluyendo el acceso, las modificaciones y el uso compartido de archivos. Los registros de auditoría proporcionan visibilidad de las interacciones con los archivos, lo que permite a los administradores supervisar el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos normativos.

Requisitos de cumplimiento: Los sistemas de gestión electrónica de archivos son cruciales para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo, como el RGPD. Mediante la implementación de medidas de seguridad robustas, el mantenimiento de la integridad de los datos y la conservación de registros de auditoría, las organizaciones pueden demostrar su cumplimiento de las normas regulatorias y mitigar los riesgos legales asociados al incumplimiento.

Ahorro de costes

Reducción del uso de papel: al pasar de archivos en papel a archivos electrónicos, las organizaciones pueden ahorrar dinero en papel, impresión, tinta y suministros de almacenamiento.

Menores costos de almacenamiento: el almacenamiento de archivos electrónicos elimina la necesidad de archivadores físicos, lo que reduce los gastos inmobiliarios asociados con el almacenamiento y mantenimiento de documentos en papel.

Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Copia de seguridad y redundancia: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir mecanismos de copia de seguridad automática, lo que garantiza que los archivos se respalden periódicamente y se almacenen en múltiples ubicaciones. Esta redundancia minimiza el riesgo de pérdida de datos en caso de fallos de hardware, desastres naturales o ciberataques.

Recuperación más rápida: En caso de desastre, los archivos electrónicos se pueden restaurar más rápido que los impresos. Las organizaciones pueden reanudar sus operaciones con un tiempo de inactividad mínimo, manteniendo así la continuidad del negocio.

Sostenibilidad ambiental

Impacto ambiental reducido: la gestión electrónica de archivos sin papel contribuye a la sostenibilidad ambiental al conservar árboles, reducir las emisiones de carbono asociadas con la producción de papel y minimizar los desechos de la eliminación de papel.

Eficiencia energética: almacenar y acceder a archivos electrónicos consume menos energía que mantener documentos físicos, lo que reduce la huella de carbono de las organizaciones.
Escalabilidad y flexibilidad

Soluciones escalables: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden escalarse sin problemas para adaptarse al creciente volumen de datos a medida que las organizaciones se expanden. Ya sea que gestionen cientos o millones de archivos, las soluciones de almacenamiento digital ofrecen escalabilidad sin necesidad de infraestructura física adicional.

Acceso flexible: Se puede acceder a los archivos electrónicos desde diversos dispositivos, como computadoras, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Esta flexibilidad permite a los empleados trabajar de forma remota o desde cualquier lugar, lo que aumenta la productividad y la agilidad.
Automatización mejorada del flujo de trabajo

Integración del flujo de trabajo: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos se integran con herramientas de automatización del flujo de trabajo, optimizando los procesos empresariales y reduciendo la intervención manual. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la asignación de tareas, las aprobaciones y las notificaciones, mejorando la eficiencia y acortando los tiempos de ciclo.

Control de versiones: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir funciones de control de versiones que permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Esto garantiza que todos trabajen con la última versión del documento, minimizando errores y confusiones.

Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos

Destacamos brevemente al principio qué componentes clave forman un sistema de gestión de archivos electrónicos, pero ahora vamos a entrar en más detalle sobre por qué estas características son esenciales.

Un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos es esencial para que las organizaciones agilicen las operaciones, mejoren la productividad y garanticen la seguridad de los datos.

Control de versiones

El sistema debe mantener un historial de versiones completo para cada archivo, documentando todos los cambios realizados a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios realizar un seguimiento de las revisiones, volver a versiones anteriores si es necesario y evitar la pérdida de información importante.

Los usuarios deben poder comparar versiones de archivos para identificar cambios, adiciones o eliminaciones, facilitando la colaboración y garantizando la precisión del documento.

Control de acceso

Los administradores deben poder asignar permisos granulares a usuarios o grupos, regulando el acceso a archivos y carpetas en función de roles, responsabilidades y niveles de autorización de seguridad.

El control de acceso basado en roles garantiza que los usuarios solo tengan acceso a los archivos y funcionalidades necesarios para realizar sus responsabilidades laborales, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y violaciones de datos.

