Más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube

El papel quedó atrás: DocPath proyecta 2026 como el año de la gestión documental interactiva

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El mercado de gestión documental en Latinoamérica cerró 2025 en plena transformación, impulsado por la digitalización acelerada, el trabajo remoto y la necesidad de cumplir con normativas más estrictas. De acuerdo con el balance de DocPath, compañía global especializada en soluciones de software para la gestión de la información y la experiencia del cliente, este año marcó el paso definitivo hacia entornos digitales más inteligentes, conectados y centrados en el usuario.

“La gestión documental está dejando atrás su papel tradicional. En 2025, las empresas de América Latina comprendieron que un documento bien diseñado, seguro y accesible puede convertirse en un canal de comunicación, fidelización y venta. Esta evolución nos permitió alcanzar un crecimiento del 50% en Latinoamérica durante el año, consolidando a DocPath como un referente tecnológico en la región”, señaló Juan Carlos Olivares, CEO de DocPath.
Un 2025 de avances:

De acuerdo con los datos de la compañía, más del 70% de las empresas latinoamericanas adoptaron sistemas de gestión documental (DMS) basados en la nube. La escalabilidad, la accesibilidad remota y la reducción de costos operativos se consolidaron como los principales impulsores de esta transición. Además, más del 55% de las organizaciones priorizaron soluciones móviles que garantizan acceso y colaboración en entornos híbridos.

El avance normativo en materia de accesibilidad digital y protección de datos también influyó en las estrategias empresariales, impulsando la adopción de sistemas más seguros y compatibles con las regulaciones internacionales.

Paralelamente, la automatización y la inteligencia artificial (IA) se posicionaron como motores clave de eficiencia: la indexación inteligente, los flujos de trabajo automatizados y los algoritmos predictivos redujeron errores humanos y aceleraron los tiempos de procesamiento. Estas capacidades, combinadas con herramientas de IA, permitieron personalizar la comunicación entre marcas y usuarios, generando interacciones más intuitivas y efectivas.

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Gestióna tus archivos en el celular o movil (iOS y android)

Cómo gestionar mejor tus archivos en iOS y Android

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Uno de los cambios que hemos visto en los smartphones en los últimos años ha sido un mayor control sobre los sistemas de archivos. Android e iOS, que antes ocultaban gran parte de la estructura de almacenamiento local, facilitan ahora el acceso para que puedas gestionar tus archivos de forma similar a como lo harías en Windows o macOS.

Esto refleja algunos cambios graduales, como el aumento del espacio de almacenamiento a bordo, las aplicaciones cada vez más complejas y los sistemas operativos cada vez más sofisticados. Los enlaces con plataformas de almacenamiento en la nube también son ahora más comunes que nunca, lo que se suma a la necesidad de herramientas locales de gestión de archivos.

Aunque hay varios gestores de archivos que puedes utilizar, sobre todo en Android, vamos a centrarnos en las herramientas que vienen integradas en Android e iOS, y en lo que puedes hacer con ellas. Además de darte una mejor idea de qué archivos tienes y dónde están, estas aplicaciones también te ayudarán a liberar espacio en tus dispositivos.

Si tienes un Android, encontrarás la aplicación Archivos de Google preinstalada. Ábrela y lo primero que verás son los archivos guardados recientemente y, a continuación, diferentes categorías de archivos por las que puedes navegar, como Descargas, Imágenes, Videos y Documentos. También puedes buscar archivos utilizando el cuadro de la parte superior.

Más abajo en la pantalla, puedes acceder a todas las carpetas de tu archivo a través del botón Almacenamiento interno y a todas las cuentas de almacenamiento en la nube que hayas conectado a Android a través del botón Otro almacenamiento. También puedes acceder aquí a tu carpeta Segura, que es una carpeta especial que puedes proteger con un PIN y utilizar para almacenar archivos especialmente sensibles.

Una vez que te encuentres dentro de una carpeta o categoría de archivos específica, podrás pulsar sobre cualquier archivo para abrirlo; en el caso de los formatos que no puedan abrirse dentro de la propia aplicación Archivos, se te pedirá elegir otra aplicación de tu teléfono para gestionarlos. Toca el ícono de cuadrícula o lista en la esquina superior derecha para cambiar la vista de las carpetas, y los tres puntos (también arriba a la derecha) y luego Ordenar por para cambiar cómo se muestran los archivos. Se pueden añadir nuevas carpetas desde el mismo menú.

Toca los tres puntos junto a cualquier archivo para abrir un menú que muestra una gran cantidad de opciones relacionadas con ese archivo. Entre las acciones que puedes realizar aquí están cambiar el nombre, compartir, mover y copiar el archivo, así como desplazarlo a la papelera (donde permanecerá 30 días antes de ser eliminado definitivamente).

Desde este menú, también puedes ver más información sobre un archivo y hacer una copia de seguridad en la nube. Si necesitas seleccionar varios archivos a la vez, mantén pulsado el primer archivo que quieras seleccionar hasta que aparezcan las casillas de verificación y, a continuación, selecciona los demás que necesites. Puedes utilizar los tres puntos (arriba a la derecha) para encontrar acciones como mover, copiar y eliminar.

Otra función útil de la aplicación Archivos: En la pantalla inicial, pulsa el botón de menú (tres líneas horizontales, arriba a la izquierda) y selecciona Limpiar para ver sugerencias de archivos que puedes eliminar para liberar espacio. Por ejemplo, descargas, archivos grandes, aplicaciones no utilizadas, archivos duplicados y capturas de pantalla.

¿Cómo recuperar espacio de almacenamiento en tu cuenta de Google?
En WIRED en Español te diremos cómo liberar espacio en tu cuenta de Google y algunos consejos para gestionar mejor el almacenamiento gratuito.


Archivos en iOS

En el iPhone, la aplicación Archivos desarrollada por Apple se encarga de gestionar los archivos. Hay tres pestañas principales entre las que navegar: Recientes (archivos creados o editados recientemente), Compartidos (archivos compartidos) y Explorar (que te da acceso a todos los archivos y carpetas de iOS).

Siempre que estés en una carpeta de Archivos, puedes tocar los tres puntos (arriba a la derecha) para ver las opciones de esa carpeta: Puedes cambiar el orden en que se muestran los archivos y alternar entre las vistas Íconos y Lista. El mismo menú tiene una opción Seleccionar, que puedes utilizar para elegir y actuar sobre varios archivos a la vez, y una opción Nueva carpeta.

La pestaña Examinar es la parte más útil de la aplicación Archivos: Desde aquí puedes saltar a numerosas ubicaciones locales y en la nube, como iCloud Drive, En mi dispositivo y cualquier otra cuenta de almacenamiento en la nube de terceros que hayas conectado a iOS. También se puede acceder a los archivos eliminados recientemente y a los archivos etiquetados.

Justo en la parte superior hay un cuadro de búsqueda que puedes utilizar para buscar archivos específicos. Si no, toca en cualquiera de las ubicaciones para navegar por las carpetas. Para muchos tipos de archivos, como documentos PDF y archivos de imagen, basta con tocar un archivo para abrirlo. En el caso de otros formatos, puede que Archivos inicie una app independiente en tu iPhone, como Pages o Numbers.

Para acceder a las operaciones con archivos, mantén pulsado un archivo. Si has seleccionado varios archivos, utiliza los íconos y los tres puntos de la parte inferior de la pantalla. Desde estos menús puedes renombrar, copiar, mover, compartir y eliminar archivos. Los archivos eliminados irán a la carpeta Eliminados recientemente durante 30 días antes de ser borrados definitivamente.

Para los archivos sincronizados con iCloud Drive, también tienes la opción de descargarlos permanentemente en tu dispositivo. Esto ocupa más espacio de almacenamiento, pero significa que puedes acceder a estos archivos más rápidamente, y sin conexión a internet. Esto solo aparece cuando navegas por la sección de Archivos de iCloud Drive: Todos los archivos que no se almacenan localmente tienen un pequeño símbolo de la nube junto a ellos, y puedes gestionar su estado con una pulsación larga en el ícono del propio archivo.

Artículo originalmente publicado en WIRED. Adaptado por Alondra Flores.

