La Tipología Documental Electrónica

La Tipología Documental Electrónica
Por: Lic. Carmen Marín (Archivóloga)

La Tipología Documental Electrónica es un campo de estudio esencial en la gestión de la información en la era digital. Se centra en el análisis y la clasificación de los documentos electrónicos, considerando sus características internas y externas para asegurar su correcta identificación, organización, valoración, preservación y recuperación a lo largo del tiempo.1]

Un documento electrónico se define como cualquier tipo de información en formato digital, que se encuentra archivada en un soporte electrónico con un formato determinado, y que es susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.2][3]

Estos documentos son el equivalente digital de sus contrapartes físicas y cumplen propósitos similares, pero en un entorno digital, facilitando su acceso, organización y colaboración.[4]

La importancia de la tipología documental radica en la necesidad de identificar y normalizar la denominación de los tipos específicos de documentos utilizados por una organización o administración, lo cual es fundamental para la gestión y preservación de la documentación, especialmente en el contexto de la interoperabilidad entre diferentes sistemas.5][6][7]

Documento electrónico

A continuación, se presentan los tipos de documentos electrónicos :

1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor)

2. Atendiendo a lo que fue generado (Propósito / Función)
3. Atendiendo a su título
4. Atendiendo a su contenido

Tipos de Documentos Electrónicos

1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor):
Esta clasificación se basa en el análisis de la estructura administrativa y las funciones o actividades de la unidad que produce el documento.1] En el ámbito de las administraciones públicas, los documentos son válidamente emitidos por sus órganos.[8] Algunos ejemplos incluyen:

• Documentos generados por órganos unipersonales:Como Decretos o Resoluciones firmadas por un alcalde o un director de departamento.[9]
• Documentos generados por órganos colegiados:Como Acuerdos de un Pleno o Comisiones Informativas, y Actas de sesiones.[9]
• Documentos de departamentos específicos:Como registros de personal gestionados por recursos humanos, que incluyen solicitudes de empleados, descripciones de puestos y datos salariales.4]

2. Atendiendo a lo que fue generado (Propósito / Función):
Los documentos electrónicos se crean con un propósito específico, que puede ser soportar transacciones, certificar hechos, informar o establecer acuerdos.4][10][11] Algunos ejemplos son:

• Documentos transaccionales y fiscales:
• Facturas electrónicas:Soportan transacciones de bienes y/o servicios, siendo una evolución digital de la factura en papel y un comprobante legal y tributario.10][12]
• Órdenes de compra, notas de crédito/débito, albaranes:Documentos que respaldan operaciones comerciales y financieras.[13]
• Nombres electrónicos:Utilizadas para soportar costos, deducciones e ingresos a nivel fiscal.[10]
• Documentos legales y contractuales:
• Contratos electrónicos:Poseen la misma validez que los contratos físicos ya menudo utilizan firmas digitales para validar la identidad de las partes.4][12]
• Certificados digitales:Su objetivo es verificar la identidad o autenticidad de algo o alguien.12]
• Documentos informativos:
• Correos electrónicos:Aunque pueden servir para diversas funciones, son principalmente un medio de comunicación e intercambio de información.[12]
• Informes:Documentos que presentan datos, análisis y conclusiones sobre un tema específico.[9]
• Documentos administrativos internos y de gestión:
• Documentos normativos, resolutivos y directivos:Tales como resoluciones, bases de concurso, circulares, contratos y convenios.[14]
• Documentos de constancia o juicio:Que registren hechos o emitan valoraciones dentro de un proceso administrativo.9]

3. Atendiendo a su título:
El título es un elemento clave de identificación de un documento electrónico, generalmente incluido en los metadatos del archivo.15] Aunque los documentos no se "clasifican" por su título en un sentido tipológico estricto, el título es fundamental para su individualización y recuperación.[8][15] Ejemplos pueden ser:

• "Acta de la Sesión [Fecha]"
• "Informe Anual de Gestión [Año]"
• "Contrato de Servicio [Empresa A - Empresa B]"
• "Resolución N.º [Número]"

El título, junto con otros metadatos como la fecha de emisión y los datos de identificación, permite diferenciar un documento de otro y facilitar su gestión dentro de un sistema de archivos electrónicos.8]