Funcionalidades de búsqueda

El sistema debe ofrecer funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios localizar rápidamente archivos mediante palabras clave, metadatos, propiedades del archivo o búsqueda de texto completo. Los filtros de búsqueda avanzada mejoran la eficiencia y facilitan la recuperación de información relevante.

Integración de metadatos

El sistema debe permitir la creación de campos de metadatos personalizados, adaptados a las necesidades específicas de la organización y a los requisitos de gestión de archivos. Estos campos permiten a los usuarios etiquetar archivos con atributos relevantes, como el nombre del proyecto, el ID del cliente, el tipo de documento o el departamento.

El sistema debe ser capaz de extraer automáticamente metadatos de los archivos o integrarse con fuentes externas para completar los campos de metadatos. La extracción automática de metadatos reduce la introducción manual de datos, garantiza la coherencia y mejora la eficiencia organizativa.

Seguridad

Un sistema eficaz debe implementar mecanismos robustos de autenticación de usuarios, como la autenticación multifactor (MFA) o el inicio de sesión único (SSO), para verificar las identidades de los usuarios y evitar el acceso no autorizado a archivos confidenciales.

Todos los archivos almacenados en el sistema deben estar cifrados, tanto en reposo como en tránsito, para proteger la confidencialidad e integridad de los datos. Los algoritmos de cifrado, como AES (Estándar de Cifrado Avanzado), garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos cifrados, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y de vulneraciones de datos.

Escalabilidad y rendimiento

El sistema de gestión de archivos electrónicos debe contar con una arquitectura escalable que permita gestionar volúmenes de datos y usuarios crecientes sin sacrificar el rendimiento. La escalabilidad garantiza que el sistema pueda satisfacer las necesidades cambiantes de la organización y mantener un rendimiento óptimo.

Implementación de un sistema de archivos electrónicos

La transición de un sistema de archivo basado en papel a un sistema de gestión de archivos electrónicos es una tarea importante que requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

Aquí encontrará una guía paso a paso para ayudarle a navegar por el proceso de transición, junto con
los desafíos comunes que puede encontrar y las estrategias para superarlos.

Pasos para la transición del papel a lo digital

Paso 1: Evaluar el sistema de archivo actual

Evalúe su sistema de archivo actual en papel, incluidos los tipos de documentos, el volumen de registros y la estructura organizacional.

Paso 2: Definir objetivos y requisitos

Determine sus objetivos para la transición a un sistema de archivo electrónico, como mejorar la eficiencia, reducir costos o optimizar la colaboración. Identifique las características y funcionalidades específicas que necesita en el nuevo sistema.

Paso 3: Seleccione un sistema de gestión de archivos electrónicos

Investigue y compare soluciones de gestión de archivos electrónicos según sus necesidades, presupuesto y escalabilidad. Considere factores como la facilidad de uso, las funciones de seguridad, las capacidades de integración y el soporte del proveedor.

Paso 4: Planificar la migración de datos

Desarrolle un plan de migración de datos para digitalizar los documentos en papel existentes y priorice los documentos según su importancia y frecuencia de acceso. Considere el equipo de escaneo, las convenciones de nomenclatura de archivos y el etiquetado de metadatos.

Paso 5: Establecer la estructura de organización de archivos

Diseñe una estructura lógica de carpetas y convenciones de nomenclatura de archivos para organizar los archivos electrónicos sistemáticamente. Considere categorizar los documentos por departamento, proyecto, fecha u otros criterios relevantes para facilitar la búsqueda y recuperación.

Paso 6: Implementar medidas de seguridad

Configure controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial. Implemente cifrado, mecanismos de autenticación y registros de auditoría para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.

Paso 7: Capacitación y apoyo

Capacite a los empleados sobre cómo usar eficazmente el nuevo sistema de archivo electrónico. Un proveedor de software eficaz estará disponible para brindar soporte. Ofrezca sesiones de capacitación completas, manuales de usuario y soporte continuo para resolver cualquier duda o problema durante la transición.

