Ventajas de la gestión del contenido empresarial

>>  miércoles, 10 de septiembre de 2014

Gestión del contenido empresarial
http://www.elnuevodiario.com.ni/ 10/09/2014


La gestión del contenido empresarial (‘Enterprise Content Management’ o ECM, por sus siglas en inglés) es un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe implementar, porque nos encontramos en la era de la información y esta información representa una ventaja competitiva para cualquier organización; no obstante, necesita ser capturada, guardada, administrada, preservada y compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es lo que brinda ECM.

Una solución ECM le pone los documentos en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen más productivos, porque no emplean su tiempo buscando la información que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté en uso por otro trabajador, pues el sistema permite acceso simultáneo a los documentos en toda la compañía.

Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios inicialmente promocionados, como la eliminación del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de documentos y también reducen los gastos relacionados al almacenamiento físico.

Proteger de forma segura los activos de la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de esta solo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de solución. ECM también puede ayudarle rápidamente a localizar la información solicitada por los auditores y acceder a ella para cumplir con los mandatos regulatorios.

Invertir en una solución ECM le permitirá estar más acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus documentos electrónicamente, está ayudando a reducir la cantidad de papel que su negocio consume. Ayuda a conservar los árboles, y a reducir las emisiones de carbono y el consumo de combustible que es necesario para transportar el papel.

DocuShare es la solución ECM que Xerox les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administración de contenido más flexibles y fáciles de usar que existen en el mercado. Con DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y digital, gestionar los procesos empresariales para que sus usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la información crítica de la empresa, compartirla y procesarla las 24 horas, los 7 días de la semana.

Juan Carlos Nietch, office solutions business manager de Xerox Distributor Group, dice: “Con la implementación de DocuShare nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos internos y han alcanzado ahorros de hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar información, y hasta un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una solución fácil, rentable y escalable que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos, en cualquier momento y desde cualquier lugar”.

Para ejemplificar lo anterior, presentamos el caso de Universal Pictures en Hollywood. Antes de tener DocuShare, todos los archivos se guardaban en carpetas físicas de tipo acordeón, que eran difíciles de almacenar e incluso mantener organizadas. Al implementar la solución, la compañía transformó el departamento de ‘Story’ (Contenido) en un entorno virtual libre de papel: se digitalizaron todos los documentos y se guardaron en las carpetas de proyectos previamente creados.

*Office solutions business manager de Xerox Distributor Group

Autor: Juan Carlos Nietch*

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