CUIDADO: Archivos adjuntos usados para vaciar cuentas bancarias en segundos

La nueva modalidad de estafa que vacía las cuentas bancarias en segundos con peligrosos archivos adjuntos

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Hoy las personas suelen ser vulnerables a estafas o algún riesgo mientras navegan por internet. En un escenario donde la tecnología se ha convertido en parte esencial de la vida diaria y ejerce gran influencia en las actividades, los ciberdelincuentes encuentran la oportunidad perfecta para llevar a cabo distintos tipos de ataques digitales que pueden afectar gravemente la estabilidad y seguridad de las personas.

Existen muchas formas comunes de fraude que se realizan a través de aplicaciones de mensajería, como WhatsApp, y se extienden a otros servicios, como plataformas de streaming, comercio electrónico e incluso dispositivos como routers wifi, los cuales son utilizados para llevar a cabo sus maniobras.

Recientemente, salió a la luz una nueva modalidad con los documentos PDF, que se han convertido en un formato imprescindible, ya sea para trámites laborales, académicos o gestiones personales. Su practicidad y compatibilidad universal hacen que se empleen a diario en todo tipo de dispositivos, lo que también los convierte en un objetivo atractivo para los ciberdelincuentes.

Estos archivos suelen percibirse como seguros y confiables, lo que facilita que pasen desapercibidos a los ojos de los usuarios, quienes rara vez sospechan de ellos. Los atacantes diseñan estos archivos de manera que imiten a los legítimos, incorporando en su interior códigos o scripts que pueden aprovechar fallas del sistema o incluso instalar malware sin que la víctima lo note.

Este tipo de amenazas resulta especialmente peligrosa porque la mayoría de las personas no cuenta con conocimientos técnicos avanzados para detectar anomalías, lo que incrementa las probabilidades de caer en la trampa si no se adoptan medidas preventivas básicas.

De acuerdo con el último Threat Report de la empresa de ciberseguridad ESET, un archivo PDF manipulado con fines maliciosos tiene la capacidad de introducir software dañino en un dispositivo, extraer datos confidenciales o aprovechar fallas en el sistema y en los programas usados para abrirlo.

Con frecuencia, estos documentos se difunden como archivos adjuntos en correos electrónicos fraudulentos que buscan generar sensación de urgencia, despertar emociones o sembrar inquietud, con el fin de convencer al usuario de que los abra sin sospechar el peligro.

Los archivos PDF maliciosos suelen presentarse bajo apariencias confiables para engañar al usuario. Entre los disfraces más utilizados se encuentran documentos que parecen ser facturas de compras pendientes o deudas bajo nombres genéricos como “Factura.pdf”, hojas de vida enviadas a empresas en procesos de contratación, resultados de exámenes médicos o incluso comunicaciones que aparentan provenir de bancos, entidades financieras o instituciones gubernamentales. Esta estrategia busca generar confianza y credibilidad para aumentar la probabilidad de que la víctima abra el archivo.

En cuanto a su funcionamiento, los atacantes suelen recurrir a la inserción de scripts dentro del documento, es decir, fragmentos de código capaces de descargar programas dañinos, establecer conexiones remotas o ejecutar tareas ocultas en el sistema.

Algunos archivos también pueden incluir enlaces invisibles que se activan al interactuar con determinadas funciones del PDF. A esto se suma la posibilidad de explotar errores de seguridad en programas ampliamente utilizados para leer este tipo de archivos, como Adobe Reader o Foxit, lo que amplifica el riesgo de infección.

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INCREIBLE: Manuscrito perdido durante 150 años en Archivos Nacionales del Reino Unido, esa es la noticia (Testamento del legado de William Shakespeare)

Un manuscrito perdido durante 150 años brinda detalles desconocidos sobre la herencia de William Shakespeare

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Celeste Sawczuk

El manuscrito de 1642 revela disputas familiares sobre la propiedad de New Place - (The National Archives)

El hallazgo de un testamento extraviado durante un siglo y medio reavivó el interés por una de las disputas familiares más notorias en torno al legado de William Shakespeare. El manuscrito, redactado en 1642 por Thomas Nash, esposo de la nieta del dramaturgo, apareció recientemente en una caja sin etiqueta dentro de los Archivos Nacionales del Reino Unido.

El descubrimiento no solo aportó nuevos datos sobre la historia familiar de Shakespeare, sino que reveló detalles conflictivos en torno a la propiedad de New Place, la última residencia del escritor en Stratford-upon-Avon.

El manuscrito, desconocido desde el siglo XIX

El responsable del hallazgo fue el Dr. Dan Gosling, especialista en registros legales, quien encontró el testamento al revisar cajas de documentos del siglo XVII sin catalogar ni marcar con fechas. Gosling indicó en The Guardian que el testamento permaneció unos 150 años sin ser visto, tras haber sido archivado en el siglo XIX luego de ser estudiado en la capilla Rolls. El manuscrito, ya documentado y catalogado, quedó disponible al público por primera vez en más de un siglo.

El testamento de Thomas Nash, fechado el 25 de agosto de 1642, fue redactado mientras él residía en New Place junto a su esposa Elizabeth Hall y su suegra Susanna Hall, hija de Shakespeare. En el texto, Nash dispuso que la propiedad de New Place pasara a su primo Edward Nash, aunque la casa ya había sido heredada por Susanna y Elizabeth, según el testamento original del dramaturgo. Esta decisión desencadenó una disputa familiar y legal tras la muerte de Nash en 1647.

El conflicto surgió cuando Susanna y Elizabeth, viuda de Nash, rechazaron cumplir la voluntad de Thomas. Ambas confirmaron sus derechos sobre los bienes heredados de Shakespeare, firmando una escritura de cambio de domicilio para avalarlo.

Frente a esta situación, Edward Nash inició un proceso judicial en la corte de la cancillería para reclamar la residencia, alegando que Elizabeth, como albacea, debía cumplir el testamento.

Durante el juicio, Elizabeth relató que tanto ella como su madre recibieron las propiedades directamente de su abuelo, William Shakespeare. El tribunal solicitó el testamento de Thomas Nash, lo que provocó que el documento quedara archivado en los registros de la cancillería, donde permaneció ignorado hasta este hallazgo.

Aunque el desenlace de la disputa judicial no aparece completamente documentado, el análisis de Gosling indicó que no existen evidencias de que Edward Nash llegara a poseer New Place. Tras la muerte de Elizabeth en 1670, sin descendencia y con el fin de la línea directa de los Shakespeare, su testamento mencionó un posible derecho de Edward a adquirir la residencia, aunque solo “según mi promesa formalmente hecha a él”, insinuando la existencia de acuerdos no formalizados.

Finalmente, la casa pasó a la familia Clopton, una acaudalada estirpe terrateniente, y fue demolida en 1702.

