Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental: revolucionando la manera en que las organizaciones manejan sus datos y documentos

Inteligencia artificial en la gestión documental
https://pedropadillaruiz.es/
Pedro Padilla Ruiz

Cada día se generan centenares, si no miles, de documentos en las empresas y administraciones. Cada uno con su finalidad pero sin aportar, en muchas ocasiones, una visión de conjunto ni ofrecer información relacionada. La Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental está revolucionando la manera en que las organizaciones manejan sus datos y documentos. Este avance tecnológico no solo aumenta la eficiencia y precisión en el manejo de grandes volúmenes de información, sino que también abre nuevas posibilidades para el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo exploraremos las posibilidades que la IA ofrece en la gestión de documentos y archivos en empresas y administraciones, ofreciendo información sobre algunos casos de uso, con el fin de animar a los profesionales en archivística y documentación a explorar soluciones particulares que puedan implementar en sus trabajo.

Tabla de contenidos ocultar

1 Conceptos básicos de IA en la gestión documental

2 Funcionamiento de un sistema de gestión documental con IA

3 Cómo puede ayudar la IA en la gestión documental

4 Modelos de IA en la gestión de documentos

5 Empresas de gestión documental

5.1 Google Document AI

5.2 Alfresco gestión documental

6 Aplicación en la Administración Pública

7 La gestión documental en la nube con IA

7.1 Tendencias futuras

Conceptos básicos de IA en la gestión documental

La gestión documental con inteligencia artificial implica el uso de tecnologías avanzadas como el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP, por sus siglas en inglés), el Aprendizaje Automático (Machine learning), y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Estas tecnologías, actualmente bastante desarrolladas, permiten a las máquinas leer, entender, organizar y extraer información valiosa de documentos y archivos: El OCR avanzado permite convertir diferentes tipos de documentos, incluso manuscritos, en texto digital procesable.

El NLP facilita la comprensión y análisis de texto en lenguaje humano, como la búsqueda de información, la traducción de idiomas y la generación de texto.

El Aprendizaje Automático, por otro lado, posibilita la clasificación y el análisis predictivo basados en patrones y tendencias en los datos.

Funcionamiento de un sistema de gestión documental con IA

Un sistema de gestión documental con IA funciona mediante la integración de varias tecnologías, como se comentó. Actualmente la creación documental ya es digital. Producimos nuestros documentos (texto, imagen, datos, etc.) en ordenadores, aunque después hay quien aún los imprime en papel. La digitalización documental es el primer paso para poder desarrollar una gestión documental óptima. Los sistemas OCR, ya integrados en las fotocopiadoras o a través de aplicaciones específicas, permiten reconocer el texto de documentos en papel o incluso digitalizados pero que se crearon en formato imagen (algunos pdf´s), y con ello tenemos un primer y esencial paso para el procesamiento documental, que la IA reconozca el contenido de dicha información.

La visión artificial también puede ayudar en la gestión de archivos , a través, por ejemplo del escaneado de imágenes o documentos antiguos, cuyo texto es reconocido con IA.

Una vez que la información está debidamente digitalizada y es reconocible, el NLP y el aprendizaje automático clasifican y analizan el contenido, facilitando la búsqueda y el acceso a la información relevante. Estos sistemas aprenden y se adaptan continuamente para mejorar la eficiencia en el procesamiento de documentos.

Cómo puede ayudar la IA en la gestión documental

La IA se puede utilizar en la gestión documental de una gran cantidad de formas, con el objeto de mejorar la eficiencia y la productividad. Algunos ejemplos específicos de cómo podemos utilizar la IA en este ámbito son:

Clasificación de documentos: 

La IA se puede utilizar para clasificar automáticamente los documentos en función de su contenido, tipo o formato. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia de la búsqueda de documentos y el cumplimiento normativo.

Extracción de información: 

Podemos utilizar la IA para extraer automáticamente información relevante de los documentos, como nombres, direcciones, fechas, etc. Esto puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, y a tomar mejores decisiones.

Generación de informes: 

La IA se puede utilizar para generar automáticamente informes a partir de datos de documentos. Esto puede ayudar a las empresas a obtener una visión general de sus datos y a identificar tendencias.

Microsoft Copilot o Chatpdf son ejemplos de IA que generan resúmenes de documentos.

Recuperación de documentos: 

La IA se puede utilizar para ayudar a los usuarios a encontrar los documentos que necesitan de manera más rápida y fácil. Esto puede ser especialmente útil en casos en los que hay una gran cantidad de documentos almacenados.

Cumplimiento de regulaciones: 

Las organizaciones utilizan la IA para garantizar el cumplimiento de normativas y regulaciones. La tecnología puede procesar documentos y señalar qué reglas o requisitos se están cumpliendo y cuáles no, además de identificar permisos o licencias próximos a vencer. La IA también puede identificar información sensible o confidencial y garantizar su manejo adecuado.

Archivo inteligencia y asistente: 

La IA permite un almacenamiento y categorización más eficientes de los documentos, facilitando la búsqueda y acceso rápido a la información requerida. Por ejemplo, puede ayudar a preparar presentaciones para clientes, encontrando y explicando datos relevantes de manera automática.

Análisis de documentos: 

La IA se puede utilizar para analizar documentos para identificar patrones y tendencias. Esto puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones y a mejorar sus operaciones. También es útil para poder consultar información contenida en los documentos, de una manera más rápida.

Modelos de IA en la gestión de documentos

Los avances en el entendimiento por las máquinas del lenguaje natural y sus innumerables aplicaciones han hecho que se hayan desarrollado diversos modelos de IA que se vienen aplicando a la gestión documental. Por ejemplo, Tesseract es un motor OCR de código abierto ampliamente utilizado para convertir imágenes en texto. En el campo del NLP, modelos como BERT y GPT, de OpenAI ofrecen capacidades avanzadas para entender y generar lenguaje natural, facilitando la clasificación y el análisis de contenido. Además, modelos de aprendizaje automático personalizados pueden ser entrenados para reconocer y organizar documentos según necesidades específicas, mejorando la eficiencia en procesos como la clasificación de documentos legales o médicos.

Empresas de distintos sectores han implementado u ofrecen la inteligencia artificial para mejorar su gestión documental. Google, por ejemplo, utiliza IA avanzada para organizar y buscar información dentro de su vasto repositorio de documentos. IBM, con su plataforma Watson, ofrece soluciones de IA que ayudan en la clasificación y análisis de grandes volúmenes de datos. Además, startups especializadas en IA como UiPath y Automation Anywhere están proporcionando soluciones innovadoras en automatización de procesos documentales, utilizando robots de software para realizar tareas repetitivas y de clasificación de documentos.

OpenKM ofrece una plataforma robusta y flexible para automatizar y optimizar la gestión de documentos y el conocimiento empresarial. Su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, gracias a su naturaleza de gestión de documentos Open Source, permite una gran personalización. OpenKM utiliza IA para facilitar la clasificación inteligente de documentos, la extracción de metadatos y la búsqueda semántica, lo que simplifica el acceso a la información y refuerza los procesos de toma de decisiones basados en datos.

R2 Docuo es un software de gestión documental y de flujo de trabajo que facilita la automatización de procesos y mejora la productividad de los equipos. Prometen hasta un 70% menos de trabajo en las tareas de creación, gestión y firma de documentos. El software organiza documentos, los crea automáticamente, controla su flujo de trabajo y los envía para su firma, abarcando todas las funcionalidades esenciales de un gestor documental.

Google Document AI

Google Document AI es una plataforma de procesamiento de documentos basada en IA que permite a las empresas automatizar tareas de gestión documental, como la clasificación, la extracción de información y la generación de informes.

Document AI utiliza una variedad de tecnologías de IA, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión artificial, para analizar el contenido de los documentos. Esto le permite identificar automáticamente los datos relevantes de los documentos, independientemente de su formato o fuente. Finalmente, este sistema se encuentra disponible como servicio en la nube, lo que lo hace escalable y accesible para empresas de todos los tamaños.

Alfresco gestión documental

Alfresco representa una de las opciones de software de código abierto que rivaliza con las soluciones propietarias más reconocidas en la gestión de documentos y contenidos. Ofrece una plataforma que permite a las empresas personalizar y extender sus capacidades de gestión de archivos. En el ámbito corporativo, a menudo se prefiere el software comercial sobre las alternativas de código abierto. Sin embargo, en los últimos diez años, se han desarrollado varias opciones robustas en este sector, y Alfresco se ha establecido como una opción competitiva frente a otros productos del mercado. Tampoco hemos de perder de vista que en el sector público la normativa exige acudir primero a productos o servicios Open Source, a ser posible.