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Noticias sobre Archivos: Archivo de Simancas, Archivos del Poder Judicial de Michoacán, Universidad Veracruzana, Consejo Federal de Archivos Estatales (CoFAE)

José María Burrieza Mateos, nuevo director del Archivo General de Simancas

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Rebeca Pasalodos Pérez

El historiador y archivero asume el cargo tras una larga trayectoria en archivos estatales y vinculada a Simancas desde 1995

José María Burrieza Mateos ha sido nombrado nuevo director del Archivo General de Simancas, centro de titularidad estatal dependiente del Ministerio de Cultura, incorporándose hoy oficialmente al cargo.

Nacido en Zamora en 1959, Burrieza es licenciado en Geografía e Historia por la Universidad de Salamanca. Su carrera archivística comenzó en el Archivo Histórico Provincial de Zamora y, en 1991, ingresó como funcionario de carrera en el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos (Sección Archivos). Desde entonces, ha desarrollado su labor en diversos archivos estatales, entre ellos el Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona) y el Archivo Histórico de la Nobleza (Toledo).

Vinculado al Archivo General de Simancas desde 1995, ha ocupado distintos cargos, como técnico de Sección de Organización y Descripción de Fondos Documentales y jefe del Departamento de Referencias. Entre 2010 y 2014 fue subdirector del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, y desde 2014 ejercía como subdirector del Archivo General de Simancas.
Sobre el Archivo General de Simancas

El Archivo General de Simancas, situado en la localidad vallisoletana de Simancas, custodia gran parte de la documentación de los organismos de gobierno de la monarquía hispánica desde la época de los Reyes Católicos (1475) hasta la instauración del Régimen Liberal (1834). Se trata del fondo documental más homogéneo y completo para el estudio de los siglos XVI al XVIII, fundado por Carlos V en 1540 y ampliado bajo el reinado de Felipe II.

Sus fondos se dividen en dos grandes bloques: los de la época austriaca y los de la época borbónica, ofreciendo así un recorrido estructurado por más de tres siglos de administración y gobierno.

El archivo se conserva desde el siglo XVI en una fortaleza acondicionada por el arquitecto renacentista Juan de Herrera. Durante siglos, generaciones de archiveros han trabajado para preservar los documentos, protegerlos del deterioro, estudiarlos y describirlos con rigor, además de difundir su contenido para favorecer su conocimiento entre la ciudadanía.

Conforman Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial de Michoacán

https://metapolitica.news/

Alejandro Martínez Castañeda

Con el objetivo de fortalecer la legalidad, la transparencia y la correcta administración de la documentación judicial, se llevó a cabo el acto protocolario de conformación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) y la integración del Grupo Interdisciplinario del Poder Judicial del Estado de Michoacán, en el Salón de Usos Múltiples del Antiguo Palacio de Justicia.

Además de la conformación del SIA, durante el evento se dio cumplimiento a lo establecido en los artículos 50 al 54 de la Ley General de Archivos, que obligan a cada Sujeto Obligado a contar con un Grupo Interdisciplinario, integrado por profesionales de la propia institución, encargado de analizar los procesos y procedimientos que dan origen a la documentación pública, así como de garantizar su correcta organización, conservación y valoración.

En representación del Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y del Órgano de Administración, Mtro. Hugo Alberto Gama Coria, el acto fue encabezado por la Dra. Katia Figueroa Cervantes, Secretaria Ejecutiva del Órgano Administrativo del Poder Judicial, quien tomó protesta a las y los integrantes del Grupo Interdisciplinario, exhortándolos a conducirse bajo los principios de legalidad, objetividad, integridad, transparencia y disponibilidad de la información.

Al término del evento, la Mtra. Luz Corona Bustos, directora de Archivos del Poder Judicial de Michoacán e integrante del Grupo Interdisciplinario, destacó la relevancia del SIA como una herramienta estratégica para el fortalecimiento del quehacer judicial.

Subrayó que la correcta integración y operación del Sistema Institucional de Archivos contribuye directamente a la misión del nuevo Poder Judicial del Estado de Michoacán, al garantizar certeza jurídica, legalidad y transparencia en la impartición de justicia, asegurando que cada actuación judicial cuente con respaldo documental íntegro, confiable y accesible, en beneficio de los derechos de las personas y de la confianza ciudadana.

Finalmente, enfatizó que el trabajo del Grupo Interdisciplinario será clave para analizar los procesos internos que generan documentación, establecer criterios técnicos y aplicar medidas que aseguren una administración archivística responsable, acorde con los estándares que marca la Ley General de Archivos.

UV preserva y digitaliza archivos notariales con nueva plataforma
https://www.uv.mx/
David Sandoval Rodríguez, Fotos: César Pisil Ramos

La Universidad Veracruzana (UV), a través del área de Colecciones Especiales de la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI) Xalapa, culminó un proyecto de varios años con la puesta en marcha de una nueva plataforma digital para la consulta de los archivos notariales más antiguos del estado, que datan de 1578 y son parte del acervo histórico que resguarda la institución desde 1957.

Aristeo Marín Ávila, historiador paleógrafo e integrante del equipo responsable de Colecciones Especiales, encargado del resguardo de estos fondos, explicó que la actualización tecnológica representa un paso decisivo para garantizar la preservación y el acceso digital al patrimonio documental universitario.

“La Universidad Veracruzana ha sido depositaria de los archivos notariales de Xalapa, Orizaba y Córdoba por más de seis décadas. Ahora, gracias a la digitalización y a esta nueva plataforma, cualquier persona puede acceder a documentos que narran más de cuatro siglos de historia”, señaló Marín Ávila.

Los archivos notariales, que abarcan del siglo XVI al XX, constituyen una fuente invaluable para los estudios de historia económica, social y cultural de Veracruz y México; su consulta en línea ha permitido que investigadores de instituciones afincadas en España, Estados Unidos y diversos estados del país accedan a información que antes sólo podía revisarse de manera presencial.

La primera versión digital de los archivos fue desarrollada hace casi veinte años, pero la evolución tecnológica y las nuevas normas internacionales de archivística hicieron necesaria una renovación profunda.

“El software original nos permitió abrirnos al mundo, pero ya no podía actualizarse”, recordó Marín Ávila, “por eso emprendimos un trabajo de varios años para poner al día toda la base de datos, normalizar la descripción de los documentos y adoptar estándares internacionales de interoperabilidad.”

El nuevo sistema está basado en Atom (por sus siglas en inglés: Access to Memory), una plataforma de software libre y de código abierto diseñada específicamente para la descripción, gestión y difusión de archivos y colecciones históricas.

Fue creada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), lo que garantiza su compatibilidad con repositorios internacionales y su mantenimiento a largo plazo.
Martín Páez Bistrain, director de la USBI, destacó que este logro fue posible gracias a un trabajo conjunto entre la UV y diversas dependencias de la institución.

Además de los archivos notariales, el sistema hospeda otros destacados fondos patrimoniales como el Archivo Leonardo Pasquel Jiménez, el Archivo Juan de la Cabada, la Colección José García Ocejo al igual que los archivos fotográficos de Anatole Pohorilenko y Roberto Williams García.

La digitalización de estos materiales también tiene un impacto en su conservación física, al reducir la manipulación de los documentos originales, que son conservados por el equipo de Colecciones Especiales, integrado también por Cruz Victoria Villegas Valencia, Nohemí García Chimal, Mayra Domínguez Méndez, Manuel Reyna Aragón y Aarón David Hernández Contreras.

“El acceso digital protege los materiales y democratiza su consulta ya que los investigadores no necesitan desplazarse hasta la USBI para conocer los registros notariales; ahora pueden hacerlo desde cualquier parte del mundo”, puntualizó Marín Ávila.

Para la comunidad universitaria, el lanzamiento de esta plataforma representa la culminación de una etapa de modernización tecnológica que fortalece la vocación de la UV como custodia del patrimonio documental y promotora del acceso libre al conocimiento, recalcó por su parte Martín Páez.

