Ley Orgánica de La Adminstración Pública de Venezuela (17 de noviembre de 2014): solo lo referido a documentos y archivos

Ley Orgánica de La Adminstración Pública de Venezuela

Por Lic. Carmen Marin

La Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP) vigente en Venezuela es el Decreto N° 1.424, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinaria N° 6.147 el 17 de noviembre de 2014.

Este instrumento jurídico tiene como objetivo principal regular la organización y el funcionamiento de los órganos y entes del sector público, basándose en los principios constitucionales de honestidad, celeridad, eficiencia y rendición de cuentas.

Aspectos Clave de la Ley

Objeto: Establecer los principios y lineamientos que rigen a la Administración Pública para garantizar la eficacia de las políticas y proyectos públicos.

Ámbito de Aplicación: Se aplica a la Administración Pública Nacional, estatal, distrital y municipal. También tiene carácter supletorio para los demás órganos del Poder Público.

Estructura Organizativa: Define la composición de la Administración Centralizada (Presidencia, Vicepresidencia, Consejos de Ministros y Ministerios) y la Descentralizada (institutos autónomos, empresas del Estado y fundaciones).

Participación Popular: Introduce mecanismos para promover la participación ciudadana en el control y seguimiento de la gestión pública.

Actualidad y Reformas
Aunque no ha habido una reforma integral del texto de la LOAP en 2025 o inicios de 2026, el marco legal administrativo se ha visto complementado por normativas recientes como:

Inamovilidad Laboral (2025-2026): El Decreto N° 5.070 protege a los trabajadores públicos y privados hasta finales de 2026.

Agenda Legislativa: La Asamblea Nacional ha priorizado reformas en leyes vinculadas al Poder Popular y las Comunas, las cuales interactúan directamente con la estructura administrativa del Estado.

NOTA: El siguiente texto presenta solo lo relacionado con el área de archivos

DECRETO CON RANGO, VALOR Y FUERZA DE LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Gaceta Oficial Extraordinaria: 6.147 de fecha 17 de noviembre de 2014 Decreto N° 1.424, mediante el cual se dicta el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública.

TÍTULO I 

DISPOSICIONES GENERALES

Derechos de las personas en sus relaciones con la Administración Pública

Artículo 7°. Las personas en sus relaciones con la Administración Pública tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, en cualquier momento, el estado de los procedimientos en los que tengan interés, y obtener copias de documentos contenidos en los archivos que se lleven a tales efectos, siempre v cuando no estén calificados como reservados o confidenciales de conformidad con la normativa aplicable, a excepción de los jueces y las partes interesadas.

3. Obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban cursar en un procedimiento.

4. Obtener copias certificadas de expedientes o documentos en los términos previstos en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica y demás normativa aplicable.

Principios que rigen la actividad de la Administración Pública

Mecanismos tecnológicos

Artículo 11. Los órganos y entes de la Administración Pública deberán utilizar las tecnologías que desarrolle la ciencia, tales como los medios electrónicos o informáticos y telemáticos, para su organización, funcionamiento y relación con las personas, Cada órgano y ente de la Administración Pública deberá establecer y mantener una página en internet, que contendrá entre otra, la información que se considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización, procedimiento, normativa que lo regula, servicios que presta, documentos de interés para las personas, ubicación de sus dependencias e información de contactos.

TÍTULO III 

DEL NIVEL CENTRAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL

Capítulo V

De la organización de los ministerios y demás órganos del Nivel Central de la Administración Pública Nacional Sección Primera

Sección Sexta De los sistemas de apoyo de la Administración Pública

Los órganos o entes rectores de los sistemas de apoyo

Artículo 76. Los órganos o entes rectores de los sistemas de apoyo fiscalizarán y supervisarán las actividades de los órganos que integran los respectivos sistemas de apoyo institucional de la Administración Pública, para lo cual estos órganos permitirán el acceso a documentos, expedientes, archivos, procedimientos y trámites administrativos, y suministrarán cualquier información que les sea requerida. Los órganos o entes rectores de los sistemas de apoyo institucional evaluarán la información obtenida y ordenarán a los órganos de apoyo la corrección de las diferencias detectadas. Los órganos de apoyo deberán efectuar las correcciones señaladas y, en caso de Incumplimiento, el respectivo órgano o ente rector formulará la queja correspondiente ante el ministro o ministra o máximo órgano jerárquico correspondiente, con copla a la Vicepresidente Ejecutiva o Vicepresidente Ejecutivo.

Capítulo VI

De las competencias comunes de las ministras o ministros del Poder Popular y viceministras o viceministros

Contenido de las memorias y cuentas de las ministras o ministros

Artículo 79. Las memorias y cuentas que las ministras o ministros deban presentar a la Asamblea Nacional, conforme a lo dispuesto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, contendrán la exposición razonada y suficiente de las políticas, estrategias, planes generales, objetivos, metas, resultados, impactos y obstáculos en la gestión de cada ministerio en el año inmediatamente anterior, así como los lineamientos de sus planes para el año siguiente. Si posteriormente se evidenciaren actos o hechos desconocidos por la ministra o ministro, que por su importancia merecieren ser del conocimiento de la Asamblea Nacional, estos serán dados a conocer.

Las ministras o ministros en la memoria y cuenta de su gestión informarán anualmente a la Asamblea Nacional acerca de las actividades de control que ejerzan, en los términos previstos en el presente Decreto con rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, sobre los entes que le estén adscritos o se encuentren bajo su tutela. En las memorias y cuentas se insertarán aquellos documentos que la ministra o ministro considere indispensables, teniendo en cuenta su naturaleza y trascendencia. La Presidenta o Presidente de la República, podrá autorizar la presentación de la memoria y cuenta de las ministras o ministros del Poder Popular a la vicepresidenta o vicepresidente sectorial bajo cuya coordinación se encuentra, a fin de que dicha vicepresidenta o vicepresidente Sectorial presente una cuenta consolidada del sector a la Presidenta o Presidente de la República, o a la Vicepresidenta Ejecutiva o Vicepresidente Ejecutivo, según el caso, la cual incluirá las memorias y cuentas de las ministras o ministros del Poder Popular que integran la respectiva Vicepresidencia Sectorial. La memoria y cuenta así autorizada podrá ser presentada a la Asamblea Nacional de la misma forma.

Obligatoriedad de publicación de los documentos de las empresas del Estado

Artículo 105. Todos los documentos relacionados con las empresas del Estado que, conforme al ordenamiento jurídico vigente deben ser objeto de publicación, se publicarán en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela o en el medio de publicación oficial correspondiente.

Obligatoriedad de publicación de los documentos

Artículo 112. El acta constitutiva, los estatutos, y cualquier reforma de tales documentos de las fundaciones del Estado serán publicados en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela o en el respectivo medio de publicación oficial correspondiente, con indicación de los datos del registro.

TÍTULO VII 

DE LOS ARCHIVOS Y REGISTROS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Capítulo I

Del Sistema Nacional de Archivo 

Órgano de archivo

Artículo 144. A los efectos del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica se entiende por órgano de archivo, al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público.

Objetivo 

Artículo 145. El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia.

Finalidad

Artículo 146. En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.

Deberes del Estado

Artículo 147. El Estado creará, organizará, preservará y ejercerá el control de sus archivos y propiciará su modernización y equipamiento para que cumplan la función probatoria, supletoria, verificadora, técnica y testimonial.

Archivo General de la Nación

Artículo 148. El Archivo General de la Nación es el órgano de la Administración Pública Nacional responsable de la creación, orientación y coordinación del Sistema Nacional de Archivos y tendrá bajo su responsabilidad velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos, promover el desarrollo de los centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional.

Sistema Nacional de Archivos

Artículo 149. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación y los órganos de archivo de los órganos y entes del Estado.

Los órganos o entes integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento, correspondiéndole al Archivo General de la Nación coordinar la elaboración y ejecución del Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.

Plan Nacional de Desarrollo Archivístico

Artículo 150. El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se podrá elaborar con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.

Naturaleza de la documentación administrativa

Artículo 151. La documentación administrativa e histórica de la Administración Pública es producto y propiedad del Estado, éste ejercerá el pleno control sobre los fondos documentales existentes en los archivos, no siendo susceptibles de enajenación. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán contratar servicios de custodia, organización, reprografía, digitalización y conservación de documentos de archivos; igualmente podrá contratar la administración de archivos y fondos documentales históricos con universidades nacionales e instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

Incorporación de nuevas tecnologías

Artículo 152. Los órganos y entes de la Administración Pública podrán incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la misma validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la ley y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Prohibición de destrucción de documentos de valor histórico

Artículo 153. Los documentos que posean valor histórico no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. La violación de esta prohibición acarreará las sanciones que establezca la ley.

Transferencia de archivos

Artículo 154. Los órganos y entes de la Administración Pública que se supriman o fusionen entregarán sus archivos y fondos documentales a los órganos o entes que asuman sus funciones o, en su caso, al Archivo General de la Nación. Los órganos o entes de la Administración Pública que sean objeto de privatización transferirán copia de sus documentos históricos al Archivo General de la Nación.