Paso 8: Probar e iterar

Realice pruebas exhaustivas del sistema de gestión de archivos electrónicos antes de su implementación completa. Identifique y solucione cualquier fallo técnico, problema de usabilidad o cuello de botella en el rendimiento. Repita los cambios según los comentarios de los usuarios para optimizar el sistema y lograr la máxima eficiencia.

Paso 9: Implementación y seguimiento

Implemente el sistema de archivo electrónico gradualmente, comenzando con un grupo o departamento piloto antes de expandirlo a toda la organización. Supervise el uso del sistema, recopile comentarios y ajústelo según sea necesario para garantizar una transición fluida y una adopción por parte de los usuarios.

Desafíos y soluciones comunes

La resistencia al cambio es un desafío común en la transformación digital. Aborde la resistencia de los empleados involucrándolos en el proceso de transición, brindándoles capacitación y apoyo, y destacando los beneficios del nuevo sistema.

Al transferir grandes cantidades de datos del almacenamiento físico al electrónico, es fundamental mantener la calidad y la consistencia de los datos. Asegure la precisión y la consistencia de los datos durante la migración estableciendo directrices claras para la nomenclatura de archivos, el etiquetado de metadatos y las comprobaciones de calidad.

Anticipe desafíos técnicos como problemas de compatibilidad, fallos de software o errores de migración de datos. Tenga planes de contingencia y solicite ayuda a expertos en TI o proveedores de software.

Aborde los requisitos de cumplimiento relacionados con la privacidad de datos, las políticas de retención y la normativa legal. Asegúrese de que el sistema de archivo electrónico cumpla con los estándares del sector y las mejores prácticas de seguridad de la información y cumplimiento normativo.

Fomente la adopción por parte de los usuarios mediante capacitación integral, soporte continuo e incentivos para el nuevo sistema de archivo electrónico. Solicite su opinión e implemente mejoras según sus necesidades y preferencias.

Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

Implementar las mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos es crucial para maximizar la eficiencia, mantener la organización y garantizar la integridad de los datos. A continuación, se ofrecen algunos consejos y consideraciones para ayudarle a establecer un sistema eficaz de gestión de archivos electrónicos.

Establecer convenciones claras de nombres de archivos

Es fundamental usar convenciones de nomenclatura de archivos consistentes para facilitar la búsqueda y recuperación. Utilice nombres descriptivos y significativos que reflejen el contenido del archivo.

Incluya palabras clave, fechas, códigos de proyecto u otros identificadores relevantes para facilitar la categorización y la clasificación.

Diseñar una estructura de carpetas lógica

Organice los archivos según divisiones departamentales, proyectos o categorías funcionales en carpetas jerárquicas.

Mantenga la estructura de carpetas simple e intuitiva para navegar, evitando anidamiento excesivo o redundancia.

Utilizar metadatos para la organización

Mejore la búsqueda y la categorización adjuntando metadatos a los archivos. Incluya atributos relevantes como autor, fecha de creación, palabras clave y tipo de documento.

Aproveche las funcionalidades de indexación y búsqueda de metadatos para localizar archivos rápidamente según criterios específicos.

Hacer cumplir los controles de acceso

Implementar controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial.

Asigne roles y permisos según las responsabilidades de los usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o eliminar archivos.

Habilitar registros de auditoría

Mantenga registros de auditoría detallados que registren las actividades de los usuarios, las modificaciones de archivos y los intentos de acceso.

Revise periódicamente los registros de auditoría para supervisar el cumplimiento de las políticas internas, identificar incidentes de seguridad y realizar un seguimiento de los cambios realizados en documentos críticos.

Realice copias de seguridad de los datos periódicamente

Implementar procedimientos de respaldo automatizados para protegerse contra la pérdida de datos debido a fallas de hardware, ciberataques u otros eventos imprevistos.

Almacene copias de seguridad de archivos electrónicos en ubicaciones seguras fuera del sitio para garantizar la redundancia de datos y la preparación para la recuperación ante desastres.