4. Atendiendo a su contenido:
La clasificación por contenido se refiere a la naturaleza de la información que el documento almacena y cómo se presenta.1][11] Los documentos electrónicos pueden adoptar diversas formas multimedia:

• Documentos de texto:Aquellos cuyo contenido principal es lenguaje escrito, utilizando letras, símbolos, números u otros caracteres. Los ejemplos incluyen documentos de Word (.doc, .docx), PDF o archivos HTML.[3][11][16]
• Documentos fotográficos o de imagen:Registre información mediante mapas, fotos, dibujos o gráficos. Ejemplos son archivos JPEG, PNG, GIF.[9][11][16]
• Documentos sonoros o de audio:Configuran el contenido en formas auditivas o lenguaje oral. Los ejemplos incluyen archivos MP3, WAV.[9][11][16]
• Documentos audiovisuales o de vídeo:Combina sonido e imagen para registrar información. Ejemplos son archivos MP4, AVI, MOV.[9][16]

Además de estos formatos generales, el contenido sustantivo del documento (la actividad o la materia que trata) es un factor determinante en su clasificación tipológica, vinculado intrínsecamente a su contexto de producción y función.

Fuentes help

1. wordpress.com
2. youtube.com
3. iberdok.com
4. docusign.com
5. dipalme.org
6. archiverosdeandalucia.org
7. unirioja.es
8. carm.es
9. anabad.org
10. aliaddo.com
11. docusign.com
12. contifico.com
13. pagero.com
14. scribd.com
15. youtube.com
16. mailchimp.com

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÄFICAS por Título y Link

1.- Identificación de tipología documental: una propuesta metodológica para normalización de la gestión de documentos públicos en Brasil https://archivofsierrapambley.wordpress.com/wp-content/uploads/2016/12/ana-celia-rodrigues.pdf

2.- Definición y tipos del documento electrónico | | UPV https://www.youtube.com/watch?v=1Iehd0AWeTs

3.- Documento Electrónico Administrativo https://iberdok.com/2017/07/17/documento-electronico-administrativo/

4.- ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio? https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos

5.- Modelo de gestión del documento electrónico - capítulo 4.2. Catálogo de Tipologías documentales https://www.dipalme.org/Servicios/Anexos/legislacion.nsf/entidadrolsub/E6439311CA68F733C1258611002C72FC (6, 7)

6.- Catálogo de Tipos documentales, nuevo instrumento para la gestión del eDoc y la Interoperabilidad https://www.archiverosdeandalucia.org/catalogo-de-tipos-documentales-nuevo-instrumento-para-la-gestion-del-edoc-y-la-interoperabilidad/

7.- Propuesta de un catálogo de tipos documentales útil para la gestión del documento electrónico y para la interoperabilidad https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8965360

8.- La administración electrónica y los archivos: legislación y ejemplos prácticos

https://archivogeneral.carm.es/adjuntos/DOC24578912323_296_Admon_Electronica.pdf (1)

9.- Recopilación de todos los tipos de documentos que emite una Administración https://www.anabad.org/recopilacion-de-todos-los-tipos-de-documentos-que-emite-una-administracion/

10. ¿Qué son los documentos electrónicos y para qué sirven?

https://aliaddo.com/blog/que-son-los-documentos-electronicos-y-para-que-sirven/

11.- Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa! https://www.docusign.com/es-mx/blog/tipos-de-documentos (4, 11)

12.- ¿Qué son los documentos electrónicos? 7 ventajas claves https://contifico.com/documentos-electronicos-que-son/ (10)

13.- ¿Qué es un documento electrónico? https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico

14.- Tipos de Documentos Administrativos Digitales https://es.scribd.com/document/693073437/27-Tipos-de-documentos-adminstrativos-digitales

15.- Documentos Electrónicos y Archivos Digitales

https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E

16.- Distintos Tipos de Archivos y cuando utilizarlos https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E

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REQUISITOS MÍNIMOS DE DIGITALIZACIÓN (AGN COLOMBIA)

