AI-VVAD: Inteligencia Artificial para Verificación y Valoración Automática de Documentos

AI-VVAD: Inteligencia Artificial para la Gestión Documental en El Archivo General De Colombia
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El Archivo General de Colombia da un paso histórico con AI-VVAD, un sistema de inteligencia artificial que automatiza la verificación y valoración de documentos, marcando el futuro de la gestión documental en el país.

El 15 de mayo de 2025, el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN) anunció un hito en su proceso de transformación digital. Su proyecto AI-VVAD (Inteligencia Artificial para Verificación y Valoración Automática de Documentos) fue reconocido como ganador en la I Convocatoria Iberoamérica Digital 2025, un programa de cooperación internacional enfocado en innovación tecnológica. Según la Secretaría General Iberoamericana, esta iniciativa “desarrollará un algoritmo de inteligencia artificial para optimizar la verificación y valoración automática de documentos en entornos digitales de archivo” . En otras palabras, el AGN implementará herramientas de automatización documental basadas en IA para agilizar la revisión de sus fondos documentales y determinar de forma autónoma el valor archivístico de cada documento.

Este logro marca un antes y un después en la gestión de archivos en Colombia. No solo posiciona al AGN como referente regional en la aplicación de inteligencia artificial, sino que demuestra el potencial de la gestión documental inteligente para preservar el patrimonio documental de la nación de manera más eficiente. A continuación, exploramos en profundidad el impacto de AI-VVAD en la gestión documental, la preservación digital y qué lecciones ofrece a empresas colombianas de sectores B2B con alto volumen de documentación electrónica.

IA-VVAD: innovación en verificación y valoración automática de documentos

En el mundo de los archivos, verificar un documento implica comprobar su integridad, autenticidad y calidad de metadatos, mientras que valorar un documento se refiere a decidir su importancia histórica, legal o administrativa para determinar cuánto tiempo debe conservarse (por ejemplo, aplicando la tabla de retención documental correspondiente). Estas tareas tradicionalmente requieren trabajo experto, análisis manual y cumplimiento de normativas archivísticas. El proyecto AI-VVAD surge para revolucionar este proceso: emplea algoritmos de inteligencia artificial para analizar documentos digitales masivamente y automatizar tanto la detección de posibles errores como la estimación del valor de conservación de cada archivo.

La aplicación de IA promete grandes ventajas en este contexto. Por ejemplo, una IA entrenada puede verificar inconsistencias o problemas de calidad en documentos digitales que pudieran pasar inadvertidos al ojo humano. Ya se han documentado casos donde “la IA puede usarse para verificar errores o inconsistencias en el contenido de los documentos, tales como errores de ortografía, campos de indexación vacíos o formatos incorrectos. Esto ayuda al personal de documentación a asegurarse de que el tratamiento documental sea preciso y consistente” . En el AGN, esto significará que AI-VVAD apoyará el control de calidad de cientos de miles de páginas digitalizadas, validando metadatos, detectando duplicados o faltantes, y garantizando que cada documento cumpla con estándares de archivo y gestión documental antes de ser preservado a largo plazo.

Pero el aspecto más revolucionario es la valoración automática. En archivística, decidir qué conservar permanentemente (por su valor histórico o cultural) y qué eliminar tras cierto tiempo (según ley y cumplimiento normativo) es una labor crítica. AI-VVAD busca agilizar la identificación de documentos de valor permanente versus aquellos de descarte, basándose en patrones que aprende de decisiones archivísticas previas. Expertos del sector ya vislumbran este camino: “¿Cómo podemos facilitar la valoración de documentos en un fondo documental acumulado? ¿Cómo acelerar el análisis para la elaboración de Tablas de Retención Documental?… ¿De qué manera la IA puede apoyar la toma de decisiones para la preservación digital a largo plazo?” . Precisamente, el AGN pretende que su IA responda estas preguntas, convirtiendo años de experiencia archivística en modelos algorítmicos capaces de recomendar plazos de retención y detectar documentos con valor histórico para la preservación digital permanente. El resultado esperado es un archivo nacional más depurado, donde la documentación electrónica de alto valor esté identificada y bien protegida, mientras que los documentos con ciclo de vida cumplido puedan ser dispuestos de manera oportuna y conforme a la ley.

Impacto en la gestión documental y la preservación del patrimonio documental

La introducción de AI-VVAD en el Archivo General tendrá un impacto directo en la eficiencia y eficacia de la gestión documental diaria. Integrar sistemas de gestión documental con inteligencia artificial permite automatizar procesos que antes eran manuales y lentos. Por ejemplo, las tareas de clasificación e indexación de documentos –que consumen incontables horas de archivistas y gestores documentales– ahora pueden delegarse a la IA. Un algoritmo bien entrenado puede analizar y organizar documentos sin intervención manual, diferenciando tipos documentales y asignando las etiquetas o metadatos correctos en segundos. Tal como señala un estudio de OpenKM, “La IA permite la automatización de procesos mediante sistemas que pueden analizar y organizar documentos sin intervención manual. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también minimiza los errores humanos y reduce el tiempo empleado en la clasificación y el archivado de documentos” . En el AGN, esto se traducirá en una agilización drástica de la digitalización documental y procesamiento de nuevos ingresos documentales: los expedientes que ingresen en formato digital o sean escaneados podrán clasificarse automáticamente según su serie documental, asignándoles de inmediato su código archivístico y ubicándolos en la estructura adecuada del repositorio.

Otro beneficio clave es el fortalecimiento del cumplimiento normativo en materia de gestión de documentos. Colombia cuenta con un robusto marco legal (Ley General de Archivos 594 de 2000, entre otras normas) que obliga a las entidades a mantener archivos organizados, con sus respectivas Tablas de Retención Documental y procesos de conservación. Al incorporar IA, el Archivo General podrá asegurar con mayor rigor que cada documento siga su curso legal: la IA ayudará a aplicar las reglas de retención correctamente, alertando cuándo un documento está próximo a cumplir su tiempo de conservación en el archivo de gestión (archivo activo) para transferirlo al archivo central o histórico, o cuándo se debe eliminar información expirada. Esto aporta transparencia y trazabilidad, respaldando auditorías y evitando sanciones. Incluso en contextos de protección de datos personales, la IA puede identificar información sensible en documentos y facilitar su anonimización o eliminación conforme a leyes como ley 1581 de protección de datos –y en un contexto laboral cambiante con normativas como la Ley 2101 de 2023 sobre reducción de la jornada laboral, la automatización garantiza que el volumen de trabajo archivístico se pueda manejar eficientemente dentro de menores horas de trabajo semanales.

Asimismo, AI-VVAD impulsa la preservación digital del patrimonio documental de Colombia. Al optimizar la valoración documental, el AGN puede enfocar sus recursos en conservar adecuadamente los documentos realmente valiosos para la memoria histórica. La IA ayudará a identificar, entre millones de páginas, aquellos documentos únicos o de alto valor que ameritan preservación especial (migración a formatos duraderos, múltiples copias de seguridad, etc.). De igual forma, al mejorar la calidad de los metadatos y la organización, se facilita la preservación a largo plazo porque los documentos estarán mejor descritos, contextualizados y en formatos estandarizados. En resumen, el AGN estará más preparado para conservar la memoria institucional y nacional en la era digital, asegurando que las futuras generaciones accedan a documentos auténticos y bien cuidados.

Inspiración para sectores B2B con alto volumen documental

El caso de AI-VVAD no solo beneficia al sector público archivístico; es también un ejemplo inspirador para diversas industrias privadas en Colombia que manejan grandes volúmenes documentales. Sectores B2B como retail, manufactura, recursos humanos y salud (hospitales) se encuentran entre los más intensivos en documentación y pueden extraer lecciones valiosas de esta experiencia.