Importancia histórica y cierre de un enigma archivístico

El hallazgo del testamento de Thomas Nash resultó esencial para quienes investigan la vida familiar y el legado de Shakespeare. New Place, adquirida en 1597 por 60 libras, fue residencia del dramaturgo hasta su muerte en 1616 y una de las casas más destacadas de Stratford-upon-Avon, con diez chimeneas, cinco frontones y extensos terrenos.

El testamento ya quedó catalogado y a disposición del público en los Archivos Nacionales, lo que cerró un prolongado periodo de incertidumbre y ofreció a estudiosos y curiosos la oportunidad de examinar de primera mano una pieza clave de la historia de Shakespeare.

El redescubrimiento de este manuscrito, largamente perdido, abrió nuevas perspectivas sobre episodios poco conocidos de la familia y el legado del autor más célebre del teatro inglés.

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Hallados documentos originales del siglo XVI que testifican a Cervantes como recaudador de impuestos en Huelva

Descubren documentos originales que sitúan a Miguel de Cervantes en Huelva

https://www.infobae.com/
Celeste Sawczuk

El hallazgo de archivos históricos amplía el conocimiento sobre la actividad de Cervantes

 como recaudador de impuestos (EFE)

El hallazgo de dos documentos históricos originales de finales del siglo XVI permitió situar con precisión a Miguel de Cervantes en las localidades onubenses de Paterna del Campo y Bollullos Par del Condado, donde ejerció como recaudador de impuestos.

La investigación, confirmada por el investigador Bartolomé Miranda Díaz y difundida por EFE, aportó una nueva perspectiva sobre la actividad del autor del Quijote en Huelva y amplió el conocimiento de su biografía.

Los documentos, fechados en 1593 y 1594, se localizaron en el archivo histórico de La Palma del Condado (Huelva). En ambos aparece el nombre completo de Cervantes junto a su cargo como recaudador.

Según explicó Miranda Díaz a EFE, uno de los papeles se encontraba tan deteriorado que prefirió no manipularlo y recurrió a otras fuentes históricas para confirmar la autenticidad del hallazgo. Esta medida permitió verificar que el nombre de Cervantes figuraba en el documento, lo que reforzó la validez de la prueba.

Documentos cervantinos y nuevas fechas en Huelva

El hallazgo precisó la presencia de Cervantes en estos municipios y amplió el periodo conocido de su labor en la región. Hasta entonces, se sabía que el escritor visitó estas localidades en julio de 1593 y entre febrero y marzo de 1594, pero el documento relativo a Bollullos Par del Condado está fechado en noviembre de 1594, dato que sugiere que la documentación cervantina podría abarcar más allá de lo aceptado tradicionalmente.

Miranda Díaz señaló a EFE que este tipo de descubrimientos abrió la posibilidad de encontrar nuevos documentos relacionados con Cervantes en archivos de la zona.

Uno de los textos encontrados corresponde a un poder notarial que autorizaba a un emisario a recoger en Sevilla el dinero que la Corona debía a los vecinos de Bollullos Par del Condado por los impuestos recaudados durante la visita de Cervantes. El investigador especificó que el escritor no recogía dinero en efectivo, sino cereales y aceite destinados a la Armada española y la Flota de Indias.

Miranda Díaz añadió que la Corona solía pagar tarde y mal, lo que provocó reclamaciones de los concejos locales. Estas protestas quedaban registradas en documentos notariales, como el ahora descubierto, o en otros escritos donde se mencionaba a Cervantes en calidad de recaudador.

El sistema de recaudación de la época implicaba que Cervantes exigía los impuestos directamente a los concejos municipales, que luego distribuían la carga entre los vecinos según sus criterios. Los productos recaudados eran tasados por funcionarios y no se ajustaban al precio de mercado, pero esto, según Miranda Díaz, no convirtió necesariamente a la figura del recaudador en alguien impopular entre la población.

Itinerario y contexto de la actividad de Cervantes

Ambos documentos, aunque referidos a Paterna del Campo y Bollullos Par del Condado, permanecen en el archivo de La Palma del Condado, que conserva fondos históricos de varias localidades de la provincia. Este hallazgo se sumó a los descubrimientos que, desde 1902, perfilan la actividad de Cervantes como recaudador de impuestos en Andalucía.

El primer testimonio de esa función apareció en el Archivo de Simancas, y desde entonces se localizaron otros textos que confirmaron su paso por el Aljarafe sevillano y las comarcas onubenses de Campo de Tejada y del Condado de Niebla.

La labor de Miranda Díaz permitió reconstruir con mayor precisión el itinerario de Cervantes en la región. Se sabe que el escritor abandonó Sevilla el 14 de julio de 1593, estuvo en Sanlúcar la Mayor el 19, llegó a Paterna del Campo el 22, pasó por Villalba el 24, visitó La Palma un día después y alcanzó Niebla tres días más tarde. Estos datos permitieron delimitar el recorrido y la actividad del autor en ese periodo.

Desde el primer hallazgo en 1902, la investigación sobre la presencia de Cervantes en Andalucía avanzó de manera intermitente. En 1958, Luis Astrana Marín localizó otro documento relevante, y entre 2017 y la actualidad, archiveros e investigadores certificaron la presencia del escritor en localidades como Bonares, Lucena del Puerto, Niebla, Villalba del Alcor y Aznalcázar.

En este último caso, José Cabello Núñez, archivero de La Puebla de Cazalla, encontró cinco firmas de Cervantes y setenta documentos relacionados con el autor, algunos de los cuales ofrecieron información sobre su vida personal en Sevilla.

La labor de Miranda Díaz y Cabello Núñez fue reconocida por Krzysztof Sliwa, biógrafo estadounidense de origen polaco, quien los citó en su exhaustiva obra sobre la vida de Cervantes, considerada la más actualizada sobre el escritor.

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La última actualización de Windows 11 podría borrar todos tus archivos

La última actualización de Windows 11 podría borrar todos tus archivos del PC por este fallo crítico
https://www.20minutos.es/
Mario Bordonaba

Todavía no queda claro cuál ha sido la causa del error, pero podría tener que ver con la fuga de memoria en la caché del sistema operativo.

Los usuarios de Microsoft están sufriendo de varios problemas con las últimas actualizaciones de Windows 11 lanzadas recientemente (KB5063878 y KB5062660). En concreto, este último caso es especialmente grave, ya que puede poner en riesgo todos los archivos del ordenador debido a un problema crítico que afecta al almacenamiento.

Según informan desde Bleeping Computer, algunos usuarios han reportado que tras instalar las mencionadas actualizaciones, sus discos duros (HDD) y unidades de estado sólido (SSD) comenzaron a presentar fallos. Lo que ocurre es que este error provoca que las unidades desaparezcan del sistema o que se vuelvan ilegibles. Esto puede derivar en perdida de información e incluso la corrupción de los datos.