La nueva plataforma está disponible de forma gratuita en el portal de la USBI-Xalapa, accediendo desde la liga: https://fciuv.uv.mx/

Su director dijo que se espera que continúe creciendo con nuevos fondos y proyectos de preservación digital ya que “es el fruto de muchos años de esfuerzo colectivo; hemos sentado los cimientos para que el patrimonio histórico universitario siga vivo y accesible para las generaciones futuras.”

“No contamos con un equipo de desarrollo propio, así que solicitamos apoyo a la Facultad de Estadística e Informática; un estudiante de servicio social dedicó más de un año a realizar la migración y programación de la nueva plataforma, con lo que incluso obtuvo su titulación”, explicó.

César Alejandro Vallejo Galván, en aquel entonces alumno de la Licenciatura en Informática, desarrolló el sistema y logró migrar la base de datos a Atom, incluso con esta labor fue que se basó para realizar su trabajo recepcional, agregó el entrevistado.

El proceso, añadió, incluyó la colaboración de especialistas de la Dirección General de Tecnologías de Información (DGTI) y la Dirección General de Bibliotecas, quienes validaron la seguridad, los estándares técnicos y la interoperabilidad del sistema.

“Fueron años de trabajo y coordinación que llevaron a que hoy la UV cuente con una herramienta moderna, limpia y funcional, que permitirá no sólo la consulta de los archivos notariales, sino también la incorporación de otras colecciones históricas”, destacó Páez Bistrain.

Lanzan un curso virtual para fortalecer la gestión documental en archivos públicos
https://sisanjuan.gob.ar/

El Ministerio de Gobierno informó que se realizará el curso virtual “Herramientas para la Gestión de Documentación y la Administración de Archivos”, una iniciativa del Consejo Federal de Archivos Estatales (CoFAE) que pone en marcha una propuesta de formación virtual destinada a generar soluciones prácticas para la gestión de documentación y la administración de archivos públicos de todo el país.

La propuesta formativa tendrá una duración de cinco semanas, con una carga total de 32 horas, y se dictará bajo modalidad virtual asincrónica a través del campus virtual del Archivo General de la Nación. La primera comisión se desarrollará entre el 23 de febrero y el 3 de abril de 2026, con un cupo máximo de 25 participantes, quienes contarán con el acompañamiento de un tutor.

Información clave para la inscripción:

Fecha límite: Hasta el 13 de febrero de 2026.
Comunicación de vacantes: Hasta el 19 de febrero.
Destinatarios: Principalmente personal que se desempeñe en archivos adheridos al CoFAE.
Requisito fundamental: Cada postulante deberá presentar una carta aval de su Director/a de Archivo titular.

Compromiso institucional y asistencia técnica:

El aval de las autoridades de cada institución es mandatorio, garantizando que el agente pueda cursar en horario laboral y realizar prácticas profesionales con los fondos documentales del organismo. Un aspecto innovador de este programa es que el trabajo final podrá ser transformado en un proyecto de desarrollo, contando con el acompañamiento y asistencia técnica de la Comisión de Capacitación del CoFAE.

Se establece, asimismo, un sistema de responsabilidad institucional: aquellos archivos cuyos aspirantes se inscriban y abandonen la cursada sin justificación, quedarán en el último orden de mérito para las vacantes de los cursos subsiguientes durante el año 2026.

Criterios de selección y vacantes:

Para la asignación de vacantes, se priorizará el siguiente orden:

• Personal de archivos miembros del CoFAE.
• Personal de archivos adherentes al CoFAE.
• Agentes de archivos estatales provinciales con vínculos con el archivo titular de su jurisdicción.

Durante el cursado, se abordarán contenidos vinculados a las nociones básicas de la archivística contemporánea, incluyendo criterios de identificación, clasificación y ordenamiento documental; gestión de documentos electrónicos y expedientes digitales; y el marco normativo vigente en materia de plazos de guarda y acceso a la información. Como valor agregado, para la aprobación se requerirá la elaboración de un diagnóstico del área de desempeño y un proyecto de mejora, que podrá ser acompañado posteriormente como asistencia técnica por la Comisión de Capacitación del CoFAE.

Los interesados en participar deberán comunicarse con el Archivo General de la Provincia enviando un mail a archivogeneral@sanjuan.gov.ar. El programa completo y el listado de contactos provinciales estarán disponibles próximamente en la web haciendo click aquí.

Esta iniciativa se enmarca en el trabajo conjunto entre el Archivo General de la Provincia, dependiente de la Secretaría de Relaciones Institucionales y el CoFAE, orientado a fortalecer las capacidades técnicas del personal archivístico y promover una gestión documental más eficiente, moderna y acorde a las exigencias actuales.

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Guía de Inteligencia Artificial para una administración más eficiente

La Generalitat lanza su Guía de Inteligencia Artificial para una administración más eficiente

https://www.catalunyapress.es/

El anuncio ha sido realizado por Jaume Miralles, Director General de Inteligencia Artificial, Eficiencia y Datos, quien ha descrito este documento como una herramienta clave para construir una administración "más eficiente, innovadora y ética".

La administración pública da un paso adelante en su transformación digital con la publicación de la nueva Guía de Inteligencia Artificial.
IA al servicio de las personas

Según ha destacado Miralles, esta guía nace con una vocación clara: "poner la IA al servicio de las personas". El objetivo es que la tecnología actúe como una palanca que ayude a los empleados públicos a realizar mejor su trabajo, aumentando sus capacidades y permitiendo una mayor cercanía a las necesidades reales de la sociedad.

Para la Dirección General, la inteligencia artificial trasciende el mero avance tecnológico; se considera un "motor de transformación social" que ya está modificando las formas de trabajar, comunicarse y relacionarse. La visión detrás de esta iniciativa es lograr una administración que sea "inteligente, amable, confiable y sostenible", reforzando así la confianza de la ciudadanía.
Contenido de la Guía

El documento pone a disposición de todo el personal del sector público una serie de criterios y buenas prácticas para facilitar una adopción responsable de la IA. Los pilares fundamentales que rigen este despliegue son la confianza, la transparencia y la responsabilidad.

Entre los recursos que ofrece la guía se encuentran: un marco claro para garantizar un uso ético y seguro de la IA, las orientaciones prácticas dirigidas específicamente a los empleados públicos,amuchos ejemplos de casos de éxito y referentes internacionales, las recomendaciones enfocadas a la gestión del cambio y la capacitación profesional.
Llamada a la participación

Miralles ha hecho un llamamiento a los trabajadores públicos, recordándoles que la transformación digital es una "tarea compartida". El Director General ha animado a la plantilla a formarse, experimentar y participar activamente en este proceso de innovación, viendo en la IA una oportunidad para el crecimiento profesional y para construir, de manera colaborativa, una Generalitat "más abierta, eficiente y humana".

El documento ya está disponible para su consulta pública, invitando a todos los actores implicados a sumarse al cambio.

https://presidencia.bibliotecadigital.gencat.cat/bitstream/handle/20.500.14623/1276/Guia%20IA%20de%20la%20Generalitat%20de%20Catalunya_4.pdf?sequence=5&isAllowed=y

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Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología

Diagnóstico del documento digital desde la perspectiva del profesional de la archivología
Autor: Lic. Carmen Marin con apoyo de Grok

En el campo de la archivología (o archivística), el "diagnóstico" de un documento digital se refiere a un proceso sistemático de evaluación integral que busca determinar el estado actual de un documento o conjunto de documentos electrónicos, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, preservación a largo plazo y utilidad como evidencia histórica, administrativa o cultural. Este enfoque no es solo técnico, sino que integra aspectos jurídicos, éticos y organizacionales, alineados con normativas como la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos en Colombia) y acuerdos del Archivo General de la Nación (AGN), como el Acuerdo 001 de 2024.

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Desde la perspectiva de un profesional archivólogo, el diagnóstico va más allá de una mera inspección; es una herramienta estratégica para identificar debilidades en la gestión documental, proponer mejoras y asegurar la cadena de custodia digital. A continuación, se detalla este proceso de manera estructurada, basada en prácticas estándar en archivística digital, considerando desafíos como la obsolescencia tecnológica, la volatilidad de los formatos y la necesidad de preservación activa.