Retail (comercio minorista): Empresas de retail generan y archivan miles de facturas, recibos, órdenes de compra, documentos de inventario y correspondencia con proveedores. Implementando soluciones de automatización documental con IA, un retailer podría clasificar automáticamente facturas y comprobantes, extraer datos clave (monto, fecha, NIT, etc.) e integrarlos en su ERP sin digitación manual. Esto reduce errores contables y agiliza el ciclo de pago. Además, la IA puede aplicar la política de retención adecuada –por ejemplo, conservar facturas por el periodo exigido por DIAN (autoridad tributaria) y luego disponerlas– garantizando cumplimiento normativo fiscal y contable. Un ejemplo internacional ilustra el potencial: la compañía alemana Connox automatizó con IA la verificación y revisión de todos sus documentos de compra, logrando “reducir el tiempo dedicado a la tramitación de pedidos en un 70%” . Este tipo de mejora en eficiencia y productividad podría replicarse en retailers locales que adopten sistemas de gestión documental inteligentes.

Manufactura: Los fabricantes manejan documentación masiva: órdenes de producción, planos, manuales técnicos, registros de calidad, documentos de proveedores y logística, entre otros. La IA puede integrarse con los sistemas de gestión documental industriales para ordenar automáticamente planos y especificaciones según producto o línea de producción, o para extraer datos de guías de despacho y alimentar sistemas de seguimiento. Además, en manufactura es clave el cumplimiento de normas ISO de calidad y trazabilidad documental. Un motor de IA puede verificar que cada producto tenga sus documentos de calidad completos y firmados digitalmente, marcando aquellos expedientes incompletos para acción inmediata. También facilita la preservación digital de know-how: manuales antiguos en papel pueden digitalizarse y la IA reconocería su texto (OCR inteligente) para volverlos documentos electrónicos accesibles mediante búsquedas avanzadas.

Recursos Humanos: Los departamentos de RR.HH. acumulan expedientes laborales, contratos, hojas de vida, evaluaciones, documentos de seguridad social y más, año tras año. Migrar a un archivo digital potenciado con IA simplifica enormemente su gestión. Por ejemplo, al ingresar un nuevo empleado, un sistema inteligente puede crear su carpeta electrónica automáticamente, clasificando sus documentos personales, contrato, anexos, etc. según tipos documentales predefinidos. Puede extraer fechas clave (vencimiento de contratos, renovaciones, certificaciones) y programar alertas. En cuanto a retención documental, la IA ayudará a aplicar la legislación laboral y de protección de datos: por ejemplo, la normativa podría exigir conservar documentos laborales por cierto número de años tras el retiro del empleado y luego eliminarlos. Un algoritmo puede hacer seguimiento y asegurarse de que se cumpla ese ciclo de vida documental. Así, RR.HH. reduce el riesgo de guardar información obsoleta o, por el contrario, perder documentos que legalmente debía guardar. Todo esto, con menos esfuerzo manual, permitiendo al personal de talento humano enfocarse en tareas más estratégicas.

Salud (Hospitales y Clínicas): El sector salud es quizá el de archivo más voluminoso y crítico, con historiales clínicos, órdenes médicas, resultados, facturas y registros legales que deben gestionarse con rigurosidad. La digitalización documental en hospitales, apoyada por IA, transforma la atención: la IA puede indexar automáticamente cada nuevo documento en la historia clínica electrónica del paciente, reconocer textos escritos a mano de fórmulas médicas o anotaciones de especialistas, y alertar si faltan documentos requeridos (por ejemplo, consentimientos informados). Además, en un hospital es vital el cumplimiento normativo en archivos clínicos: la ley exige conservar historias clínicas por un mínimo de años determinado por las autoridades de salud. Un sistema inteligente no solo asegura que se retenga cada registro el tiempo debido, sino que también puede anonimizar datos para investigación sin violar privacidad o depurar registros expirados para liberar espacio, todo de forma controlada. Firmas especializadas señalan que “utilizando IA y visión artificial, los hospitales pueden escanear facturas, recibos y documentos… y extraer datos automáticamente” , integrando esa información en sus sistemas de gestión hospitalaria. Esto mejora la calidad del servicio al paciente (menos tiempo buscando papeles) y reduce costos operativos.

En todos estos ejemplos sectoriales, la inspiración central que brinda AI-VVAD es que la IA aplicada a la gestión de documentos aporta ventajas medibles: agiliza procesos internos, disminuye errores, asegura el cumplimiento de normativas (sean fiscales, laborales, sanitarias, etc.) y libera al talento humano de tareas repetitivas para concentrarse en actividades de mayor valor. Implementar soluciones similares en entornos empresariales colombianos podría traducirse en aumento de productividad y competitividad. Además, demuestra que la transformación digital no es exclusiva de las empresas de tecnología; también industrias tradicionales pueden adoptar IA en sus procesos documentales sin perder el control sobre su información.

Tendencias, beneficios y desafíos de la automatización documental con IA

La incorporación de inteligencia artificial en la gestión documental forma parte de una tendencia más amplia de automatización inteligente en las empresas. Cada vez más organizaciones, tanto en Latinoamérica como a nivel global, están implementando sistemas de gestión documental enriquecidos con capacidades de IA –también conocidos como IDP (Intelligent Document Processing) o procesamiento inteligente de documentos– para manejar el creciente volumen y velocidad de información en la era digital.

Beneficios principales: Las ventajas de estas tecnologías se reflejan en diversos niveles de la operación empresarial. Uno de los beneficios más destacados es la eficiencia y reducción de costes: al automatizar tareas manuales (clasificar, ingresar datos, archivar), se reducen significativamente los tiempos de procesamiento y los errores humanos, lo que a su vez disminuye costos operativos. Un informe destaca que la automatización con IA permite acortar ciclos de proceso y tomar decisiones más rápidas, mejorando incluso el servicio al cliente y generando mayores ingresos . También mejora la precisión de los datos: las IA modernas pueden extraer información relevante de documentos con altos niveles de exactitud, incluso desde documentos escaneados de baja calidad o texto manuscrito, elevando la calidad de los datos disponibles para la toma de decisiones. Otro beneficio es el cumplimiento y la seguridad: la IA puede aplicar controles para garantizar que se respeten políticas de seguridad de la información y regulaciones (por ejemplo, cifrado de datos sensibles, registro de auditorías automáticas de quién accede a qué documento, cumplimiento de normas como GDPR en contexto internacional) . Y no menos importante, estas soluciones escalan con el crecimiento del negocio: un sistema inteligente puede pasar de procesar cientos a miles de documentos diarios sin pérdida de rendimiento, algo que no es viable solo con personal humano.

Pese a estos retos, las tendencias indican que la automatización documental seguirá profundizándose. Herramientas de IA generativa, por ejemplo, comienzan a usarse para resumir documentos largos, traducir contenido automáticamente o incluso responder consultas de usuarios basadas en la información de los archivos corporativos. Las empresas que adopten tempranamente estas tecnologías tendrán ventaja en rapidez de acceso a la información y capacidad de reacción. En contraste, las organizaciones que se queden rezagadas enfrentan riesgos de eficiencia y de incumplimiento regulatorio al no poder gestionar adecuadamente la avalancha de datos y documentos que caracteriza al mundo actual.

Conclusión

La experiencia del Archivo General de la Nación con el proyecto AI-VVAD demuestra que incluso instituciones tradicionales, encargadas de custodiar nuestra historia, pueden reinventarse mediante la inteligencia artificial. Al automatizar la gestión documental –desde la digitalización documental hasta la valoración y archivo final– el AGN está protegiendo el patrimonio documental de Colombia de forma más efectiva y sentando un precedente para toda Iberoamérica en cómo aplicar IA con un enfoque cultural y de derechos (tal como promueve la Carta Iberoamericana de Entornos Digitales). Este caso de éxito envía un mensaje claro a las empresas colombianas: la transformación digital de los procesos documentales no es opcional, es estratégica.

Implementar soluciones de automatización documental con IA puede marcar la diferencia entre una organización ágil, cumplidora y orientada al cliente, y otra consumida por la burocracia y el papeleo. Los sectores de retail, manufactura, RR.HH., salud, entre otros, tienen ante sí la oportunidad de modernizar sus sistemas de gestión documental, inspirados en las mejores prácticas del AGN y de casos internacionales exitosos. Los resultados esperados –reducción de tiempos, costes optimizados, cumplimiento de la ley y mejor servicio– repercuten directamente en la competitividad del negocio.