La última actualización de Windows 11 podría borrar todos tus archivos

Como tal, la incidencia fue localizada por primera vez por un entusiasta japonés de la construcción de ordenadores al sufrir problemas con su controlador Phison NAND a la hora de realizar operaciones de escritura intensiva, como copiar grandes cantidades de archivos. Sobre todo si llegan a cifras de 50 GB o superan el 60% del uso del controlador.

Es cierto que al principio parecía un problema ubicado en una región especifica, pero parece que se ha extendido más allá. En algunos casos, el problema se solucionaba tras reiniciar, pero en otros la unidad quedaba totalmente inaccesible. Todavía no queda claro cuál ha sido la causa del error, pero podría tener que ver con la fuga de memoria en la caché del sistema operativo.

Por el momento, Microsoft todavía no se ha pronunciado, pero sí que dicen estar investigando los reportes junto con sus socios y Phison para encontrar una solución. Teniendo en cuenta la situación, se recomienda a los usuarios evitar realizar operaciones de escritura demasiado grandes y realizar copias de seguridad periódicas a la par que manejar con precaución los archivos de gran tamaño.

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Identificando paso a paso los archivos PDF maliciosos

Así puedes identificar archivos PDF maliciosos paso a paso

https://www.informador.mx/
SUN

Los PDF llegan principalmente a través de correos de phishing que apelan a la urgencia 

o a la confianza del usuario. CANVA / ESPECIAL

Lo que parece un simple archivo PDF puede convertirse en la puerta de entrada de un ciberataque.

De acuerdo con la compañía de seguridad informática ESET, este formato ampliamente utilizado para compartir facturas, currículums o estudios médicos se ha convertido en un recurso frecuente de los criminales para distribuir malware, robar datos sensibles e incluso tomar control de los equipos.

Un informe reciente de la firma revela que los PDF se ubican en el sexto lugar del Top 10 de amenazas detectadas a nivel mundial, principalmente a través de correos de phishing que apelan a la urgencia o a la confianza del usuario.

"Los atacantes se esfuerzan por simular que son documentos legítimos. Los elementos maliciosos suelen ser imperceptibles a simple vista", advirtió Fabiana Ramírez Cuenca, investigadora de ESET a través de un comunicado de prensa.

¿Cómo operan los ataques por archivos PDF?

Los delincuentes suelen camuflar los archivos en correos electrónicos que aparentan ser de bancos, empresas o dependencias gubernamentales.

Una campaña documentada por ESET utilizó PDFs para propagar el troyano bancario Grandoreiro, el cual iniciaba con un enlace malicioso que descargaba el documento infectado.

Entre las técnicas más comunes está incrustar scripts —fragmentos de código— que ejecutan procesos en segundo plano, abren conexiones remotas o instalan malware. También se han detectado enlaces ocultos que redirigen a páginas fraudulentas y explotan vulnerabilidades en visores populares como Adobe Reader o Foxit.

¿Qué hacer si recibes un PDF sospechoso?

Según los expertos, conviene desconfiar de archivos que lleguen comprimidos en ZIP o RAR, tengan nombres genéricos como documento.pdf.exe o provengan de remitentes sospechosos. Otra recomendación básica es preguntarse si se esperaba ese archivo y si tiene sentido recibirlo.

ESET recomienda analizar el documento en VirusTotal, revisar siempre la extensión real del archivo y mantener actualizado el software lector de PDFs. También es vital contar con antivirus activo y evitar abrir archivos comprimidos sin justificación.

En caso de haber abierto un archivo malicioso, los pasos inmediatos son desconectarse de internet, escanear el equipo con antimalware, revisar procesos activos y cambiar contraseñas sensibles. Ante cualquier duda, lo más seguro es acudir a especialistas.

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Archivos Epstein serán publicados por el Comité de Supervisión y Reforma Gubernamental de la Cámara de Representantes

El Congreso planea publicar los archivos de Epstein tras recibirlos este viernes, según un informe

https://www.independentespanol.com/
Isabel Keane

Se espera que el comité de la Cámara reciba parte del material del Departamento de Justicia este viernes

El Comité de Supervisión y Reforma Gubernamental de la Cámara de Representantes tiene previsto publicar algunos archivos relacionados con Jeffrey Epstein, el difunto delincuente sexual condenado, tras recibir el material del Departamento de Justicia este viernes, según un informe.

Se espera que el comité comience a recibir este viernes los documentos que citó mediante una orden judicial. Un vocero del comité confirmó a CNN que se eliminará información sensible antes de su publicación, incluyendo la identidad de las víctimas.

“El comité planea publicar los documentos tras una revisión detallada para asegurar que se elimine cualquier información que identifique a las víctimas, así como material relacionado con abuso sexual infantil. También se coordinará con el Departamento de Justicia para garantizar que la difusión de estos archivos no interfiera con investigaciones o procesos penales en curso”, indicó el vocero.

El vocero indicó que el comité colaborará con el Departamento de Justicia en la publicación de los documentos, aunque no especificó cuándo podrían darse a conocer.

La información sobre el inicio de la entrega de archivos relacionados con Jeffrey Epstein al Congreso fue dada a conocer el lunes por el presidente del Comité de Supervisión de la Cámara, el representante James Comer. Esta acción se produce luego de que el Departamento de Justicia concluyera en julio que no eran necesarias más revelaciones sobre el caso Epstein.

Epstein, un financiero adinerado y con conexiones en círculos de poder, murió por suicidio en una celda de una cárcel de Nueva York en 2019, según se indica en el memorando. Sin embargo, durante años han circulado teorías conspirativas que afirman que mantenía una lista secreta de personas famosas e influyentes a quienes habría suministrado menores para fines sexuales. También se ha especulado que fue asesinado en prisión para evitar que revelara información sobre los supuestos crímenes.

La conclusión del memorando provocó indignación entre miembros de la base MAGA de Donald Trump, quienes esperaban revelaciones explosivas. Desde la Casa Blanca, han intentado contener las consecuencias y la reacción pública, luego de lo que muchos consideran un manejo fallido de los llamados “archivos Epstein”.

Trump y Epstein mantuvieron una relación cercana durante la década de 1990 y principios de los 2000, y fueron vistos juntos en fiestas tanto en Palm Beach como en Nueva York. En 2002, Trump afirmó que conocía a Epstein desde hacía 15 años y lo calificó como “un tipo estupendo”, mucho antes de que se conocieran las acusaciones contra el financiero.

Aunque Donald Trump nunca ha sido acusado formalmente ni enfrenta cargos penales en relación con el caso Epstein, su examigo, Elon Musk, lo señaló como uno de los nombres en la supuesta lista.

A pesar del fuerte interés público en los archivos, el presidente de la Cámara de Representantes, Mike Johnson, aplazó hasta septiembre la votación del pleno para decidir si se publicarán o no, argumentando que la administración necesita “espacio” para revisar el contenido con detenimiento.

La presidenta del Comité de Reglas, Virginia Foxx, dijo a periodistas este martes que el tema podría “resolverse” antes de que llegue a votación en Washington D. C. el próximo mes.