Requisitos Mínimos de Digitalización
https://www.archivogeneral.gov.co/

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

Alistamiento

• Levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos previamente por el contratante, de acuerdo a cada serie documental. 
• Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación. 
• Eliminar material metálico. 
• Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias, dejando constancia de este hecho, para informar al Contratante. 
• Hacer descontaminación biológica puntual de los expedientes con contaminación biológica activa. 
• Si es el caso, se deben retirar los documentos que no correspondan al expediente; estos deben ser entregados al funcionario asignado por el contratante. 
• Dichos documentos deben estar debidamente identificados, relacionando la cantidad y referenciando el expediente del que fue retirada la información.
• Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo. Para casos de deterioros más graves, se hará una fotocopia a costa del contratista, para ser usada en el escáner, o en su defecto se usará un escáner de cama plana para no causar más daños.
• Se aceptará la utilización de cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara posterior del documento, aún cuando se recomienda el uso de cinta de reparación de documentos.

Captura

• Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta una resolución entre 300 dpi y 600 dpi, para lo cual se tendrá como criterio que los documentos en excelente estado de conservación se digitalizarán a 300 dpi y se irá aumentando la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación o contraste. 
• Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores. 
• Color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en colores, ejemplo en mapas. 
• En caso de digitalizarse documentación con características heterogéneas, se puede utilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento. 

Identificación

El proveedor debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental.

Control de Calidad

• El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen.
• Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%. 
• Se podrán utilizar procesos de compresión para reducir el tamaño de imágenes cuya digitalización sea con fines de difusión. 
• El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales). 
• La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas). 
• Exactitud dimensional comparada con el documento papel (Tamaño 100%).
• No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la legibilidad, es decir, un punto no presente en el documento de origen no digital. La densidad de las áreas negras debe ser sólida. 
• No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen).
• La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.
• La densidad de las áreas negras debe ser sólida.
• No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.
• No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes
• El formato para fines de preservación es TIFF; JPEG2000 (sin pérdida) 
• El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, JPEG2000 (con pérdida). 
• La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI o superior siempre y cuando las resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los documentos.
• El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas. 

Almacenamiento

El proveedor debe cargar las imágenes digitales y los metadatos con la información referencial en el software o repositorio que tiene la entidad compradora o en el hosting contratado o en el servicio de custodia de medios, esto último para la copia de conservación.

Tiempo de ejecución

La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el servicio de digitalización.

Metadatos 

• Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos. 
• Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización
• Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.
• Técnicas de escaneo (Opcionales)
• Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del documento. 
• Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código QR, etc) e incorporar la información como metadato. 
• Mecanismos tecnológicos de valor probatorio (opcional solo en caso de requerir Digitalización Certificada)
• Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos. 
• Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización
• Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.

Los 6 esquemas de metadatos principales explicados
https://www.resourcespace.com/blog/5-metadata-schemas-explained#

Iniciativa de metadatos Dublin Core (DCMI)

Anteriormente conocido como el Conjunto de Elementos de Metadatos de Dublin Core, Dublin Core es un esquema internacional de metadatos mantenido por la Iniciativa de Metadatos de Dublin Core (DMCI), una organización independiente, pública y sin fines de lucro. El esquema Dublin Core se utiliza generalmente para describir recursos digitales y físicos.

DCMI consta de 15 elementos (conocidos como el conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core) junto con "vocabularios de extensión", que incluyen docenas de propiedades, clases, tipos de datos y esquemas de codificación de vocabulario.

Tenga en cuenta que existen dos formas de Dublin Core:Dublin Core simple , que expresa elementos como pares atributo-valor utilizando los 15 elementos de metadatos del conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core.
Dublin Core cualificado , que añade información sobre esquemas de codificación, listas enumeradas y otros elementos de procesamiento que aumentan la especificidad de los metadatos y facilitan las búsquedas, por ejemplo, dentro de un DAM. Sin embargo, esta complejidad adicional puede generar problemas de interoperabilidad.

Los 15 elementos de metadatos en Simple Dublin Core son:

Título
Creador
Sujeto
Descripción
Editor
Contribuyente
Fecha
Tipo
Formato
Identificador
Fuente
Idioma
Relación
Cobertura
Derechos

El Dublin Core original se publicó por primera vez en 1995 y con el paso de los años se ha convertido en un estándar ISO.