En última instancia, adoptar la IA en la gestión de documentos significa liberar el potencial de la información: los datos atrapados en archivos físicos o en PDFs desorganizados pasan a ser conocimiento accesible y útil para la toma de decisiones. Al igual que el Archivo General ahora aprovecha la IA para preservar la memoria de la nación, las empresas pueden usarla para preservar y aprovechar su memoria corporativa (contratos, proyectos, investigaciones, conocimiento acumulado) en beneficio de su crecimiento. Es el momento de dar el paso hacia una gestión documental inteligente, donde cada documento cuente y sume valor, y donde la tecnología y la experiencia humana se combinen para lograr organizaciones más eficientes, seguras y preparadas para el futuro.

Fuentes consultadas

Archivo General de la Nación. (2025, mayo 15). El Archivo General de la Nación gana convocatoria internacional con innovador proyecto de Inteligencia Artificial. https://archivogeneral.gov.co/el-archivo-general-de-la-nacion-gana-convocatoria-internacional-con-innovador-proyecto-de

OpenKM. (s.f.). Gestión documental con inteligencia artificial. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://www.openkm.com/es/blog/gestion-documental-con-ia.html

Lexco. (2023). Automatización de la información documental: Soluciones para optimizar procesos críticos empresariales. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://lexco.com.co/automatizacion-de-la-informacion-documental-soluciones-para-optimizar-procesos-criticos-empresariales

Estrategias Documentales. (2024). La inteligencia artificial en la gestión documental: Una nueva era para los archivos empresariales en Colombia. Recuperado el 28 de mayo de 2025, de https://www.estrategiasdocumentales.com/la-inteligencia-artificial/

Universidad de Antioquia. (2023). Curso: Inteligencia Artificial para la Gestión Documental. https://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/unidades-academicas/interamericana-bibliotecologia

Archivo General de la Nación. (2025). [@archivogeneral]. (15 de mayo). El archivogeneral ha sido reconocido en la I Convocatoria Iberoamérica Digital 2025… [Publicación en Instagram]. https://www.instagram.com/p/DJsHQ-pp0TL/

Facebook – Archivo General de la Nación. (2025). Reconocimiento internacional al proyecto AI-VVAD. https://www.facebook.com/ArchivoGeneral/posts/el-archivogeneral-ha-sido-reconocido-en-la-i-convocatoria-iberoam%C3%A9rica-digital-2/1115492607284648

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Gestión de archivos: impacto de la IA

El impacto de la IA en la gestión de archivos

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La IA ( Inteligencia Artificial) es un conjunto de tecnologías que permiten a las computadoras realizar funciones avanzadas como ver, comprender y traducir lenguaje, analizar datos y hacer recomendaciones, entre otras. Fuente: IBM

Aplicada al mundo empresarial, la IA en la gestión de archivos ha generado una verdadera revolución. Desde la clasificación automática hasta el acceso inmediato a la información, la IA está transformando la forma en que las organizaciones organizan, protegen y aprovechan sus datos. Este avance está mejorando la eficiencia operativa, reduciendo errores y facilitando una administración documental mucho más ágil y efectiva.

El Progreso de la Gestión Documental con Inteligencia Artificial

Aunque la gestión documental ha evolucionado con el tiempo, la incorporación de la IA en la gestión de archivos representa un salto significativo. Gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de información, identificar patrones y aprender con el tiempo, la IA permite automatizar procesos que antes requerían muchas horas de trabajo humano. Esto se traduce en una mayor precisión en la organización, mejor adaptabilidad a los cambios y una optimización general de los procesos documentales.

Clasificación Automática: Superando las Etiquetas Convencionales

Uno de los mayores beneficios de aplicar la IA en la gestión de archivos es su capacidad para clasificar documentos de forma automática y precisa. A diferencia de los sistemas tradicionales, que dependen de etiquetas manuales, los sistemas basados en IA comprenden el contenido y el contexto de cada documento. Esto permite organizarlos de manera inteligente, facilitando el acceso rápido a la información, incluso en entornos con grandes volúmenes de archivos.

Extracción de Datos con Precisión

La IA en la gestión de archivos también permite extraer información clave de documentos escaneados o digitales con una exactitud sorprendente. Puede identificar datos importantes como nombres, fechas, montos o referencias, incluso si están en diferentes formatos o estructuras. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores humanos y garantiza que la información crítica esté siempre disponible y bien organizada.

Organización Dinámica y Adaptativa

A diferencia de los sistemas estáticos, los sistemas de IA en la gestión de archivos pueden aprender y adaptarse a medida que procesan nuevos documentos. Esto significa que la organización de los archivos puede ajustarse automáticamente a las necesidades cambiantes de la empresa sin necesidad de intervención constante. Esta capacidad de adaptación mejora la eficiencia y permite a los equipos centrarse en tareas más estratégicas.

Mejor Acceso y Colaboración entre Departamentos

Gracias a la automatización y clasificación precisa que ofrece la IA en la gestión de archivos, los documentos son más fáciles de encontrar y compartir. Esto mejora la colaboración entre diferentes áreas de la organización, ya que los equipos pueden acceder a la información que necesitan en tiempo real, tomar decisiones más informadas y trabajar de forma más coordinada.

Problemas que Soluciona la Inteligencia Artificial en el Manejo de Archivos

La incorporación de la IA en la gestión documental ayuda a resolver varios problemas comunes en las empresas:

• Desorden y falta de estructura: La IA permite clasificar y organizar archivos de forma automática, reduciendo el caos y la duplicación de documentos.
• Dificultades en la búsqueda: Las funciones de búsqueda avanzada basadas en el contenido y el contexto permiten localizar archivos de manera rápida y exacta.
• Control de versiones: La IA puede ayudar a gestionar distintas versiones de un mismo documento, asegurando que siempre se acceda a la más reciente y manteniendo un historial completo.
• Seguridad y cumplimiento: Los sistemas inteligentes pueden identificar información sensible, aplicar reglas de acceso y detectar posibles riesgos, contribuyendo al cumplimiento normativo.

Ventajas de la Gestión de Archivos con Inteligencia Artificial

• La IA en la gestión de archivos ofrece numerosas ventajas para las empresas:
• Mayor eficiencia: Automatiza tareas repetitivas y reduce el tiempo de procesamiento de documentos.
• Precisión: Minimiza errores humanos al clasificar y extraer información.
• Búsqueda rápida: Facilita encontrar documentos por contenido, contexto y metadatos, mejorando la productividad.
• Colaboración mejorada: Facilita el acceso compartido a la información y fortalece el trabajo en equipo.
• Seguridad avanzada: Protege los documentos mediante controles de acceso, cifrado y monitoreo continuo.

El Futuro de la Gestión Documental con IA

El impacto de la IA en la gestión de archivos no es solo una tendencia, sino una transformación profunda en la forma en que las organizaciones gestionan, almacenan y utilizan la información. A medida que esta tecnología sigue evolucionando, los sistemas documentales incorporarán funcionalidades más avanzadas, inteligentes y automatizadas.

En un futuro cercano, veremos plataformas capaces de comprender mejor el contexto de los documentos, anticiparse a las necesidades de los usuarios y adaptarse a los cambios normativos y organizacionales con mayor agilidad. Serán sistemas más intuitivos, eficientes y responsables, que mejorarán nuestra manera de interactuar con los datos corporativos.

La IA puede ejecutar tareas repetitivas y complejas con una velocidad y precisión que superan las capacidades humanas. Esta automatización, aplicada en soluciones como nuestros servicios de digitalización y clasificación documental, no solo ahorra tiempo, sino que también reduce significativamente los errores humanos y mejora la trazabilidad de la información.

El futuro de la gestión documental será sin duda más inteligente y eficiente, permitiendo a las empresas tomar decisiones más informadas, rápidas y seguras.

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Aplicaciones prácticas para el profesional de Archivo

Inteligencia artificial y archivística: Aplicaciones prácticas para el profesional moderno

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La transformación digital ha revolucionado prácticamente todos los sectores, y la archivística no es la excepción. Con el avance de tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el rol de los archivistas está cambiando drásticamente. Desde la automatización de tareas repetitivas hasta la mejora de procesos estratégicos, los profesionales modernos tienen la oportunidad de rediseñar su labor y potenciar su impacto en un entorno digital.