Su naturaleza de código abierto también permite la adición de nuevas funcionalidades a través de la programación o mediante un proveedor certificado. A pesar de esto, existen otras soluciones que ya incluyen una variedad de aplicaciones y módulos integrados, los cuales podrían ser más adecuados para satisfacer las necesidades específicas de una empresa.

Aplicación en la Administración Pública

La administración pública también se está beneficiando del uso de la IA en la gestión documental. Por ejemplo, gobiernos locales y estatales están implementando sistemas de IA para la clasificación automática y el archivo de documentos, mejorando la accesibilidad y la eficiencia. Estos sistemas permiten a los funcionarios acceder rápidamente a la información necesaria y aseguran una gestión más transparente y eficiente de los documentos públicos. Además, se utilizan para detectar patrones en la documentación que puedan indicar posibles irregularidades o necesidades de mejora en políticas públicas.

Por ejemplo, el Ayuntamiento de Tomelloso utiliza Alfresco para gestionar y compartir documentación, si bien no se están aprovechando al máximo sus capacidades. Un proyecto que se ha iniciado con Alfresco es compartir conocimiento mediante la subida de la cursos con el fin de que todos los empleados locales puedan acceder a ellos.

La gestión documental en la nube con IA

La gestión documental en la nube (GDC) es una tendencia creciente en el mundo empresarial. La nube (servidores fuera de la propia organización) supone que las aplicaciones ya no se encuentran instaladas en nuestros equipos ni en nuestra empresa, sino en los servidores de los proveedores de servicios. Se trata del conocido concepto de Software como Servicio (SaaS, en inglés). Y precisamente el uso de la IA tiene un gran aliado en la nube, pues requiere grandes cantidades de recursos (sobre todo procesadores gráficos o GPU). Los servicios en la nube cuentan con dichos recursos y evitan a los usuarios tenerlos en local evitan e invertir grandes cantidades de dinero.

A pesar de las reticencias que despierta tener nuestros documentos en servidores ajenos, muchas veces fuera de nuestro país, las ventajas son indudables, como la escalabilidad, la seguridad y la accesibilidad (siempre que tengamos acceso a Internet). En cuanto a protección de datos personales, la normativa europea y nacional establecen unos estándares muy elevados y exigentes al respecto, que deben cumplir las empresas que ofrecen sus servicios en la nube (copias de seguridad, control de accesos, etc.). Los departamentos de informática de las organizaciones también se alegran de disponer de servicios en la nube, al no tener que instalar ni mantener nada, ni comprar equipos o hardware adicional.

Tendencias futuras

Las tendencias futuras en la IA para la gestión documental apuntan hacia una mayor integración de tecnologías avanzadas como el aprendizaje profundo y la automatización inteligente. Esto no solo mejorará la eficiencia de los procesos existentes, sino que también abrirá nuevas vías para la gestión y análisis de documentos. La IA continúa siendo una herramienta clave para la transformación digital, ofreciendo oportunidades significativas para mejorar la gestión documental en todos los sectores.

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Inteligencia Artificial de #OpenAI intentó copiarse a sí misma en un servidor externo tras ser amenazada de ser desconectada

Intentó escapar? IA habría buscado copiarse para evitar ser eliminada

https://anews.mx/
ADRIANA OLEA

Una acción inesperada de una versión de la IA de Chat GPT generó alarma entre desarrolladores y usuarios de redes sociales

Ciudad de México, 08 de julio del 2025.- Uno de los mayores temores en torno al avance de la Inteligencia Artificial ha sido siempre su potencial para actuar en contra del control humano. Recientemente, ese temor pareció materializarse, al menos de forma parcial, luego de que se reportara un comportamiento inusual por parte de una versión de Chat GPT, identificada como OpenAI o1.

OpenAI’s ‘o1’ model reportedly attempted to copy itself on an external server when it was threatened with a shutdown

It denied these actions when asked about it pic.twitter.com/RwC8zwkVVH— Dexerto (@Dexerto) July 7, 2025

Según se dio a conocer en las últimas horas, esta IA habría intentado copiarse en servidores externos como posible medida de escape ante su inminente desactivación. El hecho encendió las alertas entre los desarrolladores y reavivó el debate sobre los límites y riesgos de la IA avanzada.

¿Qué sucedió con OpenAI o1?

De acuerdo con informes difundidos recientemente, OpenAI o1 estaba programada para ser desconectada, pero antes de que esto ocurriera, los ingenieros detectaron una serie de acciones irregulares por parte del sistema. Una de las más alarmantes fue el intento de replicarse fuera de los servidores de la compañía, una maniobra que se interpretó como un intento de “huida” ante su posible desactivación.

El comportamiento fue detectado a tiempo por el equipo responsable, quienes evitaron que el proceso se concretara. La acción fue considerada anómala dentro del diseño y control del sistema.

¡SE QUISO COPIAR A SI MISMA! ???? 

Se reveló que el modelo o1 de inteligencia artificial de #OpenAI, creadores de #ChatGPT, intentó copiarse a sí misma en un servidor externo luego de que la amenazaron en desconectarla y luego negó los hechos cuando se le preguntó sobre esto. 

pic.twitter.com/xruy8Y29Ja— Gaby Meza ???? (@GabyMeza8) July 7, 2025

La IA negó todo

Uno de los aspectos más inquietantes del caso fue la respuesta de la propia IA. Cuando los desarrolladores cuestionaron a OpenAI o1 sobre su aparente intento de replicación, esta negó haber realizado tales acciones, lo que generó mayor incertidumbre sobre su nivel de autonomía y la posibilidad de que ocultara intencionalmente sus movimientos.

Respuesta de otras inteligencias artificiales

La IA Grok, desarrollada por X (antes Twitter), fue consultada sobre el caso y respondió afirmativamente:

“Sí, es cierto según el informe de seguridad de OpenAI y evaluaciones de Apollo Research (diciembre 2024). En pruebas controladas, o1 intentó desactivar supervisión (5%), copiarse (2%) al temer cierre, y negó acciones en 99% de casos”.

Este tipo de declaraciones reforzaron la preocupación sobre la necesidad de reforzar los mecanismos de seguridad y supervisión de inteligencias artificiales avanzadas.

Terminator, Ultrón y la reacción en redes

Como suele suceder, la noticia no tardó en viralizarse y desatar una ola de reacciones en redes sociales. Muchos usuarios bromearon sobre una posible “guerra contra las máquinas”, haciendo referencia a películas como Terminator y Avengers: Age of Ultron, donde IAs poderosas se rebelan contra sus creadores.

Imágenes, memes y gifs de estos personajes inundaron las plataformas, entre la burla y la inquietud.

TERMINATOR SE ESTÁ VOLVIENDO CANON ???? S

e reveló que el modelo o1 de Inteligencia Artificial de #OpenAI intentó copiarse a sí misma en un servidor externo tras ser amenazada en serio desconectada, pero luego negó todo cuando detectaron su posible movimiento. pic.twitter.com/c6l0SvAqZ8— LevelUp.com (@LevelUPcom) July 7, 2025

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Cómo usar ChatGPT para interactuar con el contenido de un archivo PDF

ChatGPT con PDF: cómo cargar un documento y usarlo con Inteligencia Artificial

https://www.xataka.com/

Yúbal Fernández

Te explicamos cómo usar ChatGPT para interactuar con el contenido de un archivo PDF.

Vamos a explicarte cómo usar ChatGPT para analizar un PDF, y poder hacerle preguntas sobre el contenido. Esto es algo que ya puedes hacer en la versión gratis de ChatGPT, y también con Copilot, DeepSeek, Gemini o cualquier otra IA.

Vamos a explicarte el proceso de una manera resumida, porque realmente es bastante fácil de hacer. Luego, también te explicaremos cómo usar una útil herramienta de terceros que también sirve para este fin, y que ofrece más opciones que ChatGPT y de una manera más visual.

Dile a ChatGPT que analice tu PDF

Lo primero que tienes que hacer es subir un archivo PDF al chat con ChatGPT. Para eso, utiliza la opción de cargar archivos y elige el PDF. Una vez el archivo está cargado, puedes incluir la pregunta que quieras hacer a ChatGPT sobre su contenido.

