La gestión documental parte estrategica de las empresas
>> lunes, 10 de noviembre de 2025
Álex Hidalgo (Konica Minolta): "La gestión documental debería ser parte de la estrategia de transformación digital en las empresas"
https://www.eleconomista.es/
Eva Sereno
¿En qué situación se encuentran las empresas de Aragón en relación con la transformación digital y procesos concretos como la gestión documental?
Actualmente, hay un crecimiento constante en digitalización en general a nivel nacional, pero también en Aragón y, especialmente en Zaragoza. Digamos que son principalmente medianas y grandes empresas las que más están apostando por esto, aunque también las pequeñas, pues se ven arrastradas también por el cambio. Sobre todo, están adoptando soluciones tecnológicas para mejorar su productividad y competitividad en el marco de la inteligencia artificial, servicios cloud, automatización y aplicaciones low-code. Y, ¿por qué en estas aplicaciones? Básicamente porque proveen a las empresas de las capacidades que hoy en día más se demandan.
Y, ¿hacia donde se va? ¿Qué perspectivas hay de cara al futuro?
Las proyecciones de estos tipos de tecnologías son enormes. Por ejemplo, la estimación en la aplicación de low-code es que vamos a pasar una facturación de 37.000 millones de dólares en 2025 a 260.000 millones en ocho años aproximadamente porque son aplicaciones que proveen a las empresas de las capacidades que más se demandan. En RPA, robots, robotización y automatización, se prevé que se va a crecer hasta más de 210.000 millones de dólares, mientras que, en gestión documental, se va a pasar de alrededor de 8.000 millones este año a 24.000 millones en 2032. Y, en la inteligencia artificial, que es la que "más pega" ahora mismo, de unos 700 millones a 3,5 billones. Digamos que son los cuatro pilares de crecimiento y de la digitalización en general y, por las capacidades que nos brindan a las empresas, están haciendo que sean los principales activos en inversión en el tejido empresarial. Y van creciendo. Pero en comparación, por ejemplo, en España vamos un poco más lentos, porque aquí principalmente el tejido está formado por pequeñas y medianas empresas.
¿El pequeño tamaño de las empresas sigue siendo una de las principales barreras a la hora de dar el salto tecnológico?
Hay datos que reflejan que España, en relación con el número de ADSL y en comparación con Europa, es de los más avanzados en la velocidad de las líneas y en cuanto a la implantación en empresas y hogares. Al final muchas veces parece que el tamaño puede ser, digamos, importante. En algunos casos, no lo es tanto, pero es cierto que la digitalización sí que necesita ciertas capacidades de inversión y sobre todo personal dedicado. Y son dos factores de los que adolecen normalmente las pymes porque disponen del personal imprescindible para su trabajo, su día a día, y les cuesta tener personas dedicadas o especialistas y definir una estrategia de digitalización. Por lo tanto, efectivamente, el tamaño importa.
¿Qué nivel de implantación de tecnología hay hoy en día?
El 44,3% de las empresas al día de hoy utiliza ya servicios en el cloud. Esto son siete puntos más que en 2024, lo cual es un buen crecimiento para un año. Además, el 22,1% de las empresas ya trabaja con inteligencia artificial. El año pasado solo eran el 12,4%. Es decir, casi se ha duplicado en un año. En el caso de Aragón, los sectores de la industria, logística y servicios son los que más fuerte están apostando por la transformación más rápidamente. Básicamente están tendiendo hacia una evolución de procesos automatizados, no de incorporación de herramientas. No es voy a poner un nuevo CRM, voy a poner un nuevo ERP o una gestión documental, sino que es todo el cambio total de sus procesos para automatizarlos y hacerlos más eficientes. La gestión documental debería ser parte de la estrategia de transformación.
¿Y cómo tienen que dar este paso?
Uno de los grandes problemas que cometen las empresas, sobre todo las más pequeñas, es que la transformación tiene que ir de la mano de una estrategia. Primero, hay que pensar qué quiero, a dónde quiero llegar, definir una estrategia y ver qué inversión tengo para la estrategia porque, si tengo poco dinero, lo haré en más años o lo haré en más tiempo. Si tengo más dinero, lo puedo hacer más rápido. Pero tengo que tener una estrategia, identificar dónde están mis puntos de dolor y, sobre todo, tengo que tener a alguien en la compañía, una o varias personas, dependiendo del tamaño y del proceso del proyecto, que se encarguen y que tengan la capacidad y el apoyo de la dirección para acometerlo. Todo esto es lo primero. Si no partimos de un marco y de una estrategia, seguramente la transformación fallará o no será una transformación real. En Konica Minolta, aparte de ser especialistas en gestión documental, al tener un grupo tan grande de especialistas y en tantas tecnologías desde hace ya mucho tiempo, también disponemos de un equipo de consultores que ayudan a las empresas a definir esa estrategia. Luego lo podrán hacer en tiempo real con nosotros o solo una parte y otra con otros proveedores pero, por lo menos, les ayudamos a definir cuál sería su estrategia, cuáles serían las herramientas que deberían utilizar, a ordenar el proceso en el tiempo, calcular la inversión…
¿Realmente se necesita un importante desembolso económico?