Impacto de la Inteligencia Artificial en la Archivística

La IA generativa, especialmente en los últimos años, ha captado la atención del mundo por su capacidad de procesar, analizar y generar información. En el ámbito archivístico, estas herramientas no solo agilizan tareas rutinarias como la clasificación y el etiquetado de documentos, sino que también permiten la integración de soluciones avanzadas para la gestión documental. Sin embargo, junto con estos beneficios, surgen desafíos significativos relacionados con la capacitación y la adaptación al cambio tecnológico.

Áreas de Trabajo Archivístico Impactadas

Los archivistas desempeñan una variedad de funciones, desde la organización y resguardo de documentos hasta su análisis y recuperación. Entre las tareas donde la IA tiene un impacto directo destacan:

• Clasificación automática de documentos: Los algoritmos de aprendizaje automático facilitan la categorización de grandes volúmenes de datos con precisión, eliminando la necesidad de tareas manuales.
• Reconocimiento de texto y digitalización: Tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) convierten documentos físicos en archivos digitales accesibles y fácilmente recuperables.
• Análisis de datos históricos: Herramientas de IA permiten explorar patrones y tendencias en archivos históricos, aportando un valor estratégico al análisis documental.
• Aplicaciones Prácticas de la Inteligencia Artificial en la Archivística

Implementar soluciones de IA puede transformar las operaciones archivísticas tradicionales en procesos más eficientes y estratégicos. Algunas aplicaciones clave incluyen:

1. Automatización de Tareas Repetitivas

El tiempo que antes se dedicaba a tareas manuales, como la identificación y clasificación de documentos, ahora puede ser empleado en actividades más estratégicas. Herramientas de IA son capaces de analizar metadatos y sugerir categorías o etiquetas con rapidez y precisión.

2. Análisis Predictivo

La IA predictiva ayuda a prever necesidades futuras en la gestión de archivos, como el acceso a documentos específicos o el análisis de uso de datos. Esto permite a los archivistas adelantarse a las demandas y optimizar recursos.

3. Recuperación Inteligente de Información

Los sistemas de búsqueda avanzados impulsados por IA hacen posible encontrar documentos relevantes mediante el uso de lenguaje natural. Esto mejora la experiencia del usuario y acelera el acceso a la información.

4. Mejora en la Preservación Digital

La IA puede evaluar el estado de documentos digitales y físicos, identificar riesgos potenciales y recomendar acciones preventivas para su conservación a largo plazo.

Retos para el Profesional Archivístico

A pesar de las ventajas, la adopción de la inteligencia artificial no está exenta de desafíos:Resistencia al cambio: Algunos archivistas pueden percibir la IA como una amenaza más que como una herramienta.

Falta de capacitación: La implementación efectiva de IA requiere conocimientos técnicos que no siempre están al alcance de todos los profesionales.

Aspectos éticos y de privacidad: Garantizar el manejo ético de los datos y la seguridad de la información es una prioridad.

Oportunidades para el Archivista Moderno

Lejos de ser una amenaza, la inteligencia artificial abre un abanico de posibilidades para los archivistas que estén dispuestos a adaptarse:

• Desempeño estratégico: Liberados de tareas repetitivas, los archivistas pueden enfocarse en la toma de decisiones informadas y el diseño de estrategias a largo plazo.
• Capacitación y especialización: Dominar herramientas de IA puede diferenciar a los archivistas en un mercado competitivo, elevando su perfil profesional.
• Colaboración interdisciplinaria: La adopción de IA fomenta la colaboración con equipos de tecnología, impulsando la innovación en la gestión documental.

Conclusión

La inteligencia artificial está transformando la archivística, convirtiéndose en una herramienta indispensable para los profesionales modernos. Si bien el cambio puede parecer desafiante, las oportunidades que ofrece superan con creces los riesgos. Los archivistas que adopten estas tecnologías podrán no solo adaptarse al futuro, sino liderarlo, desempeñando un rol estratégico en la preservación y el manejo de la información.

Este es el momento para que los especialistas en información tomen las riendas de su desarrollo profesional y aprovechen el poder de la IA para rediseñar sus funciones, añadiendo valor a su trabajo y a las organizaciones que representan.

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¿Reemplazará la IA al archivista?

¿Por qué la inteligencia artificial no va a reemplazar jamás a un archivista?

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Aunque la IA ha revolucionado muchos aspectos de nuestra vida, hay ciertas tareas que sólo pueden ser realizadas por un experto en archivos. Descubre por qué la labor de un archivista nunca será reemplazada del todo por una máquina.

¿Gestión de documentos mediante IA?

La gestión de archivos y documentos es una tarea vital en cualquier organización. En los últimos años, la inteligencia artificial (IA) ha demostrado ser una herramienta útil para la gestión de archivos, permitiendo la automatización de muchas tareas y la gestión eficiente de grandes volúmenes de información. Sin embargo, a pesar de las ventajas que ofrece, nunca podrá sustituir completamente la labor de un archivista.

Estos son expertos en la gestión de documentos y archivos. Su labor consiste en organizar y clasificar la información de forma eficiente, garantizando que los documentos estén accesibles y disponibles para su uso cuando sea necesario. Aunque la IA puede ayudar en muchas de estas tareas, la labor del archivista va más allá de las capacidades del sistema virtual.

Los archivistas también son expertos en la historia, la cultura y las prácticas de la organización. Entienden el contexto y la importancia de los documentos, lo que les permite tomar decisiones apropiadas sobre la clasificación, almacenamiento y preservación de la información. Además, los archivistas pueden proporcionar asesoramiento y orientación a otros miembros de la organización sobre el uso y manejo de los documentos, lo que ayuda a garantizar la integridad y la precisión de la información.

¿De qué no es capaz la IA que si hace un archivista?

Aunque la IA puede ser muy útil en la gestión de archivos y documentos, tiene limitaciones significativas. Por ejemplo, puede clasificar y organizar los documentos según criterios predefinidos, pero no puede tomar decisiones contextuales basadas en el conocimiento experto sobre la organización. La IA también puede tener dificultades para reconocer y clasificar documentos específicos o únicos, lo que puede ser un problema para los archivos históricos.

Otra limitación importante es su capacidad para trabajar con documentos en diferentes formatos y lenguas. Aunque las IA han mejorado significativamente en la comprensión y procesamiento de diferentes lenguas, todavía hay muchas barreras que superar. Los archivistas, por otro lado, son expertos en la interpretación y el análisis de documentos en diferentes idiomas, lo que les permite comprender el contexto y la importancia de la información contenida en ellos.

Luego está la necesidad de preservar los documentos a largo plazo. A medida que los formatos de archivos cambian con el tiempo, es importante que los documentos se conviertan a formatos que sean compatibles con los sistemas actuales. Además, es importante garantizar que los documentos estén almacenados en condiciones adecuadas para garantizar su preservación a largo plazo. Un archivista tiene el conocimiento y la experiencia necesarios para garantizar que los documentos se preserven adecuadamente, algo que la IA no puede hacer por sí sola a día de hoy.

En resumen, aunque la IA puede ser una herramienta valiosa para la gestión de archivos y documentos, nunca podrá reemplazar completamente la labor de un archivista. Los archivistas son expertos en la gestión de documentos y archivos, y su conocimiento y experiencia son esenciales para garantizar que los documentos estén organizados, accesibles y preservados a largo plazo.

Por ahora, la IA no puede reemplazar la importancia de un archivista en la gestión de documentos y archivos.

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La organización del entorno: los beneficios de organizarse

Vivir en el desorden tiene efectos adversos en la salud mental: los beneficios de organizarse

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Pilar Alvarez

La organización del entorno tiene un impacto directo en la salud mental, y no es simplemente una cuestión estética. Vivir en un ambiente desordenado puede aumentar el estrés, la ansiedad y afectar la productividad diaria. Según Daniel Levitin, neurocientífico de la Universidad McGill de Montreal, “el desorden y la desorganización pueden provocar trastornos crónicos de ansiedad en algunas personas”. Además, el cortisol, la “hormona del estrés”, está asociada con ambientes desordenados, que aumentan la sensación de descontrol y agobio.