Asegúrese de que las políticas de retención sean claras

Establecer políticas claras de retención de datos es esencial para gestionar eficazmente los archivos electrónicos. Determine el tiempo que deben conservarse los distintos documentos según los requisitos legales, las necesidades del negocio y la normativa de cumplimiento. Revise y actualice periódicamente las políticas de retención para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar el espacio de almacenamiento.

Realizar mantenimiento y revisión regulares

Realizar actividades de mantenimiento periódicas, como limpieza de archivos, archivar documentos obsoletos y actualizar metadatos según sea necesario.

Revisar y optimizar periódicamente el sistema de gestión de archivos electrónicos para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes, los avances tecnológicos y los cambios regulatorios.

Cómo un DMS puede apoyar la gestión de archivos electrónicos

El software de gestión de documentos es la piedra angular de una gestión eficaz de archivos electrónicos y ofrece una solución integral para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la organización y garantizar la integridad de los datos.

Así es como un DMS puede ayudar con las mejores prácticas que mencionamos anteriormente.
Nomenclatura y organización eficiente de archivos

Un DMS proporciona herramientas para establecer convenciones claras de nomenclatura de archivos y diseñar estructuras lógicas de carpetas. Los usuarios pueden localizar y acceder fácilmente a los documentos dentro del sistema gracias a una interfaz intuitiva y funciones de búsqueda.
Control de versiones y registros de auditoría

Un sistema de gestión de versiones (DMS) proporciona procesos automatizados de control de versiones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y restaurarlos a versiones anteriores si es necesario. Registros de auditoría exhaustivos registran las actividades de los usuarios, lo que garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de los requisitos normativos.

Gestión de metadatos

Un sistema de gestión documental permite adjuntar metadatos a los documentos, lo que mejora la búsqueda y la categorización. Las funciones avanzadas de indexación y búsqueda permiten a los usuarios encontrar documentos relevantes basándose en atributos y palabras clave específicos.

Controles de acceso y seguridad

Un DMS ofrece controles de acceso y permisos robustos, protegiendo la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado, los mecanismos de autenticación y el acceso basado en roles garantizan la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas regulatorias.
Copia de seguridad y recuperación ante desastres

Un sistema de gestión de documentos (DMS) incluye procedimientos automatizados de copia de seguridad para proteger contra la pérdida de datos y garantizar la continuidad del negocio. Las copias de seguridad de los documentos se almacenan de forma segura, lo que mitiga el riesgo de pérdida de datos debido a fallos de hardware o ciberamenazas.

Formación y apoyo

Los proveedores de DMS ofrecen recursos integrales de capacitación y soporte para capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento del sistema y las mejores prácticas. La asistencia continua garantiza la adopción y el uso eficientes del DMS por parte de la organización.

Al aprovechar un DMS, las organizaciones pueden optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y garantizar la integridad de sus documentos digitales.

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GDE: Gestión de Documentos Electrónicos

EDM: ¿cómo funciona la gestión electrónica de documentos?

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EDM es una forma de centralizar toda la información de una empresa en un solo sistema, lo que facilita el acceso a la información y también hace que los datos sean más seguros.

GED significa Gestión de Documentos Electrónicos ( Gestión de Documentos Electrónicos ). Consiste en un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y respaldar documentos e información corporativa.

¿Por qué puede ser tan importante el GED para el crecimiento de su negocio?

Cuando hay papeles, hojas de cálculo, documentos, contratos, cuentas, registros y otros documentos desorganizados, tu rutina empresarial puede retrasarse. Esta situación sobre el terreno genera problemas en la ejecución de los procesos cotidianos, lo que también perjudica la toma de decisiones .

La buena noticia es que el papel se puede eliminar con el GED. Pero es mucho más que eso.

Descubra cómo funciona y qué impacto puede tener un GED en su negocio.
¿Qué es un sistema GED?

GED es una forma de reunir toda la información de una empresa en un mismo sistema , facilitando el acceso a la información (desde donde se encuentre) y además haciendo más seguros los datos.