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Conferencia: "Entre Archivos, Bibliotecas y Redes: El Poder de las Ciencias de la Información en las Telecomunicaciones"

 

Conferencia: "Entre Archivos, Bibliotecas y Redes: El Poder de las Ciencias de la Información en las Telecomunicaciones"

En el marco del Día del Bibliotecólogo y el Archivólogo, la Asociación de Profesionales en Ciencias de la Información de Venezuela (ASOPROCIV) y Telecomunicaciones Movilnet, C.A., tienen el placer de invitarle a esta importante conferencia.

Ponentes:

* Dr. José López - Profesor, Bibliotecólogo. EBA-UCV

* MSc. Luis Zerpa - Profesor, Archivólogo. EBA-UCV

Detalles del Evento:

Fecha: 01 de agosto de 2025 - Hora: 10:00 a.m.

Modalidad: Presencial & Virtual vía google meet 

Si asistes en modo presencial favor registrarse en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdoR-1Gqca4XGw5armPe9UGUVmPFjLKTfzkDjpITalKbzCyWA/viewform

Para conectarte en Google Meet puedes acceder al siguiente enlace de conferencia: https://meet.google.com/fct-fohx-aji

Lugar: Sala Galeano, Torre Movilnet - El Recreo.

NOTA IMPORTANTE: El cupo de forma presencial se agotó, pero puedes participar de forma online. 

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Directiva que regula el expediente electrónico en procedimientos administrativos (INDECOPI)

Indecopi: directiva que regula el expediente electrónico en procedimientos administrativos [Resolución 000037-2025-GEG/Indecopi]

https://lpderecho.pe/
Vanessa Maldonado

El Indecopi, mediante la Resolución 000037-2025-GEG/ Indecopi, aprobó la Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico en procedimientos administrativos que realiza la entidad. Esta medida busca fortalecer la eficiencia administrativa mediante el uso de tecnologías digitales.

La norma tiene carácter obligatorio para todos los órganos resolutivos y unidades de organización del Indecopi que hayan implementado el Sistema Integrado Resolutivo (SIR). Define al expediente electrónico como el conjunto organizado de documentos digitales —como actos administrativos, escritos de los administrados o de otras entidades— que sustentan la actuación administrativa.

El SIR será la plataforma oficial para la gestión de dichos expedientes, en concordancia con el Decreto Supremo 029-2021-PCM, que reglamenta la Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo 1412). Todo documento generado por el Indecopi deberá contar con un Código de Verificación Digital (CVD), lo que permitirá validar su autenticidad frente a una copia impresa.

Asimismo, se dispone que los actos administrativos y de administración interna deberán ser elaborados, firmados digitalmente y cargados en el SIR por los servidores civiles responsables. La recepción de documentos se hará a través de las mesas de partes físicas (MDP) o la Mesa de Partes Virtual (MDPV), siendo esta última el único canal autorizado para la presentación de documentos electrónicos, los cuales serán firmados y sellados digitalmente mediante un agente automatizado.

En caso de presentaciones por canales no oficiales, los órganos del Indecopi deberán orientar al administrado hacia el uso correcto de la MDPV. Además, cuando se presenten documentos reservados, el administrado deberá solicitar expresamente su confidencialidad y adjuntarlos por separado; de no cumplir con ello, se le otorgará un plazo de cuatro días hábiles para subsanar, bajo apercibimiento de considerar el documento como público.

La norma también establece que la MDPV operará las 24 horas del día, todos los días del año. Los documentos ingresados en días no hábiles se considerarán presentados el siguiente día hábil. Cada presentación generará un código único de procedimiento, con el cual el administrado podrá hacer seguimiento a su trámite en ambas instancias.

Por último, en el caso de documentos físicos ingresados por MDP, estos serán digitalizados y cargados al sistema, salvo que, por su naturaleza, no puedan ser digitalizados. En esos casos, será el órgano resolutivo quien determine su tratamiento.