Un estudio publicado en el Journal of Environmental Psychology realizado por Catherine Roster demostró que el desorden puede disminuir la sensación de bienestar, felicidad y la seguridad que una persona obtiene de estar en sus espacios personales. Roster, profesora de la Anderson School of Management de la Universidad de Nuevo México, explicó que un entorno desorganizado puede afectar la forma en que nos sentimos con nosotros mismos y el espacio que habitamos, contribuyendo a problemas como el agotamiento y la toma de malas decisiones.

Un escritorio desordenado. La relación entre desorden y salud mental es real (Winnie Au/The New York Times)

Los beneficios de un espacio ordenado son tanto para la salud mental como para la salud física. Joseph Ferrari, profesor de psicología de la Universidad DePaul y experto en la investigación sobre el desorden, destaca que organizarse puede mejorar problemas emocionales y físicos como la ansiedad, el agotamiento, la productividad y, en general, la calidad de vida. “Sentirás menos agotamiento y aumentarás tu productividad en la oficina si aprendes a ordenar y organizarte”, afirma Ferrari.

Neha Khorana, psicóloga clínica especializada en los beneficios de la organización, menciona que organizarse ayuda a regular la ansiedad, ya que “estar desorganizado se asocia con mayores niveles de ansiedad”.

Además, Libby Sander, profesora adjunta de Comportamiento Organizacional en la Universidad Bond de Australia, señala que un hogar ordenado es un factor predictivo de mejor salud física y actividad. El orden facilita la gestión del tiempo y se lo ha relacionado con una mejor dieta y menor riesgo de sobrepeso.

La relación entre el desorden y los hábitos alimenticios fue investigada en un artículo de Environment & Behavior. Sus autores, Lenny R. Vartanian, Kristin M. Kernan y Brian Wansink, de las universidades de Nueva Gales del Sur y Cornell, revelaron que los entornos desorganizados pueden llevar a un aumento en el consumo de alimentos poco saludables.

En el estudio, 98 estudiantes universitarias fueron expuestas a una cocina organizada y a una cocina caótica, con ruido y elementos fuera de lugar. Los resultados mostraron que las participantes de la “cocina caótica” y con una mentalidad de “falta de control” consumieron más galletas que aquellas ubicadas en un entorno organizado y con mentalidad enfocada.

Este experimento se basa en la teoría del “ego depletion” o agotamiento del ego, que sugiere que el autocontrol depende de un recurso limitado, y un ambiente caótico puede agotar esos recursos, dificultando la capacidad para resistir tentaciones alimenticias.

Cómo empezar a organizarse

Para implementar cambios, la psicóloga Natalie Christine Dattilo, de la Facultad de Medicina de Harvard, aconseja empezar con objetivos manejables. Organizar una casa entera puede resultar abrumador, por lo que sugiere empezar con algo pequeño, como un solo cajón o estantería. Para hacer el proceso más agradable, recomienda escuchar música o audiolibros durante la organización y disfrutar del espacio ordenado después.

Khorana recomienda reservar un tiempo específico para ordenar, mientras que Roster aconseja usar la visualización como herramienta de motivación. Imaginarse el resultado final puede ser una poderosa forma de inspiración para comenzar a organizar. Además, Roster sugiere pedir ayuda: familiares, amigos o incluso organizadores profesionales pueden brindar apoyo.

Julie Morgenstern, autora de Organizing from the Inside Out, recomienda clasificar objetos en tres categorías: conservar, tirar y reubicar. Es crucial asignar un lugar a cada objeto que se decida conservar, purgar aquellos que no se usen y guardar aparte los objetos sentimentales o estacionales. Para aquellos que no quieren deshacerse de ciertos artículos, como recuerdos o documentos, Morgenstern sugiere almacenarlos en un lugar fuera del hogar para liberar espacio sin el “trauma” de desecharlos.

Ferrari advierte sobre un consejo popular: tocar los objetos para ver si “producen alegría”. Según él, los estudios demuestran que tocar un objeto genera mayor apego emocional, lo que puede dificultar la organización. “Es mejor valorar lógicamente si quedarse con algo o no, sin la emoción añadida de sostenerlo”, recomienda.

Finalmente, Sander recuerda que la organización también debe abarcar el desorden digital. Los correos electrónicos acumulados, las suscripciones no leídas y los archivos dispersos pueden afectar tanto como el desorden físico. Su recomendación es tomar cinco minutos al día para organizar la bandeja de entrada y las carpetas digitales. “Con solo unos minutos diarios, lograrás crear hábitos para mantenerte organizado”, aseguró a National Geographic.

Dattilo concluye que organizarse requiere toma de decisiones, regulación emocional y paciencia, pero es una habilidad que se puede aprender. “Cuando cuidamos de nuestro hogar de forma intencionada y con cariño”, dice, “nos enviamos a nosotros mismos un mensaje importante de que merecemos el tiempo y el esfuerzo que requiere”.

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Organiza tus carpetas y archivos en Windows

Formas de organizar tus archivos y carpetas en Windows

https://www.adslzone.net/
Claudio Valero

Cada día contamos en nuestros ordenadores con discos de mayor capacidad, lo que hace que cada vez almacenemos más y más archivos en el ordenador. Por lo tanto, cada vez resulta más difícil tener todos nuestros archivos organizados. Por eso hoy vamos a ver varias formas de tenerlos organizados, desde las más simples que nos ofrece Windows hasta las que podemos utilizar gracias a programas de terceros.

Índice

• Organizar ficheros y carpetas en el PC
• Organizar utilizando programas de tercerosOrganize My Files
• Easy File Organizer
• Tagging

Tener toda la información de nuestro ordenador organizada es fundamental, y más en los tiempos que corren donde mucha de nuestra vida diaria se refleja en las carpetas y archivos que hay en el PC. Lo más aconsejable es que revises de vez en cuando los contenidos que hay por cada carpeta y por cada ubicación del ordenador.

Para crear carpetas nuevas solo tenemos que hacer clic derecho con el ratón, y tocar en «Nuevo > Carpeta». Una vez que las tenemos creadas solo nos queda ir moviendo, copiando o cortando los archivos que queremos que estén en una u otra. Es sencillo. Pero también hay otros trucos y consejos que podemos tener en cuenta, y que nos van a ayudar a que todo esté en su sitio y sea fácil encontrar.

Organizar ficheros y carpetas en el PC

Podremos organizarnos de varias maneras, pero desgraciadamente la menos potente es la que nos ofrece Windows, ya que está algo limitada, sobre todo si lo comparamos con ciertos programas de terceros que existen ahora mismo.

La organización en Windows 10, que también se encuentra en Windows 11, se limita a poder gestionar los archivos de cada carpeta a nivel individual, es decir, si cambiamos la organización de una carpeta, eso no afecta a las demás. Por lo que los usuarios tenemos que ir modificando una a una cada carpeta si queremos organizarla como queremos.

Al entrar en cualquier carpeta y pulsar el botón derecho en una zona donde no toquemos ningún archivo u otra carpeta tendremos varias posibilidades para organizarla. Por lo que es el momento de ver cuáles son estas opciones:

Ordenador por

Al entrar en esta opción vemos que podemos ordenador todo lo que hay en la carpeta por Nombre, Fecha de modificación, tipo o tamaño. Y además tendremos la posibilidad de que sea Ascendente o Descendente. Pero también vemos que pone Más y si pulsamos nos llevará a una pestaña donde tendremos todas las posibilidades que nos ofrece Windows para ordenar los archivos de una carpeta. Ahora bien, en Windows 11 desaparece esa opción de Más, pero sí que se mantienen el resto de alternativas que hay disponibles dentro de ‘Ordenar por’.

Agrupar por

En este caso se agruparán por lo que elijamos, con la posibilidad de que sea de forma Ascendente o descendente también. A esto unimos la sección Más donde podremos elegir otro tipo de opción para agrupar que no esté en el menú general, además de que este botón sí que está disponible tanto en Windows 10 como en Windows 11.