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Los archivos de las viejas glorias del rock abren sus puertas

Las viejas glorias del rock exploran sus archivos

https://revistamundodiners.com/

Para algunos un tesoro musical, para otros tan solo material mediocre descartado en su día y que sirve ahora para hacer caja. Los grandes del rock hurgan en sus archivos y desclasifican grabaciones que pormenorizan su proceso creativo.

Bruce Springsteen abre una vez más su caja fuerte y libera siete álbumes inéditos en el cofre Tracks II: The Lost Albums. La audición es agridulce o descorazonadora, según el espíritu crítico del oyente. En 1998, la primera entrega de Tracks supuso un tesoro de canciones rechazadas que hubiesen merecido estar en sus mejores discos de los setenta.

En esta ocasión la generosa descarga de grabaciones solo logra dibujar a un creador que quiso explorar caminos que no eran los suyos y, salvo en contadas excepciones, se quedó a medias en el intento. Arreglos electrónicos, discutibles incursiones en el country, el pop orquestal o el acervo mexicano, desviándole de la esencia que le convirtió en el artista multitudinario que actúa en estadios ante un público devoto.

No es la única figura anglosajona del ámbito de la música popular que decide compartir material desechado por comercialmente inapropiado o sencillamente mediocre. Curiosamente, alguien tan celoso de su privacidad como Bob Dylan sería el primero en tomar conciencia de un vastísimo legado que debía salir a la luz.

Las razones son variadas y atienden a lógicas lucrativas, por los varios miles de aficionados que adquieren artefactos antológicos a precios prohibitivos, también por la extensión del copyright que supone publicar grabaciones que de otro modo entrarían en el dominio público. Hay también una explicación tecnológica en la implantación del CD a mitad de los ochenta, formato que ofrecía el doble de duración de un elepé de vinilo, cuyas propiedades y medidas incitaban a confeccionar exhaustivas antologías.

La era de los vinilos

La aparición en tiempos de la contracultura de un histórico 'Great White Wonder' (1969) de Dylan, sentó las bases incluyendo grabaciones domésticas de canciones propias o tradicionales, no tomas en directo registradas en conciertos, como sería la tónica en la industria pirata de los siguientes años.

Tendencia que arrancó con otro incunable oficializado por Dylan, 'Vol. 4 Live 1966: The “Royal Albert Hall” Concert' (1998), documento del cisma entre folk y rock protagonizado por el autor de ‘Blowin’ in the Wind’. El título erróneo del pirata original, tal vez para esquivar responsabilidades legales, cambiaba Mánchester, donde en realidad se grabó, por Londres y su templo victoriano. De ahí el entrecomillado.

Durante los setenta florece una industria subterránea de vinilos ilegales que planchan conciertos y sesiones de estudio de los mitos del rock: The Beatles y The Rolling Stones, Crosby, Stills, Nash & Young y Pink Floyd, Led Zeppelin y AC/DC, etcétera. Algunos artistas avispados, como Frank Zappa, contraatacan en los ochenta siguiendo la máxima del ladrón-que-roba-a-ladrón y reeditando los piratas de más éxito en sus propios sellos.

Las dos décadas siguientes elevan las cifras de venta, y la calidad auditiva, gracias al más manejable CD, inundando el mercado de golosas grabaciones editadas gracias a un presunto vacío legal. Hoy, en tiendas y plataformas se encuentran conciertos en vinilo con el subtítulo Radio Broadcasts, emisiones radiofónicas de copyright en un dudoso limbo.

En 1985, Dylan vuelve a adelantarse con la edición de 'Biograph' -selección de sus mejores creaciones que añadía una tercera parte de inéditos- a la moda de los boxsets, lujosas cajas que proponían un compendio de la discografía de un artista y añadían rarezas e inéditos.

Ejemplares fueron las dedicadas a Sam Cooke y James Brown, Elvis Presley y Waylon Jennings, The Who y The Beach Boys, The Band y Booker T. & The MGs, etcétera. En el nuevo milenio, al descender las ventas de formatos físicos, la industria dejó de verlas como un negocio provechoso -al fin y al cabo se compilaban con fondos de catálogo, sin el dispendio de una nueva producción- y fueron relegadas.

¿Es lícito dar a conocer los bocetos y tentativas que dieron como resultado una gran obra musical que tuvo incidencia social y resonancia histórica además de artística? ¿Desvirtúa esa publicación la obra dada por buena en su día o, al contrario, la magnifica al mostrar el proceso que la conformó?

¿Qué pasaba por la mente de Dylan cuando, al publicar 'Infidels' (1983), decidió dejar fuera ‘Blind Willie McTell’, una de sus canciones más queridas en los últimos tiempos? ¿No sería mejor esperar a que el artista ya no esté entre nosotros para desnudar su proceso creativo? O, al contrario, que se publiquen en vida certifica su anuencia con el proyecto.

Otros gigantes culturales del pop, The Beatles, no han sido tan generosos con sus archivos. Los abrieron por vez primera en 1995 con los tres volúmenes dobles de 'Anthology', donde mostraban material inédito, tomas descartadas y versiones alternativas de sus canciones más populares. Aquellos discos eran parte de una operación mayor que incluía una serie documental emitida por televisión y un libro que daba la palabra a los protagonistas en una historia oral obviamente sesgada por su procedencia oficiosa.

Escuchar una ‘A Day in the Life’ confeccionada con retales distintos a los de la incluida en Sgt. Pepper’s resulta indudablemente atrayente, aunque no supere a la publicada en su día. En primer lugar, porque si el grupo y su productor George Martin la dieron por definitiva, sería por algo.

En segundo, y más importante, porque al escucharla cientos de veces la hemos hecho nuestra, añadiendo recuerdos de las primeras veces, sumando las distintas emociones que a lo largo de los años nos fue proporcionando. Una vez entregada por el compositor, una canción la cincela en su inconsciente el oyente. Es el poder secreto de la música, del arte.

Neil Young es otro que ha fomentado la publicación de sus archivos con casi la misma dedicación que Dylan. Su monumental operación The Archives -cajas de gran tamaño que contienen discos de audio y de vídeo, más material impreso con toda la información de lo incluido- ha sido más pausada de lo anunciado, pero ofrecerá a futuras generaciones una completa panorámica de su vida y obra. Se inició con 'The Archives Vol. 1 1963-1972' (2006) y ha llegado hasta un tercer volumen, aparecido en 2024, que trata el polémico periodo que va de 1976 a 1987.

La historia es una realidad inminente en el ámbito del rock, que en los años sesenta fue dominante industrial y culturalmente, creando una comunidad de jóvenes que tenían en discos y conciertos un punto de encuentro ante el mundo adulto, un lenguaje propio con el que cuestionar el sistema, una red de redes mucho antes de que llegase internet. Que afloren estos archivos musicales ayuda a revisar y comprender el florecimiento cultural que produjo esta música, hoy degenerada en otro comercio virtual más. Es lo que hay.