I

NDECOPI

RESOLUCION N°000037-2025-GEG/INDECOPI

VISTOS: El Informe Nº 000005-2025-OTI/INDECOPI; el Memorándum Nº 000559-2025-OPM/INDECOPI y el Informe Nº 000160-2025-OAJ/INDECOPI; y, CONSIDERANDO:

Que, el artículo 1 del Decreto Legislativo N° 1033, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI, establece que éste es un organismo público especializado con personería jurídica de derecho público interno, que goza de autonomía funcional, técnica, económica, presupuestal y administrativa, adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros, y rige su funcionamiento de acuerdo con las disposiciones contenidas en la citada norma y en sus normas complementarias y reglamentarias;

Que, el artículo 4 de la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias, establece que el proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficacia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención de la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;

Que, mediante Decreto Legislativo N° 1412 se aprueba la Ley de Gobierno Digital, documento que establece el marco de gobernanza para la implementación del gobierno digital en las entidades de la Administración Pública, que permita la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos;

Que, por Decreto de Urgencia N° 006-2020, se crea el Sistema Nacional de Transformación Digital que tiene por finalidad fomentar e impulsar la transformación digital de las entidades públicas, entre otros, así como fortalecer el uso efectivo de las tecnologías digitales, las redes y los servicios digitales por parte de los ciudadanos y personas en general;

Que, por Ley N° 31170, Ley de Implementación de Mesa de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas, se impulsa la aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en toda la administración pública con el fin de transformar digitalmente los procesos, servicios y procedimientos administrativos;

Que, el numeral 30.1. del artículo 30 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004- 2019-JUS, contempla que el procedimiento administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y medios electrónicos, debiendo constar en un expediente, escrito electrónico, que contenga los documentos presentados por los administrados, por terceros y por otras entidades, así como aquellos documentos remitidos al administrado;

Que, mediante Decreto Supremo N° 029-2021-PCM se aprueba el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, en el que se establecen una serie de disposiciones respecto a la definición, estructura y componentes de los expedientes electrónicos;

Que, conforme lo establece el artículo 78 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por Resolución N° 0063-2021- PRE/INDECOPI, la Oficina de Tecnologías de la Información es el órgano de apoyo responsable de planificar, organizar, dirigir, ejecutar y supervisar los servicios informáticos relacionados con el desarrollo de sistemas de información, la administración de la plataforma tecnológica y soporte técnico; así como la adopción de las medidas necesarias para automatizar los procesos de la institución y mejorar la atención a los/las usuarios/as internos/as y externos/as, orientados al desarrollo del Gobierno Digital, a beneficio de la ciudadanía;

Que, el numeral 2.2 del Decreto Legislativo N° 1033, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI establece que, para el cumplimiento de sus funciones, el INDECOPI se encuentra facultado para emitir directivas con efectos generales;

Que, por su parte, el literal k) del artículo 5 de la precitada Ley, en concordancia con el literal j) del artículo 9 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del INDECOPI, aprobado por Resolución N° 000063-2021-PRE/INDECOPI, establecen que es función del Consejo Directivo expedir directivas normando el funcionamiento administrativo del INDECOPI;

Que, atendiendo al Acuerdo N° 012-2025 del Consejo Directivo del INDECOPI, mediante la Resolución N° 000027-2025-PRE/INDECOPI se formaliza la delegación a la Gerencia General de la facultad conferida al Consejo Directivo mediante el literal j) del artículo 9 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi;

Que, mediante el Informe N° 000005-2025-OTI/INDECOPI y el Memorándum N° 000559-2025-OPM/INDECOPI de las Oficinas de Tecnologías de la Información y la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, respectivamente; se emite opinión favorable a la Directiva propuesta;

Que, con el Informe N° 000160-2024-OAJ/INDECOPI, la Oficina de Asesoría Jurídica señala que resulta legalmente viable que la Gerencia General emita el acto resolutivo que apruebe la Directiva propuesta;

Que, estando a lo expuesto, y habiéndose cumplido con lo dispuesto en la Directiva N° 001-2023-GEG/INDECOPI, denominada “Directiva para la formulación, aprobación y modificación de documentos normativos del INDECOPI, corresponde aprobar el proyecto de “Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”; propuesto por la Oficina de Tecnologías de la Información;