Botón ‘Más’

Si pulsas sobre este botón en particular, el cual puedes encontrar en ambas formas de organizar los archivos de las carpetas o solo en una de estas alternativas, podrás ver como te da la opción de elegir entre diferentes opciones. Concretamente, dentro de este menú que se desplegará con una pequeña ventana emergente, se da la oportunidad al usuario de seleccionar los detalles que se quieren mostrar para los elementos dentro solo de la carpeta en cuestión en la que has abierto este menú: nombre, fecha de modificación, tipo, tamaño, alto, año, ancho de fotograma, etc.

Lo que está claro es que ‘Ordenar por’ y ‘Agrupar por’ son las dos opciones que nos proporciona Windows para organizar todo lo que esté dentro de otra carpeta, que como podéis ver es algo limitado. Aun así, suele ser suficiente si lo combinamos creando todo tipo de carpetas. Podemos crear carpetas dentro de carpetas que nos ayudarán a gestionar nuestros archivos de forma sencilla. Por ejemplo, puedes tener una carpeta con imágenes de un viaje y dentro de la misma puedes crear nuevas sub carpetas donde almacenar las fotos por ciudades o según si son retratos o paisajes…

Con respecto a Agrupar, lo que conseguimos es que dentro de cada carpeta los archivos aparezcan separados por columnas. Cada una de estas columnas funciona como una especie de “sub carpeta” dentro de la carpeta en la que estamos organizando los archivos, y los veremos ordenados por el campo que hayamos elegido: Fecha, tipo, etc. Lo bueno de este método es que dentro de cada agrupación podemos establecer un orden. Por ejemplo: Podemos tener la carpeta descargas de Windows 10 agrupada por día de descarga (de hecho viene así por defecto cuando instalamos Windows), y dentro de cada agrupación, ordenar los archivos por tipo, o por tamaño.

Organizar utilizando programas de terceros

Si queremos ser más exhaustivos y que nuestras formas de ordenador se apliquen a todo el ordenador, no nos queda más remedio que recurrir a programas de terceros que tendremos que instalar en nuestro sistema operativo. Solemos usarlo en el teléfono móvil, pero también podemos utilizar programas especializados en el ordenador, aunque son menos frecuentes.

Lo bueno de este tipo de herramientas es que son gratuitas y nos permiten gestionar todos los archivos en un mismo software donde organizar por tipos, por tamaño… Además, veremos qué ocupa espacio y podemos ver qué podemos eliminar o cuáles son los tipos de archivos que más nos están llenando la memoria del ordenador. Por lo que este tipo de programas de terceros suelen dar más opciones de organización a los usuarios. Y todo porque tienen un sistema más completo.

Organize My Files

Este es un software que no solo es compatible con Windows, sino que también vale para Linux y macOS, con el que podremos organizar automáticamente nuestros ficheros por diferentes características como el tipo o extensión, el tamaño, la fecha, etc.

Lo primero que tenemos que hacer es descargarlo de su web oficial y nada más este en nuestro sistema ejecutarlo para comenzar a usarlo. La primera vez nos solicita la unidad o la carpeta que queramos organizar, dependiendo de si lo queremos hacer en un nivel u otro, pero podemos añadir otras carpetas desde la parte superior izquierda de la interfaz (+ ADD FOLDER) y que veremos cómo están activas justo debajo, en ese mismo lado izquierdo. En la parte central derecha vemos un gráfico circular en el que podremos observar los tipos de archivos o carpetas que conforman dicha unidad, repartidos por colores y con la especificación de que es cada uno de ellos en la parte de abajo, además de poner cuantos ha detectado de cada tipo.

El funcionamiento es tan simple. Basta con pulsar en el botón Organize y automáticamente la herramienta se encargará de mover inmediatamente todos los archivos de ese tipo, tamaño o fecha, según hayamos elegido, a una carpeta dentro de la ubicación original de los archivos.

Easy File Organizer

Esta es otra de las diferentes herramientas que puedes descargar para Windows. Incluso, hay que tener en cuenta que está disponible directamente en la tienda de aplicaciones de Microsoft. Por lo que no hace falta ir a ningún tipo de página web ni mucho menos.

La función clave de este programa es el de organizar de una forma rápida y sencilla las carpetas y los archivos que tienes en el PC Windows. Aunque también está disponible para ordenadores con Linux y macOS. En cualquier caso, tiene filtros inteligentes, reglas personalizadas, organización para subcarpetas, organización de fotos y contenidos, etc. Por lo que hay varias alternativas entre las que los usuarios pueden elegir.

Tagging

Como es evidente para poder utilizar Tagging debemos descargarlo y ejecutarlo en nuestro ordenador, pero lo que veremos es que no es un programa en sí, sino un nuevo panel para el Explorador de Windows llamado Tag. Una vez instalado este programa nos pedirá una clave de licencia, la cual debemos solicitar de forma totalmente gratuita en el siguiente enlace. Solamente tendremos que poner nuestro nombre y nuestro correo electrónico, para recibir un primer email para confirmar la cuenta de correo y un segundo mensaje en el que nos van a incluir la clave para la activación del programa.

La forma de funcionar la primera vez es más sencilla de lo que a priori pudiera parecer:Gracias a este programa, cuando entremos en una carpeta que queramos ordenarla, debemos marcar primero aquellos archivos que queremos etiquetar.

Después, pulsando en el botón derecho del ratón, tal y como hicimos en la forma nativa de Windows 10, veremos cómo aparece una nueva opción llamada Tag with.

Pulsando en esta opción tendremos que hacer clic en More Tags y después se nos abrirá una ventana emergente que se llama Select tag.

Más tarde debemos pulsar con el botón derecho en la palabra Tags y nos aparecerá la opción New tag group, donde crearemos nuestro grupo de etiquetas.

Con el botón derecho pulsamos en el grupo y creamos una nueva etiqueta y seguidamente pulsamos en Aplicar o podemos seleccionar una nueva etiqueta para los archivos que hemos marcado.

Una vez hecho esto, comprobaremos que en el panel de etiquetas que antes no tenía nada, ahora aparecerá el nombre con el que hemos etiquetado esos archivos, por lo que cada vez que necesitamos usar esta etiqueta, solamente debemos seleccionarla desde el menú contextual sin que tengamos que crearla.

Lo mejor de todo es que cada archivo o carpeta puede tener más de una etiqueta, por lo que de esa manera será más sencillo poder organizar todos los que tenemos en nuestro ordenador, que hoy en día es muchísima información dados los enormes soportes de almacenamiento que existen.

Seguro que con todo lo que te hemos contado hoy seréis capaces de ordenar todas las carpetas y archivos que tienen vuestro ordenador para poder tenerlo todo más a mano y conseguir que nada se pierda en los grandes sistemas de almacenamiento que tenemos hoy en día, donde la información es muchísima.

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Clasificación de documentos basada en las Normas AENOR

Clasificación AENOR para sistemas de clasificación de documentos

https://www.docunecta.com/
Miguel Aparisi

¿Utilizas algún sistema para clasificar los documentos en tu compañía? En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de datos que almacenan en sus computadoras y dispositivos. Las más avanzadas cuentan con sistemas de gestión documental que les permite aumentar la productividad, ahorrar tiempo, costes y cumplir con las normativas de seguridad. No obstante, deben mantener operativa esta herramienta de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como supervisar y actualizar los elementos. El objetivo final es garantizar la vigencia y la trazabilidad de los documentos y la información contenida en ellos.

Presta atención. Porque hoy vamos a compartir contigo cuáles son esos sistemas de clasificación de documentos ideales para cuidar de tu información. Es importante saber reconocer cuáles son los soportes más utilizados, así como sus características.

7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos

Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Según la norma AENOR, podremos clasificar los archivos de forma estandarizada de tal manera que se adapten a las características del archivo. Mira los siguientes sistemas de ordenación:Según el alfabeto. Consiste en organizar la información utilizando la letra del alfabeto y el orden que esta ocupa. En este caso, es importante determinar una palabra principal para definir el orden. Por ejemplo: el tema.