Remisión reglamentaria

Artículo 155. Las características específicas de los archivos de gestión, la obligatoriedad de la elaboración y adopción de tablas de retención documental en razón de las distintas cronologías documentales y el tratamiento que recibirán los documentos de los registros públicos, notarías y archivos especiales de la Administración Pública, se determinarán mediante Reglamento, Asimismo, se reglamentará lo concerniente a los documentos producidos por los consejos comunales, comunidades organizadas o entidades privadas que presten servicios públicos.

Visitas e inspecciones

Artículo 156. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, realizar visitas de inspección a los archivos de los órganos y entes del Estado, así como a los prestadores de servicios públicos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica y el respectivo Reglamento.

Control y vigilancia de documentos de interés histórico

Artículo 157. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés histórico cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. Cuando el ministerio de adscripción considere que se trata de documentos históricos sobre los que no exista constancia de que han sido ofrecidos en venta a la Nación y de que ha quedado copia en el Archivo General de la Nación, podrá ejecutar medidas tendentes a impedir su salida del país, aun cuando fuere de propiedad particular. Toda persona que descubra documentos históricos, una vez acreditado el derecho que a ellos tiene la República, recibirá el resarcimiento correspondiente de conformidad con el reglamento respectivo.

Serán nulas las enajenaciones o negociaciones que contravengan lo dispuesto en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, y los que las efectúen o conserven en su poder sin causa legítima, serán sancionados de conformidad con la ley.

Declaratoria de interés público

Artículo 158. Son de interés público los documentos y archivos del Estado. Sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca al efecto por el reglamento respectivo, podrán declararse de interés público documentos privados y, en tal caso, formarán parte del patrimonio documental de la Nación. Las personas poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés público, no podrán trasladarlos fuera del territorio nacional sin previa autorización del Archivo General de la Nación, ni transferir su propiedad, posesión o tenencia a título oneroso o gratuito, sin previa información escrita al mismo. El Ejecutivo Nacional, por medio de Reglamento respectivo, establecerá las medidas de estímulo al desarrollo de los archivos privados declarados de interés público. El Estado venezolano tiene derecho de preferencia para la adquisición, de dichos documentos y su ejercicio se establecerá en un término de dos (02) años, el incumplimiento de esta norma acarreará la nulidad de la venta o disposiciones de documento.

Capítulo II

Del Derecho de Acceso a Archivos y Registros de la Administración Pública

Derecho de acceso

Artículo 159. Toda persona tiene el derecho de acceder a los archivos y registros administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión o el tipo de soporte material en que figuren, salvo las excepciones establecidas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la ley que regule la materia de clasificación de documentos de contenido confidencial o secreto.

Ejercicio del derecho de acceso

Artículo 160. El derecho de acceso a los archivos y registros de la Administración Pública será ejercido por las personas de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, debiéndose a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes.

Contenido del derecho de acceso

Artículo 161. El derecho de acceso a los archivos y registros conllevará el de obtener copias simples o certificadas de los mismos, previo pago o cumplimiento de las formalidades que se hallen legalmente establecidas. Publicaciones Artículo 162. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos que estén en poder de la Administración Pública sujetos a un régimen de especial publicidad.

Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por las personas u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes, a efectos de que puedan ser alegadas por las personas en su relación con la Administración Pública.

Registros de documentos presentados por las personas

Artículo 163. Los órganos o entes administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o personas. El archivo de los escritos y comunicaciones deberá efectuarse de manera tal que se mantengan todos los documentos relacionados con determinado asunto en un mismo expediente, pudiendo auxiliarse de medios electrónicos.

Creación de registros Artículo 164. Los órganos o entes podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Estos serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubiesen sido recibidas.

Soporte informático

Artículo 165. Los registros que la Administración Pública establezca para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos o entes, deberán instalarse en un soporte informático. El sistema garantizará la constancia en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano o ente administrativo al que se envía y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano o ente.

Lugar de presentación de documentos

Artículo 166. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que las personas dirijan a los órganos y entes de la Administración Pública podrán presentarse:

1. En la unidad correspondiente de los órganos y entes administrativos a que se dirijan.

2. En las oficinas de correo en la forma que reglamentariamente se establezca.

3. En las representaciones diplomáticas o delegaciones consulares de República Bolivariana de Venezuela.

4. En cualquier otro que establezca la ley.

A los fines previstos en este artículo podrán hacerse efectivos, por medio alguno, como giro postal o telegráfico, o mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente, cualquier tributo que haya que satisfacer en el momento de la presentación de solicitudes y escritos a la Administración Pública.

Información sobre horario

Artículo 167. Cada órgano o ente de la Administración Pública establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertas sus oficinas, garantizando el derecho de las personas a la presentación de documentos previstos en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica.

La Administración Pública deberá hacer pública y mantener actualizada una relación de sus oficinas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

Remisión reglamentaria

Artículo 168. El Reglamento respectivo determinará las funcionarias o funcionarios que tendrán acceso directo a los documentos, archivos y registros administrativos de la Administración Pública. Para la consulta por otras funcionarias o funcionarios o personas de los documentos, archivos y registros administrativos que hayan sido expresamente declarados como confidenciales o secretos, deberá requerirse autorización del órgano superior respectivo, de conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de contenido confidencial o secreto.

Limitaciones de exhibición o inspección judicial

Artículo 169. La autoridad judicial podrá acordar la copia, exhibición o inspección de determinado documento, expediente, libro o registro administrativo y se ejecutará la providencia, a menos que la autoridad competente hubiese resuelto con anterioridad otorgarle al documento, libro, expediente o registro la clasificación como secreto o confidencial por afectar la estabilidad del Estado y de las instituciones democráticas, el orden constitucional o en general el interés nacional, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y las leyes que regulen la materia de clasificación de contenido confidencial o secreto.

Prohibición

Artículo 170. Se prohíbe a las funcionarias y funcionarios públicos conservar para sí documentos de los archivos de la Administración Pública y publicar copia de ellos por cualquier medio sin autorización del órgano superior respectivo.

Expedición de copias certificadas

Artículo 171. Todo aquel que presentare petición o solicitud ante la Administración Pública tendrá derecho a que se le expida copia certificada del expediente o de sus documentos, de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la ley respectiva.

Prohibición de expedición de copias certificadas de documentos y expedientes secretos o confidenciales

Artículo 172. Las copias certificadas que solicitaren los interesados y las autoridades competentes se expedirán por la funcionaria o funcionario correspondiente, salvo que los documentos y expedientes hubiesen sido previa y formalmente declarados secretos o confidenciales de conformidad con las leyes que regulen la materia.

Prohibición de expedición de certificaciones de mera relación

Artículo 173. Se prohíbe la expedición de certificaciones de mera relación, entendidas como aquellas que sólo tengan por objeto hacer constar el testimonio u opinión del funcionario declarante sobre algún hecho o dato de su conocimiento de los contenidos en el expediente archivados o en curso.

Procedimiento especial para la expedición de copias certificadas

Artículo 174. Para expedir copias certificadas por procedimientos que requieran del conocimiento y de la intervención de técnicos, el órgano superior respectivo nombrará un experto para ejecutar la copia, quién deberá prestar juramento de cumplir fielmente su cometido, antes de realizar el trabajo. Los honorarios del experto, de ser necesario, se fijarán previamente en acto, verificado ante el funcionario o funcionarla correspondiente y serán por cuenta del solicitante, quien deberá consignarlos de conformidad con el Reglamento respectivo. Los gastos y derechos que ocasione la expedición de copias certificadas, conforme a lo establecido en los artículos anteriores, serán por cuenta de los Interesados.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA Única.

Se deroga el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.890 Extraordinario, de fecha 31 de julio de dos mil ocho, así como todas las disposiciones legales y reglamentarias que colidan con el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica.

DISPOSICION TRANSITORIA Única.

En el lapso de un año contado a partir de la publicación del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, la Administración Pública debe dictar los Instrumentos correspondientes a los fines de adaptar la estructura, organización y funcionamiento de sus órganos y entes, a las previsiones en él contenidas.

DISPOSICION FINAL Única.

El presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica, entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Dado en Caracas, a los diecisiete días del mes de noviembre de dos mil catorce. Años 204° de la Independencia, 155° de la Federación y 15° de la Revolución Bolivariana. Cúmplase,

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Venezuela: LEY DE ARCHIVOS NACIONALES

LEY DE ARCHIVOS NACIONALES
Gaceta Oficial N° 6.714 Extraordinario, Caracas, martes 26 de julio de 2022

LA ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

Decreta la siguiente,

LEY DE ARCHIVOS NACIONALES

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Objeto

Artículo 1. Esta Ley tiene por objeto regular la organización, descripción, conservación, custodia, sistematización y resguardo de los documentos y archivos históricos, a los fines de salvaguardar y proteger el Patrimonio Documental del Estado, la Memoria Histórica Nacional y el patrimonio cultural de la Nación.

Finalidad

Artículo 2. Esta Ley tiene por finalidad: 1. Contribuir a garantizar la salvaguarda y protección del Patrimonio Documental del Estado, la Memoria Histórica Nacional y el patrimonio cultural de la Nación. 2. Procurar homogeneizar y normalizar la gestión documental, y la salvaguarda de los documentos y archivos históricos de la Nación.