Con el visado de la Oficina de Tecnologías de la Información, de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización y de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI; en el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del INDECOPI aprobado por Resolución N° 000063-2021- PRE/INDECOPI; la Resolución N° 000164-2023-GEG/INDECOPI que aprueba la Directiva N° 001-2023-GEG/INDECOPI “Directiva para la Formulación, Aprobación y Modificación de Documentos Normativos del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”, la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias, el Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, el Decreto de Urgencia N° 006-2020, que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital, la Ley N° 31179, Ley de Implementación de Mesa de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas, la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, y en uso de la facultad conferida mediante la Resolución N° 000027- 2025-PRE/INDECOPI;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar la Directiva N° 000001-2025-GEG/INDECOPI “Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual-INDECOPI”; la misma que en documento adjunto forma parte de la presente resolución.

Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente resolución y del documento que aprueba en el portal institucional del INDECOPI (www.gob.pe/indecopi), así como, que se proceda con su difusión en los canales correspondientes.

Regístrese y comuníquese.

Firmado digitalmente

DIOSELINA ESTHER URBINA CRUZ
Gerenta General (e)

DIRECTIVA N° -2025-GEG/INDECOPI
DIRECTIVA QUE REGULA LA TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y DE LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL – INDECOPI
I. OBJETIVO

La presente Directiva tiene como objeto establecer las disposiciones y pautas generales que regulen la tramitación del expediente electrónico del Indecopi.
II. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Directiva es de alcance nacional y de observancia obligatoria para todos los órganos resolutivos y demás unidades de organización que intervienen en la tramitación del expediente electrónico y donde se haya implementado el Sistema Integrado Resolutivo del Indecopi (SIR).
III. BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú.

3.2 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

3.3 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

3.4 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.

3.5 Ley N° 31170, Ley que dispone la implementación de Mesas de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas.

3.6 Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales.

3.7 Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se dictan normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional como a la producida por procedimientos informáticos en computadoras.

3.8 Decreto Legislativo N° 827, mediante el cual se amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.

3.9 Decreto Legislativo N° 1246, que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa aplicables a todas las entidades de la Administración Pública.

3.10 Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.

3.11 Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital.

3.12 Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del Indecopi.

3.13 Decreto Legislativo N° 768, que aprueba el Texto Único Ordenado del Código Procesal Civil.

3.14 Decreto de Urgencia N° 006-2020, Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital.

3.15 Decreto de Urgencia N° 007-2020, Decreto de Urgencia que aprueba el Marco de Confianza Digital y dispone medidas para su fortalecimiento.

3.16 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.

3.17 Decreto Supremo N°052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.

3.18 Decreto Supremo N° 003-2013-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales

3.19 Decreto Supremo N° 016-2024-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales

3.20 Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, Decreto Supremo que aprueba medidas para el fortalecimiento de la infraestructura oficial de la firma electrónica y la implementación progresiva de la firma digital en el sector público y privado.

3.21 Decreto Supremo N° 033-2018/PCM, Decreto Supremo que crea la Plataforma Digital Única del Estado Peruano y establecen disposiciones adicionales para el desarrollo del gobierno digital.

3.22 Decreto Supremo N° 123-2018/PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

3.23 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

3.24 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N°1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.

3.25 Decreto Supremo N° 157-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto de Urgencia N° 006-2020, Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital.

3.26 Decreto Supremo N° 103-2022/PCM, Decreto Supremo que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030 3.27 Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2021-PCM/SGD, que aprueba la Directiva N° 001-2021-PCM/SGD, “Directiva que establece los Lineamientos para la Conversión Integral de Procedimientos Administrativos a Plataformas o Servicios Digitales”.

3.28 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2021-PCM/SGTD, que aprueba la Directiva N° 002-2021-PCM/SGTD “Directiva que regula la generación y el uso del Código de Verificación Digital en las entidades de la Administración Pública”.

3.29 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2022-PCM/SGTD, que aprueba la “Guía para el uso e integración de la Plataforma Nacional de Firma Digital en las entidades de la Administración Pública.

3.30 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 003- 2023-PCM/SGTD, que establece la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información en las entidades públicas.