Sin embargo, existen algunas excepciones en la clasificación que han sido recogidas por la normativa. Cuando vamos a clasificar personas en función de su primer apellido y es el mismo en los dos, se usará el segundo apellido para la clasificación, pero existen muchas otras excepciones que podéis consultar en la norma AENOR.Según la cronología. Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico, algo muy utilizado en archivos y carpetas físicas.

Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.

A pesar de que estos sistemas siguen siendo muy utilizados por muchas empresas, la digitalización y la gestión de documentos electrónicos ha traído consigo nuevos métodos de clasificación:

Sistemas de gestión documental basados en OCR. Permite reconocer los datos escritos y clasificarlos conforme a ellos. De esta forma, con un gestor documental inteligente es posible hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras correspondientes con ese documento y localizarlo rápidamente.

Clasificación funcional. Consiste en agrupar toda la documentación en series que son reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades relacionadas y que son fruto de una misma acción.

Clasificación por materias. Después de analizar el contenido de los documentos.

Clasificación orgánica. De acuerdo con la actividad, la estructura de la empresa, etc., desde las unidades básicas hasta las más amplias.

El tipo de sistema de clasificación elegido dependerá de los objetivos, las características y las exigencias de la empresa. En definitiva, debe ser estable, perdurable en el tiempo, objetivo, y estar sujeto en base a un criterio que nace de la naturaleza de los documentos.

Gestor documental en el archivo

Con el paso de los años, el uso de software de gestión documental ha ido creciendo en todo el mundo. En 2016, el 10% de todo el software utilizado estaba directamente relacionado con el archivo digital. Hoy en día, esas cifras siguen creciendo a medida que las empresas son más grandes, debido a la cantidad de documentos y flujos con los que operan.

No existe una fórmula perfecta para la los sistemas de clasificación de documentos en las grandes y medianas compañías, pero es importante utilizar la gestión documental y tener en cuenta los siguientes factores:

El cumplimiento de la legislación y la normativa. Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas a cumplir con todas las regulaciones (RGPD, ISO).

Seguridad de la información de la empresa. Gracias a la gestión documental, aumenta la ciberseguridad, mejora el control de acceso y se evitan brechas de seguridad o fugas de información.

¿Y tú? ¿Cómo estás clasificando los documentos de tu negocio? Cuéntanoslo.

Resumen final acerca de la clasificación de documentos

La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos. Elijas el sistema que elijas para clasificar tu documentación, quedará concebido bajo conceptos que reflejan actividad y funciones propias de la empresa.

En definitiva, clasificar los documentos permite:

• Poner en práctica la gestión documental.
• Abordar los documentos electrónicos con solvencia.
• Aumentar la productividad.
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Tener localizados los datos desde el momento en que se crean.
• Recuperar la información de manera fácil y rápida.
• Vincular los documentos electrónicos y en papel que pertenezcan a un mismo expediente.
• Aplicar las reglas necesarias para destruir los documentos cuando proceda.
• Seguir criterios homogéneos para archivar los documentos electrónicos.
• Mantener toda la información centralizada en un único programa.
• Favorecer el trabajo colaborativo.

Hay que tener en cuenta, que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite: tener acceso a los datos, localizarlos rápidamente y facilitar su comprensión. Tanto la ordenación como la clasificación pueden realizarse con un gestor documental, centralizando las tareas y todo el proceso.

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Administración de Archivos Digitales

Sugerencias de administración de archivos digitales para emprendedores independientes
https://www.dropbox.com/

Table of contents

1. ¿Por qué es importante la organización de archivos digitales?
2. ¿Cuánto me llevará organizar los archivos digitales?
3. Cómo organizar los archivos digitales
4. Encuentra un sitio para alojar todos tus archivos

Contratos, impuestos, extractos bancarios, archivos, carpetas, videos y mucho más. La administración de tus documentos y activos, ya sean físicos o digitales, es esencial para llevar adelante tu negocio.

Las soluciones de almacenamiento en la nube han hecho que sea mucho más fácil almacenar todo en un lugar seguro y protegido, sin que se abarrote tu oficina. Si almacenas todo en la nube, también puedes tener acceso a ello desde varios dispositivos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, no es lo mismo almacenar que organizar tus archivos.

Si eres autónomo o emprendedor independiente, un buen sistema de gestión de archivos digitales puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo, tiempo que podrías dedicar a trabajar en tu oficio o a hacer crecer tu negocio.

En esta guía, explicaremos cómo organizar archivos digitales de la manera más eficiente y efectiva. Pero primero, veamos por qué deberíamos gestionar nuestros archivos digitales en primer lugar.

¿Por qué es importante la organización de archivos digitales?

Para que tu pequeña empresa funcione sin problemas, debes ser ágil y estar listo para responder. Si has planificado la boda de ensueño de un cliente, pero en el último momento éste pierde el plano de la mesa, necesitas encontrarlo rápidamente. ¿Has trabajado en grabaciones de video consecutivas en un día, con diferentes participantes, y ahora necesitas editarlas? Saber qué clip pertenece a qué proyecto hará que el proceso de edición de video sea mucho más fluido.

Si te tomas el tiempo para administrar y organizar tus archivos, notarás una gran diferencia para ti y tus clientes.

¿Cuánto me llevará organizar los archivos digitales?

La cantidad de tiempo que te llevará ordenar tus archivos digitales dependerá de cuánto necesites organizar. Si se trata de solo algunos proyectos (o si recién estás comenzando), te llevará una tarde. Si se trata de meses o años de archivos, carpetas y activos, necesitarás algunos días para ordenarlos. También puedes distribuirlo a lo largo de una semana.

Sí, organizar los archivos digitales puede parecer un gran esfuerzo. Pero vale la pena crear esa única fuente de verdad en la que puedas confiar. Imagina cuánto más fácil será consultar antiguos proyectos creativos si tienen nombres claros y todos los activos están almacenados en una sola carpeta. Mejor aún, imagina sentir la alegría, que pocos comprenden, de compartir con tu contador la carpeta totalmente organizada "Declaraciones de impuestos 2024/25". Luego relájate y deja que él haga el resto.

Considéralo como administrar tu bandeja de entrada de correo electrónico: al principio es dificultoso, pero, si lo haces, logras encontrar lo que buscas de manera más rápida y eficiente.

Cómo organizar los archivos digitales

Existen muchas maneras de organizar los archivos digitales, pero debes asegurarte de encontrar un sistema que funcione para ti. No tiene sentido implementar un sistema organizativo realmente claro si te enlentece o te dificulta encontrar los archivos cuando los necesitas.

Para comenzar, hemos reunido nuestras 10 mejores sugerencias para la gestión de archivos:

1. Elige un lugar para almacenar los archivos y las carpetas
2. Elimina o archiva los archivos duplicados
3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara
4. Sé claro y específico
5. No te despegues de las convenciones que elijas para nombrar los archivos
6. Siempre archiva a medida que avanzas
7. Almacena tus documentos más importantes de manera segura
8. Realiza copias digitales de los documentos físicos
9. No temas deshacerte de los archivos que no utilizas
10. Realiza periódicamente copias de seguridad de tus archivos y de tu computadora

1. Elije un lugar para almacenar los archivos y las carpetas

Como emprendedor independiente, tu computadora probablemente ya sea el centro de todo lo relacionado con tu empresa. Esto la convierte en el lugar natural para almacenar tus archivos, carpetas y activos. El único problema sería qué hacer si tu computadora se rompiera, te la robaran o se perdiera. De un momento a otro, desaparecerían todos tus carpetas y archivos cuidadosamente organizados. Sí que dolería.

El almacenamiento en la nube es una opción segura y confiable para almacenar todos tus activos. Dado que implica que tus archivos y carpetas se almacenen en línea en la nube, no tendrías que preocuparte si tus equipos dejaran de funcionar. También puedes acceder a todos tus archivos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en el que los necesites. Si sucediera lo peor y tu fiel computadora portátil finalmente decidiera abandonarte, podrías iniciar sesión en otro dispositivo y volver a ponerte al día rápidamente.

2. Elimina o archiva los archivos duplicados

Esta parte es bastante sencilla. Si administras archivos duplicados, duplicas tu trabajo. Antes de comenzar a archivar, elimina los duplicados. También puedes apartarlos en una carpeta denominada Archivos si no estás seguro de que los necesitarás nuevamente.