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Archivo General de la Nación: Taller referente a la preservación digital de documentos

Preservación digital. Retos y oportunidades para la archivística

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El martes 29 de julio en el Salón de Actos del Archivo General de la Nación, Andrés Pak Linares, presidente de la Asociación de Archiveros en la Función Pública de Argentina y jefe de Departamento en el Archivo General de la Nación de Argentina, realizó un taller referente a la preservación digital de documentos. La actividad fue organizada por el Ministerio de Economía y Finanzas y el Archivo General de la Nación, con la colaboración de la Asociación Uruguaya de Archivólogos.

El encuentro dio inicio con una primera reflexión respecto los fines de la archivística digital, para lo cual se plantearon las siguientes preguntas disparadoras: ¿archivar documentos digitales o gestionar la posibilidad de reproducir la información?, ¿preservar bits o preservar la cadena de bits?

En el taller se explicó el modelo OAIS (Open Archival Information System), como estándar internacional ISO 14721:2003 (actualizado a 2025), y los componentes esenciales para un sistema de preservación digital con las actividades mínimas que debe hacer: ingestión, almacenamiento, gestión de datos, acceso, planificación y administración.

Con respecto a los problemas y desafíos a los que actualmente se enfrenta la archivística, se mencionaron los siguientes: 

• Económicos: costos permanentes, riesgos de pérdida total.
• Técnicos: obsolescencia tecnológica, falta de normalización.
• Legales: derechos sobre formatos protegidos, validez legal de documentos digitales.
• Responsabilidad compartida: necesidad de articulación entre archivistas, informáticos y gestores.

También se señalaron las características de los distintos universos documentales. Por un lado, se encuentran los documentos digitalizados, que se caracterizan por una menor diversidad pero con posibilidad de recuperación, y por otro, los documentos electrónicos nativos, que permiten la unificación de formatos, pero presentan mayor vulnerabilidad ante pérdidas.

Finalmente, el expositor planteó la urgencia de anticipar la obsolescencia y planificar la preservación de largo plazo. Asimismo, enfatizó que sin un enfoque interdisciplinario, la preservación digital está condenada al fracaso.

Luego del taller, Andrés Pak Linares realizó una visita al Archivo Histórico del Ministerio de Economía y Finanzas, y recorrió las instalaciones del edificio junto al encargado del Departamento de Archivo del ministerio, Gabriel Queijo, con el objetivo de conocer el estado de conservación, el funcionamiento del Archivo y las condiciones técnicas del entorno.

Pak ofreció recomendaciones técnicas y estratégicas para optimizar la gestión documental, especialmente en lo relativo a preservación digital, accesibilidad y organización de fondos históricos.

Como principales conclusiones de esta actividad están, por un lado, la necesidad de un cambio de paradigma de la Archivística digital, pasando de la acumulación documental a la gestión estratégica de la información. Por otro lado, la formación continua y la cooperación regional como elementos fundamentales ante los desafíos compartidos en el Mercosur.

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Jornada “La Implementación de la Ley General de Archivos como Pilar de la Transparencia”

Mejora Contraloría la transparencia mediante la Cultura Archivística
https://www.nl.gob.mx/

Inauguran jornada “La Implementación de la Ley General de Archivos como Pilar de la Transparencia” con la participación de Ramón Aguilera Murguía. Director General de la Escuela Mexicana de Archivos.

Destaca Contralora que sin archivos no hay transparencia, sin transparencia no hay rendición de cuentas y sin rendición de cuentas no hay democracia.

Monterrey, Nuevo León.- Como parte del fortalecimiento a la transparencia y la rendición de cuentas, la Contraloría y Transparencia Gubernamental celebró la Jornada “La Implementación de la Ley General de Archivos como Pilar de la Transparencia”.

Dicho encuentro consiste en una capacitación intensiva de tres días, dirigida al personal de las dependencias y entidades del Gobierno del Estado, con el propósito de que conozcan a detalle las disposiciones de la Ley General de Archivos y su correcta aplicación, con la finalidad de garantizar el adecuado manejo, conservación y acceso a la información pública contenida en los archivos gubernamentales, asegurando así su disponibilidad para la ciudadanía y fortaleciendo la transparencia institucional.

En su mensaje, la Contralora General, María Teresa Herrera Tello, destacó que desde la Contraloría y Transparencia Gubernamental, se asume con seriedad la responsabilidad de proteger los derechos fundamentales a la transparencia, al acceso a la información pública y a la protección de datos personales.

“La gestión documental y archivística no es una tarea técnica secundaria, sino una función estratégica que sostiene el funcionamiento democrático del Estado. Es nuestra memoria institucional, contiene las huellas de las decisiones, las acciones y las políticas públicas”, mencionó.

El evento contó con la Conferencia Magistral de Ramón Aguilera Murguía, Director General de la Escuela Mexicana de Archivos, quien subrayó la importancia de los archivos como instrumentos esenciales para preservar la historia, respaldar la toma de decisiones y garantizar el derecho ciudadano a la verdad.

Herrera Tello enfatizó que la correcta implementación de la Ley General de Archivos es esencial para reducir márgenes de opacidad, prevenir la corrupción y fortalecer la confianza ciudadana en las instituciones.

“Como gobierno abierto, tenemos el deber no solo de cumplir con la ley, sino de comprender su espíritu. Y el espíritu de esta ley es claro: garantizar que cada documento, cada registro, cada archivo sea una herramienta para mejorar el presente y construir confianza hacia el futuro”, añadió.

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Nueva actualización para buscar archivos en Windows 11

Microsoft prueba nueva actualización para Windows 11 que usa IA para buscar archivos

https://www.infobae.com/
Renzo Gonzales

Gracias a esta actualización, encontrar información o fotografías en el equipo deja de depender completamente de la memoria del usuario

Los usuarios de Windows 11 podrán utilizar descripciones detalladas en lenguaje natural para localizar documentos e imágenes. (Europa Press)

Microsoft ha iniciado pruebas con una actualización para Windows 11 que incorpora inteligencia artificial en la búsqueda y gestión de archivos, ofreciendo capacidades avanzadas directamente desde la aplicación Copilot. A través de este nuevo sistema, disponible inicialmente para los participantes del programa Insider en dispositivos Copilot Plus PCs, los usuarios ahora pueden utilizar descripciones detalladas en lenguaje natural para localizar documentos e imágenes.

La propuesta de Microsoft transforma la experiencia de búsqueda al permitir comandos como “encuentra el archivo con la receta de tostadas de pollo”, lo que amplía notoriamente el rango y la precisión de los resultados. Esta función se apoya en la evolución que la compañía comenzó a desplegar este año, dotando a Copilot Plus PCs de un motor inteligente capaz de entender peticiones expresadas en términos cotidianos y humanos. Gracias a esta actualización, encontrar información o fotografías en el equipo deja de depender de una memoria exacta sobre nombres o ubicaciones, permitiendo mayor naturalidad y eficiencia en el proceso.