1. Contexto Conceptual y Normativo

Definición de documento digital en archivística: Un documento digital es cualquier registro electrónico que sirve como evidencia de una transacción o actividad, incluyendo archivos en formatos como PDF, MSG, XML o bases de datos. No se limita a textos; abarca imágenes, audios, videos y datos estructurados. El archivista lo ve como un "activo de información" que debe mantener su valor probatorio a lo largo del tiempo, diferenciándolo de meros datos efímeros.

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Marco normativo: El diagnóstico se basa en estándares internacionales como ISO 15489 (Gestión de Documentos) y OAIS (Open Archival Information System), adaptados a contextos locales. En América Latina, especialmente en Colombia, se alinea con el Modelo de Gestión Documental del AGN, que enfatiza la preservación digital a largo plazo (PDLP). Aspectos clave incluyen autenticidad (¿es el documento lo que dice ser?), integridad (¿está completo y sin alteraciones?), fiabilidad (¿se puede confiar en su contenido?) e inalterabilidad (¿resiste manipulaciones?).

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Perspectiva del archivista: El profesional no solo evalúa el documento aislado, sino su ciclo de vida (creación, uso, disposición y archivo permanente). Se asume un enfoque proactivo para mitigar riesgos como la pérdida por fallos tecnológicos o ciberataques, priorizando la memoria institucional y el acceso público.

2. Etapas del Diagnóstico

El proceso se divide en fases iterativas, a menudo documentadas en un "Diagnóstico Integral de Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA)".

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Un archivista realiza esto mediante herramientas como encuestas, auditorías y software de análisis (e.g., DROID para identificación de formatos).

Fase 1: Recolección de Información y Muestreo

• Identificar el universo documental: Se mapean sistemas de captura (e.g., web, correos, SharePoint) y repositorios (e.g., OneDrive, servidores locales).

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• Para un documento específico, se verifica su origen: ¿fue creado digitalmente o digitalizado?

• Muestreo: Se selecciona una muestra representativa (e.g., 10-20% de documentos electrónicos) basada en series documentales de la Tabla de Retención Documental (TRD). Incluye análisis de metadatos (autor, fecha, versión) y trazas de auditoría.

• Perspectiva archivística: Aquí se detectan heterogeneidades, como el uso de firmas digitales vs. mecánicas (imágenes escaneadas), que comprometen la validez jurídica según la Ley 527 de 1999.

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Fase 2: Evaluación Técnica y de Contenido

• Autenticidad e Integridad: Verificar firmas digitales, hashes (e.g., MD5 o SHA-256) y cadenas de custodia. ¿Hay evidencias de alteraciones? Se usa software para detectar corrupciones.

• Formato y Accesibilidad: Analizar si el formato es abierto (e.g., PDF/A) y migrable, evitando obsolescencia. Evaluar accesibilidad (e.g., compatibilidad con lectores de pantalla para inclusión).

• Contenido y Valor Archivístico: Appraisal (valoración): ¿Tiene valor primario (administrativo/legal/fiscal) o secundario (histórico/investigativo)? Se aplica la TRD para decidir retención o eliminación.

• Perspectiva archivística: El archivista prioriza la "preservación activa", como migraciones periódicas, para contrarrestar la degradación digital. En contextos gubernamentales, se evalúa el cumplimiento de planes de preservación digital (PPD), que incluyen backups y redundancia geográfica.

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Fase 3: Análisis de Riesgos y Aspectos Organizacionales

• Riesgos identificados: Obsolescencia de hardware/software, ciberseguridad (e.g., ransomware), falta de políticas para expedientes híbridos (físico-digital).

• Recursos humanos y tecnológicos: ¿Hay personal capacitado? ¿Existen sistemas como Poxta o Microsoft 365 integrados con herramientas archivísticas?

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Se evalúa si la entidad genera ~80% de documentos digitales, como en muchos casos institucionales.

• Perspectiva archivística: Se enfatiza la ética: el documento digital como patrimonio cultural. Se proponen indicadores de madurez (e.g., escala del AGN: bajo, medio, alto) para medir el nivel de gestión.

Fase 4: Recomendaciones y Plan de Acción

• Propuestas: Implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA), capacitar en firmas electrónicas cualificadas y elaborar un PPD con estrategias como emulación o encapsulación de datos.

• Monitoreo: Establecer revisiones periódicas (anuales) para actualizar el diagnóstico.

• Perspectiva archivística: El objetivo es transformar el diagnóstico en una "línea base" para fortalecer la función archivística, asegurando transparencia y responsabilidad institucional.

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3. Desafíos Contemporáneos en Archivística Digital (2026)

• Inteligencia Artificial y Big Data: Los archivistas deben diagnosticar documentos generados por IA, verificando su trazabilidad y sesgos.

• Sostenibilidad: Enfoque en preservación verde, minimizando el impacto ambiental de almacenamiento en la nube.

• Globalización: Armonizar con estándares como GDPR (Europa) o leyes locales, especialmente en entornos híbridos post-pandemia.

• Casos prácticos: En entidades como la Agencia Nacional de Contratación Pública (Colombia), diagnósticos revelan que el 80% de la información es digital, pero faltan programas integrales, lo que genera recomendaciones para expedientes electrónicos indexados.

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Este diagnóstico no es estático; requiere iteración continua. Si se refiere a un documento digital específico (e.g., un PDF adjunto), proporcione detalles para un análisis personalizado. Para profundizar, consulte guías del AGN o recursos como el diagnóstico de preservación digital del Distrito de Cartagena.

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MODELO DEL DIAGNÓSTICO DEL DOCUMENTO DIGITAL EN ARCHIVÍSTICA

El Modelo del Diagnóstico del Documento Digital en archivística (o archivología) se basa principalmente en marcos normativos y estándares internacionales adaptados al contexto colombiano, especialmente por el Archivo General de la Nación (AGN).

El enfoque más estructurado y utilizado para documentos digitales proviene de: El Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA) (versión 2.0 y actualizaciones post-2020, alineado con el Acuerdo 001 de 2024 del AGN), que incluye componentes estratégicos, administrativos, documentales, tecnológicos y de procesos.

La Guía para la elaboración e implementación del Plan de Preservación Digital del AGN, que integra un diagnóstico específico en su Fase 2.

Estándares internacionales como OAIS (Open Archival Information System - NTC-ISO 14721:2018), que sirve de referencia conceptual para la preservación digital a largo plazo.

El Diagnóstico Integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos (DIGDAA), obligatorio según el Acuerdo 001 de 2024, que evalúa documentos físicos y electrónicos de manera integrada.

Este modelo no es un "diagnóstico aislado" del documento digital, sino un proceso holístico que evalúa su ciclo de vida completo (creación → uso → disposición → preservación), asegurando atributos clave:

autenticidad, integridad, fiabilidad, inalterabilidad, disponibilidad, legibilidad y accesibilidad.

Estructura General del Modelo de Diagnóstico del Documento Digital

El diagnóstico se organiza en fases iterativas y componentes, con énfasis en el componente tecnológico y la preservación digital. A continuación, se detalla la estructura típica basada en la normativa AGN (MGDA + Guía de Preservación Digital + Acuerdo 001/2024):

1. Fase Preliminar: Establecer las Bases

· Definir objetivos del diagnóstico (e.g., identificar riesgos de obsolescencia, evaluar cumplimiento normativo).

· Determinar alcance: ¿Documentos electrónicos nativos, digitalizados, expedientes híbridos?

· Identificar roles y responsabilidades (Comité de Archivo, Oficina de Gestión Documental, áreas productoras).

· Articular con instrumentos existentes: Política de Gestión Documental, PINAR, PGD, TRD/TVD, SIC.

2. Fase Principal:

Diagnóstico (Fase 2 de la Guía de PPD del AGN). Esta es la etapa central para documentos digitales. Incluye sub etapas detalladas:

2.1 Identificación de los documentos electrónicos a preservar

· Mapear series/subseries documentales con disposición final "Conservación Total" (TRD).

· Clasificar tipos: nativos digitales (e.g., correos, bases de datos, PDF firmados), digitalizados, audiovisuales, etc.

