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XXVII Congreso Archivístico Nacional “Conservación preventiva: mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión”
http://www.ala-archivos.org/ 29/06/2015

SEGUNDO COMUNICADO INTRODUCCIÓN En la sociedad de la información en la que estamos inmersos en la actualidad el uso y abuso de los documentos de archivo es especialmente gravoso para su conservación pues son materiales bastante frágiles que precisan de determinados cuidados, condiciones ambientales y entorno para poder subsistir. Es por ello que el archivista y quienes trabajan en los archivos deben estar preparados ante cualquier situación que pueda comprometer la integrad de los documentos que se hayan bajo su custodia. 

Las iniciativas de acceso abierto a la publicación online (cuyo impulso y volumen se ha acrecentado en los últimos años como proyecto del gobierno costarricense), hace cada vez más importante considerar el problema de la preservación de los datos a largo plazo. 

Por otro lado, el término conservación en el ámbito de los archivos hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos independientemente de su soporte, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. 

Tradicionalmente, la conservación del documento físico equivalía a la conservación de la información que contenía y, por tanto, garantizaba su usabilidad. Sin embargo, en los documentos digitales preservar el soporte es condición necesaria, pero no suficiente: hay que considerar otras cuestiones, tanto de conservación como de usabilidad. Dentro de los temas por considerar, está la fiabilidad e integridad de la información (ya que la grabación de datos digitales no se hace en un soporte fijo y los datos se pueden reproducir, alterar o borrar con gran facilidad), la obsolescencia de los soportes digitales (que han de ser renovados con cierta frecuencia), la necesidad del entorno informático original (u otro que pueda interpretar la cadena de bits que contiene la información) y la necesidad de que los usuarios sepan utilizarlo.

Esto ocurre con gran parte de los contenidos que se producen en el mundo. Estos pueden ser desde composiciones artísticas hasta datos personales, pasando por los resultados de la actividad de organismos públicos y privados o pensamientos y sentimientos de seres humanos. Muchos de ellos tienen valor administrativo o legal y un interés histórico, científico o cultural y conviene conservarlos para que sean conocidos y utilizados por nosotros y por las generaciones que nos sucedan. Ahora bien, la extensa variedad de formatos (texto, bases de datos, grabaciones sonoras, películas, imágenes), la volatilidad, la obsolescencia técnica, el deterioro físico y la inestabilidad de Internet, entre otras muchas causas, constituyen un gran riesgo para este conocimiento acumulado. Esta situación pone de manifiesto la necesidad de llevar a cabo una actividad de preservación responsable por parte las instituciones. 

Las nuevas tecnologías de la información hoy día han llegado a los archivos de manera agresiva y sin técnicas previas archivísticas en general, y especialmente ausencia con respecto a la conservación. Por dicha razón este congreso se dedicará al análisis de la conservación y preservación de los documentos en diversos soportes así como en los repositorios digitales. 

Aun existiendo capacidad técnica y voluntad, no es realista preservar absolutamente todo. Los recursos son limitados y obligan a las instituciones a establecer políticas de preservación bien definidas económicamente y que determinen una colección formada por los datos cuyo interés legal, social e intelectual sea mayor, en función de las necesidades y recursos de la institución, de los intereses de sus usuarios y de aspectos físicos e intelectuales. Para ello se podrían plantear las siguientes preguntas:

 ¿Cómo debemos preservar el documento?
 ¿Cuáles recursos debemos preservar?
 ¿Cuándo hay que iniciar el tratamiento?
 ¿Quién se implicará en el proceso de preservación?

Para informarse más sobre el XXVII Congreso Archivístico Nacional “Conservación preventiva: mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión” puede visitar este link:
http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2015/06/II-Comunicado-XXVII-Congreso-Archiv%C3%ADstico-Nacional-2015_1.pdf

IMPORTANTE La cuota de inversión es por un monto de $265,00 e incluye los materiales y la alimentación durante el evento (refrigerios y almuerzos). La actividad se efectuará en el Hotel Radisson San José-Costa Rica. Si requiere una invitación personalizada, favor solicitarla al correo congreso2015@dgan.go.cr