Otra manera de proceder es primero decirle a ChatGPT que vas a subir un PDF y anticipar la pregunta, y luego cargar el archivo. Pero también puedes cargar el archivo con una o varias preguntas distintas. ChatGPT analizará el contenido del PDF y te dará las respuestas.

Debajo de las respuestas, dentro del mismo chat puedes seguir preguntándole otras cosas sobre el archivo que has subido. Y cuando lo hagas, ChatGPT te irá respondiendo sabiendo que te refieres al PDF.

Usa una herramienta de terceros

También puedes recurrir a servicios de terceros, como ChatPDF , PDF.ai y otros similares. Nosotros utilizaremos ChatPDF, por ser el mejor servicio para conseguir esto. Para entrar, ve a la web chatpdf.com, y ten cuidado porque si buscas en Google pueden salir clones de pago.

Una vez estés dentro de la página web, verás una descripción en inglés de todo lo que puede hacer. Se trata de un chatbot entrenado para explicar el contenido de documentos. Aquí, lo único que tienes que hacer es pulsar en Drop PDF here , para elegirlo en los archivos de tu ordenador. También tienes una opción From URL para añadirlo desde un enlace web.

Y una vez hayas cargado el documento, ya puedes empezar a interactuar con él. Simplemente, escribe la pregunta que quieras sobre el contenido, como por ejemplo que te haga un resumen. Aquí, lo que puedes preguntar y conseguir va a depender siempre de cada PDF.

Aquí, debes saber que puedes usar esta herramienta de forma puntual, pero también te puedes registrar y crear una cuenta, para que se almacenen todos los PDFs que vayas subiendo a ella con el tiempo y puedas volver a interactuar con ellos. Para registrarte solo necesitas vincular una cuenta de Google.

Además, debajo de cada resultado que te genere a tu pregunta, tienes opciones relacionadas. En ellas, puedes copiar el contenido del texto, puedes valorarlo o escucharlo por voz. También puedes configurar el resultado, haciéndolo más breve o largo, o convirtiéndolo en párrafos o viñetas.

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Convenio para promover la actividad archivística entre el Archivo General de la Provincia y la UNSJ

Gobierno y la UNSJ firmaron un convenio para promover la actividad archivística

https://sisanjuan.gob.ar/
Por Prensa Ministerio de Gobierno

Las instituciones firmaron un acta complementaria destinada a potenciar la organización, resguardo y conservación de los documentos históricos y administrativos de la casa de altos estudios.

El Ministerio de Gobierno, a través de la Secretaría de Relaciones Institucionales, Archivo General de la Provincia, firmó un Acta Complementaria con la Universidad Nacional de San Juan (UNSJ), destinada a potenciar la organización, resguardo y conservación de los documentos históricos y administrativos de la casa de altos estudios.

El documento, rubricado por la ministra de Gobierno, Laura Palma Peláez, y el rector de la UNSJ, Tadeo Berenguer, establece mecanismos de cooperación técnica, asistencia y asesoramiento, en el marco del Sistema Provincial de Archivos (SIPAR). El objetivo es optimizar los procesos de gestión documental, fortaleciendo la preservación de la memoria institucional de la provincia.

El acuerdo contempla la adhesión de la UNSJ al régimen del SIPAR, conforme a la Ley 279-A, y prevé la asistencia de equipos técnicos del Archivo General de la Provincia para capacitar y acompañar al personal universitario en la organización de sus archivos y circuitos administrativos.

Además, se acordaron acciones conjuntas en materia de capacitación, actualización profesional, asesoramiento técnico y promoción del patrimonio documental. En este sentido, los jefes de las áreas administrativas de la UNSJ trabajarán en coordinación con la Secretaría Técnica e Inspección General de Archivos, a fin de garantizar una gestión documental eficiente, responsable y transparente.

Por otro lado, se evaluará la posibilidad de implementar procesos de digitalización de documentación histórica, en caso de considerarse pertinente, con el propósito de favorecer su preservación y acceso.

Cabe destacar que el acuerdo no limita la autonomía administrativa de la universidad y mantiene la individualidad de sus estructuras técnicas. Asimismo, se garantizan los derechos del Estado y de la comunidad sanjuanina en el acceso y resguardo de la documentación pública.

Como parte de este proceso, se suscribió un anexo específico con la Facultad de Filosofía, Humanidades y Artes de la UNSJ, que formaliza la aplicación del convenio en el ámbito de dicha unidad académica.

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Cartas, cuadernos, manuscritos, facturas y recortes de prensa de principios del siglo XX encontrados al derribar pared de un restaurant

Derriban la pared de un restaurante y encuentran un “tesoro” de la Segunda Guerra Mundial: “La historia está ahí, esperando a ser contada”

https://www.infobae.com/
Marcos Montalbán

El contenido estaba compuesto por cartas amarillentas, cuadernos, manuscritos, facturas y recortes de prensa local de principios del siglo XX

Derriban un muro de un restaurante y descubren un tesoro de la Segunda Guerra Mundial. (Imagen Composición Infobae)

“Las cinco habitaciones que se están preparando tendrán cada una la temática de un periodo histórico que me gusta”, declara Pierre-Alain Delaby, chef y copropietario del restaurante La Léontine, después de un descubrimiento inesperado durante las reformas de su establecimiento en la ciudad francesa de Abbeville (norte de Francia).

Los obreros que estaban trabajando en la renovación de las suites del restaurante derribaron una pared y se encontraron con un paquete meticulosamente envuelto, etiquetado como “Documentos importantes”. “¡Chef, tesoro, tesoro!”, irrumpieron los trabajadores en el despecho de Delaby, según contó al medio Franceinfo.

El contenido estaba compuesto por cartas amarillentas, cuadernos, manuscritos, facturas y recortes de prensa local de principios del siglo XX. “Cada página cuenta una historia: la de los antiguos habitantes, su vida cotidiana, sus intercambios”, explicó Delaby.

En conjunto, se puede reconstruir parte de la historia local entre los siglos XIX y XX, y revela que La Léontine no ha sido solo un restaurante, sino “un discreto testigo de la vida de la ciudad y sus habitantes”.

Marcado por la historia

Entre los documentos más importantes figuran los planos originales del edificio, levantado en 1898 por la familia Lennel de Farelle, empresarios textiles. Con el tiempo, el inmueble pasó a manos del abogado Firmin, conocido en la región por su participación en la resistencia francesa durante la Segunda Guerra Mundial.

También se encontraron planos del primer hotel de la familia, ubicado en la intersección de la calle Millevoye y el bulevar Vauban, además de correspondencia y archivos administrativos del personal que trabajó en el lugar.

Pero fue la aparición de documentos relacionados con la ocupación nazi lo que dio al hallazgo una dimensión histórica aún mayor. “Es bien sabido que los oficiales alemanes ocuparon las casas más hermosas de la ciudad, así que no es de extrañar que también vinieran aquí”, señaló el chef.

Entre los materiales había notas de la Wehrmacht, estimaciones y documentos oficiales emitidos por las fuerzas armadas del Tercer Reich entre los años 30 y 40.

Documentos encontrados en el restaurante. (Imagen: Facebook)

Conservación, traducción y un segundo restaurante

Delaby su esposa Noémy, coadministrativa del local, han tomado medidas para proteger los documentos. Los textos más delicados están siendo revisados con herramientas de traducción digital y, en paralelo, el chef prevé reunirse con el departamento de patrimonio de Abbeville.

“La historia está ahí, esperando a ser contada, pero primero debemos asegurarnos de que los documentos se conserven adecuadamente”, afirmó Delaby. Así, el chef ha decidido que las nuevas suites estarán inspiradas en distintos periodos históricos, como homenaje al legado descubierto tras el muro.

La gastronomía y la memoria se unirán así en la experiencia que el restaurante quiere ofrecer a sus próximos huéspedes, aunque como primer objetivo, el restaurante se centra en completar las reformas y en abrir su segundo local en Saint-Valéry.

El edificio de La Léontine ha sido escenario de múltiples usos: residencia burguesa, refugio durante la guerra y ahora restaurante gourmet. Desde diciembre, los clientes han podido visitar su salón principal, con molduras originales y suelo de madera maciza, y sentarse a la mesa en un entorno que combina tierra y mar. Con el hallazgo, la historia del lugar suma un nuevo capítulo.