Las novedades no se limitan solo a la búsqueda textual. Microsoft también ha implementado una nueva experiencia para la pantalla de inicio de Copilot, donde destacan de forma prioritaria las aplicaciones usadas recientemente, archivos abiertos y conversaciones previas. Si el usuario selecciona una aplicación dentro de la sección de “obtener ayuda guiada”, el asistente inicia automáticamente una sesión “Vision”, en la que analiza todo el contenido visible en pantalla y guía al usuario sobre el uso de la aplicación seleccionada, simplificando la resolución de tareas y la curva de aprendizaje.

Copilot, el asistente IA de Microsoft. (Europa Press)

Otra de las capacidades que se suman en esta actualización es la posibilidad de subir imágenes desde el equipo, seleccionándolas desde la interfaz principal de Copilot. A partir de ahí, el usuario puede solicitar al asistente información adicional sobre la imagen, desde reconocimiento de elementos hasta sugerencias contextuales, aprovechando el potencial de la inteligencia artificial en el procesamiento visual.

Estas mejoras vienen desplegándose a través de todos los canales Insider mediante la Microsoft Store, allanando el camino para una futura disponibilidad general y reafirmando la apuesta de Microsoft por la integración de la inteligencia artificial en el ecosistema Windows, con el objetivo de simplificar la interacción y aumentar la productividad.

Nuevas formas de interacción y personalización

Las actualizaciones recientes de Copilot no se han limitado a la búsqueda inteligente. En lo que va de 2025, Microsoft introdujo la personalización de la tecla Copilot, facilitando que los usuarios configuren su funcionamiento desde el menú Configuración, en la ruta Personalización > Entrada de texto. Una de las funciones más destacadas en este contexto es “Presione para hablar”, que habilita comandos de voz con solo mantener la tecla asignada durante dos segundos, posibilitando, además, la reasignación a cualquier otra tecla del sistema. Esta innovación promete una interacción más fluida y ágil, especialmente para quienes prefieren emitir órdenes por voz en vez de utilizar el teclado de manera convencional.

Los cambios también se aprecian en la barra de tareas, enriquecida con nuevas opciones de búsqueda detallada mediante Windows Search, lo que refuerza tanto la compatibilidad como la capacidad de detección de elementos dentro del sistema operativo. Para ambientes corporativos, la actualización incorpora herramientas administrativas que permiten definir políticas sobre las aplicaciones que podrán anclarse o desanclarse de la barra, restringiendo la personalización de accesos directos según las necesidades de cada organización.

En paralelo, Windows 11 mejora la experiencia de Widgets al ofrecer la opción de mostrar información meteorológica personalizada directamente en la pantalla de bloqueo, facilitando el acceso inmediato a datos relevantes desde el primer contacto con el dispositivo.

Otro avance clave es la simplificación del proceso para compartir archivos. Al arrastrar cualquier documento desde el escritorio o el Explorador de archivos, los usuarios verán desplegarse una bandeja superior con destinos sugeridos para el envío, lo que agiliza el flujo de trabajo y mejora la gestión de documentos en entornos colaborativos.

Para probar estas innovaciones, los participantes deben acceder a Configuración, seleccionar Actualización y Seguridad y presionar “Buscar actualizaciones”. El sistema gestionará automáticamente la descarga e instalación de la versión más reciente si está disponible.

Con este despliegue gradual de funciones inteligentes, Microsoft apuesta por un Windows 11 más intuitivo, potente y adaptado a las rutinas del usuario moderno, marcando así un paso importante en la integración masiva de la inteligencia artificial en los sistemas operativos personales y profesionales.

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Archivos de la dictadura en uruguay analizados y procesados con Inteligencia Artificial

Uruguay analiza los archivos de la dictadura con inteligencia artificial
https://www.elobservador.com.uy/

El proyecto Cruzar combina técnicas de procesamiento de imágenes, lenguaje natural y reconocimiento óptico para trabajar con archivos de inteligencia.

30 instituciones tienen archivos de la dictadura Fotos Diego Battiste

Investigadores, docentes y estudiantes de la Universidad de la República trabajan en un proyecto que busca aplicar inteligencia artificial al análisis de archivos generados durante la dictadura uruguaya.

El proyecto se denomina Cruzar y está enfocado en facilitar el acceso y el análisis de documentos históricos mediante técnicas automatizadas de procesamiento.

La iniciativa involucra a la Facultad de Ingeniería, la Facultad de Información y Comunicación, la Facultad de Ciencias Sociales y al Centro Interdisciplinario en Ciencia de Datos y Aprendizaje Automático (CICADA).

También participan activamente integrantes de la organización Madres y Familiares de Uruguayos Detenidos Desaparecidos, aportando una dimensión social y de derechos humanos al trabajo técnico.

Uno de los archivos procesados es el Archivo Berrutti, que contiene alrededor de tres millones de páginas con documentos producidos por organismos de seguridad durante y después del régimen dictatorial.

Los documentos provienen de microfilms digitalizados, lo que genera dificultades técnicas debido a la baja calidad de muchas de las imágenes, que presentan manchas, desalineaciones o letras ilegibles.

Además del Archivo Berrutti, el proyecto trabaja con el Archivo Histórico de la ex Dirección Nacional de Información e Inteligencia y el del Cuerpo de Fusileros Navales, parcialmente digitalizados.

Los contenidos incluyen fichas personales, listas de personas, recortes de prensa, pasaportes, fotografías y registros de afiliaciones políticas, entre otros documentos vinculados al control estatal.

Para abordar este material, el equipo desarrolló un sistema escalonado que comienza con el procesamiento de imágenes, a fin de mejorar su calidad visual y preparar las transcripciones.

Las imágenes fueron recortadas y alineadas para facilitar la lectura automática mediante herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), adaptadas específicamente para este tipo de fuentes.

Con este proceso, ya se han procesado más de 2,2 millones de imágenes, muchas de ellas complejas por su deterioro o por contener múltiples capas de información manuscrita y mecanografiada.

El sistema LUISA permite a la comunidad colaborar con transcripciones manuales, complementando el trabajo automatizado y validando resultados mediante supervisión humana.

Sistemas de búsqueda y extracción de información

Las transcripciones obtenidas se almacenan en el sistema LUZ, que organiza los textos y permite realizar búsquedas rápidas a través de grandes volúmenes de información procesada.

Se desarrolló además una herramienta llamada AMALIA, que permite realizar análisis cualitativos sobre los contenidos mediante procesamiento de lenguaje natural (PLN).

Esta herramienta permite identificar palabras clave, entidades nombradas y relaciones entre personas, instituciones o lugares mencionados en los documentos históricos.

Mediante estas técnicas se construyen grafos de conocimiento, estructuras que representan visualmente las conexiones entre datos y facilitan nuevas formas de exploración documental.