Principios

Artículo 3. Esta Ley tiene como principios los de legalidad, simplificación de trámites, eficacia, celeridad, idoneidad, eficiencia, efectividad, eficacia e integralidad de las funciones de la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos históricos.

Declaratoria de interés histórico y patrimonio cultural de la Nación

Artículo 4. El Instituto de Patrimonio Cultural tiene la competencia para declarar el interés histórico de los documentos y archivos, así como para incluirlos en el patrimonio cultural de la Nación, con la asesoría especializada del Archivo General de la Nación. Los archivos y documentos de interés histórico a que se refiere a este artículo, pertenecen a las entidades políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienes correspondan según la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legítimamente.

Obligación de salvaguarda de documentos y archivos de interés histórico

Artículo 5. El Estado con la activa participación de la sociedad y las familias, tienen el deber corresponsable de proteger y salvaguardar los documentos y archivos que hayan sido declarados de interés histórico y hayan sido incorporados al patrimonio cultural de la Nación.

Derecho de preferencia

Artículo 6. El Estado a través del Archivo General de la Nación tiene derecho de preferencia para la adquisición de los documentos y archivos declarados de interés histórico. Para ello las personas propietarias o poseedoras de estos documentos formalizarán su oferta, mediante documento auténtico presentado ante el Archivo General de la Nación, especificando las condiciones para la transferencia de propiedad. Una vez recibida la oferta, el Archivo General de la Nación podrá verificar la autenticidad del o los documentos y archivos que le son ofertados, quedando el oferente obligado a presentar el o los documentos y demás soportes que le sean requeridos. El ejercicio de este derecho de preferencia queda establecido hasta por el lapso de dos años, contados a partir de la fecha en que sea recibida la oferta por el Archivo General de la Nación. El incumplimiento de este artículo acarreará la nulidad de la transacción de enajenación del o los documentos realizada a favor de terceros, y los que efectúen las referidas operaciones o conserven en su poder estos documentos sin causa legítima, serán sancionados de conformidad con la ley.

Igualdad y no discriminación

Artículo 7. La organización, descripción, conservación, custodia, sistematización y resguardo de documentos y archivos de interés histórico deben desarrollarse en condiciones de igualdad real y efectiva, sin discriminaciones fundadas en la raza, color, linaje, sexo, credo, condición social, pensamiento, conciencia, opinión política, cultura, idioma, origen étnico, social o nacional, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, posición económica, discapacidad, condición de salud o, aquellas que, en general, tengan por objeto o resultado anular o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio en condiciones de igualdad de los derechos, garantías y deberes de las personas.

CAPÍTULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS

Sistema nacional de archivos históricos

Artículo 8. Se crea el Sistema Nacional de Archivos Históricos, integrado por los órganos y entes que llevan archivos históricos en el Estado, que tiene por objeto velar por la homogeneización y normalización de los procesos de archivos; promover el desarrollo de los centros de información; la salvaguarda, custodia, preservación y divulgación del patrimonio documental histórico y administrativo de la Nación y la supervisión de la gestión archivística en todo el territorio nacional; constituyéndose como garante de los derechos del Pueblo en el acceso al conocimiento de su historia pasada y reciente, y sirviendo de soporte referencial para las transformaciones de la Nación.

El ministerio del poder popular con competencia en materia de cultura es el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos Históricos y regulará mediante resoluciones sus integrantes, organización y funcionamiento. Página 4 de 13

Plan Nacional de Desarrollo de los Archivos Históricos

Artículo 9. El Plan Nacional de Desarrollo de los Archivos Históricos se encuentra representado por el conjunto de estrategias, políticas, lineamientos y acciones relacionadas con los fundamentos prácticos utilizados en materia archivística, en cuanto a: formación del personal que labora en las unidades de información, clasificación, descripción, ordenación, valoración, selección, eliminación y digitalización. El Plan Nacional de Desarrollo de los Archivos Históricos será aprobado por el ministerio del poder popular con competencia en materia de cultura y desarrollado por el Archivo General de la Nación, a través del Sistema Nacional de Archivos Históricos.

Atribuciones del Archivo General de la Nación

Artículo 10. El Archivo General de la Nación es el órgano de gestión del Sistema Nacional de Archivos Históricos y tendrá las siguientes atribuciones:

1. Ejercer la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos oficiales pertenecientes al Estado o aquéllos que se derivan de la prestación de un servicio público por comunidades organizadas, organizaciones públicas no estatales y entidades privadas.

2. Crear, orientar y coordinar la elaboración y ejecución del Sistema Nacional de Archivos Históricos.

3. Velar por la homogeneización de los procesos de archivos y supervisar la gestión archivística de los documentos históricos en todo el territorio nacional.

4. Promover el desarrollo de los centros de información con el fin de prestar servicio al Estado y a los particulares, y como fuente de historia.

5. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de las normativas que rigen la materia de archivos nacionales.

6. Mantener las relaciones con los organismos similares en el extranjero, estableciendo mecanismos de interés común.

7. Disponer la publicación de documentos que por su interés histórico deban ser conocidos y divulgados.

8. Salvaguardar el patrimonio documental y certificar las copias que expida de los documentos a su cargo, por órgano de la Directora o Director General.

9. Conservar, restaurar y mantener los documentos históricos y de importancia para la Nación. 10. Coordinar los procesos de planeación, programación y desarrollo de acciones de asistencia técnica de los órganos y entes que componen el Sistema Nacional de Archivos Históricos.

11. Disponer de las condiciones y medios que posibiliten las visitas de inspección a los archivos de los órganos y entes del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en las leyes, reglamentos y resoluciones que regula la materia.

12. Establecer mecanismos que permitan ejercer control y vigilancia sobre los documentos de interés histórico cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

13. Coordinar la elaboración y desarrollar el Plan Nacional de Desarrollo de los Archivos Históricos.

14. Establecer las condiciones y medios que viabilicen la regulación de las dependencias coordinadas por el Archivo General de la Nación.

15. Desarrollar todas las acciones dirigidas a repatriar los documentos y archivos de interés histórico, que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio Nacional. Página 6 de 13 16. Mantener un servicio de consulta electrónica de los documentos y archivos de interés histórico para que las personas puedan conocer y estudiar los mismos.

17. Las demás atribuciones que le señalen las leyes, reglamentos y resoluciones en el ámbito de su competencia o que instruya o delegue la ministra o ministro del poder popular con competencia en materia de cultura.

Dirección del Archivo General de la Nación

Artículo 11. El Archivo General de la Nación estará a cargo de una Directora o Director General, quien será de libre nombramiento y remoción por parte de la ministra o ministro del poder popular con competencia en materia de cultura. Sus atribuciones y todo lo concerniente a la estructura, organización y funcionamiento de este órgano público serán regulados a través del reglamento interno que se dicte a tal efecto.

Conservación y traslado de documentos y archivos de interés histórico

Artículo 12. El ministerio del poder popular con competencia en materia de cultura podrá ordenar el traslado al Archivo General de la Nación de los documentos y archivos de interés histórico que se encuentren en los órganos y entes del Poder Público nacional, estatal y municipal. Así mismo, podrá también ordenar la remisión de copias de aquellos expedientes y documentos de interés histórico existentes en las Oficinas del Registro Público, cuando su importancia y estudio así lo requieran. Los documentos y archivos de interés histórico de la Nación se conservarán en el Archivo General de la Nación y en los órganos y entes del Poder Público nacional, estatal y municipal.

Uso de nuevas tecnologías

Artículo 13. Los órganos y entes del Estado deberán incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático que permitan el respaldo de sus documentos y archivos de interés histórico. Los órganos y entes del Estado deberán contar con mecanismos que permitan rastrear, identificar, localizar, reconstruir o establecer relaciones entre movimientos y la utilización de estos documentos electrónicos o aquellos eventos que se relacionen con los mismos.

Difusión y acceso a los archivos y documentos sin formato electrónico

Artículo 14. El Archivo General de la Nación debe garantizar la digitalización progresiva de los documentos y archivos de interés histórico a los fines de garantizar su divulgación y difusión, así como el acceso, conocimiento y estudio a todas las personas en condiciones de igualdad y sin discriminación alguna.

Artículo 15.

Se prohíbe:

1. Destruir o deteriorar, total o parcialmente, los documentos y archivos de interés histórico.

2. Trasladar los documentos y archivos de interés histórico, fuera del territorio nacional sin la previa autorización del Archivo General de la Nación.

3. Transferir los documentos y archivos de interés histórico, sin previa información y garantía del derecho de preferencia del Archivo General de la Nación. El incumplimiento de estas prohibiciones acarrea responsabilidad civil, disciplinaria, administrativa y penal, de conformidad con la ley.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA ÚNICA. 

Se deroga la Ley del Archivos Nacionales publicada en Gaceta Oficial de la República de Venezuela, Nº 21.760 de fecha 13 de julio de 1945. Página 8 de 13

DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA. 

Esta Ley entrará en vigencia al momento de su publicación en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, en Caracas a los diecinueve días del mes de julio de dos mil veintidós. Años 212° de la Independencia, 163° de la Federación y 23° de la Revolución Bolivariana.