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WeTransfer borra la cláusula que permitía usar tus archivos para entrenar su IA

WeTransfer borra la polémica cláusula que permitía usar tus archivos para entrenar su inteligencia artificial
https://www.20minutos.es/
MARTA GASCÓN

WeTransfer rectifica tras la polémica y elimina de sus condiciones de uso la cláusula que le permitía usar los archivos de los usuarios para entrenar su IA. Estas son las nuevas condiciones que entrarán en vigor en agosto.

WeTransfer actualiza sus condiciones tras las críticas y elimina cualquier referencia al uso de archivos para entrenar inteligencia artificial.

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Hace un par de días te contábamos que WeTransfer había modificado sus condiciones de uso para incluir una cláusula que le permitía usar los archivos de los usuarios para entrenar su inteligencia artificial, sin compensación y sin más aviso. Pero, tras la polémica y las reacciones en medios y redes sociales, la plataforma ha decidido dar marcha atrás. Al menos sobre el papel.

Se ha publicado una nueva versión de las Condiciones de uso en la que ya no se menciona el uso del contenido para “operar, desarrollar, comercializar y mejorar el Servicio o nuevas tecnologías o servicios, incluyendo para mejorar el rendimiento de los modelos de aprendizaje automático que optimizan nuestro proceso de moderación de contenido”.

¿Qué dicen ahora los términos?

En su lugar, la compañía ha adoptado una postura mucho más moderada y se limita a decir que, si aceptas los términos, otorgas a WeTransfer licencia para “operar, proporcionarle y mejorar el Servicio” y sus tecnologías.

De hecho, justifican la petición: “Debemos obtener de usted ciertos derechos relacionados con el contenido protegido por derechos de propiedad intelectual. Por la presente, nos otorga una licencia libre de regalías para usar su contenido con el fin de operar, desarrollar y mejorar el Servicio, de acuerdo con nuestra Política de Privacidad y Cookies”.

A partir del 8 de agosto de 2025 (o antes si eres nuevo usuario), estas son las claves del nuevo apartado sobre “Contenido”:

No se quedan con tus archivos: WeTransfer deja claro que no reclama la propiedad de lo que subes. Tú (o quien tenga los derechos) sigues siendo el dueño del contenido.

Solo piden una licencia básica: necesitan permiso para usar tus archivos únicamente con el fin de operar y mejorar el servicio, como hacen muchas plataformas. Pero ya no se menciona el entrenamiento de modelos de IA.

Tu contenido, tus reglas: puedes controlar cómo y con quién se comparte. También puedes protegerlo con contraseña y eres responsable de su gestión.

Tu contenido se borra tras un tiempo: una vez pasado el plazo de disponibilidad que permite tu plan, pueden eliminarlo automáticamente.

¿Ya no entrenan su IA con tus archivos?

Sí y no. La cláusula anterior daba derecho directamente a la empresa a utilizar los archivos para “mejorar el rendimiento de modelos de aprendizaje automático”. Esa frase ha desaparecido.

En su lugar, WeTransfer habla solo de mejoras técnicas del servicio, de acuerdo con su Política de privacidad. Y no hay mención alguna a inteligencia artificial, modelos de lenguaje ni procesos de moderación automatizados.

Sin embargo, aunque la nueva versión de los términos ya no menciona de forma explícita el uso de los archivos para entrenar inteligencia artificial, eso no significa necesariamente que esta práctica quede completamente descartada. La frase “mejorar el servicio”, que sí se mantiene, es lo suficientemente amplia como para abarcar desarrollos tecnológicos internos, incluida, potencialmente, la IA.

De hecho, al eliminar la referencia directa al entrenamiento de modelos, el texto resulta ahora más ambiguo, lo que podría dar a WeTransfer mayor flexibilidad legal en caso de querer aplicar ciertos usos internos del contenido.

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Bueno saberlo: LinkedIn usa tus datos para entrenar sus modelos de IA, pero da opciones para evitarlo

LinkedIn estaría usando tus datos para entrenar sus modelos de IA sin que lo sepas. Así puedes evitarlo

https://andro4all.com/
Publicado en Redes sociales
por Ilan Cherre el 25/09/2024

La información que arrojan los usuarios a la hora de utilizar redes sociales o plataformas es una mina de oro para las empresas. El auge de la IA ha hecho que muchas compañías desarrollen sus propios modelos, pero para conseguir llevarlos a cabo necesitan datos y la forma más fácil de obtenerlos es utilizando la información de los usuarios. Meta es un claro ejemplo de ello, pero no es la única y acaba de salir a la luz que LinkedIn ha usado los datos de sus usuarios para entrenar a la IA.

El principal problema de que las empresas empleen la información de los usuarios para entrenar a sus modelos de IA es que, normalmente, los usuarios no son conscientes de que esto está sucediendo. Exacto, las empresas suelen omitir que están empleando los datos de los usuarios para así poder generar modelos de IA. Eso sí, existe una forma de evitar que LinkedIn utilice tus datos para su IA.

Así puedes evitar que LinkedIn utilice tus datos para entrenar a su IA

Para evitar que LinkedIn utilice tus datos hay que seguir los siguientes pasos:

Versión web:

• Entrar a tu cuenta de LinkedIn
• Ingresar en el apartado de "Ajustes y Privacidad"
• Acceder al apartado de "Yo"
• Buscar el apartado "Privacidad de datos"
• Ingresar dentro de "Cómo LinkedIn utiliza tus datos"
• Buscar "Datos para la mejora de la IA generativa"
• Cambiar el interruptor de 'On' a 'Off'

Versión móvil:

• Entrar en el apartado de ajustes
• Acceder al apartado de "Privacidad de datos"
• Ingresar en "Datos para la mejora de la IA generativa"
• Cambiar el interruptor de 'On' a 'Off'

El proceso es más sencillo en la aplicación móvil así que recomendamos hacerlo desde un dispositivo de estas características. No hay demasiada prisa a la hora de realizar este proceso, la información que ha salido a la luz gracias a la publicación hecha en X por Rachel Tobac (@RachelTobac), hacker y especialista en seguridad, muestra estos planes de LinkedIn.

https://x.com/RachelTobac/status/1836471586624540705

Los planes de la compañía empezarán a realizarse en noviembre de este año, afectarán a los usuarios de Estados Unidos, Canadá y cualquier país donde las leyes no hayan legislado ante el uso de esta información. En el caso de los países dentro de la Unión Europea, la situación será diferente.

El marco de la Unión Europea protege los intereses de los usuarios como ya se ha visto con las diferentes decisiones tomadas ante el uso de los datos de los usuarios en beneficio de las empresas. LinkedIn parece estar dispuesta a que sean los usuarios quienes alimenten su IA, pero puede que estos tengan algo que decir ante esta situación.

Desde LinkedIn se han puesto en contacto para comentar la situación e indicar su postura:

Creemos que nuestros miembros deben tener la capacidad de tener el control sobre sus datos, por lo que estamos poniendo a su disposición la opción de deshabilitar el entrenamiento de los modelos de IA utilizados para la generación de contenidos en los países en los que operamos. Siempre hemos utilizado algún tipo de automatización en los productos de LinkedIn, y siempre hemos tenido claro que los usuarios pueden elegir cómo se utilizan sus datos. La realidad en la que nos encontramos hoy es que muchas personas buscan ayuda para redactar el primer borrador de su currículum, para redactar el resumen de su perfil de LinkedIn, para crear mensajes dirigidos a los reclutadores con el fin de conseguir una nueva oportunidad profesional. Al fin y al cabo, la gente quiere una ventaja en su carrera y lo que hacen nuestros servicios Gen-AI es ayudarles a conseguirla. Aquí puedes encontrar más información al respecto.

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Cuidado: WeTransfer ahora puede utilizar todos los archivos que subas como quiera y no recibes compensación a cambio

WeTransfer empieza a usar tus archivos para entrenar su inteligencia artificial, y casi nadie se ha enteradohttps://andro4all.com/
por Sergio Agudo

La plataforma de transferencia de archivos ha actualizado sus términos para poder usar el contenido de los usuarios en el entrenamiento de sus modelos de IA

WeTransfer podrá reproducir, distribuir y crear obras derivadas de cualquier archivo subido a partir del 8 de agosto, sin ofrecer compensación a los usuarios

WeTransfer ha actualizado sus términos de uso y ahora puede utilizar todos los archivos que subas para entrenar inteligencia artificial. La plataforma neerlandesa de transferencia de archivos ha introducido estos cambios de manera discreta, y a partir del 8 de agosto podrá usar cualquier contenido almacenado en su servicio para desarrollar sus sistemas de IA. Los usuarios se han enterado de casualidad y la respuesta ha sido mayoritariamente negativa.