Pero ¿cuál es el propósito del GED? Su principal ventaja es optimizar el trabajo día a día , mejorando la productividad y la eficiencia. Aprendamos más sobre esto a continuación.
¿Para qué sirve el GED?

El papel principal del GED es facilitar la transformación digital de las empresas en materia de documentación.

Todos los archivos, contratos, documentos, informes y papeles en general pueden ser digitalizados, es decir, las versiones impresas pueden transformarse en documentos digitales, y pueden organizarse con un sistema GED. De esta forma la información estará fácilmente disponible para ser consultada en cualquier momento.

En este proceso sobre el terreno es posible incluir textos, así como documentos en diferentes formatos, como imágenes, vídeos, grabaciones y más, para centralizar toda la información de un negocio en un solo entorno digital.

Más que simplemente almacenar y organizar archivos, el GED es extremadamente útil para reducir la presión , lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables.

Además, sobre el terreno se pueden gestionar copias impresas de documentos, incluidos archivos que hayan sido creados digitalmente. A medida que la tecnología se convierte en parte de la vida cotidiana de la empresa, existe una tendencia a que los procesos se realicen completamente en línea .

Con GED podrás gestionar el flujo documental resultante tanto de procesos finalizados, para preservar los archivos de la empresa, como de procesos en curso. Esto contribuye a una mayor fluidez en el desarrollo de sus actividades.
¿Qué importancia tiene el GED?

La gestión documental es un paso importante en la gestión del conocimiento de una empresa . Al recopilar datos transparentes, podrá controlar la ejecución del proceso, medir los resultados y planificar mejoras. Como resultado, la toma de decisiones se basa en información organizada.

Podemos destacar varios beneficios que, en conjunto, pueden optimizar muchos procesos en la organización:

Reducción de costes

Una de las principales ventajas competitivas que aporta el GED es la agilización de los proyectos , lo que supone un ahorro de tiempo, copias y recursos humanos.

Imagina que en cada proceso de compra encontrarás papeles conteniendo datos de compras anteriores de tus clientes, registros de sus intereses, métodos de pago o acuerdos. A Suena le gusta mucho trabajar ¿verdad?

Reducción del espacio

Almacenar documentos electrónicamente también es esencial para ahorrar papel y espacio de copia.
Preservación de los activos de la empresa

Los documentos se almacenarán electrónicamente, lo que preserva los activos de la empresa a largo plazo. Con GED, puedes controlar la versión editada de cada documento , mantener registros y facilitar el proceso de auditoría.
Recuperación de documentos

Los documentos perdidos o dañados pueden ser una molestia para los departamentos de una empresa. Al gestionar sus documentos con base en GED, los contratos, recibos e informes se pueden almacenar en lugares preestablecidos y seguros . Además, podrás buscar documentos y encontrarlos más fácilmente.

Gestión visual

Con GED, usted puede mantener la transparencia de la información para toda la empresa, proveedores y clientes, al poner los documentos a disposición en la nube.

Entre otros beneficios, como poder monitorizar los procesos en tiempo real, la gestión visual permite monitorizar datos y métricas de tus procesos.

La atención al cliente, por ejemplo, podrá realizarse con mayor rapidez, ya que los datos necesarios para las respuestas estarán automatizados y visibles. Sólo tienes que buscar palabras clave y encontrarás información detallada sobre los documentos.

Mayor seguridad de los datos

La gestión documental también es esencial para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos corporativos . Una vez digitalizados, el responsable sólo podrá conceder acceso a los documentos a personas específicas.

Sostenibilidad

Todos podemos estar de acuerdo: en el siglo XXI no deberíamos imprimir papeles que se producirán en el futuro.

El sistema GED tiene como objetivo almacenar y distribuir documentos digitalmente. Por lo tanto, si muchos departamentos corporativos necesitan el mismo documento, por ejemplo, no hay razón para imprimirlo varias veces.

Gestión remota

El mundo es cada vez más digital y global, por lo que no tiene sentido tener únicamente documentos impresos. Imagínese lo que sucedió en el mundo, al comienzo de la pandemia de Covid-19 en 2020, si los equipos no tuvieran acceso a alfombras con contratos, facturas y otros documentos. Toda la operación estaría comprometida, ¿verdad?