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Del documento electrónico al activo digital

¿Qué son los activos digitales? Tipos y ejemplos

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Antonio Villanueva

En los últimos años, con el surgimiento y masificación de las nuevas tecnologías, se está empezando a popularizar un concepto cada vez más presente en nuestras vidas: activos digitales. A medida que más personas toman conciencia de los activos digitales y comienzan a invertir en ellos, resulta fundamental comprender qué son, por qué son importantes y cómo la tecnología blockchain está impulsando el crecimiento de estos activos.

Pero, ¿qué son exactamente los activos digitales?
¿Qué son los activos digitales?

Si nos atenemos al sentido más amplio del término, un activo digital puede ser cualquier elemento en formato digital que posea un derecho de uso asociado. Esto incluiría una diversidad de elementos como documentos, libros, fotografías, archivos de audio y video, memes, logotipos, sitios web, avatares, software, etc.

Un activo digital es generalmente cualquier cosa que se crea y almacena digitalmente y tiene valor, es identificable y puede ser poseído.

Los activos digitales pueden ser valorados, ya sea en términos monetarios o intangibles. Algunos elementos digitales pueden tener valor exclusivamente para su creador (por ejemplo, una foto con la familia en el teléfono móvil). Otros, un valor monetario.
Activos digitales y blockchain

El Banco de España, por ejemplo, define a los criptoactivos como "activos digitales privados que dependen de la criptografía y de las tecnologías de registro distribuido (DLT, por sus siglas en inglés) o similares". Desde la irrupción de la tecnología blockchain, el concepto de "activos digitales" se ha ampliado para incluir tipos de activos invertibles como criptomonedas, NFT, tokens respaldados por activos y bienes raíces tokenizados.

El blockchain es el elemento que vehicula qué son exactamente los activos digitales, entendidos como un activo que se puede comprar y vender, en el que se puede invertir. Gracias a la blockchain, un activo digital es ahora una entidad que puede ser utilizada para generar valor mediante la tokenización en una cadena de bloques.

A medida que estos innovadores activos digitales respaldados por blockchain ganan mayor aceptación, la definición de la expresión ha evolucionado, centrándose principalmente en activos respaldados por un registro, en lugar de en archivos digitales de medios. Muchos activos tangibles, como bienes raíces y productos básicos, ahora pueden ser tokenizados, dando origen a activos digitales aptos para el comercio y abriendo nuevas perspectivas para los mercados de activos digitales.

El surgimiento de activos digitales invertibles en la industria de servicios financieros representa una nueva ventana de oportunidad para inversiones en un sector en crecimiento acelerado, respaldado por una tecnología escalable capaz de transformar digitalmente negocios y activos.

Blockchain lo que ha posibilitado, por tanto, es que los activos digitales pueden ser transferidos y almacenados en la cadena de bloques y verificados de forma descentralizada. Así pues, los activos digitales son elementos intangibles con un valor monetario, basados en la representación digital de un derecho o activo que existe en el mundo físico o en el mundo digital, basado en la cadena de bloques (blockchain), que garantiza la no duplicabilidad de la identidad digital del activo.Saber más: ¿Qué es blockchain y cómo funciona?

¿Cómo funciona un activo digital?

Cada activo digital se vincula a una cadena de bloques que registra todas las transacciones relacionadas. Gracias al proceso de "tokenización", que implica la conversión de derechos en tokens digitales, se facilita su almacenamiento y gestión en blockchain o en otros sistemas de Tecnología de Contabilidad Distribuida (DLT).

Existen dos enfoques para la tokenización: la representación digital de activos existentes en la cadena de bloques y la emisión de tokens que representan clases tradicionales de activos.

Tipos de activos digitales

Aunque el concepto "activos digitales" es muy amplio y no hay un consenso específico sobre lo que abarca y los tipos que hay, estos serían algunos ejemplos:

Criptomonedas

Monedas digitales descentralizadas que utilizan criptografía para garantizar la seguridad de las transacciones y controlar la creación de nuevas unidades. Bitcoin, Ethereum, Polkadot, Solana o Ripple son algunos ejemplos conocidos.

Tokens de utilidad (utility tokens)

Tokens emitidos durante una oferta inicial de monedas (ICO) que representan acceso futuro a un producto o servicio específico dentro de una plataforma blockchain.

Tokens de seguridad (security tokens)

Representaciones digitales de activos financieros tradicionales, como acciones, bonos o bienes raíces. Estos tokens están respaldados por activos del mundo real y están sujetos a regulaciones financieras. Ejemplos incluyen tokens respaldados por oro o security tokens vinculados a una vivienda o un proyecto inmobiliario.

Stablecoins

Criptomonedas diseñadas para mantener un valor estable, generalmente vinculadas a una moneda fiduciaria como el dólar estadounidense o a materias primas como el oro. Ejemplos incluyen Tether (USDT), USD Coin (USDC) y Dai.

Tokens de juego y coleccionables

Activos digitales utilizados dentro de juegos en línea, plataformas de entretenimiento digital, así como otros tokens coleccionables, como es el caso de los tokens no fungibles (NFT), utilizados para representar activos digitales únicos como arte digital, música, etc.

Tokens DeFi (Finanzas Descentralizadas)

Tokens utilizados en plataformas de finanzas descentralizadas que permiten transacciones financieras, préstamos, intercambios y otros servicios sin intermediarios utilizando 'smart contracts' o contratos inteligentes. Ejemplos incluyen tokens utilizados en protocolos como Uniswap, Avalanche, Maker o Lido.

Tokens de gobernanza

Tokens que otorgan a los poseedores ciertos derechos de voto o toma de decisiones dentro de una red o plataforma descentralizada. Ejemplos incluyen tokens utilizados para gobernar protocolos DeFi o proyectos de blockchain.

Estos son solo algunos ejemplos, y la industria de los activos digitales sigue evolucionando rápidamente, con nuevos tipos de activos y casos de uso emergentes continuamente.

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Del documento electronico a los activos digitales

Por: Lic Carmen Marin

Colaboración IA de Google

La transición del documento electrónico al activo digital representa una evolución desde la simple digitalización de información hacia la creación de valor económico y derechos de propiedad en entornos virtuales.

https://cinusual.com/que-son-los-activos-digitales-y-por-que-son-importantes-en-tu-empresa

https://www.siigo.com/ec/blog/contabilidad-y-finanzas/documentos-electronicos-que-son/

1. El Documento Electrónico: Información y Soporte

Un documento electrónico es información registrada en un soporte digital que requiere un software para su visualización y procesamiento.

https://start.docuware.com/

https://www.siigo.com/ec/blog/contabilidad-y-finanzas/documentos-electronicos-que-son/

Propósito: Sustituir el papel en procesos administrativos y legales (ej. facturas, contratos, expedientes).
Características: Se basa en metadatos (remitente, fecha, asunto) para garantizar su integridad y autenticidad.

https://www.youtube.com/watch?v=4flFQ_uh-94&t=4

https://sw.com.mx/blog/integraciones/la-importancia-de-los-documentos-digitales/

https://ticketbai.pro/facturacion-electronica/la-evolucion-de-la-facturacion-electronica-un-viaje-a-traves-de-la-historia/

https://www.pizarra.es/administracionelectronica/html/documento.html/

Función principal: Actuar como prueba de una transacción o hecho.

2. El Activo Digital: Valor y Propiedad

A diferencia del documento, un activo digital es un elemento intangible que forma parte del patrimonio de una organización y tiene la capacidad de generar valor monetario.

https://cinusual.com/que-son-los-activos-digitales-y-por-que-son-importantes-en-tu-empresa/

https://www.irs.gov/filing/digital-assets/

Propiedad y Transferibilidad: Pueden comprarse, venderse o intercambiarse de forma independiente a la plataforma donde se crearon.

Tipos de Activos: Incluyen desde archivos multimedia (fotos, videos) hasta instrumentos financieros complejos como criptomonedas, NFTs y tokens de utilidad.

Tecnología Clave: Muchos activos digitales modernos utilizan blockchain para asegurar que la propiedad sea única y rastreable sin intermediarios.

https://actualicese.com/obligaciones-tributarias-derivadas-de-los-criptoactivos/

https://www.irs.gov/filing/digital-assets/

https://www.fireblocks.com/glossary/digital-assets/

https://www.youtube.com/watch?v=vIy7emDj9as&t=45

https://www.investopedia.com/terms/d/digital-asset-framework.asp/

3. Diferencias Clave

• Característica Documento ElectrónicoActivo Digital
• Naturaleza Soporte de información Representación de valor
• Finalidad Administrativa / Legal Económica / Patrimonial
• Transferencia Copia o envío Cambio de propiedad (ej. Blockchain)

Ejemplos 

Factura PDF, correo electrónico Bitcoin, tokens, carteras digitales

Esta evolución implica que las organizaciones ya no solo gestionan "papeles digitales", sino verdaderos recursos financieros e intelectuales que deben ser protegidos y declarados fiscalmente.

https://www.irs.gov/es/newsroom/taxpayers-need-to-report-crypto-other-digital-asset-transactions-on-their-tax-return/

https://www.finect.com/usuario/avillanuevae/articulos/que-son-los-activos-digitales/

https://sw.com.mx/blog/integraciones/la-importancia-de-los-documentos-digitales/

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Microsoft: guía para la gestión de documentos

Una guía para la gestión de documentos
https://www.microsoft.com/

                                                                                    

Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran empresa, la gestión de documentos es imprescindible para evitar que se pierdan archivos y datos importantes

Por qué son importantes los sistemas de gestión de documentos

Un sistema de gestión documental (SGD) le ayuda a almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos digitales. Es un pilar fundamental de su negocio y afecta a todos los aspectos, desde la productividad hasta el cumplimiento normativo.