Lorena Etcheverry, docente de la Facultad de Ingeniería y coordinadora de CICADA, explicó que el proyecto comenzó con OCR basados en redes neuronales y hoy avanza con modelos multimodales y grandes modelos de lenguaje.

Etcheverry señaló que comenzaron a trabajar sobre fichas personales, documentos que contienen información sobre trayectorias individuales, vínculos sociales y pertenencia a organizaciones.

Con estos datos, se intenta reconstruir redes de relaciones, con el objetivo de revelar conexiones que permanecen invisibles en una lectura manual del archivo.

Las herramientas desarrolladas están disponibles en el Repositorio Luisa Cuesta, alojado en el Campus Luisi Janicki y gestionado por la UdelaR junto a la Institución Nacional de Derechos Humanos.

Todo el trabajo se inscribe dentro de una estrategia de preservación de la memoria histórica desde un enfoque técnico, pero con implicancias sociales y jurídicas.

En paralelo, se conformó una red regional de investigación en inteligencia artificial y derechos humanos, integrada por instituciones de Uruguay, Argentina, Chile y México.

Esta red busca expandir el uso de tecnologías de análisis documental para otros archivos históricos en la región, siempre bajo principios de ética, transparencia y validación humana.

El CICADA, centro impulsor del proyecto, organiza del 5 al 7 de noviembre su primer congreso regional, donde se presentarán avances en ciencia de datos, aprendizaje automático e inteligencia artificial.

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Alfabetización Digital competencia fundamental para la formación del profesional de archivo

Alfabetización Digital y Formación del Archivista para la era digital: retos para las Escuelas de Archivología y demandas Estudiantiles
Boletín digital de la ALA Asociación Latinoamericana de Archivos ARKHÉ
Dr. Daniel Flores

Vivimos una época en la que la presencia de las tecnologías digitales redefine constantemente las formas de producir, almacenar, acceder y preservar información, datos y documentos-especialmente los nuestros, de archivo. Naturalmente, estos impactos alcanzan la formación de la persona archivera, no solo en las asignaturas y componentes curriculares durante la carrera de grado, sino sobre todo en la recepción de los(as) estudiantes que recién ingresan-los(as) novatos(as) del primer semestre de la carrera. 

En este contexto, la Alfabetización Digital (también referida como "literacia digital" en algunos marcos teóricos) surge como una competencia fundamental, no solo para la inserción ciudadana en el mundo contemporáneo, sino principalmente para la formación de profesionales que trabajan directamente con la información registrada-nuestros documentos de archivo. Tal es el caso de los(as) archiveros, quienes se ocupan de todas las dimensiones, complejidades y especificidades de la gestión, preservación, acceso y promoción de la transparencia activa de los documentos de archivo garantizando su autenticidad, confiabilidad, fuente de prueba y cadena de custodia digital archivística (CCDA) en una preservación digital sistémica (PDS). 

La comprensión crítica, técnica y ética de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), y de sus impactos sobre los documentos, los archivos y la sociedad, exige una formación específica que trascienda el uso meramente instrumental de los dispositivos. Se trata de una competencia estructurante que abarca políticas, gobernanza, diseño de algoritmos, así como el desarrollo y mantenimiento de bases de datos y repositorios digitales confiables (RDC-Archivísticos). 

Este escenario alerta sobre la necesidad de una formación inicial y una alfabetización previa de los(as) recién ingresados(as) en las carreras de Archivología. La Alfabetización Digital-de la cual la alfabetización instrumental es apenas uno de sus componentes-implica un conjunto amplio de habilidades, que van desde el uso consciente de las tecnologías digitales hasta la capacidad de producir, evaluar críticamente, organizar y preservar información en entornos digitales. 

Según Ribeiro (2020), se trata de "un proceso continuo de apropiación tecnológica, informacional y comunicacional que permite al sujeto actuar de forma crítica y creativa en los medios digitales". Así, no basta con saber usar un teléfono inteligente o navegar por las redes sociales: es indispensable comprender sistemas, lógicas de datos (algoritmos), metadatos,así como las implicaciones legales y éticas de la información digitalizada, digitalizada y nativamente digital, y los requisitos para su preservación digital sistémica y accesibilidad a largo plazo. 

Posponer el abordaje de estas cuestiones hasta que el(la) estudiante de Archivología llegue a asignaturas específicas como documentos digitales, preservación digital sistémica o plataformas tecnológicas, se ha demostrado ineficaz, pues muchos(as) llegan sin una base sólida y previa de alfabetización digital. 

En las carreras de Archivología, la presencia de la Alfabetización Digital debe ser estructurante desde los primeros semestres-o mejor aún, debe comenzar exactamente en el primer semestre-urgentemente. Sin embargo, estudios recientes sobre los planos de estudio en el área, así como entrevistas realizadas con estudiantes recién ingresados(as), evidencian lagunas preocupantes. 

Aunque la generación actual esté inmersa en tecnologías móviles, como teléfonos celulares y redes sociales, esa familiaridad no garantiza la competencia necesaria para enfrentar los desafíos de las asignaturas técnicas que implican documentos digitales, entornos digitales, gestión electrónica de documentos en SGDAs complejos y orientados a requisitos, sistemas de información, preservación digital sistémica y, más recientemente, inteligencia artificial aplicada a los archivos.

https://alaarchivos.org/wp-content/uploads/2025/07/D.Flores-Editorial_-Literacia-Digital-como-Eixo-Estruturante-na-Formacao-em-Arquivologia.pdf

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Importancia de la Gestión Documental en Auditorías Externas

Técnicas de archivo para facilitar auditorías externas
https://aefp.org.es/
Clara Santos

La gestión documental eficiente es esencial para cualquier organización, especialmente cuando se trata de facilitar auditorías externas. Una auditoría externa no solo se centra en la revisión de los estados financieros, sino también en la verificación de procesos, políticas y documentación que respaldan las operaciones de la empresa. En este artículo, exploraremos diversas técnicas de archivo que pueden ayudar a las organizaciones a estar preparadas para auditorías externas, garantizando la transparencia y la ccesibilidad de la información.

Importancia de la Gestión Documental en Auditorías Externas

La gestión efectiva de documentos juega un papel crucial en el marco de las auditorías externas. Las organizaciones que mantienen un sistema de archivo bien estructurado son capaces de proporcionar rápidamente la información requerida. Esto no solo ahorra tiempo durante el proceso de auditoría, sino que también reduce el estrés asociado a la preparación para dicha revisión. Además, una buena gestión documental puede reflejar positivamente en la imagen de la empresa ante auditores y partes interesadas.

La principal ventaja de contar con un sistema de gestión documental es que permite un fácil acceso a la información. Las auditorías suelen requerir la revisión de una amplia variedad de documentos, incluyendo informes financieros, contratos, políticas internas, y más. Una base de datos centralizada y bien organizada facilita que el equipo de auditoría encuentre lo que necesita sin complicaciones. Al implementar técnicas adecuadas de archivo, se pueden minimizar las interrupciones y mantener la continuidad operativa durante el proceso de auditoría.