2.2 Diagnóstico detallado de los documentos electrónicos

· Evaluar atributos archivísticos (autenticidad, integridad, etc.) mediante: Análisis de formatos (¿abiertos y sostenibles? e.g., PDF/A, XML vs. formatos propietarios).

· Verificación de metadatos (PREMIS para preservación, metadatos descriptivos, técnicos y administrativos).

· Comprobación de firmas electrónicas/cualificadas y cadena de custodia.

· Hashes (SHA-256) para integridad.

· Obsolescencia: riesgo de software/hardware obsoleto.



2.3 Análisis de riesgos

· Identificar amenazas: degradación de soportes, ciberataques, obsolescencia tecnológica, falta de backups, vulnerabilidades en almacenamiento.

· Usar matrices de riesgo (e.g., NTC-ISO/TR 18128:2016).

2.4 Evaluación de la capacidad de preservación digital de la entidad

· Aplicar modelos de madurez como DPCMM (Digital Preservation Capability Maturity Model) o el autodiagnóstico del MGDA (componente tecnológico).

· Niveles típicos: Inicial (bajo), Intermedio, Avanzado.

· Evaluar infraestructura: repositorios (e.g., SGDEA), backups redundantes, políticas de migración/emulación.

3. Fase de Evaluación de Estrategias (Fase 3)

· Caracterizar documentos (priorizar por valor, volumen, riesgo).

· Evaluar estrategias de preservación: migración (cambio de formato), emulación (simular entorno original), refreshing (copia a nuevos soportes), normalización.

· Seleccionar prioridades y definir acciones (e.g., adopción de PDF/A para textos).

4. Fase de Recomendaciones y Plan de Acción (Fase 4)

· Formular Plan de Preservación Digital (PPD) con cronograma, recursos y responsables.

· Integrar al Sistema Integrado de Conservación (SIC).

· Establecer monitoreo continuo (revisiones anuales) y actualización del diagnóstico.

Componentes Clave del MGDA Aplicados al Documento Digital

El MGDA estructura el diagnóstico en 5 componentes principales (con énfasis en tecnológico y procesos):

· Estratégico: Planeación, política y sostenibilidad.

· Administración de Archivos: Infraestructura física/tecnológica, organización.

· Documental: Valoración, TRD, clasificación.

· Tecnológico: SGDEA, interoperabilidad, seguridad, preservación digital (aquí se concentra el 80% del análisis de documentos digitales).

· Procesos de Gestión Documental: Incluye subcomponente específico de Preservación a Largo Plazo (Plan de Preservación Digital, migraciones, etc.).

Herramientas y Métodos Prácticos Utilizados en el Diagnóstico

· Encuestas y recorridos a dependencias.

· Autodiagnósticos (MGDA, MOREQ2 para requisitos funcionales).

· Software de análisis (e.g., DROID para formatos, checksums).

· Observación directa, registro fotográfico y análisis de muestras representativas.

Este modelo asegura que el documento digital mantenga su valor probatorio y cultural en el tiempo, alineado con la Ley 594/2000, Decreto 1080/2015 y Acuerdo 001/2024. En la práctica, entidades como Colombia Compra Eficiente o MinTIC publican diagnósticos anuales siguiendo esta estructura, alcanzando niveles intermedios en preservación digital, pero con debilidades recurrentes en madurez tecnológica.

 

 

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La inteligencia artificial en la gestión de Archivos

Seguridad y control en archivos digitales: previniendo errores con inteligencia artificial
https://pulsoslp.com.mx/

La IA se posiciona como aliada en la gestión de documentos digitales, ofreciendo soluciones eficientes y seguras.

Gestionar documentos digitales se ha convertido en un verdadero quebradero de cabeza. Empresas, instituciones y usuarios particulares nos enfrentamos cada día a montañas de archivos que hay que guardar, ordenar y proteger.

Pensemos en esto: según la International Data Corporation (IDC), en 2025 llegaremos a tener 175 zettabytes de información digital flotando por ahí. Es una barbaridad de datos, y obviamente, cuantos más tengamos, mayor será el caos y los riesgos.

¿La buena noticia? La inteligencia artificial está demostrando ser bastante útil para poner orden en todo este lío digital.

Ya existen soluciones como PDFinity, orientadas a trabajar con documentos digitales, que incorporan funciones inteligentes para clasificar y proteger archivos sin depender exclusivamente de procesos manuales.

Aquí es donde entran en juego las tendencias en IA para 2026, que apuntan a sistemas cada vez más autónomos, capaces de detectar anomalías, anticipar errores y mantener la organización documental casi en segundo plano, sin exigir una supervisión constante.

A partir de ahí, la pregunta deja de ser si la IA sirve para gestionar documentos y pasa a ser cómo puede hacerlo mejor, con menos riesgos y más fiabilidad.

Menos errores gracias a la automatización

Seamos honestos: los humanos metemos la pata constantemente cuando gestionamos documentos. Clasificamos mal, creamos duplicados, perdemos archivos... Es parte de nuestra naturaleza.

La IA puede automatizar estos procesos aplicando reglas consistentes, lo que significa muchos menos fallos.

Gartner hizo un estudio donde descubrieron que las empresas que usan IA para gestionar documentos han conseguido reducir un 40% los problemas con archivos mal clasificados o perdidos.

Los algoritmos detectan inconsistencias en nombres, formatos y toda esa información oculta (metadatos) que ayuda a encontrar documentos después. El resultado: cada archivo termina donde debe y podemos localizarlo al instante.

Protegiendo nuestros archivos de fisgones

Cada vez hay más gente intentando acceder a archivos que no les corresponden, especialmente cuando trabajan muchas personas con los mismos documentos.

Los sistemas de IA analizan cómo usamos normalmente los archivos y saltan las alarmas cuando detectan algo raro que podría ser un intento de acceso no autorizado.

La Agencia Europea de Ciberseguridad (ENISA) confirma que incorporar IA en la protección de documentos reduce bastante las filtraciones y nos permite seguir mejor el rastro de quién hace qué con cada archivo.

Básicamente, estos sistemas detectan problemas antes de que exploten.

Documentos auténticos y sin manipulaciones

Necesitamos estar seguros de que nadie ha tocado nuestros documentos sin permiso y que son legítimos.

La IA vigila las diferentes versiones de cada archivo y nos avisa si hay cambios sospechosos o el contenido no cuadra con versiones anteriores.

Esto es crucial cuando hablamos de temas legales, financieros o administrativos, donde un documento alterado puede traer consecuencias graves.

El National Institute of Standards and Technology (NIST) ha investigado esto y señala que combinar IA con blockchain ofrece un control robusto sobre la integridad de archivos digitales.

Así mantenemos la información confiable sin sacrificar velocidad ni facilidad de acceso.

Orden automático en el caos documental

¿Te suena la sensación de estar ahogándose en documentos? Es el pan nuestro de cada día en muchas organizaciones.

La IA clasifica automáticamente miles de archivos según los criterios que le marquemos, lo que hace que buscar y recuperar documentos sea muchísimo más rápido.

McKinsey & Company publicó un informe sobre automatización en entornos digitales donde afirman que usar IA para organizar documentos puede aumentar hasta un 30% la productividad de equipos administrativos.

Además, la IA sugiere categorías, agrupa documentos relacionados entre sí y optimiza el espacio de almacenamiento eliminando duplicados innecesarios.

Para terminar: la IA como guía en el caos digital

Lo realmente importante de la IA no es solo que haga cosas por nosotros, sino que nos da tranquilidad y control cuando estamos nadando en información por todos lados.

Cuando gestionar documentos deja de ser una pesadilla y se convierte en algo fluido, ganamos mucho más que productividad: tenemos seguridad, integridad y podemos rastrear todo lo que pasa con nuestros archivos.

Si la usamos bien, la IA convierte nuestros archivos digitales de un problema en una fuente fiable para tomar decisiones. La tecnología no está aquí para sustituirnos, sino para darnos soporte cuando lo necesitamos.

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Acumulación digital y el derecho al olvido: Qué es el "Movimiento no Archivo"

El movimiento “no archivo” gana fuerza en EEUU como respuesta a la sobrecarga digital

https://www.infobae.com/
Matias D. Lauria

Un usuario elimina archivos desde su teléfono móvil. La práctica deliberada de borrar fotos, 

mensajes y documentos gana fuerza como respuesta a la sobrecarga digital y emocional.