Depende de lo ambiciosos que queramos ser. Ahora la tendencia en el mercado es pago por suscripción, pago por uso. Esto hace que ahorres mucho en las inversiones iniciales porque desde el principio pagas una cuota recurrente. Así ya no tienes que hacer una inversión como antes porque, a lo mejor, tenías que comprarte una licencia y te costaba 15.000 euros o 20.000 euros. Ahora ya no. Se paga una cuota hasta que se quiera continuar con el servicio. Es verdad que voy a tener que pagar unos servicios profesionales o una consultoría inicial, pero que al final hay que verlo como una inversión y no como un gasto.
¿Perdura la idea todavía de que la transformación digital es gasto y no inversión?
Si se ve como gasto, empezamos mal. Y, normalmente, se ve como un gasto, sobre todo en una pequeña empresa porque no se tienen conocimientos suficientes. Al final, siempre tienes, sabes de lo que has leído, de lo que te cuentan y la gente realmente no está bien informada. Hay que aterrizarlo y explicar cómo se van a reducir costes y se va a ser más productivo, por qué se va a tardar menos en encontrar los documentos… Es un trabajo que no suele hacer casi nadie.
¿Qué consejos daría a una empresa que quiere dar ese paso o avanzar en su proceso de transformación digital?
Hay empresas que tienen CTOs y CIOs, con lo que disponen de gente especializada, que es capaz de decidir su propia estrategia. Pero luego a esas personas hay que darles los recursos, los medios y el apoyo del equipo directivo para que digan lo que se acomete. Si no la gente al final, no les hace caso y los proyectos fallan. Si la empresa no tiene esa capacidad interna, porque es una más pequeña, tiene que buscarse un buen aliado que le ayude a decidir la estrategia. No tiene por qué hacer todo el proceso; puede hacerle solo la estrategia o la estrategia y luego dejarle parte del desarrollo de las soluciones o de todas. Depende de la empresa. En Konica Minolta, podríamos hacer prácticamente todo el proceso, desde el principio al final.
Y también se necesita una buena cultura dentro de la compañía…
Es una de las claves. Hasta que no iniciamos ese cambio de cultura en todos los niveles dentro de la empresa, es difícil. Siempre hay una resistencia al cambio, aunque vayas a instalar una herramienta que, a priori, es mucho mejor y va a mejorar los procesos, pero la gente está acostumbrada a hacer las cosas de una manera y siempre es, digamos, reacia a que toquen lo que ellos ya saben porque también implica un esfuerzo, un aprendizaje, y no todo el mundo está dispuesto a ello. Es verdad que una vez que se lo implantan, se forman y llevan un tiempo con ello, la gente se adapta rápido y luego está contenta. También notamos que existen barreras técnicas y de talento dentro de las compañías. No todo el mundo está dotado, digamos, en capacidades digitales. Cada vez más, la gente joven está más capacitada o parece que lo está o, por lo menos, les es más fácil y tiene menos miedo. Luego también los temas de ciberseguridad generan mucho miedo y mucha inseguridad dentro de este tipo de proyectos. Por eso la ciberseguridad tiene que estar definida en esa estrategia que comentaba. Es algo transversal a todas las herramientas y a toda la estrategia que pongamos en marcha. Por otro lado, siempre suele haber algún problema de falta de expectativas. Muchas empresas esperan que los resultados sean inmediatos y tiran la toalla antes de lo normal. Al final, un partner es esencial para el éxito de la transformación o digamos de la implantación de esta estrategia de la que hablábamos.
En Zaragoza, habéis presentado Waidok, ¿en qué consiste? ¿Cómo ayudáis a las empresas?
