Proteger y promover el valor de los documentos de archivo.
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El 3 de enero de 1946 marcó un hito histórico cuando el presidente Ho Chi Minh firmó la Circular n.º 01-C/VP sobre la gestión de documentos y archivos oficiales, documento que sentó las bases para el nacimiento de los archivos revolucionarios de Vietnam. A lo largo de 80 años de desarrollo, el sector de los archivos ha realizado contribuciones invaluables, garantizando información para el liderazgo, la orientación, la administración y la preservación de la memoria nacional.
El archivista organiza y ordena los documentos.Inmersa en el flujo de 80 años de historia y tras haber atravesado diversas etapas de formación y desarrollo, la organización de archivos de la provincia de
Son La se ha perfeccionado gradualmente para satisfacer las necesidades de la gestión estatal y la protección y promoción del valor de los documentos archivísticos en cada período. Antes de 1998, la labor archivística se organizaba como un departamento dependiente del Departamento Administrativo y Organizativo de la Oficina del Comité Popular Provincial. De 1998 a 2018, en respuesta a la necesidad de fortalecer la gestión estatal de los archivos, la provincia de Son La perfeccionó gradualmente su modelo organizativo. Se estableció el Centro Provincial de Archivos Históricos, que ha experimentado diversas adaptaciones, fusiones y reestructuraciones, de acuerdo con las regulaciones del gobierno central y las realidades locales.
En particular, 2010 marcó un avance significativo con la creación del Subdepartamento Provincial de Archivos y Gestión Documental de Son La, adscrito al Departamento de Asuntos Internos, unificando sus funciones de asesoramiento sobre la gestión estatal y la gestión directa de los documentos históricos de archivo. Para 2015, el Centro de Archivos Históricos se estableció como una unidad de servicio público, profesionalizando gradualmente la preservación, la explotación y el servicio de documentos. Desde 2018 hasta la actualidad, el Centro Provincial de Archivos Históricos ha seguido fortaleciéndose en cuanto a organización, funciones y tareas, de acuerdo con las decisiones del Comité Popular Provincial.
Los documentos de los antiguos distritos, pueblos y ciudades fueron trasladados al Centro de Archivos Históricos Provinciales para su custodia.
Actualmente, el Centro Provincial de Archivos Históricos gestiona y conserva 59 colecciones de archivo, más de 2200 metros de estanterías y casi 80 000 archivos y documentos de diversas agencias y organizaciones, que datan desde 1962 hasta la actualidad. Cada metro de estantería del Centro lleva la huella de períodos revolucionarios, construcciones y reformas; decisiones importantes sobre la estructura organizativa, la gestión territorial, el desarrollo
socioeconómico , la defensa y seguridad nacional; y registros relacionados con los derechos e intereses legítimos de organizaciones y ciudadanos. El gran volumen de documentos, con su diverso contenido y formato, exige cada vez más del personal de archivo para garantizar la preservación segura, la organización científica y el uso eficaz de este valioso recurso.
La Sra. Khong Thi Huu, Subdirectora del Centro Provincial de Archivos Históricos, declaró: Anteriormente, el trabajo de archivo se centraba en la recopilación y preservación segura de documentos. Sin embargo, las actividades de archivo ahora están cambiando considerablemente hacia una gestión moderna, centrada en el usuario y medida por la efectividad de la explotación y utilización de los documentos. El Centro está promoviendo la organización científica de los documentos atrasados, fortaleciendo la aplicación de la tecnología de la información y mejorando la calidad de los servicios para el acceso y uso de los documentos de una manera cada vez más conveniente y oportuna. Los documentos de archivo sirven eficazmente a la gestión, dirección y operación de todos los niveles de gobierno y son una fuente confiable de datos históricos para la investigación histórica,
la educación tradicional, la implementación de políticas y la protección de los derechos e intereses legítimos de las personas.
El Centro Provincial de Archivos Históricos promueve activamente la digitalización de documentos; crea una base de datos para la gestión, recuperación y explotación de documentos en línea; e implementa un sistema sincronizado de software de archivo. Simultáneamente, se centra en mejorar la capacidad de su personal para satisfacer las exigencias del trabajo en un entorno moderno. Paralelamente, el sistema de archivos se inspecciona y supervisa periódicamente para garantizar las condiciones de temperatura, humedad y seguridad contra incendios. Los documentos con signos de daño se procesan y restauran con prontitud, minimizando así el riesgo de pérdida o deterioro. Todos los estantes y carpetas de archivos están etiquetados y numerados científicamente, lo que facilita una recuperación rápida y precisa.
Funcionarios del Centro de Archivos Históricos Provinciales están digitalizando documentos.En particular, 2025 marca un período particularmente importante para el trabajo de archivo en el contexto de todo el sistema político que acelera la reestructuración y racionalización del aparato administrativo e implementa un modelo de gobierno local de dos niveles. El Centro de Archivos Históricos Provinciales de Son La es una de las unidades que ha completado con éxito y rapidez el desarrollo y la emisión de un plan para manejar la acumulación de documentos después de la finalización del modelo de gobierno local de tres niveles. El Centro también ha asesorado al Departamento de Asuntos Internos para emitir numerosas directivas, directrices e instrucciones a las agencias, unidades y localidades para depositar documentos en los Archivos Históricos Provinciales; y guió directamente a los Comités Populares a nivel de distrito en la catalogación, empaquetado, sellado y entrega de documentos de acuerdo con las regulaciones, contribuyendo a garantizar la reestructuración segura y sincronizada del aparato administrativo. El centro recibió y almacenó más de 13,500 metros de estanterías de documentos de agencias y unidades en 12 distritos, pueblos y ciudades (antes de la reorganización); Además recibió y remitió 25 fondos de archivo con un volumen total de 586 metros de estanterías documentales y 14.658 expedientes, garantizando el oportuno y adecuado cumplimiento de la normativa.
Además de su función principal de preservación, el Centro de Archivos Históricos Provinciales de Son La también promueve el valor de los materiales de archivo, acogiendo y atendiendo a organizaciones e individuos que buscan acceder a ellos y utilizarlos, y organizando numerosas exposiciones y presentaciones de documentos de archivo. Cabe destacar la exitosa organización del espacio expositivo "Son La - Huellas Históricas a través de Documentos de Archivo", que exhibió cerca de 200 valiosos documentos, imágenes y mapas. Este espacio expositivo fue un importante evento político, cultural y social, que permitió a funcionarios, miembros del Partido y a la ciudadanía reflexionar sobre los 130 años de desarrollo de la provincia, fomentando el orgullo e inspirando aspiraciones de progreso. Simultáneamente, concientizó y responsabilizó a agencias, unidades y la comunidad en la preservación, utilización y promoción del valor de los materiales de archivo.
Desde la preservación y salvaguardia de documentos históricos hasta la creación de bases de datos modernas, la labor archivística consolida cada vez más su importante papel en la gestión estatal y el desarrollo socioeconómico, con el objetivo de preservar el patrimonio, promover su valor y servir eficazmente. Con el respaldo de sus tradiciones, el sector de Archivos de Son La continúa innovando y mejorando la calidad de sus operaciones, contribuyendo eficazmente al desarrollo sostenible de la provincia en la nueva era.
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