El GED permite la gestión remota de documentos , especialmente si está integrado en un sistema en la nube como un BPMS.

Control de acceso de usuarios

Con GED, también puedes controlar los permisos de acceso a cintas y archivos. Estos permisos controlados, que pueden ser para todo el documento o sólo para una parte, nos dan una mayor seguridad de la información.

Los documentos también se pueden firmar digitalmente , lo que es esencial para los archivos financieros, legales y contables.

¿Cómo funciona el GED?

Como mencionamos anteriormente, el GED es un conjunto de tecnologías que permiten la gestión completa de documentos . En general incluye varias herramientas, como: : con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede escanear documentos y reconocer letras incluso en archivos de imagen. Esto le permite buscar palabras clave, encontrar información específica y copiar partes de un documento para usar en otro lugar.

: siguiendo la misma idea que OCR, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) y el Reconocimiento Inteligente de Escritura a Mano (IHR) distinguen caracteres en documentos escritos a mano.

: con el Procesamiento de Imágenes de Documentos (DI), el escáner identifica, almacena y visualiza las imágenes de un documento, convirtiéndolas en imágenes digitales mediante un mapa de bits.

: el sistema también permite la Gestión Documental o Gestión de Registros


COLD/ERM : con Salida de Computadora a Disco Láser y Gestión de Informes Empresariales , puedes formatear, indexar y comprimir informes, inventarios, facturas y otros documentos, lo que libera más espacio y facilita la búsqueda de información.

Con todas estas características, el GED permite la gestión del conocimiento en las empresas mediante la organización, digitalización y distribución de documentos. La tecnología todavía permite el acceso en línea a los documentos sin necesidad de descargarlos.

¿Cuáles son las aplicaciones del GED en diferentes sectores?

El GED permite optimizar procesos en diferentes sectores, adaptándose a las necesidades de cada uno de ellos. A continuación, algunos ejemplos de estas aplicaciones.
Industria

En el sector industrial, el GED facilita la organización, el almacenamiento, el intercambio y la gestión de documentos esenciales, como procedimientos operativos, informes de control de calidad, contratos y documentos de cumplimiento normativo. Reducir el tiempo de búsqueda, mejorar la organización y garantizar el cumplimiento durante las auditorías, aumentando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.

Energía

Para las empresas de energía, el GED facilita la gestión de documentos críticos, como licencias ambientales, informes de cumplimiento y contratos. Centraliza la información, mejora el acceso y garantiza la integridad de los datos, lo que aumenta la eficiencia operativa, reduce riesgos y ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios de forma más efectiva.

Financiero

En el sector financiero, el GED facilita la gestión de documentos como contratos, facturas y recibos de pago.

Al digitalizar y organizar estos archivos, las instituciones financieras pueden, por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a buscar documentos e información esencial para auditorías y análisis financieros, mejorando la seguridad de la información, el servicio al cliente y la toma de decisiones.

Telecomunicaciones

Las empresas de telecomunicaciones gestionan una gran cantidad de contratos, registros de clientes y documentación técnica.

La implementación del GED permite centralizar esta información, facilitando el acceso a los datos de los clientes y contratos, permitiendo una gestión eficiente de los contratos y reduciendo la necesidad de procesos manuales, lo que reduce errores y aumenta la productividad.

Salud

En el sector salud, la gestión de historias clínicas, exámenes y registros de pacientes es crítica. En este escenario, el GED contribuye al acceso rápido a estos historiales, permitiendo consultar los registros médicos de inmediato.

También garantiza la seguridad y confidencialidad, protegiendo los datos sensibles de los pacientes, de acuerdo con la normativa de privacidad.

Construcción

Las empresas de construcción gestionan proyectos complejos que involucran diversos documentos, como planos, contratos e informes.

El GED ayuda a organizar estos archivos, centralizando la información relevante y facilitando el acceso y la colaboración entre equipos.