En la era de la hiperconectividad, crece una tendencia contracultural: personas que eligen no almacenar su vida digital, eliminando fotos, mensajes y archivos de manera deliberada. Esta práctica, denominada “no archivo”, desafía el mandato tecnológico de conservarlo todo y se erige como una respuesta frente a la saturación emocional y la vigilancia permanente que impone la memoria digital.

Según informes actualizados del Pew Research Center, ha aumentado de forma significativa la preocupación por el rastreo y control de los datos personales, lo que refuerza la decisión de muchos usuarios de ejercer un control activo sobre qué permanece y qué se desvanece en sus dispositivos.

Lejos de pertenecer a un grupo marginal, esta resistencia se expande entre jóvenes adultos, creadores de contenido y profesionales sometidos a una gran carga digital diaria. La adopción de formatos efímeros, como historias o mensajes autodestructivos, no responde solo a un cambio funcional, sino a una necesidad psicológica profunda de vivir menos expuestos al recuerdo constante.

En palabras de la American Psychological Association citadas en sus Psychology & Technology Reports: “La sobrecarga digital puede interferir con el procesamiento emocional y la memoria”. Este fenómeno se vincula también con propuestas como el minimalismo digital, defendidas por teóricos como Cal Newport, quien sostiene en Digital Minimalism que “nuestra relación con la tecnología mejora cuando somos intencionales con lo que conservamos”.

Un dispositivo con funciones básicas simboliza el minimalismo digital, una corriente que propone reducir aplicaciones y archivos para mejorar la concentración y el bienestar emocional.

La práctica cotidiana del “no archivo” no implica una actitud hostil hacia la tecnología, sino una forma de higiene mental y resistencia ante la presión de documentar cada momento. Quienes la practican reportan beneficios inmediatos: menor ansiedad al enfrentarse a recuerdos no solicitados, sensación de ligereza mental y una mayor presencia en el momento.

Estas decisiones cotidianas a menudo surgen tras experimentar agotamiento ante una “memoria permanente”, donde cada foto, chat o audio reaviva recuerdos y emociones sin procesar. Estudios recientes sobre psicología digital subrayan la relación entre la acumulación de archivos y la sobrecarga emocional en usuarios que generan varios miles de fotos al año, de las cuales la mayoría no vuelven a verse.

Iconos de aplicaciones de mensajería efímera. El crecimiento de estos formatos refleja la búsqueda de mayor control sobre la huella digital y la exposición personal.

El movimiento “no archivo” adopta diversas formas: borrar fotografías al final de la jornada, eliminar conversaciones una vez cumplida su función, rechazar respaldos automáticos y preferir plataformas diseñadas para el olvido, como aquellas que ofrecen mensajes temporales. Este “olvido consciente” supone una forma de resistir la cultura de la nostalgia y la presión por documentarlo todo. En este contexto, la cita de Science Magazine resulta reveladora: “Olvidar no es un fracaso de la memoria; es una función”.

No obstante, quienes optan por borrar sistemáticamente se enfrentan a tensiones dentro de una cultura que valora el registro constante y la herencia digital. Las críticas no son menores: la elección de prescindir de un archivo puede derivar en la pérdida irreversible de recuerdos valiosos, conflictos familiares o dependencia de una memoria subjetiva que, como advierten los psicólogos, no siempre resulta fiable.

Esquema del funcionamiento del almacenamiento en la nube. La automatización de copias de seguridad y sincronización de datos alimenta el debate sobre la acumulación digital y el derecho al olvido.

El auge sostenido del contenido efímero desde 2019, reflejado en el crecimiento de historias y mensajes autodestructivos, confirma que la búsqueda de control sobre el propio archivo digital se encuentra en ascenso. Como resume el Pew Research Center en su análisis sobre medios efímeros: “El contenido efímero da a los usuarios una sensación de control sobre su presencia digital”. Así, la decisión de borrar emerge no como negación del pasado, sino como acto deliberado de construcción de un presente menos saturado y más autónomo ante la memoria digital.

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Documentos digitales: ¿Qué es el "Diógenes digital"?

Qué es el «Diógenes digital» y cómo afecta la acumulación de archivos a los estudiantes

https://novaciencia.es/
Nova Ciencia

Correos electrónicos, fotografías y otros tipos de archivos son parte de lo que a diario guardamos en nuestros dispositivos electrónicos como computadores o celulares, una práctica que en algunos casos puede afectar la calidad de vida y la salud mental de quien realiza esta acción.

Las nuevas tecnologías forman parte indisoluble de la formación de los universitarios. Tanto que la acumulación de archivos, muchas veces inútiles, se convierte en un problema cuya gestión causa ansiedad a los estudiantes. Foto: UPCT.

En especial cuando se torna como una acumulación compulsiva digital, problemática que se observa en especial en los jóvenes y que significa la necesidad descontrolada de acaparar y resguardar estos archivos.

Bajo esta premisa, un equipo interdisciplinario de investigadores de la Universidad de Talca estudió este comportamiento, en específico, en estudiantes universitarios de tres regiones del país. En total se encuestó a 1.572 jóvenes de Talca, Chillán y Concepción, quienes dieron cuenta de las prácticas y las necesidades que se observan al momento de almacenar datos, y cómo esto les afecta en su vida diaria.

La iniciativa -que fue financiada a través de un Fondecyt Regular- se denominó “Diógenes digital como nuevo fenómeno postpandemia: efectos de la acumulación digital compulsiva en el rendimiento académico de estudiantes universitarios”, y fue ejecutada por los académicos de la Universidad de Talca, Alejandro Cataldo (investigador principal) y Natalia Bravo de la Facultad de Economía y Negocios, además de la profesora Hedy Acosta de la Facultad de Psicología quien fue coinvestigadora del proyecto.

“Quisimos saber en cuántos de nuestros encuestados y encuestadas se manifestaba este problema y cuál es el efecto que tiene esta acumulación en sus vidas. Cuando partimos el proyecto hace 4 años había una distinción en la literatura entre acumuladores y no acumuladores y nos dimos cuenta de que existen más perfiles que se diferencian”, explicó el profesor Cataldo.

¿Qué es un Diógenes Digital?

En este sentido la investigación distingue, por un lado, las personas que no tienen un gran número de datos guardados, a los que se llamó minimalistas y a otros que almacenan información sin que esto interfiera con su vida cotidiana.

Por otro lado, están quienes si se ven afectados. En este último grupo se observan dos perfiles, los acumuladores digitales problemáticos y los casos extremos que son catalogados como “Diógenes Digital”.

“Estos dos grupos de acumuladores perciben un problema en su vida diaria, en el caso de los problemáticos, eso sí, no los limita en su quehacer, mientras que en los casos extremos se ve afectada su salud mental. Un grupo de ellos reportó tener problemas psicológicos como estrés y ansiedad por sus hábitos de acumulación de archivos digitales”, precisó el investigador principal de la iniciativa.

Casos extremos como el de una estudiante que había creado sucesivamente 15 cuentas de correo electrónico que le permitían almacenar información sin necesidad de borrar, lo que le traía problemas para manejarlas. Este fue uno de los ejemplos de “Diógenes Digital” que encontraron durante la investigación.

Situaciones de esta índole fueron analizadas en profundidad a través de entrevistas personales, para comprender de mejor manera el fenómeno. “Siempre se habla de que los jóvenes son nativos digitales, pero comprobamos que son ellos los más afectados por el uso de estas tecnologías, no solo esta problemática, sino que otras como la adicción a las tecnologías directamente o a estar siempre conectados a redes sociales (llamado FOMO), entre otras”, planteó el académico.

Cataldo indicó que este trabajo busca generar evidencia científica para que, tanto instituciones académicas como la sociedad puedan atender esta realidad que afectaría, principalmente, en la formación de los jóvenes.