3.31 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2024-PCM/SGTD, que aprueba la “Directiva N° 002-2024-PCM/SGTD que regula el uso de la firma digital en las entidades públicas.

3.32 Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 007-2024-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 003-2024-PCM/SGP, “Directiva para Mejorar la Atención al Ciudadano en las Entidades de la Administración Pública”.

3.33 Resolución de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica N° 075-2019/CFE-INDECOPI, que aprueba la Guía de Acreditación de Entidad de Certificación versión 4.1.

3.34 Resolución de la Comisión Transitoria para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica N° 010-2016/CFE-INDECOPI, que aprueba la nueva versión de Guía de Acreditación de Aplicaciones de Software.

3.35 Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo del Indecopi N° 186- 2019-INDECOPI/COD, que aprueba la Directiva N° 003-2019-DIR-CODINDECOPI “Directiva para la Gestión Documental del Indecopi”.

3.36 Resolución Nº 000063-2021-PRE/INDECOPI, que aprueba el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI).

3.37 Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo del Indecopi Nº 000025-2023-PRE/INDECOPI que aprueba la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales. 3.38 Resolución N° 000164-2023-GEG/INDECOPI, que aprueba la Directiva N° 001-2023/INDECOPI “Directiva para la formulación, aprobación y modificación de documentos normativos del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI.

3.39 Resolución N° 000113-2024-GEG/INDECOPI, que aprueba el “Plan de Gobierno y Transformación Digital 2024-2026 del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”. Las referidas normas incluyen sus modificatorias.
IV. DEFINICIONES

4.1 Acto Administrativo: Declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

4.2 Actos de Administración Interna: Actos destinados a organizar o hacer funcionar las actividades o servicios de la Administración Pública. Estos actos son regulados por cada entidad, con sujeción a las disposiciones del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y de aquellas normas que expresamente así lo establezcan.

4.3 Agente automatizado: El agente automatizado que emplea un certificado digital y clave privada asociada para la generación de firmas digitales en documentos electrónicos, conforme con la normativa vigente. Este tipo de agente automatizado permite la autenticación y validación de documentos electrónicos mediante firma digital, garantizando seguridad, integridad y no repudio en los procedimientos administrativos digitales.

4.4 Administrado: Persona natural o jurídica que participa en el procedimiento administrativo. Cuando una entidad pública interviene en un procedimiento como administrado, se somete a las normas que lo regulan en igualdad de facultades y deberes que los demás administrados.

[Continúa…]

https://img.lpderecho.pe/wp-content/uploads/2025/05/Directiva-000001-2025-GEG-Indecopi-LPDerecho-1.pdf

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Automatización asociada a la tecnología : permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar.

Acelerando el procesamiento de documentos con IA en la era de los datos

https://www.silicon.es/

DocuWare propone tecnología IDP para procesar información no estructurada, escritura a mano o archivos de mala calidad y olvidarse del error humano.

La proliferación de dispositivos informáticos cada vez más potentes y la digitalización acelerada del puesto de trabajo han provocado el incremento de los datos que se encuentran disponibles en el entorno empresarial global. Actualmente vivimos en la era de los datos, uno de nuestros bienes más valiosos como sociedad del siglo XXI.

Todos los días se generan alrededor del mundo millones de terabytes que obligan a modernizar las herramientas de gestión para garantizar la eficiencia.

Esto incluye el procesamiento de documentos que, además de verse afectado por el ritmo de producción de la información, se enfrenta a obstáculos como material desgastado, envejecido, manchado o arrugado y posibles análisis inexactos de lo que aparece escrito. Especialmente cuando el factor humano entra en juego en una actividad de este calibre, existe la posibilidad de cometer errores y pasarlos por alto.

Un procesamiento mal ejecutado deriva en tomas de decisiones que no son correctas y la asunción de mayores costes finales para las organizaciones.

Como respuesta a estos problemas surge la automatización asociada a la tecnología de inteligencia artificial (IA). Esta alternativa permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar

 

La gestión de procesos del futuro

DocuWare ofrece una solución de procesamiento inteligente de documentos (IDP), que surge tras la adquisición de Natif.ai. Sus capacidades han enriquecido la gestión documental de DocuWare para extraer datos de contratos, facturas o correo postal, por ejemplo. Otras ventajas son la conversión de manuscritos en texto editable, la categorización en base al contenido y la separación en elementos individuales de escaneados por lotes que carecen de hojas separadoras y códigos de barras.