Puntos clave

• La gestión de documentos es el proceso de almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos tanto en papel como digitales
• Un sistema de gestión de documentos (DMS) le permite encontrar la última versión de un archivo, compartir documentos de forma segura, controlar quién puede verlos o editarlos y mantener registros de auditoría.
• Las soluciones DMS como SharePoint y OneDrive de Microsoft 365 pueden ayudar a que los flujos de trabajo sean más eficientes, brindar mayor seguridad para los documentos confidenciales y mejorar el cumplimiento normativo.

Descripción general
¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es el proceso de almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos tanto en papel como digitales para evitar la pérdida de archivos, implementar el control de versiones y más.

La gestión de documentos es una parte fundamental de la gestión de contenido empresarial (ECM) a medida que las empresas aumentan la cantidad de documentos que crean

Sistemas
¿Qué es un sistema de gestión de documentos (SGD)?

Un sistema de gestión de documentos (SGD) es una solución centralizada, con capacidad de búsqueda y segura para organizar, rastrear y actualizar documentos.

Puede buscar por palabra clave, etiquetar archivos con metadatos y controlar quién ve qué. Muchas soluciones de SGD también se integran con herramientas de gestión de activos digitales (GAD) para organizar imágenes, vídeos y otro contenido multimedia.

Para las empresas, contribuye a la eficiencia operativa y al cumplimiento normativo al mantener los documentos seguros y actualizados

Características principales
¿Cuáles son las características principales de un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental tiene estas características:

• Captura de documentos: cargue archivos directamente al DMS, incluidos documentos en papel escaneados.
• Almacenamiento y organización: organice documentos en un repositorio centralizado utilizando etiquetado de metadatos, indexación y nombres consistentes.
• Recuperación de documentos: busque archivos por palabra clave, etiqueta, autor o contenido.
• Seguridad y control de acceso: realice un seguimiento del acceso, establezca permisos y utilice cifrado para proteger los datos. 
• Control de versiones: mantenga las cosas actualizadas con los últimos cambios y asegúrese de que todos estén trabajando en el mismo archivo.
• Automatización del flujo de trabajo: configure reglas para enviar automáticamente documentos para su revisión, aprobación o archivo.
• Colaboración: permita que los equipos coediten documentos en tiempo real, dejen comentarios y compartan opiniones.

Beneficios
¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos?

Herramientas como SharePoint y OneDrive optimizan la gestión de documentos a la vez que mantienen todo seguro y en conformidad.

Mayor eficiencia.
Un DMS reduce el tiempo dedicado a buscar archivos y obtener aprobaciones. Con Microsoft 365, los equipos pueden automatizar flujos de trabajo, etiquetar documentos con metadatos y acceder a todo desde un solo lugar.

Colaboración mejorada.
Los equipos pueden coeditar documentos, dejar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real, lo que reduce los errores y mantiene los proyectos en marcha.

Mayor seguridad
. Los archivos confidenciales permanecen protegidos con seguridad integrada. Microsoft 365 incluye etiquetas de confidencialidad y acceso condicional.

Cumplimiento normativo mejorado.
Un DMS ayuda a mantener registros de auditoría, políticas de retención y almacenamiento seguro. Microsoft 365 admite la copia de seguridad y la gobernanza del contenido para mantener sus datos en conformidad y accesibles

Proceso
El proceso de gestión documental en 6 pasos

Cómo las organizaciones gestionan los documentos desde su creación hasta su eliminación

1-Creación y captura de documentos
Los documentos se crean digitalmente o se capturan a partir de fuentes físicas mediante escaneo.

2-Organización y recuperación
Los archivos se organizan mediante etiquetas de metadatos y convenciones de nomenclatura consistentes. Las herramientas de búsqueda y los filtros facilitan la búsqueda de lo que necesita

3-Almacenamiento y seguridad
Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado, protegido por cifrado y controles de acceso. Los registros de auditoría rastrean quién accedió o editó cada archivo

4-Acceso, distribución y colaboración
Los archivos se comparten de forma segura con usuarios autorizados. Los equipos pueden coeditar, comentar y realizar seguimiento de cambios en tiempo real.

5-Control y aprobación de versiones
Los cambios se rastrean automáticamente, por lo que siempre tendrá acceso a la última versión. Los documentos se pueden enviar para revisión y aprobación automáticas.

6-Retención, archivo y disposición
Los documentos se conservan durante el tiempo requerido según las políticas legales o empresariales. Posteriormente, se archivan para acceso a largo plazo o se eliminan de forma segura.

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La gestión Documental en la Dirección General Marítima (Dimar) Autoridad Marítima de Colombia

Gestión documental
https://www.dimar.mil.co/

¿Qué es la Dirección General Marítima (Dimar)?

Es la Autoridad Marítima Colombiana encargada de ejecutar la política del gobierno en esta materia, contando con una estructura que contribuye al fortalecimiento del poder marítimo nacional, velando por la seguridad integral marítima, la protección de la vida humana en el mar, la promoción de las actividades marítimas y el desarrollo científico y tecnológico de la Nación.

Ejerce sus funciones a lo largo y ancho de la jurisdicción marítima colombiana: 928.660 km2, equivalentes al 44.85% de todo el territorio nacional, y en los 2.900 km de línea de costa (Litoral Pacífico y Caribe), además de los principales ríos ubicados en las zonas de frontera, y en el río Magdalena en los 27 kilómetros finales antes de su desembocadura al mar.

Complementariamente su jurisdicción va más allá de la Zona Económica Exclusiva (ZEE) respecto a sus actuaciones dentro del concepto de Estado de Abanderamiento.

La actual estructura organizacional de Dimar se encuentra establecida en el Decreto 5057 de 2009 y en la Resolución Ministerial 2143 de 2010. Dicha estructura tiene un enfoque basado en procesos, que representa el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, el cual se encuentra definido e implementado, bajo los requisitos de las Normas ISO 9001, NTC GP 1000, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 17025 en sus versiones vigentes.

Es el conjunto de actividades administrativas que planifica el manejo de la organización de la documentación producida y recibida por los usuarios o entidades y que su objetivo es facilitar su utilización y conservación a través de Instrumentos Archivísticos en cumplimiento de la ley 594 del 2000 "Ley General de Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN.

Por tal razón DIMAR pone a disposición la siguiente información, en cumplimiento a la ley 1712 de 2014 “Ley Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”.

Costos por Reproducción

De acuerdo con la Resolución Interna Número 0296 de 2017 MD-DIMAR-SUBAFIN-GFIN-AINGRE del 17 de mayo de 2017 “Por medio de la cual se establecen el cobro de los costos de reproducción de información pública que reposa en la Dirección General Marítima y el procedimiento de su expedición para las personas naturales o jurídicas externas”.

Guía del Sistema Integrado de Conservación – SIC

La guía del Sistema Integrado de Conservación – SIC, establecer los lineamientos necesarios para la conservación y preservación de la información en sus diferentes soportes, desde el momento de su producción, durante todo el periodo de gestión, hasta su disposición final, manteniendo los atributos de unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad.

Guía Sistema Integrado de Conservación - SIC

Guía de Preservación Digital a largo plazo

La guía de Preservación Digital a largo plazo sirve para definir estrategias e implementar acciones para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos de archivo, necesarias para garantizar las buenas prácticas con relación a la gestión y a la seguridad de la información electrónica. que asegure la perdurabilidad, accesibilidad y usabilidad de información auténtica, fiable e integra a largo plazo en concordancia con la normatividad vigente.

Guía Preservación Digital a largo plazo

Guía de Documentos Electrónicos en la Dirección General Marítima

La guía de Documentos Electrónicos en la Dirección General Marítima se elaboró con el propósito de lograr el mejoramiento de las políticas de gobierno en línea, así como para garantizar la existencia de compromiso por parte de los funcionarios en el uso de herramientas tecnológicas que permitan la racionalización, optimización y automatización de procesos y procedimientos al interior de la Entidad.

Guía de Gestión de Documentos Electrónicos

Plan Institucional de Archivos de la Dirección General Marítima – PINAR

El Plan Institucional de Archivos de la Dirección General Marítima – PINAR es un instrumento para la planeación para las labores archivísticas, el cual está debidamente articulado con los planes y proyectos estratégicos con el que cuenta la Entidad.