La profesora Natalia Bravo destacó la contribución de esta investigación. “Previamente no había muchos estudios sobre este fenómeno, por lo que este trabajo ha redefinido el concepto de acumulación digital lo que genera un precedente y permite ser un base para realizar investigaciones en poblaciones distintas, por ejemplo, como trabajadores u otras personas que pueden tener un comportamiento diferente”, sostuvo.

Fuente: Universidad de Talca

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El Archivo Nacional de Qatar

El Archivo Nacional de Qatar
Autor: Lic. Carmen Marín con apoyo de Grok y Gemini

El Archivo Nacional de Qatar (National Archives of Qatar, en árabe: المحفوظات الوطنية القطرية) es una institución relativamente reciente y de gran importancia estratégica para la preservación de la memoria histórica y la identidad nacional del país.

 

Historia y creación

El Archivo Nacional de Qatar fue establecido formalmente mediante la Ley N° 7 de 2023 sobre documentos y archivos, seguida del Decreto Amirí N° 29 de 2023 que organiza la institución y el Decreto Amirí N° 30 de 2023 que forma su Junta Directiva. Está afiliado directamente al Amiri Diwan (Diwán Amiri).

El 16 de enero de 2024, Su Alteza el Amir Sheikh Tamim bin Hamad Al Thani inauguró oficialmente las instalaciones del Archivo Nacional en Msheireb Downtown Doha (MDD), en una ceremonia a la que asistieron ministros y altos funcionarios. El Amir destacó que esta entidad contribuye a preservar la historia de Qatar, consolidar la identidad cultural y nacional mediante el archivo del patrimonio documental, promover la investigación científica y la escritura histórica, y concienciar sobre su importancia.

Foto: https://www.diwan.gov.qa/

 
Anteriormente, existían esfuerzos importantes de preservación archivística en la Qatar National Library (Biblioteca Nacional de Qatar) a través de su Heritage Library (Biblioteca del Patrimonio) y el proyecto Qatar Digital Library, pero el Archivo Nacional representa una institución especializada y centralizada en la gestión de documentos oficiales e históricos del Estado.

Objetivos y misión principal

El Archivo Nacional de Qatar es un centro nacional avanzado dedicado a:

• Preservar la memoria histórica del Estado de Qatar
• Consolidar documentalmente la identidad cultural y nacional
• Reforzar la autenticidad del patrimonio y la cultura qatarí a nivel local, regional y global
• Identificar documentos de valor histórico en posesión de ministerios, entidades gubernamentales, individuos o en el extranjero
• Establecer mecanismos para obtener, transferir o adquirir copias de estos documentos
• Establecer estándares y políticas para la gestión de documentos públicos, privados, históricos y nacionales
• Facilitar el acceso a la información y documentos

Ubicación y edificio

Está ubicado en Msheireb Downtown Doha, integrado en el desarrollo urbano de Msheireb. El diseño arquitectónico, realizado por el estudio Allies and Morrison, se inspira en la arquitectura vernácula qatarí: consta de tres volúmenes organizados alrededor de casas tradicionales de patio, creando calles sombreadas y pequeñas plazas. El bloque central, inspirado en las torres fortificadas qataríes tradicionales (torres de vigilancia costeras), alberga las pilas de almacenamiento de archivos, mientras que los otros bloques contienen áreas públicas (entrada y salas de lectura) y oficinas / laboratorios de conservación.

Estrategia 2025-2030

En febrero/abril de 2025, el Primer Ministro Sheikh Mohammed bin Abdulrahman Al Thani presentó la primera Estrategia del Archivo Nacional de Qatar 2025-2030, bajo el lema "Memorias del Futuro" ("Memory of the Future"). Esta estrategia incluye más de 24 proyectos enfocados en:

• Transformación digital
• Innovación y sostenibilidad
• Preservación de documentos, manuscritos y colecciones personales
• Proyecto de Documentación Internacional — adquisición de copias de documentos relacionados con Qatar en instituciones extranjeras
• Proyecto de Documentación Institucional — preservación de registros oficiales de entidades nacionales
• Proyecto de Documentación Comunitaria — involucramiento del público y familias para preservar colecciones privadas

En enero de 2026 se anunció que el Archivo completó una estructura documental integrada en cooperación con alrededor de 80 entidades, y lanzó su sitio web oficial el 16 de enero de 2026.

Acceso y consulta

Hasta la fecha (principios de 2026), la información pública sobre el acceso físico (salas de lectura, requisitos para investigadores) es limitada en fuentes abiertas. Se recomienda contactar directamente para información actualizada:

Teléfonos: 800 DOHA (800 3642) o +974 3072 5093

Sitio web (lanzado en enero 2026): se menciona en comunicados oficiales, aunque la URL exacta no aparece de forma explícita en las fuentes disponibles (posiblemente accesible a través de diwan.gov.qa o moc.gov.qa).

Es importante distinguir que gran parte del material histórico digitalizado sobre Qatar (especialmente del período británico y del Golfo) está disponible de forma gratuita y abierta en Qatar Digital Library → https://www.qdl.qa/en

Referencias y fuentes principales

Marhaba Qatar – "National Archives of Qatar" (actualizado 2025) → https://marhaba.qa/national-archives-of-qatar

Government Communications Office – Lanzamiento de la Estrategia 2025-2030 → https://www.gco.gov.qa/en/media-centre/top-news/prime-minister-unveils-national-archives-of-qatar-strategy-2025-2030

Amiri Diwan – Inauguración por el Amir (2024) → https://www.diwan.gov.qa/briefing-room/news/activities-and-occasions/2024/january/16/hh-the-amir-inaugurates-qatar-national-archive

Qatar News Agency (QNA) – Anuncio de estructura documental y lanzamiento de sitio web (enero 2026)

The Peninsula Qatar – Cobertura de la estrategia "Memory of the Future" (febrero 2025) → https://thepeninsulaqatar.com/article/28/02/2025/national-archives-of-qatar-unveils-memory-of-the-future-strategy

Archnet – Descripción arquitectónica → https://www.archnet.org/sites/20962

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NotebookLM herramienta de Google archiva colecciones de documentos y los pone a tu disposición al instante

NotebookLM, la IA personalizada de Google para trabajar con grandes volúmenes de documentos
https://www.microsiervos.com/

@Alvy 

Este pasado fin de semana hablamos, en nuestra colaboración habitual con RNE en Cruce de Cables, sobre NotebookLM, una nueva herramienta de Google que añade potencia a todo tipo de trabajos que requiera manejarse con un gran número de documentos y mantenerlos en la memoria de la IA sin mayores problemas.

NotebookLM es una herramienta de Google que combina tus propios documentos con los modelos de lenguaje (LLM) avanzados basados en Gemini, la IA de la compañía. Su función principal es archivar colecciones de documentos y ponerlos a tu disposición al instante, entre otros:

• PDFs
• Google Docs
• Enlaces
• Textos / .doc(s)
• Hojas de cálculo / .xls(s)
• Correos
• Apuntes

Una vez analizados y archivados quedan añadidos de forma personalizada en un «entorno de análisis y estudio» donde hacer preguntas, rebuscar en grandes volúmenes de información, hacer resúmenes, comparar fuentes y explorar ideas. Chatear y listo.

A efectos prácticos, es como tener un asistente que conoce perfectamente tus documentos y que recuerda el contexto de todos ellos a la vez. Siempre cita la fuente (interna) de donde saca los datos, con un enlace, y se pueden hacer los análisis de muchas formas:

• Chats
• Mapas mentales
• Resúmenes jerárquicos
• Imágenes
• Vídeos (estilo Pwerpoint)
• Audio estilo podcast, con locución sumamente realista

Aunque lo más cómodo es el chat, los vídeos, por ejemplo, son impresionantes, aunque su practicidad es relativa; la gente lo usa para estudiar o, junto con los audios, para ponérselos «de fondo» a la hora de repasar temas o simplemente como acompañamiento cultural. Para las pruebas yo le he subido –convenientemente troceados, porque tiene unos límites de unos 10 MB por documento– unos 50 ficheros de texto con las ~50.000 anotaciones de este blog y, oye, ni tan mal.