Educación

Para el sector educativo, el GED posibilita acciones como el almacenamiento y acceso facilitado a registros escolares, diplomas y certificados, la digitalización de matrículas, inscripciones y otros procesos, así como el intercambio eficiente de información entre departamentos y con los estudiantes.

¿Cuál es la diferencia entre ECM y GED?

Si ha oído hablar de GED o DMS (Sistema de gestión de documentos), probablemente conozca ECM. Pero no son lo mismo.

Mientras que GED es un conjunto de tecnologías desarrolladas para facilitar la gestión documental y optimizarla digitalmente, ECM –según AIIM ( The Association for Intelligent Information Management ) – es un conjunto de tecnologías utilizadas para gestionar el ciclo de vida de la información no estructurada , pasando por las siguientes etapas:

creación o captura
almacenamiento
control de versiones
indexación
gestión
limpieza
distribución
publicación
investigación y archivo

Es importante resaltar que ECM conecta todo el contenido dentro de los procesos de negocio .

Por lo tanto, es posible decidir que la Gestión de Contenidos Empresariales – Enterprise Content Management (ECM) – es el desarrollo de GED. Además de gestionar y organizar documentos , el ECM también gestiona y estructura la información de la empresa , lo que permite un mejor seguimiento de los datos y la gestión de archivos.

Por ejemplo, con ECM, puedes modelar y almacenar la información de todos los empleados. Desde allí, podrás conectarlo con otros datos registrados, como documentos (fotos, papeletas, contratos, documentos), proyectos en los que trabajan, sus líderes y subordinados. Estos datos estarían sujetos, por supuesto, a permisos de acceso y edición adecuados.

Toda esta estructura de datos y documentos puede llegar a ser aún más potente si el ECM cuenta con herramientas de Business Process Management (BPM) y workflows , lo que no siempre ocurre, pero ofrece una importante ventaja competitiva. Más que simplemente facilitar el acceso a los datos, ECM permite introducir datos en los procesos y optimizarlos.
BPMS: avanzando hacia una gestión más completa

Si bien GED gestiona específicamente el contenido corporativo, el objetivo de Business Process Management es gestionar los procesos completamente de principio a fin en todas las áreas del negocio.

Disponer de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) con un GED integrado de forma nativa permite una gestión más inteligente.

BPMS es una herramienta que permite automatizar la gestión de procesos. Todo el flujo de trabajo se puede mapear, diseñar, ejecutar, analizar y optimizar en tiempo real, lo que aumenta la productividad y la calidad de los entregables para los clientes.

Cada proceso de negocio requiere inherentemente varios documentos, y un BPMS con un GED integrado le permite registrar, ver y compartir el conocimiento pertinente a estos procesos entre las personas involucradas. Crear una base de datos de información que apoye la toma de decisiones en el proceso.

Además de los propios archivos, el sistema puede integrar datos documentales en la ejecución del proceso y permitir una automatización más avanzada.

Un ejemplo es que, con BPMS, puedes almacenar el documento en el sistema, realizar OCR automáticamente y comprobar si el documento adjunto tiene los datos que necesitas. También puede realizar una búsqueda rápida utilizando la base de datos de contratos de un cliente para encontrar soluciones que brinden el mayor valor.

¡Y ser más integrados!

Para aumentar la integración de la gestión, es una buena idea tener otras soluciones integradas en un BPMS, además del GED. Con Analytics, por ejemplo, todos los datos recopilados de los procesos y almacenados en el sistema se pueden procesar y analizar en gráficos y otros tipos de representación gráfica.

Cuando los gerentes pueden acceder a estos documentos en tiempo real, pueden obtener rápidamente información importante para la toma de decisiones , lo cual es esencial para adaptarse a un mercado dinámico.

Con un CRM, los datos capturados por el GED son determinantes para tener una buena relación con los consumidores, para generar ventas más asertivas y ofrecer un proceso post venta más personalizado.

En el siguiente vídeo podrás ver cómo SYDLE ONE brinda una gestión integrada, con varias soluciones corporativas en un solo lugar (BPM, ECM, GED, Analytics, CRM, Service Desk, E-commerce, Invoice y más).

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