Plan institucional de archivos

Eliminación documental en la Dirección General Marítima

La eliminación documental en la Dirección General Marítima sigue la norma establecida en el Artículo 15 del acuerdo 04 de 2013, donde cada eliminación documental está basada en las tablas de retención documental o en tablas de valoración, aprobada previamente por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

2025
Verificación de Trabajos de Archivo eliminación_Grupo Informática-Grutic
Respuesta a Solicitud de Eliminación de Documentación Grupo Informática-Grutic
Solicitud de Autorización eliminación Documental -Grupo Informática -Grutic
FUID - Eliminación de Documentación 2025- Grupo Informática- Grutic
Acta de reunión - Eliminación de archivo- Grupo TIC
Concepto eliminación copias actas de visitas - Subdirección de Marina Mercante
Verificación archivo actas de arribo - Subdirección de Marina Mercante
Formato único de inventario documental - Subdirección de Marina Mercante
Respuesta a Expediente No. 6726/2025/OFINT – Eliminación Archivo Subdirección de Marina Mercante
Solicitud eliminación copias actas de visita - Subdirección de Marina Mercante

2024
Verificación de Trabajos de Archivo Grupo Legal Marítimo 12 de noviembre de 2024
Respuesta a Solicitud de Eliminación de Documentación - Archivo Grupo Legal Marítimo
Solicitud de Eliminación Documental Grupo Legal Marítimo
FUID - Eliminación de Documentación de Apoyo Grupo Legal Marítimo Noviembre 2024
2023
Acta eliminación archivo gestión - Grupo Legal Marítimo 23 enero 2024
Respuesta solicitud eliminación archivo Grupo Legal Marítimo
Solicitud autorización eliminación archivo de apoyo Grupo Legal Marítimo
FUID Formato único de inventario documental - Grupo Legal Marítimo
2021
Formato eliminación de documentos - Litorales
FUID Formato único de inventario documental - Área de Litorales y Áreas Marinas Barranquilla
Autorización eliminación documentos Cartagena
FUID Formato único de inventario documental - Cartagena
2020
Eliminación Cartagena
Estado de cuenta lockers Colombia
Acta de destrucción de materiales
Tiquete bascula
Acta de eliminación Dimar
Eliminación inventario Dimar
Acta de eliminación de archivos
Inventario eliminación - Grupo de Desarrollo Humano y Área de Servicio y Participación Ciudadana
FUID Formato único de inventario documental - Unidades Regionales
2019
Eliminación Área de Participación Ciudadana
Oficio Área de Participación Ciudadana
Eliminación Grupo de Desarrollo Humano
Oficio Grupo de Desarrollo Humano
Eliminación Cartagena
Oficio Cartagena
Eliminación Unidades Regionales
2016
Acta comite de archivo 2016
Acta situacion material el velero - Buenaventura
Concepto salud ocupacional archivo el velero - Buenaventura
Concepto Tecnico Empresa TQM archivo el velero - Buenaventura
Presentacion documentacion el velero

Diagnóstico

En este se presenta el diagnóstico detallado de las condiciones de las instalaciones, preservación de la documentación y las características de almacenamiento de los archivos de la Dirección General Marítima.

Diagnóstico producción documental 2023

Diagnóstico consolidado programa gestión documental 2017

Lineamientos internos sobre manejo de la gestión documental y de archivo

Lineamientos internos sobre manejo de la gestión documental y de archivo

Dependencia o funcionario encargados de la gestión documental y de archivo

Dependencia o funcionario encargados de la gestión documental y de archivo

Programa de gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La importancia de los documentos y archivos en Dimar, se refleja en el lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, mediante la participación ciudadana, apoyo decisivo para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos de los colombianos.

Programa de gestión documental

Tablas de retención documental

Instrumento archivístico el cual nos permite en listar los asuntos o series documentales a los cuales se les asignan un tiempo de permanencia y su disposición final y el cual ayuda la intervención de fondos acumulados.

La (TVD) de la Dirección General Marítima se aprobaron con la Resolución No 0278 del 2009 el 6 de noviembre de 2009.

Tablas de valoración documental

Instrumento archivístico el cual nos permite en listar los asuntos o series documentales a los cuales se les asignan un tiempo de permanencia y su disposición final y el cual ayuda la intervención de fondos acumulados.

La (TVD) de la Dirección General Marítima se aprobaron con la Resolución No 0278 del 2009 el 6 de noviembre de 2009.

Tablas de valoración documental

Tabla de control de Acceso 2025

Tabla de control de Acceso 2025

Índice de información clasificada y reservada

Índice de información clasificada y reservada

Esquema de publicación de la información

Esquema de Publicación de la Información

Registro de Activos de Información

Registro de activos de información

Aprobación de las tablas de retención documental

Aprobación de las tablas de retención documental

Herramientas de Archivo

Estadísticas solicitudes de información 2022
Estadísticas solicitudes de información 2021
Estadísticas solicitudes de información 2019
Estadísticas solicitudes de información 2018
Estadísticas solicitudes de información 2017
Informe de gestión 2016
Estadísticas solicitudes de información 2016
Informe de gestión Área de gestión documental 2015
Estadísticas solicitud información 2015

Cuadro de clasificación documental - CCD

Instrumento archivístico que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la Dirección General Marítima, donde se refleja las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.

Cuadro clasificación documental

Política gestión documental y de contenido

La política define los lineamientos para la gestión documental en la Dirección General Marítima - DIMAR de los documentos que se producen en cualquier soporte, físico y/o electrónico, basados en la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación, para ordenar la producción de información desde su creación, gestión hasta su disposición final; garantizando en todo momento la integridad, autenticidad y veracidad de la información, bajo lineamientos técnicos de organización, trámite, gestión, conservación y disposición final, soportados en los principios Archivísticos. Esta política debe ser aplicada a todos los procesos generadores de documentos e información en cualquier soporte de la Dirección General Marítima – DIMAR.

Política gestión documental y de contenido

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Gestión Documental Portuaria: “La competitividad hoy se juega tanto en el muelle como en la calidad de la información que acompaña a la carga”

Infoport: Competitividad portuaria en Latinoamérica se juega en la gestión de la información
https://www.mundomaritimo.cl/

Por: Mundo Marítimo

La competitividad de los puertos latinoamericanos ya no depende exclusivamente de su capacidad física o de nuevas ampliaciones de infraestructura. En un escenario caracterizado por mayor exigencia operativa, concentración naviera y presión por mayor previsibilidad, la eficiencia del sistema logístico-portuario está cada vez más vinculada a la gestión de la información y a la integración de procesos, especialmente en el lado tierra.

Desde la experiencia de Infoport —compañía especializada en digitalización portuaria con trayectoria en Europa y presencia en América Latina— el principal desafío regional no radica únicamente en mover más carga, sino en ofrecer mayor trazabilidad, coordinación y capacidad de anticipación.

En ese análisis también participó Elvia Bustavino, de Multimodal Consulting. Bustavino señala que “La mejora de la eficiencia ha dejado de ser un objetivo aspiracional para convertirse en una condición mínima de competitividad”. Según explica, los puertos enfrentan presiones externas como buques de mayor tamaño y cadenas logísticas más exigentes, además de desafíos estructurales como congestión, baja previsibilidad y limitada coordinación entre actores.

En paralelo, el perfil del usuario logístico ha evolucionado. “Los exportadores, importadores y proveedores de servicios ya no aceptan operar con visibilidad limitada sobre el estado de su carga”, afirma. La necesidad de información casi en tiempo real se ha convertido en un elemento central para la toma de decisiones. “La competitividad hoy se juega tanto en el muelle como en la calidad de la información que acompaña a la carga”, agrega.

Brechas en integración y gobernanza digital

Uno de los factores que más incide en la brecha competitiva regional es la implementación parcial de soluciones tecnológicas. Si bien muchos puertos han avanzado en digitalización, la falta de integración entre plataformas y actores sigue limitando el impacto.

En esa línea, Carlos Pascual, Director Comercial de Infoport, plantea que el desafío actual es avanzar hacia una segunda etapa de transformación. “Es necesario abordar la segunda ola de la digitalización. Esta consiste en conectar plataformas, unificar datos y convertirlos en información útil para la toma de decisiones”. Para Pascual, el lado tierra representa el principal espacio de mejora pendiente. “Accesos congestionados y baja trazabilidad limitan la eficiencia global del sistema. Digitalizar estos procesos tiene un impacto directo en productividad, sostenibilidad y relación puerto-ciudad”, indica.

Avanzar por fases y priorizar impacto

En un contexto donde las inversiones en infraestructura suelen ser limitadas, Infoport propone un enfoque progresivo. Bustavino explica que la eficiencia puede mejorar “cuando se apuesta por modelos digitales flexibles y evolutivos, pensados para crecer en el tiempo”, permitiendo implementar soluciones por etapas.

Pascual coincide en la necesidad de priorizar procesos con mayor retorno. “Debemos analizar qué procesos son susceptibles de digitalizar y priorizar aquellos que van a suponer una menor inversión y van a generar un mayor retorno. Estos quick wins deben generar un impacto significativo en la eficiencia operativa de los puertos”, señala.

Entre las áreas identificadas menciona la automatización de accesos, sistemas de cita previa, generación digital de órdenes de transporte y trazabilidad en tiempo real de camiones. “Tienen un coste reducido, una implementación muy ágil y curvas de aprendizaje bajas, por lo que en pocos meses ya se empiezan a ver resultados”, afirma.

Resultados aplicados y adaptación regional

La experiencia acumulada en el Puerto de Valencia constituye uno de los principales casos de referencia. Allí, la digitalización permitió reducir el resguardo aduanero de cuatro a 0,3 minutos; el chequeo de movimientos de exportación y transbordo de cuatro horas a tres minutos; y la preparación de documentación aduanera de 5,4 a 0,4 minutos.

