Microsoft: guía para la gestión de documentos

Una guía para la gestión de documentos
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Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran empresa, la gestión de documentos es imprescindible para evitar que se pierdan archivos y datos importantes

Por qué son importantes los sistemas de gestión de documentos

Un sistema de gestión documental (SGD) le ayuda a almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos digitales. Es un pilar fundamental de su negocio y afecta a todos los aspectos, desde la productividad hasta el cumplimiento normativo.

Puntos clave

• La gestión de documentos es el proceso de almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos tanto en papel como digitales
• Un sistema de gestión de documentos (DMS) le permite encontrar la última versión de un archivo, compartir documentos de forma segura, controlar quién puede verlos o editarlos y mantener registros de auditoría.
• Las soluciones DMS como SharePoint y OneDrive de Microsoft 365 pueden ayudar a que los flujos de trabajo sean más eficientes, brindar mayor seguridad para los documentos confidenciales y mejorar el cumplimiento normativo.

Descripción general
¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es el proceso de almacenar, organizar, rastrear y gestionar documentos tanto en papel como digitales para evitar la pérdida de archivos, implementar el control de versiones y más.

La gestión de documentos es una parte fundamental de la gestión de contenido empresarial (ECM) a medida que las empresas aumentan la cantidad de documentos que crean

Sistemas
¿Qué es un sistema de gestión de documentos (SGD)?

Un sistema de gestión de documentos (SGD) es una solución centralizada, con capacidad de búsqueda y segura para organizar, rastrear y actualizar documentos.

Puede buscar por palabra clave, etiquetar archivos con metadatos y controlar quién ve qué. Muchas soluciones de SGD también se integran con herramientas de gestión de activos digitales (GAD) para organizar imágenes, vídeos y otro contenido multimedia.

Para las empresas, contribuye a la eficiencia operativa y al cumplimiento normativo al mantener los documentos seguros y actualizados

Características principales
¿Cuáles son las características principales de un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental tiene estas características:

• Captura de documentos: cargue archivos directamente al DMS, incluidos documentos en papel escaneados.
• Almacenamiento y organización: organice documentos en un repositorio centralizado utilizando etiquetado de metadatos, indexación y nombres consistentes.
• Recuperación de documentos: busque archivos por palabra clave, etiqueta, autor o contenido.
• Seguridad y control de acceso: realice un seguimiento del acceso, establezca permisos y utilice cifrado para proteger los datos. 
• Control de versiones: mantenga las cosas actualizadas con los últimos cambios y asegúrese de que todos estén trabajando en el mismo archivo.
• Automatización del flujo de trabajo: configure reglas para enviar automáticamente documentos para su revisión, aprobación o archivo.
• Colaboración: permita que los equipos coediten documentos en tiempo real, dejen comentarios y compartan opiniones.

Beneficios
¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos?

Herramientas como SharePoint y OneDrive optimizan la gestión de documentos a la vez que mantienen todo seguro y en conformidad.

Mayor eficiencia.
Un DMS reduce el tiempo dedicado a buscar archivos y obtener aprobaciones. Con Microsoft 365, los equipos pueden automatizar flujos de trabajo, etiquetar documentos con metadatos y acceder a todo desde un solo lugar.

Colaboración mejorada.
Los equipos pueden coeditar documentos, dejar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real, lo que reduce los errores y mantiene los proyectos en marcha.

Mayor seguridad
. Los archivos confidenciales permanecen protegidos con seguridad integrada. Microsoft 365 incluye etiquetas de confidencialidad y acceso condicional.

Cumplimiento normativo mejorado.
Un DMS ayuda a mantener registros de auditoría, políticas de retención y almacenamiento seguro. Microsoft 365 admite la copia de seguridad y la gobernanza del contenido para mantener sus datos en conformidad y accesibles

Proceso
El proceso de gestión documental en 6 pasos

Cómo las organizaciones gestionan los documentos desde su creación hasta su eliminación

1-Creación y captura de documentos
Los documentos se crean digitalmente o se capturan a partir de fuentes físicas mediante escaneo.

2-Organización y recuperación
Los archivos se organizan mediante etiquetas de metadatos y convenciones de nomenclatura consistentes. Las herramientas de búsqueda y los filtros facilitan la búsqueda de lo que necesita

3-Almacenamiento y seguridad
Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado, protegido por cifrado y controles de acceso. Los registros de auditoría rastrean quién accedió o editó cada archivo

4-Acceso, distribución y colaboración
Los archivos se comparten de forma segura con usuarios autorizados. Los equipos pueden coeditar, comentar y realizar seguimiento de cambios en tiempo real.

5-Control y aprobación de versiones
Los cambios se rastrean automáticamente, por lo que siempre tendrá acceso a la última versión. Los documentos se pueden enviar para revisión y aprobación automáticas.

6-Retención, archivo y disposición
Los documentos se conservan durante el tiempo requerido según las políticas legales o empresariales. Posteriormente, se archivan para acceso a largo plazo o se eliminan de forma segura.