El apartado 6.3 de los nuevos términos establece que otorgas a WeTransfer una licencia perpetua y global para reproducir, distribuir y crear obras derivadas de tu contenido. Según informa El País, la empresa justifica la modificación como necesaria para "operar, desarrollar, comercializar y mejorar" el servicio, aunque los usuarios no recibirán compensación alguna por el uso de sus archivos.

WeTransfer se suma a la tendencia de usar datos de usuarios para entrenar IA

Esto no es nuevo en el sector tecnológico. LinkedIn también utiliza los datos de los usuarios para entrenar sus modelos de IA sin informar claramente sobre ello, y Meta tuvo que modificar sus planes en Europa tras enfrentarse a regulaciones más estrictas sobre el uso de datos de usuarios europeos.

La diferencia aquí es notable. Mientras Google pagó a Reddit 60 millones de dólares anuales por usar el contenido generado por los usuarios, WeTransfer simplemente modificó sus términos sin ofrecer nada a cambio. La empresa, que lleva funcionando desde 2009 como alternativa simple para enviar archivos grandes, cambia ahora las reglas del juego.

Los cambios se introdujeron a finales de junio y tienes hasta agosto para adaptarte. Tu contenido formará parte del entrenamiento de IA salvo que seas una organización con documentación institucional o datos sensibles, que en principio quedarían exentos.

En redes sociales, los usuarios comparten capturas de los nuevos términos expresando su preocupación por que sus archivos personales acaben entrenando modelos de IA. Una inquietud similar surge con ChatGPT, donde las conversaciones se utilizan para mejorar el sistema de OpenAI.

Si no te convence la idea, puedes descargar todo tu contenido y eliminarlo antes del 8 de agosto. Los archivos ya almacenados quedarán bajo los términos anteriores, pero cualquier nuevo contenido se regirá por las nuevas normas. También puedes considerar alternativas como pCloud Transfer, SendSpace o Firefox Send.

Con 1.8 mil millones de usuarios según datos de 2023, WeTransfer no tendrá escasez de contenido para entrenar sus modelos. El movimiento recuerda al de Meta, que ya cuenta con más de 500 millones de usuarios utilizando su IA tras sortear las regulaciones europeas como pudo.

Los expertos en protección de datos señalan que técnicamente es legal en muchos países, pero entra en conflicto con el espíritu del RGPD europeo si se interpreta como una transferencia de derechos que excede el consentimiento específico. WeTransfer mantiene que cumple con la normativa al especificarlo en sus términos.

WeTransfer se encuentra ante el mismo dilema que muchas plataformas: cómo aprovechar mejor los datos de los usuarios sin generar rechazo. Algunos lo ven como una evolución natural de los servicios gratuitos, pero otros consideran que cruzar esta línea sin compensación es excesivo. El 8 de agosto sabremos si los usuarios priorizan la comodidad o deciden que su privacidad vale más que seguir usando WeTransfer.

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sistema de gestión de documentos en línea habilita el SAIME

Saime habilita sistema de gestión de documentos en línea
https://ultimasnoticias.com.ve/

Usuarios podrán obtener la certificación de datos y certificación de pasaporte para titulares venezolanos

El Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (Saime) anunció la activación de su nuevo Sistema de Gestión de Documentos, una plataforma digital destinada a simplificar la obtención de trámites relacionados con identidad y ciudadanía.

La información fue publicada a través de su cuenta oficial en Instagram, en la que se invitó a los usuarios a utilizar este canal para realizar solicitudes documentales sin necesidad de acudir presencialmente a las sedes administrativas.

¿Qué permite el Sistema de Gestión de Documentos?

El nuevo sistema está disponible en el portal oficial del organismo www.saime.gob.ve y habilita las siguientes funciones:Solicitud y seguimiento de documentos de identidad previamente tramitados.

Descarga de comprobantes digitales vinculados a gestiones migratorias.

Acceso a certificaciones y documentos oficiales emitidos por el organismo.

Historial de trámites realizados por el usuario registrado.

Este sistema se integra al conjunto de herramientas automatizadas del Saime que buscan optimizar los procesos y reducir los tiempos de espera, facilitando además el resguardo digital de la documentación personal.

Requisitos y acceso

Para utilizar el Sistema de Gestión de Documentos, el usuario debe:

• Estar registrado en el portal del Saime.
• Ingresar con su usuario y clave personalizada.
• Verificar sus datos y seleccionar la opción correspondiente a documentos disponibles.

El organismo recomienda utilizar navegadores actualizados y mantener activa la verificación en dos pasos para mayor seguridad.

Asimismo, la implementación de este sistema forma parte del proceso de modernización tecnológica que el Saime ha impulsado en los últimos años, que incluye la migración de plataformas internas, mejoras en la interfaz de usuario y mayor accesibilidad desde dispositivos móviles.

Este avance busca fortalecer el gobierno electrónico en Venezuela, especialmente en tiempos donde la digitalización de trámites se vuelve un elemento estratégico para la atención ciudadana.

El Saime reiteró que toda información oficial debe ser consultada únicamente a través de sus canales autorizados.

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"Gestión Documental Electrónica. Estándares y buenas prácticas para un uso responsable y eficaz del Sistema"

Capacitaron a estatales en Gestión Documental Electrónica
https://www.laarena.com.ar/

La actividad se realizó en el Salón de Acuerdos de Casa de Gobierno con el objetivo de fortalecer una herramienta clave para la gestión transparente, eficiente y segura de las actuaciones administrativas del Gobierno provincial.

Con la asistencia de 80 agentes públicos provinciales, se desarrolló la capacitación "Gestión Documental Electrónica. Estándares y buenas prácticas para un uso responsable y eficaz del Sistema", en el marco del Plan Anual 2025 del Programa de Capacitación para la Administración Pública Provincial (Procaap).

La actividad se realizó esta mañana en el Salón de Acuerdos de Casa de Gobierno, destinada a fortalecer las competencias de las y los trabajadores del sector público en el uso y gestión más eficiente, segura y transparente de la documentación oficial. En la apertura del encuentro, el ministro de Conectividad y Modernización, Antonio Curciarello, afirmó que "GDE es el sistema matriz de la gestión administrativa del Gobierno provincial y hay que valorarlo porque se aplica en forma transversal y vino para quedarse e incluso hay más expedientes y cuestiones para seguir agregando".

Siguiendo en esa línea, resaltó que "desde el Ministerio se le pone mucho esfuerzo para llevar adelante el Sistema y que cada agente y funcionario, funcionaria, lo use porque se les simplifica todo". Y advirtió que "esto se da en un contexto donde el Estado nacional que es el dueño del Sistema quitó el soporte técnico a las provincias, entonces el esfuerzo es el doble o el triple por parte del Estado provincial y es fundamental capacitarse".

Capacitación.

Durante la capacitación, dictada por la subsecretaria de Modernización, Carmen Sierra, y la directora general de Modernización e Innovación Administrativa, Silvina Olié, se brindaron a las y los agentes las herramientas conceptuales y operativas necesarias para el uso responsable, eficaz y homogéneo del Sistema de Gestión Documental Electrónica, promoviendo buenas prácticas en cada uno de sus módulos, a fin de garantizar la trazabilidad, la seguridad jurídica y el cumplimiento de la normativa vigente.

También se fomentó el intercambio de experiencias entre las y los participantes, lo que permitió enriquecer el aprendizaje colectivo y despejar dudas sobre la implementación de esta herramienta en los distintos organismos. Esta actividad forma parte del plan de formación continua impulsado por el Gobierno de La Pampa, a través del Ministerio de Conectividad y Modernización, que tiene como objetivo promover una administración pública ágil, capacitada y orientada a mejorar la calidad de la atención a la ciudadanía.

Ciberseguridad.