Además, un buen sistema de gestión documental ayuda a cumplir con regulaciones y normativas que exigen la conservación de ciertos documentos. Esto es especialmente relevante en sectores altamente regulados, como la salud o la banca, donde la falta de documentos puede resultar en sanciones severas. Mantener un registro claro y accesible no solo protege a la organización de repercusiones legales, sino que también proporciona confianza a las partes interesadas sobre la integridad y la transparencia de las operaciones de la empresa.

Técnicas de Archivo Efectivas

1. Clasificación y Categorización

Una de las primeras y más importantes técnicas de archivo es la clasificación y categorización de documentos. Es fundamental establecer un sistema de clasificación que responda a las necesidades específicas de la organización. Generalmente, se pueden considerar las siguientes categorías:

• Documentos Financieros: Informes de ingresos, balance general, declaraciones tributarias.
• Contratos: Acuerdos de prestación de servicios, contratos de proveedores, arrendamientos.
• Políticas y Procedimientos: Manuales de procedimientos, políticas internas, regulaciones de cumplimiento.
• Correspondencia: Emails importantes, comunicaciones formales con proveedores y clientes.

Al categorizar los documentos, se facilita el acceso y la búsqueda. Es recomendable establecer convenciones claras de nomenclatura para que cada categoría sea fácilmente identificable. Por ejemplo, utilizar un formato que incluya la fecha y tipo de documento, como «2023-01-15_Ingreso_Informe», ayudará a localizar documentos de forma rápida y eficiente.

Asimismo, la revisión y actualización periódica de estas categorías son cruciales para mantener el sistema de archivo relevante y útil. Con el tiempo, las empresas evolucionan y sus necesidades documentales cambian; por lo tanto, es importante que el sistema de archivo se ajuste a estas transformaciones.

2. Digitalización de Documentos

La digitalización de documentos es otra técnica muy efectiva en la gestión documental. Transformar documentos físicos en archivos digitales no solo ahorra espacio, sino que también mejora el acceso a la información. Las ventajas de la digitalización incluyen:Facilita el acceso: Los documentos digitales se pueden almacenar en la nube, permitiendo el acceso remoto desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Incrementa la seguridad: Los archivos digitales se pueden proteger mediante contraseñas y encriptación, mientras que los documentos físicos son vulnerables a daños físicos.

Mejora la organización: Los archivos digitales se pueden etiquetar y buscar fácilmente, eliminando la necesidad de escudriñar montañas de papel.

Para un proceso de digitalización efectivo, es vital implementar un software de gestión de documentos que permita organizar y buscar documentos de manera eficiente. Esto no solo beneficia la gestión durante las auditorías, sino que también permite una gestión continua de los documentos en el día a día.

La digitalización, por lo tanto, no es solo un beneficio a corto plazo, sino una estrategia a largo plazo que moderniza la forma en que se maneja la información.

3. Programación de Revisión de Documentos

Otro aspecto crucial en el archivo eficaz es la programación de revisiones periódicas de los documentos. Al establecer un calendario de revisión, se asegura que los documentos se mantengan actualizados y relevantes. Esto implica revisar no solo la existencia de documentos, sino también su validez, pertinencia y cumplimiento. 

Algunos puntos a considerar durante las revisiones incluyen:

• Descartar documentos obsoletos: Eliminar documentación que ya no es necesaria evita la acumulación innecesaria de información.
• Actualización de documentos: Modificar documentos con información nueva, asegurando que todos los protocolos estén al día.
• Revalidación de cláusulas importantes: Para contratos o políticas, asegurarse de que sigan cumpliendo con las normativas y leyes actuales.

Implementar estas revisiones no solo ayudará en las auditorías externas, sino que también establecerá una cultura de responsabilidad y organización dentro de la empresa. Cada empleado debe saber la importancia de su papel en el mantenimiento del archivo y la relevancia de tener información correcta para la operación de la empresa.

Herramientas de Software para Gestión Documental

El uso de herramientas tecnológicas es un facilitador clave en la gestión documental moderna. Existen múltiples softwares de gestión documental que permiten organizar, almacenar y acceder a la información de manera eficiente. 

Algunas de las opciones más populares incluyen:

• Microsoft SharePoint: Permite la creación de sitios web donde se pueden almacenar y gestionar documentos, facilitando la colaboración.
• DocuWare: Un sistema que integra la gestión documental con la automatización de flujos de trabajo y procesos empresariales.
• Google Workspace: Herramientas en la nube que permiten la colaboración en documentos y su almacenamiento seguro.
• RFID y etiquetas de código de barras: Herramientas que ayudan a rastrear y gestionar documentos físicos de manera más eficiente.

La elección del software adecuado dependerá de las necesidades específicas de la organización. Es importante considerar factores como la capacidad de integración con sistemas existentes, la facilidad de uso y el soporte técnico disponible. Implementar un buen software de gestión documental puede transformar completamente cómo una organización aborda la auditoría externa, permitiendo una experiencia más fluida y menos estresante.

Preparación para la Auditoría Externa

Estar preparado para una auditoría externa implica más que simplemente tener documentos organizados. Es esencial diseñar un plan de acción y establecer procedimientos claros en anticipación a la auditoría. 

Algunas recomendaciones incluyen:

• Realizar simulacros de auditoría: Esto ayuda a identificar áreas de mejora y a familiarizar al personal con el proceso.
• Designar un responsable de auditoría: Tener un punto de contacto facilita la comunicación entre el equipo interno y los auditores externos.
• Consolidar documentos importantes: Crear un «dossier» que contenga todos los documentos críticos puede agilizar el proceso.

Adicionalmente, es fundamental comunicar a todos los empleados sobre la inminente auditoría y su importancia. Todos deben conocer su papel en esta, tanto en la preparación como durante la auditoría misma. Fomentar una comunicación clara y abierta evitará malentendidos y permitirá una auditoría más efectiva y menos tensa.

Finalmente, es prudente mantener una actitud de receptividad ante las sugerencias y recomendaciones de los auditores. La auditoría debe verse como una oportunidad de mejora continua y no solo como un proceso de evaluación.

Conclusiones sobre la Gestión Documental y Auditorías Externas

Las técnicas de archivo adecuadas son fundamentales para facilitar auditorías externas. Implementar una gestión documental eficaz no solo prepara a la organización para auditorías venideras, sino que también asegura que su información esté protegida, organizada y fácilmente accesible. Desde la digitalización de documentos hasta la formación de los empleados, cada elemento desempeña un papel crucial en la garantía del éxito ante la auditoría.

Por lo tanto, es esencial que cada organización dedique tiempo y recursos a la optimización de su gestión documental. No solo se trata de cumplir con los requisitos, sino de construir una cultura empresarial sólida que valore la transparencia y la responsabilidad, elementos que son cada vez más valorados en el ecosistema empresarial moderno.

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