En materia de accesos, la automatización disminuyó tiempos de espera en terminal de cinco minutos a 35 segundos en promedio, además de reducir congestión y emisiones. Asimismo, la unificación de información redujo en 95% las incidencias vinculadas a documentación y permitió acortar el tiempo de escala hasta en 30%.

Pascual aclara que estos resultados responden a procesos sostenidos de integración y gobernanza digital. “No se trata de replicar un modelo europeo, sino de aplicar una metodología de mejora constante adaptada a cada realidad”, precisa.

Frente a la heterogeneidad de los puertos latinoamericanos —muchos de tamaño medio y multipropósito— la compañía plantea una oferta modular e integrable. “Somos capaces, una vez analizada la casuística concreta del puerto, de ofrecer una solución modular, integral o complementaria a lo que ya tienen. También podemos desarrollar soluciones ad-hoc”, explica Pascual.

El objetivo, concluye, es acompañar la evolución por etapas. “Un puerto debe evolucionar priorizando aquellas inversiones que generan mayor retorno operativo. Nuestro objetivo es convertir la digitalización en una palanca real de competitividad”.

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Gestión documental electrónica en los puertos

Gestión documental electrónica: eBL, manifiestos y firmas digitales Navalis Magna University 

https://navalis.university/

La gestión documental electrónica es una pieza fundamental en la evolución digital de los procesos logísticos y comerciales en el mundo moderno. En este contexto, conceptos como el eBL (electronic Bill of Lading o conocimiento de embarque electrónico), los manifiestos digitales y las firmas digitales, han ganado protagonismo por su capacidad de agilizar operaciones, reducir costos y aumentar la seguridad en las transacciones internacionales.

Este artículo ofrece una explicación exhaustiva, clara y sencilla para cualquier público sobre qué es la gestión documental electrónica, cómo funcionan el eBL, los manifiestos digitales y las firmas digitales, y por qué son esenciales para la logística y el comercio global en la actualidad.

Tabla de contenidos

• Qué es la gestión documental electrónica?
• Ventajas clave de la gestión documental electrónica
• eBL (conocimiento de embarque electrónico): definición y funciones
• Beneficios del eBL frente al BL tradicional
• Flujo operativo del eBL (emisión, custodia, transferencia, entrega)
• Regulación y estandarización del eBL
• Manifiestos electrónicos (eManifiestos): concepto y beneficios
• Relevancia del eManifiesto en la cadena logística
• Firmas digitales: definición, funcionamiento y beneficios
• Sinergia entre eBL, eManifiestos y firmas digitales
• Impacto de la gestión documental electrónica en logística y comercio internacional
• Desafíos de implementación (legal, ciberseguridad, integración, cultura, conectividad)
• Casos de uso en marítimo, puertos, agentes y financiamiento comercial
• Tendencias y futuro: blockchain, contratos inteligentes, IA, interoperabilidad, movilidad, regulación
• Bloques visuales
• Enlaces internos y externos

¿Qué es la gestión documental electrónica?

La gestión documental electrónica se refiere a la organización, almacenamiento, envío y administración de documentos en formato digital. En lugar de usar papeles físicos, los documentos se generan, manejan y archivan por medios electrónicos que garantizan su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

Esta forma de gestión permite que compañías de logística, comercio, transporte y aduanas agilicen sus procesos, eviten pérdidas, errores o retrasos causados por documentos impresos y reduzcan su impacto ambiental al minimizar el uso de papel.

Las ventajas principales de la gestión documental electrónica son:

• Acceso rápido y remoto a documentos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Mayor seguridad con métodos de autenticación y encriptación.
• Reducción significativa de costos administrando menos papeles.
• Simplificación y automatización de procesos.
• Menor impacto ambiental por evitar la impresión masiva de documentos.

En sectores como la logística marítima y el comercio internacional, la gestión documental electrónica se ha convertido en un factor clave para competitividad y cumplimiento normativo.

El eBL: conocimiento de embarque electrónico ¿Qué es el eBL?

El eBL (electronic Bill of Lading) es la versión digital y legalmente válida del documento tradicional que representa la propiedad de la carga transportada por vía marítima. El conocimiento de embarque es uno de los documentos más importantes en el comercio internacional, ya que cumple con tres funciones básicas:

• Recibo de la mercancía: certifica que la naviera ha recibido la carga en condiciones para su transporte.
• Contrato de transporte: representa el acuerdo entre el cargador y la naviera para mover la mercancía desde el puerto de embarque hasta el puerto de destino.
• Título de propiedad o título negociable: permite la transferencia de derechos sobre la mercancía a terceros mediante la entrega del documento.

Antes, este documento era exclusivamente físico, emitido en papel, lo que generaba demoras y riesgos de pérdida, falsificación o retrasos en la entrega. El eBL ha revolucionado este proceso al ofrecer una versión digital que conserva todas las características legales y funcionales del conocimiento de embarque tradicional.

Ventajas del eBL sobre el conocimiento de embarque tradicional

• Rapidez: el eBL se emite y transmite en segundos, eliminando tiempos de espera en puertos y oficinas.
• Seguridad: la tecnología blockchain y sistemas criptográficos pueden proteger la integridad y evitar fraudes o manipulaciones.
• Reducción de costos: menor necesidad de impresión, envío postal o courier, y ahorro en almacenamiento físico.
• Facilita las transacciones electrónicas: permite integrar el proceso documental con sistemas logísticos y aduaneros digitales, acelerando la cadena de suministros.
• Mejora la trazabilidad: cada transferencia del eBL queda electrónicamente registrada en tiempo real.

¿Cómo funciona el proceso del eBL?

El proceso de emisión, transferencia y aceptación del eBL usualmente sigue estos pasos:

• Emisión: la naviera o agente emite el eBL tras recibir la carga y verificar su condición.
• Custodia digital: el eBL se guarda en una plataforma segura, accesible tanto para el transportista, cargador, comprador y agentes involucrados.
• Transferencia: el propietario del eBL puede ceder sus derechos electrónicos a otro mediante mecanismos digitales que garantizan la autenticidad y el orden cronológico.
• Entrega y aceptación: el destinatario del eBL lo acepta como prueba de propiedad y para retirar la mercancía en el puerto de destino.

Al ser un título electrónico negociable, el eBL permite realizar transacciones rápidas sin necesidad de desplazamiento físico, acelerando operaciones comerciales y financieras.

Regulación y estandarización del eBL

Para que el eBL tenga validez legal en distintas jurisdicciones, existen marcos regulatorios que facilitan su uso. Por ejemplo, algunos países han adaptado sus leyes de transporte marítimo para incluir el reconocimiento del documento electrónico.

Además, organizaciones internacionales, como la Cámara Internacional de Comercio (ICC), promueven reglas y estándares para el eBL, como las eRules, que establecen parámetros técnicos y legales para su aceptación global.

Manifiestos electrónicos: simplificando la gestión de carga ¿Qué es un manifiesto de carga?

El manifiesto de carga es un documento que detalla toda la información referente a la mercancía transportada en un buque, vuelo o vehículo. Contiene datos críticos como:

• Descripción de la carga.
• Datos del consignatario y consignador.
• Información del transportista.
• Detalle de las cantidades, pesos y volúmenes.
• Puerto o puerto de origen y destino.

Este documento es esencial para la autoridad portuaria, aduanera y otros organismos reguladores, quienes lo utilizan para controlar y coordinar el movimiento y la seguridad de la carga.

Manifiestos electrónicos (eManifiestos)

El avance en la digitalización también ha alcanzado a los manifiestos, que hoy cuentan con versiones electrónicas conocidas como manifiestos electrónicos o eManifiestos.

El eManifiesto es un archivo digital que contiene toda la información del manifiesto tradicional pero con ventajas en eficiencia y seguridad:

• Entrega inmediata: la información se transmite en tiempo real a las autoridades y partes interesadas.
• Mayor precisión: minimiza errores de transcripción manual, mejorando la calidad de los datos.
• Automatización: facilita la integración con sistemas de gestión logística y aduanera, agilizando el despacho y control.
• Auditoría y trazabilidad: cada modificación queda registrada electrónicamente.

Importancia del manifiesto electrónico en la cadena logística

El uso del manifiesto electrónico permite coordinar de manera más eficiente la entrada y salida de mercancías en puertos, aeropuertos y centros de distribución. Esto ayuda a:

• Reducir los tiempos de espera y congestiones.
• Mejorar la seguridad y control frente a riesgos como contrabando o cargas peligrosas.
• Optimizar recursos humanos y tecnológicos involucrados en la inspección y gestión.
• Consolidar información para análisis estadísticos y toma de decisiones.

Firmas digitales: la clave para la autenticidad y seguridad ¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un mecanismo electrónico que permite identificar al firmante de un documento digital y asegurar que el contenido no ha sido alterado desde que se firmó. Es el equivalente digital a una firma manuscrita, pero mucho más segura y confiable gracias a la tecnología criptográfica.

¿Cómo funcionan las firmas digitales?

Las firmas digitales funcionan a partir de un par de claves: una clave privada y una clave pública.