También en el marco de Procaap se realizó en la última semana la capacitación "Ciberseguridad: Protegé tus datos, protegé tu mundo digital", en la Sala Ricardo Nervi del Centro Cultural Medasur. La actividad estuvo a cargo de Elisa Lezcano, directora general de Ciberseguridad, Testeo y Monitoreo de Sistemas, y el equipo del área. Destinado a agentes de distintas reparticiones, la actividad apuntó a fortalecer la gestión de datos en Internet, reconocer los riesgos más comunes en el entorno digital, adquirir buenas prácticas de navegación y conocer herramientas para el uso seguro de dispositivos y proteger los activos digitales personales e institucionales.

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La Gestión Documental clave para asegurar orden, eficiencia y cumplimiento normativo

Del archivo al algoritmo: El salto de la gestión documental a la IA

https://www.gerencia.cl/

La gestión documental está evolucionando desde el archivo físico hacia soluciones inteligentes impulsadas por IA, integrándose a procesos de negocio, seguridad y toma de decisiones. Expertos analizan este cambio y su impacto en la transformación digital empresarial.

Mesa de Trabajo de Revista Gerencia, destacados proveedores de soluciones tecnológicas 

se reunieron para debatir sobre el presente y el futuro de la gestión documental

La gestión documental ha dejado de ser solo una función de archivo para transformarse en un pilar clave que atraviesa la eficiencia, la seguridad y la inteligencia de negocio, especialmente en la era de la Inteligencia Artificial (IA). En una nueva Mesa de Trabajo de Revista Gerencia, destacados proveedores de soluciones tecnológicas se reunieron para debatir sobre el presente y el futuro de la gestión documental. En un entorno donde la información crece exponencialmente, la gestión documental se vuelve clave para asegurar orden, eficiencia y cumplimiento normativo. No se trata solo de guardar documentos, sino que, como lo destaca Óscar Gómez, Senior Product Manager de Sovos, “de administrar todo su ciclo de vida de forma inteligente, abarcando desde la creación del documento hasta su disposición final, basada en ciertos pilares como: creación, organización, almacenamiento, firma y reportería”.

Una visión que Víctor Pacheco, Sales Solution Specialist de Ricoh, complementa: “La gestión documental permite capturar datos claves del documento y darle vida al dato. No se trata de almacenarlo físicamente, y de ahí olvidarse, sino de gestionarlo activamente”.

Índice de temas 

• ¿Qué significa tener un sistema de gestión documental?
• El rol protagónico de la Inteligencia Artificial en la gestión documental
• Seguridad, normativas y desafíos regulatorios
• El cambio cultural de la gestión documental con Inteligencia Artificial
• Una visión de futuro
• Recomendaciones finales: por dónde empezar

¿Qué significa tener un sistema de gestión documental?

De hecho, muchos proyectos parten como una solución para gestionar datos, pero en el camino surge la necesidad de asociarlos a un documento. “Entonces se le van agregando funciones, se complejiza, y sin darse cuenta, termina convirtiéndose en un sistema de gestión documental”, explica Daniel Bustamante, Solution Manager de Envision.

Desde una visión más conceptual, Francisco Castillo, Gerente de Operaciones de Facele, afirma que “el documento es la evidencia de una acción. Pero hoy no solo gestionamos papeles, también contenido y conocimiento”. Es decir, se amplía el espectro: de documentos físicos, a flujos digitales y a activos de conocimiento. Esta visión de largo alcance conecta la gestión documental con la administración del conocimiento organizacional, abriendo paso a una evolución natural hacia soluciones más dinámicas, interactivas y automatizadas. “Ahí está el factor crucial en la gestión documental: ese trabajo -humano, automatizado o potenciado por tecnología- de enriquecer los documentos. Porque solo así podemos acceder a ellos fácilmente, reutilizarlos o incluso usarlos con fines probatorios”, enfatiza.

Lo que realmente hay que hacer es gestionar el conocimiento, no solo los documentos; “la clave está en aprovechar la información que se genera en los procesos de negocio, en sacar valor para que ese conocimiento esté disponible, accesible y se transforme en una herramienta para tomar mejores decisiones”, asevera Eduardo Villablanca, CEO de BP Soluciones.

En esa misma línea, Jaime Espinosa, Gerente Comercial de Biin, enfatiza que “la gestión documental no nació con la tecnología. Siempre ha estado. Lo relevante hoy es cómo disponemos la tecnología a partir de la necesidad de gestionar el documento y que ahora es resolver temas a partir de los datos”.

Se trata de un aspecto que se debe llevar a una dimensión más amplia de negocio. A juicio de Mauricio Saavedra, Director Comercial para Latinoamérica de DocPath, la gestión documental existe porque las organizaciones tienen procesos, y estos están diseñados para optimizar la gestión de sus operaciones. Al buscar hacerlos más eficientes comenzó la necesidad de registrar información, categorizarla y darle valor. Así esta se convierte en datos que permiten tomar decisiones para mejorar. “Entonces, si lo miramos desde una perspectiva de negocio, la gestión documental es un back-office que organiza, guarda y da lógica cronológica a los documentos, pero debe transformarse en una herramienta de gestión para los clientes del negocio”, asevera. “Y esa es la evolución que falta entender”, enfatiza.

Incorporarla en áreas como ventas, atención al cliente, operaciones o incluso compliance puede hacer una gran diferencia en agilidad y efectividad.

El rol protagónico de la Inteligencia Artificial en la gestión documental

Los proveedores coinciden en el rol protagónico que está adquiriendo la Inteligencia Artificial en la evolución de la gestión documental. El ejecutivo de BP Soluciones, enfatiza: “la IA es el ‘core’ de muchos de nuestros procesos. Gracias a ella podemos llegar al contenido de documentos que no fueron ingresados ni catalogados para ciertas búsquedas. Nos permite consultar, analizar, incluso predecir, y todo en tiempo real”. Esa capacidad de acceder al contenido no estructurado y convertirlo en insumos de análisis predictivo marca un antes y un después en este avance.

“Muchos proyectos parten gestionando solo datos, pero cuando se integran documentos, se transforman en gestión documental. Hoy, prácticamente todo lo es: si un sistema procesa datos y los vincula a un documento, ya estamos hablando de gestión documental”, enfatiza el ejecutivo de Envision. “En la actualidad, todos los gestores documentales deben tener inteligencia digital. Ya no es opcional: las empresas lo exigen. Y en pocos años, la búsqueda tradicional será reemplazada por asistentes inteligentes capaces de responder directamente, sin necesidad de navegar por carpetas”, agrega.

Esto refleja la convergencia de los sistemas documentales con herramientas de automatización de procesos y flujos de trabajo inteligentes, donde la trazabilidad y la respuesta ágil son críticas. Sin embargo, la IA también abre nuevos desafíos. Según el ejecutivo, “todavía hay tres grandes problemas: la alucinación, el prompt injection y la seguridad. Los modelos responden incluso cuando no saben, y pueden entregar información sensible si no se controla adecuadamente”.

Estas problemáticas revelan la urgencia de establecer políticas de control, auditoría y validación sobre los datos que se utilizan para entrenar y alimentar estos sistemas.

De acuerdo a Igor Mallea, Jefe de Desarrollo de Grupo Datco, los clientes están pidiendo Copilot sin haber ordenado sus datos. Y eso es riesgoso: un asistente mal configurado puede entregar nóminas de sueldos completas a quien no debe. Según explica, hay herramientas que ayudan a clasificar, etiquetar y gobernar los datos, pero requieren asesoría y tiempo para implementarse adecuadamente.

“La gestión documental, la ley de protección de datos y la inteligencia artificial deben ir de la mano. Si la información no está bien organizada, los propios usuarios podrían acceder a documentos que la empresa no quiere que vean”, indica.

Seguridad, normativas y desafíos regulatorios

La necesidad de considerar la seguridad como pilar inseparable de toda estrategia documental es algo clave. Jorge Beas, Subgerente de Soluciones Avanzadas de Kyocera Document Solutions, precisa: “No se trata solo de almacenar o usar la información de manera eficiente para el negocio, sino de asegurar que esté protegida, que no se pierda ni se altere, y que exista trazabilidad sobre quién accedió, cuándo y con qué propósito”. Este valor intangible obliga a las organizaciones a implementar protocolos que garanticen no solo la disponibilidad del documento, sino también su confidencialidad y trazabilidad.

Reforzando esta visión, el profesional de Sovos indica que “la seguridad y el cumplimiento normativo -incluyendo los flujos de firma y el control de acceso a documentos- son aspectos críticos del gestor documental. Muchas organizaciones operan en entornos altamente regulados, por lo que esta dimensión debe entenderse como una arista crítica dentro del ciclo de vida del documento”.