Cada vez es más difícil cubrir la necesidad de un cliente con una sola herramienta, una sola tecnología. Normalmente ya necesitas la combinación de varias. En Zaragoza, hemos presentado una herramienta desarrollada por nosotros que, básicamente, es de gestión documental. Con las herramientas de gestión documental podemos generar un ahorro de entre el 25% y el 40% en costes administrativos, recuperamos aproximadamente el 50% del tiempo que se pierde actualmente buscándolos en un sistema eficiente de gestión documental y tenemos una reducción de entre el 50% y el 90% en errores en procesos manuales. Imagínate que ponemos una inteligencia artificial o un sistema basado en formularios donde yo soy capaz de reconocer e identificar un documento y, con esa información, generar un documento o adjuntársela al documento que estoy en ese momento subiendo en gestión documental para que me sirva para ponerle el nombre al documento, para buscarlo, para generar tags. Todo ese proceso, que antes a lo mejor lo hacía a mano, ahora lo hago automáticamente con lo que no hay errores. Además, hay más seguridad porque se cumplen las normas de LGPD y normativas, se produce menos fuga de información al estar todo registrado. De hecho, nuestra solución puede hacer incluso que los adjuntos de los emails que mandas a personas ajenas a la compañía, solo los vean a través de nuestra herramienta y que no se los puedan descargar. Por lo tanto no se pueden manipular ni editar. En cuanto a productividad, se estima también que hay un crecimiento entre el 15% y el 25% de los equipos que utilizan la gestión documental.
¿Qué pasos vais a dar de cara al futuro?
Como empresa tecnológica, siempre tenemos producto propio o producto de un tercero que combinamos para dar soluciones mejores. En nuestro caso, seguimos trabajando mucho en la expansión de Waidok. Es donde estamos centrados. Es un producto estratégico. Y, en dos o tres meses, lanzamos ya un paquete avanzado de inteligencia artificial acoplado directamente dentro del propio sistema, con lo cual ya no hace falta utilizar vías externas, sino que todo lo puedes hacer centralizado dentro del documento, lo que nos puede dar capacidades, por ejemplo, de resumir los documentos de extracción de información, de reconocimiento o de clasificación automática, entre otras funciones.
- El 44% de las empresas utiliza tecnología cloud y aumentan aquellas que emplean la inteligencia artificial hasta el 22,1%
- La industria, logística y servicios son los sectores que más apuestan por la digitalización
- Las empresas siguen viendo la introducción de la tecnología como un coste y no como una inversión
Álex Hidalgo, director de ITS de Konica Minolta en España.
La tecnología ha cambiado, y sigue haciéndolo, la forma de operar y trabajar en las empresas que han visto en ella un perfecto aliado para ganar en eficiencia y competitividad, entre otras ventajas. Sin embargo, en España y, en comunidades concretas como Aragón, todavía el tejido empresarial va lento en la implementación de soluciones tecnológicas, aunque hay diferencia por sectores y tamaño de las compañías. Es un proceso en el que se sigue avanzando -los datos de evolución de las distintas tecnologías así lo corroboran-, pero en el que todavía hay que superar algunas barreras. Y una de las principales es ver la transformación digital y la asunción de la tecnología como un coste y no como una inversión, así como la concepción inicial de que suele ser algo caro. Una idea esta última que se diluye con sistemas como el pago por uso. Sobre cómo avanzar en estos procesos de transformación tecnológica y de gestión documental, se ha celebrado una jornada en Cámara de Zaragoza de la mano de Konica Minolta y su partner local Acesa. Con el director de ITS de Konica Minolta, Álex Hidalgo, habla el Economista
¿En qué situación se encuentran las empresas de Aragón en relación con la transformación digital y procesos concretos como la gestión documental?
Actualmente, hay un crecimiento constante en digitalización en general a nivel nacional, pero también en Aragón y, especialmente en Zaragoza. Digamos que son principalmente medianas y grandes empresas las que más están apostando por esto, aunque también las pequeñas, pues se ven arrastradas también por el cambio. Sobre todo, están adoptando soluciones tecnológicas para mejorar su productividad y competitividad en el marco de la inteligencia artificial, servicios cloud, automatización y aplicaciones low-code. Y, ¿por qué en estas aplicaciones? Básicamente porque proveen a las empresas de las capacidades que hoy en día más se demandan.
Y, ¿hacia donde se va? ¿Qué perspectivas hay de cara al futuro?
Las proyecciones de estos tipos de tecnologías son enormes. Por ejemplo, la estimación en la aplicación de low-code es que vamos a pasar una facturación de 37.000 millones de dólares en 2025 a 260.000 millones en ocho años aproximadamente porque son aplicaciones que proveen a las empresas de las capacidades que más se demandan. En RPA, robots, robotización y automatización, se prevé que se va a crecer hasta más de 210.000 millones de dólares, mientras que, en gestión documental, se va a pasar de alrededor de 8.000 millones este año a 24.000 millones en 2032. Y, en la inteligencia artificial, que es la que "más pega" ahora mismo, de unos 700 millones a 3,5 billones. Digamos que son los cuatro pilares de crecimiento y de la digitalización en general y, por las capacidades que nos brindan a las empresas, están haciendo que sean los principales activos en inversión en el tejido empresarial. Y van creciendo. Pero en comparación, por ejemplo, en España vamos un poco más lentos, porque aquí principalmente el tejido está formado por pequeñas y medianas empresas.