DocuWare encara el reto de la gestión de grandes volúmenes de documentos, poniendo fin a la pérdida de tiempo y la falta de productividad que conlleva el papeleo a la antigua usanza.

Con el IDP, las empresas dejan de dedicar tantos esfuerzos a tareas repetitivas que resultan agotadoras. Así, pueden centrarse en funciones de verdadero valor añadido, como la innovación de productos, las interacciones con clientes o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio, que claramente les sirven para ganar competitividad frente a sus rivales e incrementar las vías de ingresos a su alcance.

DocuWare IDP integra en una plataforma de gestión estandarizada la automatización total de los procesos documentales, sin desatender la seguridad. Todos los datos se anonimizan por anticipado. Además, nunca se emplea el documento completo, sino una parte reducida del mismo. La propuesta de DocuWare se atiene a los estipulado por la normativa RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y utiliza el centro de datos alemán de VSE NET como alojamiento en Europa.

La aplicación de la IA implica optimizar los flujos de trabajo y prevenir fallos que antes no se podían evitar. La intervención manual ya no es indispensable en este caso, por lo que aumenta la eficiencia.

El procesamiento inteligente entiende los documentos y es capaz de extraer detalles concretos para ir avanzando en fases posteriores.

Extracción con OCR y HTR

DocuWare afina la extracción de información importante a través de OCR, es decir, el reconocimiento óptico de caracteres. Esa información se asigna a un campo de datos específico para su procesamiento. En la práctica, facilita la relación con papeles antiguos, sucios, que proceden del sector logístico o la construcción, mal conservados, con saltos de página y en los que las posiciones de datos son complejas.

IDP va más allá de los datos estructurados. A diferencia de lo que ocurre con el software convencional, trabaja con datos no estructurados, abarcando registros de calidad dudosa y redactados a mano. La IA ha sido entrenada con cientos de millones de documentos y sigue mejorando con el uso. Los modelos predefinidos gozan de una precisión del 97 % en lo que respecta a la extracción de datos y pueden personalizarse.

La solución de DocuWare también aporta extracción mediante HTR o reconocimiento de texto manuscrito, convirtiendo el contenido en caracteres que son editables y que se pueden utilizar a modo de entradas de índice o metadatos. Entre las opciones figuran las anotaciones y los formularios tipo para solicitudes ante las autoridades.

Por otro lado, habilita las separaciones en formato PDF y un procesamiento posterior coherente. Contribuye a la realización de clasificaciones automáticas para enviar material a los archivadores o eliminar aquello que no se desea conservar, como firmas o logos en el email. Y aplica recortes con los que se estandariza el tamaño de documentos procedentes de diversas fuentes.

Al activar determinados flujos de trabajo por clase de documento, crece la tasa de automatización, manteniendo la información en orden, siempre en el lugar y el momento apropiados.

El poder de la personalización

IDP está disponible como servicio adicional en la nube. Las empresas que demandan un procesamiento avanzado para conectarse a otro software, sin la presencia de un sistema de gestión DocuWare, también podrán aprovechar las características de DocuWare IDP. Esta herramienta funciona de manera independiente y ofrece captura precisa de datos y clasificación de documentos a modo de complemento para sistemas que ya existen.

Aparte de agilizar los procesos empresariales, DocuWare IDP se caracteriza por una ejecución en segundo plano.

Otra ventaja es la personalización. Los modelos se entregan con estructuras preconfiguradas para la extracción y la clasificación, pero las organizaciones pueden elegir entre ajustarlos a sus objetivos o crear sus propio modelos inteligentes. Esto significa prepararlos para cada caso de uso, tipología de documento o flujo de trabajo. Cada compañía tiene necesidades únicas y la solución de DocuWare se adapta en consecuencia.

DocuWare IDP refuerza el procesamiento al utilizar IA para una mayor automatización del ciclo de vida de los documentos y escalar negocios en tiempos de escasez de personal.

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