Si decides que quieres conservarlos, Dropbox te permite almacenar archivos en línea y configurarlos como solo en línea. Esto significa que siguen estando seguros en la nube para cuando los necesites, pero no ocupan espacio valioso en tu dispositivo. No es necesario que guardes todo tu portafolio en tu confiable Mac o PC con Windows. ¡Simplemente almacénalo en la nube y accede a tu trabajo cuando necesites compartirlo con tus clientes!

3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara

No tienes tiempo para buscar entre las carpetas para encontrar el archivo “Campaign_Asset_016.jpg” correcto. Crea una estructura de carpetas que sea fácil de entender y navegar, y luego almacena los archivos, documentos y activos relacionados juntos, sea cual sea el tipo de archivo. Para ello, deberás establecer una jerarquía clara de carpetas y subcarpetas.

Como práctica recomendada, es una buena idea estructurar la jerarquía de carpetas de la siguiente forma:

Por nombre

Clientes > Nombre del cliente > Creativo > Otoño 2024 > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg

Por proyecto

Todos los proyectos > Campañas creativas > Anuncios de Facebook > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ 1080x1080.jpg

o Por fecha

2024 > Septiembre > Creativo > Nombre del cliente > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg

Sea cual sea tu elección, recuerda no sobrecargar las carpetas con archivos. En cambio, divídelas en subcarpetas. De esta manera, será mucho más fácil para ti o tus colaboradores encontrar los archivos que necesitan.

4. Sé claro y específico

Los nombres de los archivos y de las carpetas deben ser claros y fáciles de entender. Si eres fotógrafo y estás trabajando en plena temporada de bodas, tendrás semanas en las que asistas a tres o cuatro bodas. Seamos honestos: no vas a tener tiempo de cambiar el nombre de cada foto al cargarlas. Pero puedes ordenarlas en carpetas con detalles como la fecha, el nombre del lugar de celebración y, tal vez, los nombres de la feliz pareja. Luego te lo agradecerás.

Es aún más importante ser claro y específico en la gestión de los archivos cuando compartes archivos y carpetas. En la cuarta ronda, el cliente no tiene tiempo para la vista previa de cada uno de los 30 activos de la campaña. Solo quiere verificar que hayas hecho comentarios sobre JB_24_de_Marzo_Banner_de_la_Campaña.png.

5. Mantén las convenciones de nomenclatura que elijas

Una vez que hayas elegido un conjunto de convenciones de nomenclatura para tus archivos y carpetas, no te despegues de ellas. Tanto si trabajas solo como si colaboras con otros, mantén una coherencia para evitar todo tipo de problemas.

Además, si nombras tus archivos y carpetas con claridad, será mucho más fácil buscarlos por nombre.

6. Siempre archiva a medida que avanzas

Es fácil acabar con una acumulación de archivos pendientes. No seas esa persona. En cambio, archiva a medida que avanzas o crea los activos en la carpeta a la que pertenecen. Si por error guardas un archivo en la carpeta equivocada, las convenciones claras de nomenclatura también facilitarán la clasificación. Saldrás ileso.

7. Almacena tus documentos más importantes de manera segura

La protección con contraseña de los archivos es una forma habitual de mantener protegidos los documentos importantes. Algunas soluciones de almacenamiento en la nube incluso te permiten otorgar y quitar el acceso a los documentos con tan solo unos clics. Ambas son estrategias de ciberseguridad inteligentes que debes poner en marcha para proteger tu trabajo.

A veces, los archivos necesitan una capa de seguridad adicional, además de las contraseñas. Esto podría deberse a que contienen información confidencial, como los datos personales de tus clientes. Puede ser porque estás trabajando en un nuevo prototipo y no deseas que caiga en manos de tus competidores. O tal vez no esté relacionado con el trabajo. Tal vez solo necesitas un sitio seguro para ayudar a almacenar la documentación importante de tus padres.

Dropbox Vault te ayuda a almacenar, organizar y proteger tu información más confidencial en la nube. Dropbox protege los archivos, carpetas y datos almacenados en tu cuenta gracias a una gran cantidad de funciones de seguridad, que incluyen:Autenticación de dos factores

uso compartido avanzado de archivos y permisos

tecnología de cifrado seguro AES y SSL/TLS de 256 bits

Recuperación de archivos y carpetas

…y mucho más.

8. Realiza copias digitales de los documentos físicos

Incluso si tu empresa está basada en Internet casi completamente, seguirá teniendo documentos y activos físicos. Pero no es necesario mantenerlos por separado al administrar tus archivos. En cambio, simplemente digitalízalos y envíalos como lo harías con cualquier otro archivo digital.

Una manera de hacerlo es usar un escáner de documentos para escanear recibos, documentos de identidad, fotos y más, directamente en tu teléfono. En unos instantes, también estarán listos para archivar. Y, si tu almacenamiento en la nube tiene Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) incorporado, puedes convertir esas imágenes escaneadas en archivos PDF con capacidad de búsqueda de texto.

¿Estás buscando ese contrato específico que olvidaste archivar, pero del que solo recuerdas el nombre del firmante? No hay problema: simplemente busca en tu almacenamiento el nombre del firmante y el OCR identificará rápidamente el contrato en PDF en el que se menciona.

9. No temas deshacerte de los archivos que no utilizas

Eliminar y archivar tus archivos antiguos no es una simple acción individual. Si quieres administrar tus archivos digitales de forma eficaz, debes realizar una revisión rápida de tanto en tanto. Puede que te sorprenda todo lo que puedes eliminar entre lo que encuentras.

La mejor manera de hacerlo es fijarse un recordatorio. Una vez que tus archivos estén organizados, es importante reservar este tiempo para mantener y administrar tus archivos para ahorrar espacio, tanto en tu disco duro, como en cualquier almacenamiento en la nube que estés utilizando.

10. Realiza copias de seguridad periódicas de tus archivos y de tu computadora

Por último, pero no menos importante: guarda siempre copias de seguridad de todos tus archivos y carpetas. Toda esta administración y organización de archivos es inútil si no les haces una copia de seguridad, por si acaso. Si no tienes una copia de seguridad y se pierde o daña tu computadora en la que se basa toda tu empresa, de repente tendrás un gran problema.

Ya hemos mencionado que los discos duros externos son una buena opción para hacer copias de seguridad de tus archivos. Sin embargo, pueden perderse, robarse o corromperse con la misma facilidad. Y entonces volverás al punto de partida. Las copias de seguridad en la nube son una gran solución a este problema, ya que te permiten acceder a tus copias de seguridad en cualquier momento y lugar.

Realizar copias de seguridad de tus archivos y carpetas en Dropbox significa que tu contenido está seguro y es fácil de recuperar cuando lo necesites. Si tu computadora o disco duro se rompe o se lo roban, puedes acceder fácilmente a tus archivos y carpetas desde tu almacenamiento en la nube y restaurarlos en un nuevo dispositivo.

¿No hay conexión a Internet? No hay problema. Con Dropbox, puedes trabajar en archivos mientras estás sin conexión y tus archivos y carpetas se sincronizarán automáticamente con cualquier edición que hayas realizado una vez que estés en línea.

Encuentra un sitio para alojar todos tus archivos

Cuando se trata de gestionar archivos digitales, encontrar la solución de almacenamiento adecuada es el mejor lugar para comenzar. Dropbox ofrece almacenamiento en la nube seguro y fácil de usar que permite mantener tus archivos y carpetas organizados de manera sencilla. Pero no solo ofrecemos almacenamiento.

Puedes considerar a Dropbox como tu centro de colaboración. Tus archivos y carpetas están seguros y protegidos, y puedes acceder a estos desde tu computadora, teléfono o tableta cuando los necesites. Enviar tu trabajo a clientes o colaboradores es tan fácil como crear un vínculo compartido a un archivo o carpeta. Además, si alguna vez pierdes el acceso a tus archivos, Dropbox lo mantendrá seguro y organizado, incluso si pierdes tu computadora o esta finalmente se daña.

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