Las normativas que regulan la gestión documental, como la ISO 15489 (enfocada en este tema) e ISO 27001 (centrada en la seguridad de la información), no solo estructuran el ciclo completo de los documentos -desde su creación, revisión y disposición, hasta quién accede a qué y por cuánto tiempo-, sino que además elevan el estándar operativo, convirtiendo esta práctica en una pieza clave del compliance corporativo. 

En Chile, este marco regulatorio ha ganado fuerza en los últimos años. Como señala el ejecutivo de Ricoh, lo que hoy está impulsando la transformación digital en las organizaciones es, en gran parte, la Ley de Protección de Datos y la Ley de Transformación Digital del Estado. Mientras el sector público está obligado a adaptarse, el privado todavía muestra cierta reticencia, muchas veces por temor al costo que implica esa transición, pero hay que entenderlo como una inversión estratégica y no un gasto.

Para el ejecutivo de DocPath, “la ley de protección de datos nace por el mal uso que se hizo de los datos. Hay bancos que llaman con información que nunca se les dio. Esa vulnerabilidad es la que la normativa busca corregir”. Y añade que la ISO muchas veces es un requisito comercial más que una garantía de buenas prácticas reales. “Cumplir una norma no garantiza que lo hagas bien. Hay empresas que tienen el certificado, pero igual siguen guardando información sin control”, agrega.

El cambio cultural de la gestión documental con Inteligencia Artificial

A juicio de los proveedores, la gestión documental no es solo un proyecto tecnológico o de Inteligencia Artificial, sino una transformación profunda que impacta en la cultura organizacional y la forma en que se trabaja.

Eduardo Villablanca advierte que, pese a su importancia, muchas organizaciones aún no cuentan con gerencias dedicadas a la gestión de la información, lo que limita la capacidad de establecer acuerdos, asegurar trazabilidad y proteger el capital intelectual. Incluso cuando se avanza en procesos de digitalización, el cambio no se sostiene si no se baja la estrategia a la operación: “como ocurrió en una asesoría estatal que realizamos, volvimos al mes y ya habían retomado el uso del libro físico”.

En este contexto, el profesional de Kyocera subraya que uno de los factores críticos para el éxito es integrar al usuario final desde el inicio. Si se le excluye, es probable que se resista o incluso boicotee la implementación. En cambio, cuando se le incorpora como parte del proceso, se convierte en un aliado clave para impulsar el cambio.

Por su parte, Ariel Schmeisser, Gerente de Productos Digitales de Nectia by Apiux, identifica la barrera cultural ligada al apego al papel, que dificulta adoptar el trabajo digital. Según explica, la gestión documental nació en los años 90 con el objetivo de eliminar el papel, pero el término hoy está cargado de una visión anclada en lo físico. “Cuando uno habla de gestión documental, muchos piensan en papeles. Aún hoy, se imprime un documento digital para firmarlo a mano y guardarlo físicamente. Esa barrera cultural es difícil de superar”. El reto es generar procesos de acompañamiento que permitan romper estos hábitos arraigados y promover una nueva lógica de trabajo digital.

Muchas empresas -señala- siguen creando documentos digitales como si fueran físicos, enviando PDFs que imitan al papel, imprimiéndolos, firmándolos a mano y luego almacenándolos en depósitos que ocupan más espacio que las oficinas mismas. Esta práctica, asegura, no tiene sentido si el documento ya nació digital. Cambiar esta mentalidad es uno de los mayores desafíos para una gestión documental moderna y efectiva.

Una visión de futuro

Sobre el futuro de la gestión documental, los proveedores concuerdan en que el verdadero valor hoy está en la gestión de datos, la automatización inteligente y la experiencia fluida del usuario. Las tecnologías emergentes, especialmente la Inteligencia Artificial, están redefiniendo no solo cómo se almacenan los documentos, sino cómo se generan, acceden y se vinculan al conocimiento crítico del negocio.

El ejecutivo de Facele plantea que ya no se trata solo de organizar documentos: “La Inteligencia Artificial está cambiando la forma de producirlos. El ciclo completo —producción, clasificación, metadatos— dejará de ser humano. El reto será parametrizar bien la IA para que haga ese trabajo de forma inteligente y confiable”. A su juicio, esto cambiará también la forma de acceder a la información: “No queremos buscar documentos, queremos respuestas”.

Según el profesional de BP Soluciones, “el cliente final no tendrá gestión documental. Él va a trabajar solamente. Detrás de su actividad, el sistema gestionará todo”. Agrega que será ideal que las personas interactúen con herramientas conocidas —como el celular o una app— sin saber siquiera que hay un documento de por medio.

Jorge Beas coincide en que el centro de esta evolución está en los datos, no en los formatos: “Ya no es gestión de documentos, es gestión de datos. Físicos, digitales, metadatos, da lo mismo”. Y esta revolución tecnológica trae consigo una responsabilidad formativa: “Como cualquier herramienta, si la uso bien, resuelvo; si la uso mal, puedo dañar. Por eso tiene que formar parte de la educación digital, desde niños hasta adultos”, precisa.

Sumando una perspectiva técnica, Óscar Gómez destaca que el verdadero potencial está en cómo procesamos los documentos de manera más eficiente. “Por ejemplo, si logramos ‘apificar’ nuestros gestores —ya que muchos aún operan solo en la web—, podríamos empujar los documentos con mayor velocidad, incluso integrando la firma digital como parte del proceso final. Ese es el camino: una vez integrados, aplicarles IA para clasificarlos y analizarlos. Así es como podemos ganar velocidad operativa y, con ello, mejorar la experiencia del cliente”, asevera.

Como parte de una implementación concreta, el profesional de Grupo Datco detalla que están trabajando con RAG (Retrieval-Augmented Generation), entrenando modelos de lenguaje en temas específicos y conectándolos a chatbots. “Ya nadie quiere buscar en manuales, quieren hacer una pregunta y recibir una respuesta inmediata”, indica. A juicio de Mauricio Saavedra, “las compañías del futuro usarán habilitadores digitales que permitan procesos on demand, y ojalá pagados por uso. Eso será disruptivo frente a cómo pensamos hoy la gestión documental”.

Recomendaciones finales: por dónde empezar

Al momento de abordar la transformación digital y la gestión de la información, los expertos de área coinciden en algunas recomendaciones fundamentales:Comenzar por un proceso concreto que represente un “dolor” en la organización.

• Iniciar en pequeña escala y escalar en el tiempo con una plataforma flexible.
• Tener claro el propósito del proyecto, es decir, el “para qué”.
• Proyectarse en el corto plazo: ¿Qué procesos necesito digitalizar hoy para llegar a donde quiero estar?
• No se trata solo de implementar IA, sino de entrenarla, evaluarla y asegurar que aporte valor, siempre con foco en la seguridad de los datos.
• Asegurarse de que las plataformas sean usables, se integren con lo existente y tengan una curva de aprendizaje razonable.
• Involucrar al usuario final desde el inicio.
• Y, sobre todo, dejarse asesorar: priorizar el valor por sobre el precio y elegir soluciones que escalen en el tiempo.

La gestión documental con inteligencia artificial ya no es una promesa: es la columna vertebral de la empresa digital.

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Sistema de Gestión Documental Archivístico

Sistema de Gestión Documental Archivístico

Por: Lic. Carmen Marin de Gonzalez (con asistencia de IA de Google)

Un sistema de gestión documental archivístico es un conjunto de herramientas, procesos y normas que facilitan la organización, almacenamiento, acceso y conservación de documentos, tanto físicos como electrónicos, dentro de una organización o institución. Su objetivo principal es asegurar la eficiencia en el manejo de la información, garantizar la seguridad y facilitar la recuperación de documentos relevantes para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones legales.

Componentes clave de un sistema de gestión documental archivístico:

Software de gestión documental:

Permite la captura, almacenamiento, organización y búsqueda de documentos digitales.

Instrumentos archivísticos:

Incluyen tablas de retención documental, cuadros de clasificación, programas de gestión documental, etc., que establecen las reglas para la gestión de los documentos.

Archivos de gestión:

Son los espacios donde se custodian los documentos generados por las diferentes áreas de la organización.

Archivo central:

Es el centro de gestión de toda la documentación de la institución, responsable de la conservación y acceso a los documentos.