En el futuro se podrá incluso dar acceso a la herramienta a Google Docs/Drive/Gmail/Calendar y demás servicios de Google, que podrá examinarlos para extraer información relevante que tenga que ver con lo que se está preguntando. (Algunos funcionan ya, pero la integración todavía no es perfecta). Esto requiere cierto «salto de fe» respecto a las cuestiones de privacidad, como se puede adivinar.

Es una buena herramienta para periodistas, investigadores, estudiantes, creadores de contenido y equipos que trabajan con grandes volúmenes documentación. La versión gratuita permite 100 notebooks con 50 fuentes cada uno, y unas 50 consultas diarias (y 3 audios/vídeos). La de pago (entre 8 y 20€/mes, depende de qué otras herramientas se incluyan) son 500 notebooks con hasta 300 fuentes, 500 chats al día, 20 audios/vídeos y más privacidad y capacidad de almacenamiento.

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3 de enero de 1946: nacimiento de los archivos en Vietnam

Proteger y promover el valor de los documentos de archivo.
https://www.vietnam.vn/

El 3 de enero de 1946 marcó un hito histórico cuando el presidente Ho Chi Minh firmó la Circular n.º 01-C/VP sobre la gestión de documentos y archivos oficiales, documento que sentó las bases para el nacimiento de los archivos revolucionarios de Vietnam. A lo largo de 80 años de desarrollo, el sector de los archivos ha realizado contribuciones invaluables, garantizando información para el liderazgo, la orientación, la administración y la preservación de la memoria nacional.

El archivista organiza y ordena los documentos.

Inmersa en el flujo de 80 años de historia y tras haber atravesado diversas etapas de formación y desarrollo, la organización de archivos de la provincia de Son La se ha perfeccionado gradualmente para satisfacer las necesidades de la gestión estatal y la protección y promoción del valor de los documentos archivísticos en cada período. Antes de 1998, la labor archivística se organizaba como un departamento dependiente del Departamento Administrativo y Organizativo de la Oficina del Comité Popular Provincial. De 1998 a 2018, en respuesta a la necesidad de fortalecer la gestión estatal de los archivos, la provincia de Son La perfeccionó gradualmente su modelo organizativo. Se estableció el Centro Provincial de Archivos Históricos, que ha experimentado diversas adaptaciones, fusiones y reestructuraciones, de acuerdo con las regulaciones del gobierno central y las realidades locales.

En particular, 2010 marcó un avance significativo con la creación del Subdepartamento Provincial de Archivos y Gestión Documental de Son La, adscrito al Departamento de Asuntos Internos, unificando sus funciones de asesoramiento sobre la gestión estatal y la gestión directa de los documentos históricos de archivo. Para 2015, el Centro de Archivos Históricos se estableció como una unidad de servicio público, profesionalizando gradualmente la preservación, la explotación y el servicio de documentos. Desde 2018 hasta la actualidad, el Centro Provincial de Archivos Históricos ha seguido fortaleciéndose en cuanto a organización, funciones y tareas, de acuerdo con las decisiones del Comité Popular Provincial.

Los documentos de los antiguos distritos, pueblos y ciudades fueron trasladados al Centro de Archivos Históricos Provinciales para su custodia.

Actualmente, el Centro Provincial de Archivos Históricos gestiona y conserva 59 colecciones de archivo, más de 2200 metros de estanterías y casi 80 000 archivos y documentos de diversas agencias y organizaciones, que datan desde 1962 hasta la actualidad. Cada metro de estantería del Centro lleva la huella de períodos revolucionarios, construcciones y reformas; decisiones importantes sobre la estructura organizativa, la gestión territorial, el desarrollo socioeconómico , la defensa y seguridad nacional; y registros relacionados con los derechos e intereses legítimos de organizaciones y ciudadanos. El gran volumen de documentos, con su diverso contenido y formato, exige cada vez más del personal de archivo para garantizar la preservación segura, la organización científica y el uso eficaz de este valioso recurso.

El espacio expositivo se titula “Son La – Huellas históricas a través de documentos de archivo”.

La Sra. Khong Thi Huu, Subdirectora del Centro Provincial de Archivos Históricos, declaró: Anteriormente, el trabajo de archivo se centraba en la recopilación y preservación segura de documentos. Sin embargo, las actividades de archivo ahora están cambiando considerablemente hacia una gestión moderna, centrada en el usuario y medida por la efectividad de la explotación y utilización de los documentos. El Centro está promoviendo la organización científica de los documentos atrasados, fortaleciendo la aplicación de la tecnología de la información y mejorando la calidad de los servicios para el acceso y uso de los documentos de una manera cada vez más conveniente y oportuna. Los documentos de archivo sirven eficazmente a la gestión, dirección y operación de todos los niveles de gobierno y son una fuente confiable de datos históricos para la investigación histórica, la educación tradicional, la implementación de políticas y la protección de los derechos e intereses legítimos de las personas.

El Centro Provincial de Archivos Históricos promueve activamente la digitalización de documentos; crea una base de datos para la gestión, recuperación y explotación de documentos en línea; e implementa un sistema sincronizado de software de archivo. Simultáneamente, se centra en mejorar la capacidad de su personal para satisfacer las exigencias del trabajo en un entorno moderno. Paralelamente, el sistema de archivos se inspecciona y supervisa periódicamente para garantizar las condiciones de temperatura, humedad y seguridad contra incendios. Los documentos con signos de daño se procesan y restauran con prontitud, minimizando así el riesgo de pérdida o deterioro. Todos los estantes y carpetas de archivos están etiquetados y numerados científicamente, lo que facilita una recuperación rápida y precisa.

Funcionarios del Centro de Archivos Históricos Provinciales están digitalizando documentos.

En particular, 2025 marca un período particularmente importante para el trabajo de archivo en el contexto de todo el sistema político que acelera la reestructuración y racionalización del aparato administrativo e implementa un modelo de gobierno local de dos niveles. El Centro de Archivos Históricos Provinciales de Son La es una de las unidades que ha completado con éxito y rapidez el desarrollo y la emisión de un plan para manejar la acumulación de documentos después de la finalización del modelo de gobierno local de tres niveles. El Centro también ha asesorado al Departamento de Asuntos Internos para emitir numerosas directivas, directrices e instrucciones a las agencias, unidades y localidades para depositar documentos en los Archivos Históricos Provinciales; y guió directamente a los Comités Populares a nivel de distrito en la catalogación, empaquetado, sellado y entrega de documentos de acuerdo con las regulaciones, contribuyendo a garantizar la reestructuración segura y sincronizada del aparato administrativo. El centro recibió y almacenó más de 13,500 metros de estanterías de documentos de agencias y unidades en 12 distritos, pueblos y ciudades (antes de la reorganización); Además recibió y remitió 25 fondos de archivo con un volumen total de 586 metros de estanterías documentales y 14.658 expedientes, garantizando el oportuno y adecuado cumplimiento de la normativa.

Además de su función principal de preservación, el Centro de Archivos Históricos Provinciales de Son La también promueve el valor de los materiales de archivo, acogiendo y atendiendo a organizaciones e individuos que buscan acceder a ellos y utilizarlos, y organizando numerosas exposiciones y presentaciones de documentos de archivo. Cabe destacar la exitosa organización del espacio expositivo "Son La - Huellas Históricas a través de Documentos de Archivo", que exhibió cerca de 200 valiosos documentos, imágenes y mapas. Este espacio expositivo fue un importante evento político, cultural y social, que permitió a funcionarios, miembros del Partido y a la ciudadanía reflexionar sobre los 130 años de desarrollo de la provincia, fomentando el orgullo e inspirando aspiraciones de progreso. Simultáneamente, concientizó y responsabilizó a agencias, unidades y la comunidad en la preservación, utilización y promoción del valor de los materiales de archivo.

Desde la preservación y salvaguardia de documentos históricos hasta la creación de bases de datos modernas, la labor archivística consolida cada vez más su importante papel en la gestión estatal y el desarrollo socioeconómico, con el objetivo de preservar el patrimonio, promover su valor y servir eficazmente. Con el respaldo de sus tradiciones, el sector de Archivos de Son La continúa innovando y mejorando la calidad de sus operaciones, contribuyendo eficazmente al desarrollo sostenible de la provincia en la nueva era.

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