Clave privada: es única y confidencial, usada para firmar digitalmente el documento.
Clave pública: disponible para quienes necesiten verificar la autenticidad de la firma.

Al firmar digitalmente un documento, se crea un código cifrado que se ancla al contenido del documento. Si alguien intenta modificar el documento, la firma queda invalidada porque la verificación con la clave pública no coincide.

Beneficios de utilizar firmas digitales en la gestión documental electrónica

• Autenticación: confirma la identidad del firmante con total seguridad.
• Integridad: asegura que el documento no ha sido modificado.
• No repudio: el firmante no puede negar haber firmado el documento.
• Eficiencia: permite firmar documentos a distancia en segundos sin necesidad de impresión o envíos.
• Legalidad: la mayoría de países reconocen legalmente las firmas digitales como válidas para contratos y documentos oficiales.

La interrelación entre eBL, manifiestos electrónicos y firmas digitales

La fortaleza de la gestión documental electrónica reside en la combinación y sinergia de distintas tecnologías y documentos, entre los cuales el eBL, los manifiestos electrónicos y las firmas digitales son protagonistas.

Por ejemplo:

• El eBL se emite digitalmente y se debe firmar mediante una firma digital para garantizar su validez y seguridad.
• Los manifiestos electrónicos, al ser documentos clave en logística y aduanas, deben estar firmados digitalmente para que las autoridades los acepten como oficiales.
• Las firmas digitales aplicadas a estos documentos permiten automatizar procesos, reducir errores y aumentar la confianza entre las partes (transportistas, operadores, clientes y autoridades).

Impacto de la gestión documental electrónica en la logística y el comercio internacional

La digitalización de documentos mediante eBL, manifiestos y firmas digitales ha transformado radicalmente cómo se manejan las operaciones internacionales. 

Algunos impactos clave incluyen:

• Reducción de tiempos: el ciclo de documentos que antes requería días o semanas se reduce a horas o minutos.
• Menores costos: menos papelería, menos personal dedicado a la gestión manual y menos errores con consecuencias costosas.
• Mayor seguridad: menores riesgos de fraude, falsificación y pérdida de documentos críticos.
• Mayor transparencia: toda la cadena de suministro puede obtener acceso en tiempo real a la información actualizada.
• Cumplimiento regulatorio eficiente: facilita el cumplimiento de normativas vigentes internacionales y locales.
• Mejora en la experiencia del cliente: al agilizar procesos y entrega de mercancías.

Desafíos y consideraciones al implementar gestión documental electrónica

A pesar de sus múltiples beneficios, la implementación exitosa de la gestión documental electrónica con eBL, manifiestos y firmas digitales requiere superar ciertos retos:

Aspectos legales y regulatorios

La aceptación legal de los documentos electrónicos puede variar entre países o estados. Es fundamental que las compañías se informen sobre la normativa local para asegurar la validez jurídica del eBL y demás documentos digitales.

Seguridad informática y ciberseguridad

La protección de la información digital es esencial para evitar ataques, hackeos o accesos no autorizados que pongan en riesgo la integridad y confidencialidad de los datos documentales.
Integración tecnológica

Los sistemas de gestión documental electrónica deben integrarse con plataformas logísticas, aduaneras, financieras y de transporte para tener una operación fluida y sin errores.

Capacitación y cambio cultural

La adopción de nuevas tecnologías implica entrenar a los equipos internos y fomentar una cultura organizacional digital para aprovechar al máximo las herramientas.

Conectividad y acceso digital

Especialmente en regiones con infraestructura limitada, el acceso a tecnologías digitales puede ser un obstáculo para el uso efectivo de estas soluciones.

Casos de uso prácticos de gestión documental electrónica en la logística

Transporte marítimo internacional

Una naviera que implemente eBL puede emitir conocimientos de embarque digitales a clientes y bancos, facilitando la transferencia de propiedad y aceptación inmediata, acelerando pagos y reducción de errores documentales que retrasan embarques y aduanas.

Operaciones portuarias

Los manifiestos electrónicos permiten a los terminales portuarios coordinar las cargas entrantes y salientes con mayor precisión, agilizando inspecciones, liberación de contenedores y disminuyendo la congestión en muelles.

Agentes de carga y corredores aduaneros

Integrar documentos con firmas digitales acelera la presentación y validación frente a autoridades, disminuyendo errores y tiempos de espera, aumentando la confiabilidad de la información entregada.
Comercio internacional y financiamiento

El eBL digital es clave para transacciones comerciales respaldadas por cartas de crédito, permitiendo un intercambio seguro y digitalizado entre compradores, vendedores y bancos.

Futuro de la gestión documental electrónica: tendencias y avances

El avance tecnológico seguirá impulsando mejoras en la gestión documental electrónica, con algunas tendencias a observar:

Blockchain y contratos inteligentes

La integración de blockchain puede ofrecer registros inmutables de documentos y transacciones, asegurando transparencia y confianza absoluta. Los contratos inteligentes podrían automatizar procesos de aceptación y pagos condicionados al cumplimiento documental.

• Inteligencia Artificial (IA)

La IA será útil para automatizar la validación de documentos, identificar inconsistencias o fraudes y optimizar flujos documentales en entornos logísticos.

• Interoperabilidad global

La estandarización de formatos digitales y protocolos de comunicación entre países facilitará el intercambio de documentos electrónicos en el comercio internacional sin fricciones.

• Mayor accesibilidad móvil

Las plataformas para gestión documental electrónica serán cada vez más amigables y móviles, permitiendo firmar, revisar o transferir documentos desde cualquier dispositivo.

• Mayor regulación y seguridad

La regulación evolucionará para mejorar el marco legal que proteja y respalde la gestión documental digital sin limitar la innovación y eficiencia.

La gestión documental electrónica a través del uso de eBL, manifiestos electrónicos y firmas digitales constituye una transformación imprescindible para el comercio y la logística internacional. La digitalización de estos documentos permite operaciones más rápidas, seguras, económicas y transparentes, beneficiando a todas las partes involucradas: transportistas, consignadores, autoridades, bancos y clientes finales.

Sin embargo, para aprovechar completamente estas tecnologías, las empresas deben estar atentas a los aspectos legales, tecnológicos y humanos que intervienen en su implementación, fortaleciendo la capacitación, la infraestructura digital y la alineación regulatoria.

La tendencia hacia la documentación electrónica y la digitalización no solo es inevitable, sino que es un paso decisivo hacia una globalización moderna, sustentable y eficiente. Adoptar el eBL, los manifiestos digitales y las firmas digitales hoy es construir la cadena logística del futuro.

El comercio marítimo, una industria tradicionalmente anclada en el papel, está experimentando una digitalización sin precedentes que transforma la forma en que se gestionan los documentos cruciales. La gestión documental electrónica no es solo una cuestión de modernización, sino una necesidad imperante para mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar la seguridad. El núcleo de esta transformación reside en la adopción de tecnologías como los conocimientos de embarque electrónicos (eBL), los manifiestos electrónicos y las firmas digitales, que juntos están construyendo los cimientos para una cadena de suministro verdaderamente sin papel.

El eBL es la pieza central de esta revolución. 

Este documento, que tiene el mismo valor legal que su contraparte en papel, representa una propiedad de la carga. A diferencia del BL físico, que debe ser enviado por mensajería o por correo, el eBL se transfiere instantáneamente de forma electrónica. Esto elimina los retrasos logísticos, el riesgo de pérdida o robo y los costos asociados al envío físico. Para las navieras, el eBL acelera la liberación de la carga en el puerto de destino, lo que reduce los tiempos de espera y la congestión. Para los bancos y las instituciones financieras, el eBL facilita la financiación del comercio, ya que la documentación se puede procesar y verificar de forma segura y en tiempo real.

De la mano del eBL van los manifiestos electrónicos. 

Un manifiesto de carga es una lista detallada del contenido de un buque, un documento que tradicionalmente se ha generado y enviado en papel. La digitalización de estos manifiestos permite a los puertos, las aduanas y los agentes de carga recibir la información de forma anticipada y automática. Esta pre-notificación agiliza los trámites aduaneros, facilita las inspecciones y mejora la planificación de las operaciones de descarga. La precisión de los datos también se eleva, ya que se minimiza el riesgo de errores de transcripción manual. La gestión documental electrónica de los manifiestos es, por lo tanto, una herramienta clave para la eficiencia y la seguridad en el transporte marítimo.

Para garantizar la autenticidad y la seguridad de estos documentos, las firmas digitales son esenciales.

Una firma digital no es simplemente una imagen de una firma; es un sello electrónico cifrado que verifica la identidad del firmante y la integridad del documento. Las firmas digitales garantizan que el documento no ha sido alterado desde que fue firmado, proporcionando un nivel de seguridad que supera al de las firmas en papel. En la Navalis Magna University, se enseña que la gestión documental electrónica no es solo una cuestión de tecnología, sino de un cambio de mentalidad. La adopción de eBLs, manifiestos electrónicos y firmas digitales requiere la colaboración de todos los actores de la cadena de suministro, desde los transportistas hasta las autoridades aduaneras, para construir una red de confianza que posicione al comercio marítimo en la vanguardia de la digitalización global.

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