¿El pequeño tamaño de las empresas sigue siendo una de las principales barreras a la hora de dar el salto tecnológico?
Hay datos que reflejan que España, en relación con el número de ADSL y en comparación con Europa, es de los más avanzados en la velocidad de las líneas y en cuanto a la implantación en empresas y hogares. Al final muchas veces parece que el tamaño puede ser, digamos, importante. En algunos casos, no lo es tanto, pero es cierto que la digitalización sí que necesita ciertas capacidades de inversión y sobre todo personal dedicado. Y son dos factores de los que adolecen normalmente las pymes porque disponen del personal imprescindible para su trabajo, su día a día, y les cuesta tener personas dedicadas o especialistas y definir una estrategia de digitalización. Por lo tanto, efectivamente, el tamaño importa.
¿Qué nivel de implantación de tecnología hay hoy en día?
El 44,3% de las empresas al día de hoy utiliza ya servicios en el cloud. Esto son siete puntos más que en 2024, lo cual es un buen crecimiento para un año. Además, el 22,1% de las empresas ya trabaja con inteligencia artificial. El año pasado solo eran el 12,4%. Es decir, casi se ha duplicado en un año. En el caso de Aragón, los sectores de la industria, logística y servicios son los que más fuerte están apostando por la transformación más rápidamente. Básicamente están tendiendo hacia una evolución de procesos automatizados, no de incorporación de herramientas. No es voy a poner un nuevo CRM, voy a poner un nuevo ERP o una gestión documental, sino que es todo el cambio total de sus procesos para automatizarlos y hacerlos más eficientes. La gestión documental debería ser parte de la estrategia de transformación.
¿Y cómo tienen que dar este paso?
Uno de los grandes problemas que cometen las empresas, sobre todo las más pequeñas, es que la transformación tiene que ir de la mano de una estrategia. Primero, hay que pensar qué quiero, a dónde quiero llegar, definir una estrategia y ver qué inversión tengo para la estrategia porque, si tengo poco dinero, lo haré en más años o lo haré en más tiempo. Si tengo más dinero, lo puedo hacer más rápido. Pero tengo que tener una estrategia, identificar dónde están mis puntos de dolor y, sobre todo, tengo que tener a alguien en la compañía, una o varias personas, dependiendo del tamaño y del proceso del proyecto, que se encarguen y que tengan la capacidad y el apoyo de la dirección para acometerlo. Todo esto es lo primero. Si no partimos de un marco y de una estrategia, seguramente la transformación fallará o no será una transformación real. En Konica Minolta, aparte de ser especialistas en gestión documental, al tener un grupo tan grande de especialistas y en tantas tecnologías desde hace ya mucho tiempo, también disponemos de un equipo de consultores que ayudan a las empresas a definir esa estrategia. Luego lo podrán hacer en tiempo real con nosotros o solo una parte y otra con otros proveedores pero, por lo menos, les ayudamos a definir cuál sería su estrategia, cuáles serían las herramientas que deberían utilizar, a ordenar el proceso en el tiempo, calcular la inversión…
¿Realmente se necesita un importante desembolso económico?
Depende de lo ambiciosos que queramos ser. Ahora la tendencia en el mercado es pago por suscripción, pago por uso. Esto hace que ahorres mucho en las inversiones iniciales porque desde el principio pagas una cuota recurrente. Así ya no tienes que hacer una inversión como antes porque, a lo mejor, tenías que comprarte una licencia y te costaba 15.000 euros o 20.000 euros. Ahora ya no. Se paga una cuota hasta que se quiera continuar con el servicio. Es verdad que voy a tener que pagar unos servicios profesionales o una consultoría inicial, pero que al final hay que verlo como una inversión y no como un gasto.
¿Perdura la idea todavía de que la transformación digital es gasto y no inversión?
Si se ve como gasto, empezamos mal. Y, normalmente, se ve como un gasto, sobre todo en una pequeña empresa porque no se tienen conocimientos suficientes. Al final, siempre tienes, sabes de lo que has leído, de lo que te cuentan y la gente realmente no está bien informada. Hay que aterrizarlo y explicar cómo se van a reducir costes y se va a ser más productivo, por qué se va a tardar menos en encontrar los documentos… Es un trabajo que no suele hacer casi nadie.
