Memoria histórica de administración de Neiva (3000 de 7500 metros lineales) se han digitalizado
>> sábado, 8 de marzo de 2014
Se digitaliza memoria administrativa de Neiva
http://www.diariodelhuila.com/ 08/03/2014
Hasta el momento se ha archivado 3000 metros lineales de los 7500 encontrados hasta la fecha.
Cerca de 3000 metros lineales de archivos de 7500 que hacen parte de la memoria histórica de la administración de Neiva se están digitalizando.
Según la coordinadora del Archivo Municipal, Ruth Sánchez Bernal, aunque Neiva tiene más de 401 años de fundación, tan solo posee documentación de los actos administrativos desde 1960 en adelante, es decir, adolece de historia en cuanto a la función pública se refiere.
La recuperación de la memoria documental ha sido recopilada desde agosto del 2012, cuando inició el proyecto de poner en operación el archivo de la ciudad.
La funcionaria explicó que por voluntad del alcalde de Neiva, Pedro Hernán Suárez Trujillo, y en convenio con el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, se inició la tarea con el propósito de cumplir con el compromiso del mandatario de ‘primero organizar la casa’, no solo con las vías, los servicios públicos, la educación, salud, sino también con la documentación pública, que representa un valor histórico tangible de los neivanos.
Sánchez Bernal recordó que la falta de un archivo municipal obedeció a que cada administración contrataba a un tercero para que hiciera la terea de organizar los documentos durante el periodo del gobernante, es decir, no había continuidad en el proceso.
“Contamos actualmente con 22 aprendices en organización de archivo del Sena, que junto al primer grupo con los que iniciamos hace más 20 meses, hemos organizado más de 3000 metros lineales de documentos. Con un archivo organizado el municipio podrá responder de manera ágil y oportuna a requerimientos en procesos judiciales, lo cual se evitaría pagar millonarios recursos por demandas, entre otros beneficios”, comentó la coordinadora del archivo de Neiva.
El proceso
Durante el levantamiento del diagnóstico del material documental, se sortearon varias dificultades entre las que se destacan, la existencia de varios depósitos de documentos diseminados en toda la ciudad. “Por ejemplo habían archivos en las instituciones educativas, la Secretaría de Movilidad, Dirección de Deportes y Recreación, en una bodega del barrio Bogotá, entre otros sitios y el mal estado en que se hallaba los documentos”.
“Lo que hemos hecho es recopilar, limpiar, relacionar y clasificar los documentos encontrados y esperamos al término del 2015 finalizar este proceso, para luego iniciar la digitalización de la información a través del soporte tecnológico”, comentó.
De otro lado, informó que se han realizado talleres de capacitación a los funcionarios públicos de la alcaldía, en los que se aclara que sólo se debe archivar los documentos que producen la dependencia u oficina, para evitar acumulación innecesaria de papelería.
Por: Redactor Diario del Huila
http://www.diariodelhuila.com/ 08/03/2014
Cerca de 3000 metros lineales de archivos de 7500 que hacen parte de la memoria histórica de la administración de Neiva se están digitalizando.
Según la coordinadora del Archivo Municipal, Ruth Sánchez Bernal, aunque Neiva tiene más de 401 años de fundación, tan solo posee documentación de los actos administrativos desde 1960 en adelante, es decir, adolece de historia en cuanto a la función pública se refiere.
La recuperación de la memoria documental ha sido recopilada desde agosto del 2012, cuando inició el proyecto de poner en operación el archivo de la ciudad.
La funcionaria explicó que por voluntad del alcalde de Neiva, Pedro Hernán Suárez Trujillo, y en convenio con el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, se inició la tarea con el propósito de cumplir con el compromiso del mandatario de ‘primero organizar la casa’, no solo con las vías, los servicios públicos, la educación, salud, sino también con la documentación pública, que representa un valor histórico tangible de los neivanos.
Sánchez Bernal recordó que la falta de un archivo municipal obedeció a que cada administración contrataba a un tercero para que hiciera la terea de organizar los documentos durante el periodo del gobernante, es decir, no había continuidad en el proceso.
“Contamos actualmente con 22 aprendices en organización de archivo del Sena, que junto al primer grupo con los que iniciamos hace más 20 meses, hemos organizado más de 3000 metros lineales de documentos. Con un archivo organizado el municipio podrá responder de manera ágil y oportuna a requerimientos en procesos judiciales, lo cual se evitaría pagar millonarios recursos por demandas, entre otros beneficios”, comentó la coordinadora del archivo de Neiva.
El proceso
Durante el levantamiento del diagnóstico del material documental, se sortearon varias dificultades entre las que se destacan, la existencia de varios depósitos de documentos diseminados en toda la ciudad. “Por ejemplo habían archivos en las instituciones educativas, la Secretaría de Movilidad, Dirección de Deportes y Recreación, en una bodega del barrio Bogotá, entre otros sitios y el mal estado en que se hallaba los documentos”.
“Lo que hemos hecho es recopilar, limpiar, relacionar y clasificar los documentos encontrados y esperamos al término del 2015 finalizar este proceso, para luego iniciar la digitalización de la información a través del soporte tecnológico”, comentó.
De otro lado, informó que se han realizado talleres de capacitación a los funcionarios públicos de la alcaldía, en los que se aclara que sólo se debe archivar los documentos que producen la dependencia u oficina, para evitar acumulación innecesaria de papelería.
Por: Redactor Diario del Huila
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