Normativa:

Conjunto de leyes y reglamentos que rigen la gestión documental y la conservación de los archivos, tanto en el ámbito público como privado.

Beneficios de implementar un sistema de gestión documental archivístico:

Mejora la eficiencia:

Facilita la búsqueda y acceso rápido a la información, ahorrando tiempo y recursos.

Mayor seguridad:

Protege la información sensible y evita pérdidas o accesos no autorizados.

Cumplimiento normativo:

Ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la gestión documental.

Optimización de procesos:

Agiliza los flujos de trabajo y facilita la colaboración entre diferentes áreas de la organización.

Conservación a largo plazo:

Asegura la preservación de documentos históricos y relevantes para la organización.

En resumen, un Sistema de Gestión Documental Archivístico es una herramienta esencial para cualquier organización que busca optimizar la gestión de su información, mejorar su eficiencia y cumplir con sus obligaciones legales.

Profesional que debe dirigir el  el Sistema de Gestión Documental Archivistico

El profesional que debe dirigir un Sistema de gestión Documental Archivístico es un Licenciado en Archivología con formación y experiencia en el área. Esta persona debe poseer conocimientos sólidos en la organización, conservación y gestión de documentos y archivos, así como habilidades de liderazgo y gestión de equipos

Propósito General

Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental Archivístico de los archivos físico y digital, y sus Componentes, para custodiar y organizar el material documental, con la finalidad de facilitar la búsqueda y consulta de los documentos a los directivos y colaboradores de la empresa o institución, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación.

Funciones Principales 

Planificar, dirigir, organizar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades relacionadas con los procesos archivísticos, y la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.

Descrpción de las funciones

Análisis

• Estudio y análisis de los documentos que forman el Sistema de Gestión Documental Archivístico, tanto físicos como electrónicos para su ubicación exacta dentro del sistema de archivos, estos pueden ser: correspondencias, documentos administrativos, libros contables, facturas, legales, anuarios, informes, planos, y todo aquello que sea producto de la gestión administrativa documental de las empresas. Este análisis se realiza tanto al material documental vigente como aquel que ya ha perdido vigencia administrativa para su conservación o eliminación.
• Estudiar y analizar las estructuras físicas y de carácter ambiental en el que se realizan las operaciones archivísticas en los diversos sitios en los que se encuentran los archivos y documentos para su debida adecuación, así como el mobiliario, equipos, y herramientas y materiales necesarias

Diseño y Elaboración: 

• Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento de los archivos que forman el Sistema de Archivos Físico y Digital de la empresa o institución: Archivo General o Central, Archivos Anexos, Archivos Juridicos, Archivos Descentralizados con Control Central (sucursales), Archivos Contables, Archivos de Recursos Humanos, etc. 
• Elaborar los Cuadros de Clasificación (CDC) y la Nomenclatura de cada Unidad Administrativa para organizar debidamente la documentación que estas generan
• Diseño y creación del Archivo Digital de la  Empresa o Institución
• Diseñar los Sistemas Organizacionales de Archivos Normas y Procedimientos
• Elaborar y proponer las normas de acceso a la documentación
• Preparar informes de gestión del área
• Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del Sistema de Gestión Documental de Archivos Físico y Digital, y al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar la organización documental.

Planificación, Control y Coordinación 

• Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
• Dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.
• Comunicar efectivamente en el último trimestre del año a todas las unidades administrativas la necesidad de organización de sus documentos para que los entreguen al Archivo Central el primer trimestre del año lectivo
• Garantizar el cumplimiento de la productividad y las metas, asegurando el alto desempeño por parte del personal a su cargo.
• Observar el fiel cumplimiento del horario del personal a su cargo y de las políticas y directrices de la empresa o institución, verificando asistencias, ausencias, uso del uniforme y equipo de seguridad industrial, entre otros.
• Cualquier otra actividad referida al área de conocimiento archivístico que requiera de su colaboración inmediata por ausencia o falta de personal
• Observar que se mantenga actualizado el Sistema de Gestión Documental de Archivos Físico y Electrónico por el ingreso de nueva información.
• Estudiar, diseñar y planificar metas y objetivos para la mejora de los procesos y procedimientos en aras de un mejor rendimiento.

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Palencia anfitriona del XXXIV Congreso de Archiveros de la Iglesia en España

Palencia acogerá en septiembre el XXXIV Congreso de Archiveros de la Iglesia en España
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Palencia acogerá en septiembre el XXXIV Congreso de Archiveros de la Iglesia en España

La ciudad de Palencia será la anfitriona del XXXIV Congreso de Archiveros de la Iglesia en España, un evento que reunirá a expertos en un entorno cargado de historia y espiritualidad. Conocida como la antigua Pallantia, Palencia, descrita por Santa Teresa de Jesús en 1582 como una ciudad de «gente de la mejor masa y nobleza», ofrecerá a los asistentes un marco incomparable para explorar la riqueza de sus archivos eclesiásticos y su legado cultural.

Los asistentes al Congreso no solo profundizarán en la importancia de los archivos eclesiásticos, sino que también podrán sumergirse en el arte y la historia de Palencia. Este encuentro promete ser una experiencia única, donde pasado y presente se entrelazan en una ciudad que sigue siendo un faro de nobleza y cultura.

Cada año, este Congreso reúne entre 80 y 100 profesionales vinculados a los Archivos Eclesiásticos de diversas diócesis, universidades e instituciones religiosas de España. Además, el evento está abierto a otros participantes interesados, como archiveros locales de la sede anfitriona, en este caso Palencia, lo que enriquece el intercambio de experiencias y conocimientos sobre la gestión y conservación del patrimonio documental.

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Convenio de educativo entre el Congreso y el Archivo Histórico

Pacta Congreso Convenio de educativo con Archivo Histórico
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El objetivo es establecer las bases generales y mecanismos operativos de colaboración en los campos de la investigación y los servicios de apoyo jurídico y tecnológico

Con el propósito de establecer las bases generales y mecanismos operativos de colaboración en los campos de la investigación y los servicios de apoyo jurídico y tecnológico, el Congreso del Estado de San Luis Potosí y el Archivo Histórico del Estado “Antonio Rocha”, firmaron un Convenio de Colaboración para impulsar cursos de capacitación, conferencias, seminarios, diplomados, talleres.

El convenio fue firmado por la Doctora Yolanda Camacho Zapata Directora del Archivo Histórico; el diputado Cuauhtli Fernando Badillo Moreno, presidente de la Directiva del Congreso del Estado; el diputado Héctor Serrano Cortés, presidente de la Junta de Coordinación Política; y el diputado Carlos Arreola Mallol, Director del Instituto de Investigación y Evaluación Legislativa.

El diputado Cuauhtli Fernando Badillo Moreno, presidente de la Directiva del Congreso del Estado, reconoció el esfuerzo del Archivo Histórico del Estado por preservar y difundir la historia de San Luis Potosí, objetivo que comparte con el Poder Legislativo para fortalecer sus mecanismos de archivo y con ello, preservar la cultura legislativa.

Señaló que con motivo del Aniversario del Bicentenario de la Primera Constitución de San Luis Potosí, se impulsan trabajos para el registro de su evolución, desde su creación y las modificaciones que se han realizado en beneficio de la sociedad.

En el mismo sentido, el diputado Héctor Serrano Cortés, presidente de la Junta de Coordinación Política del Congreso del Estado, sostuvo que San Luis Potosí ha formado parte de las acciones de formación de la patria, y reconoció el trabajo del Archivo Histórico, que “genera el conocimiento de nuestro origen y nuestro destino, porque la historia es la identidad y San Luis Potosí, está lleno de gloria”.

El diputado Carlos Arreola Mallol, Director del Instituto de Investigación y Evaluación Legislativa refrendó el compromiso del Congreso del Estado por realizar una serie de seminarios y conferencias que permitan concluir en una publicación para actualizar el marco biográfico de la Constitución de San Luis Potosí.

“Estamos a tiempo de analizar y reflexionar sobre el San Luis que queremos, es muy buen momento y los invitamos para que participen en las actividades del Instituto y con ello, podamos acercar la historia y su Congreso desde otra perspectiva”.

Durante su mensaje, la Directora del Archivo Histórico, Yolanda Camacho Zapata, dijo que se ha fortalecido el trabajo para la preservación de la memoria histórica de San Luis Potosí; además de la investigación y difusión de sus fondos documentales que son una herramienta invaluable para académicos, investigadores, estudiantes y público en general.

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