¿Qué consejos daría a una empresa que quiere dar ese paso o avanzar en su proceso de transformación digital?
Hay empresas que tienen CTOs y CIOs, con lo que disponen de gente especializada, que es capaz de decidir su propia estrategia. Pero luego a esas personas hay que darles los recursos, los medios y el apoyo del equipo directivo para que digan lo que se acomete. Si no la gente al final, no les hace caso y los proyectos fallan. Si la empresa no tiene esa capacidad interna, porque es una más pequeña, tiene que buscarse un buen aliado que le ayude a decidir la estrategia. No tiene por qué hacer todo el proceso; puede hacerle solo la estrategia o la estrategia y luego dejarle parte del desarrollo de las soluciones o de todas. Depende de la empresa. En Konica Minolta, podríamos hacer prácticamente todo el proceso, desde el principio al final.
Y también se necesita una buena cultura dentro de la compañía…
Es una de las claves. Hasta que no iniciamos ese cambio de cultura en todos los niveles dentro de la empresa, es difícil. Siempre hay una resistencia al cambio, aunque vayas a instalar una herramienta que, a priori, es mucho mejor y va a mejorar los procesos, pero la gente está acostumbrada a hacer las cosas de una manera y siempre es, digamos, reacia a que toquen lo que ellos ya saben porque también implica un esfuerzo, un aprendizaje, y no todo el mundo está dispuesto a ello. Es verdad que una vez que se lo implantan, se forman y llevan un tiempo con ello, la gente se adapta rápido y luego está contenta. También notamos que existen barreras técnicas y de talento dentro de las compañías. No todo el mundo está dotado, digamos, en capacidades digitales. Cada vez más, la gente joven está más capacitada o parece que lo está o, por lo menos, les es más fácil y tiene menos miedo. Luego también los temas de ciberseguridad generan mucho miedo y mucha inseguridad dentro de este tipo de proyectos. Por eso la ciberseguridad tiene que estar definida en esa estrategia que comentaba. Es algo transversal a todas las herramientas y a toda la estrategia que pongamos en marcha. Por otro lado, siempre suele haber algún problema de falta de expectativas. Muchas empresas esperan que los resultados sean inmediatos y tiran la toalla antes de lo normal. Al final, un partner es esencial para el éxito de la transformación o digamos de la implantación de esta estrategia de la que hablábamos.
En Zaragoza, habéis presentado Waidok, ¿en qué consiste? ¿Cómo ayudáis a las empresas?
Cada vez es más difícil cubrir la necesidad de un cliente con una sola herramienta, una sola tecnología. Normalmente ya necesitas la combinación de varias. En Zaragoza, hemos presentado una herramienta desarrollada por nosotros que, básicamente, es de gestión documental. Con las herramientas de gestión documental podemos generar un ahorro de entre el 25% y el 40% en costes administrativos, recuperamos aproximadamente el 50% del tiempo que se pierde actualmente buscándolos en un sistema eficiente de gestión documental y tenemos una reducción de entre el 50% y el 90% en errores en procesos manuales. Imagínate que ponemos una inteligencia artificial o un sistema basado en formularios donde yo soy capaz de reconocer e identificar un documento y, con esa información, generar un documento o adjuntársela al documento que estoy en ese momento subiendo en gestión documental para que me sirva para ponerle el nombre al documento, para buscarlo, para generar tags. Todo ese proceso, que antes a lo mejor lo hacía a mano, ahora lo hago automáticamente con lo que no hay errores. Además, hay más seguridad porque se cumplen las normas de LGPD y normativas, se produce menos fuga de información al estar todo registrado. De hecho, nuestra solución puede hacer incluso que los adjuntos de los emails que mandas a personas ajenas a la compañía, solo los vean a través de nuestra herramienta y que no se los puedan descargar. Por lo tanto no se pueden manipular ni editar. En cuanto a productividad, se estima también que hay un crecimiento entre el 15% y el 25% de los equipos que utilizan la gestión documental.
¿Qué pasos vais a dar de cara al futuro?
Como empresa tecnológica, siempre tenemos producto propio o producto de un tercero que combinamos para dar soluciones mejores. En nuestro caso, seguimos trabajando mucho en la expansión de Waidok. Es donde estamos centrados. Es un producto estratégico. Y, en dos o tres meses, lanzamos ya un paquete avanzado de inteligencia artificial acoplado directamente dentro del propio sistema, con lo cual ya no hace falta utilizar vías externas, sino que todo lo puedes hacer centralizado dentro del documento, lo que nos puede dar capacidades, por ejemplo, de resumir los documentos de extracción de información, de reconocimiento o de clasificación automática, entre otras funciones.
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