"Todo puede ser digitalizado, pero hay que entender que hay documentos que se deben conservar en papel para efectos legales.

>>  domingo, 20 de marzo de 2016

Los pasos para deshacerse de los miles de papeles que se acumulan en la casa y el trabajo
http://www.economiaynegocios.cl/ 20/03/2016

Boletas, recibos, exámenes médicos, tarjetas de visita y hasta grandes documentos pueden dejar de ocupar espacio en la casa y convertirse en bits.

Pedir que las cuentas lleguen al correo electrónico es solo el primer paso para eliminar las rumas de papel que llegan a la casa. Existe una serie de aplicaciones y dispositivos que ayudan a reducir el espacio que estos ocupan.

"Todo puede ser digitalizado, pero hay que entender que hay documentos que se deben conservar en papel para efectos legales. En ese caso, lo digital sirve como un respaldo o una forma de acceder fácilmente a ellos", dice Gabriel Vargas, especialista en soluciones y entrenamiento de Xerox, compañía especializada en el manejo de documentos.

Vargas dice que es una buena estrategia digitalizar el carnet del hijo o la pareja, certificados, escrituras, el título universitario y otros documentos que es bueno tener a mano, ya que se solicitan para trámites. En esos casos, además, es bueno respaldarlos en servicios en la "nube" como Google Drive o Dropbox, para que estén disponibles desde distintos dispositivos.

"Muchas personas también digitalizan las boletas, sobre todo cuando son de compras de electrodomésticos. Esto es de suma relevancia ya que las boletas de las multitiendas se borran y son ilegibles al momento de cobrar la garantía", aclara Vargas.

En ese sentido, el especialista aconseja digitalizar documentos extensos. "Cuando son de pocas hojas basta con un escáner manual, pero si se tienen muchos documentos y, además, estos son extensos, vale la pena adquirir uno con alimentación automática, que escanean más de 15 hojas cada vez que uno aprieta el botón".

En todos los casos, lo esencial es mantener bien ordenada la información y organizarla en carpetas con el año y luego el mes; después el archivo con un nombre descriptivo. Por nada del mundo nominarlo como "documento.jpg". Además, se aconseja archivar los documentos en formato PDF, de tal forma que su texto y contenido pueda ser indexado y luego buscado usando palabras claves.

Aplicaciones mágicas

Cada vez que se asiste a una reunión, una conferencia o un encuentro de profesionales se llega con decenas de tarjetas de visita que se van acumulando. Pero ahora hay aplicaciones que permiten deshacerse de ellas, sin perder la información del contacto.

Un ejemplo es CamCard (para iOS, Blackberry, Android y Windows, y con una versión gratuita), que utiliza la cámara del celular para capturar la imagen de la tarjeta de visita. El software resalta el texto y automáticamente lo transforma en información digital que es almacenada como un nuevo contacto en la agenda.

Algo similar hace Scannable, aplicación desarrollada por Evernote, y que digitaliza no solo las tarjetas, sino que boletas, facturas o exámenes médicos.

Basta con tomar una fotografía con la cámara y la aplicación automáticamente recorta la imagen, mejora los tonos y luego reconoce la escritura en ella, para que se pueda buscar por palabra clave dentro del archivo digital. Si se tiene una cuenta en Evernote, lo digitalizado queda disponible en la nube.

La aplicación "Salud" que viene incluida en iOS permite llevar registro digital de los parámetros fisiológicos y añadir en el celular datos de exámenes médicos que ya se han realizado. Esto es de suma utilidad en caso de emergencia, ya que la aplicación permite dejar público datos esenciales en caso de sufrir un accidente. Así, personal paramédico puede saber detalles vitales en estos casos.

Y para los que aún prefieren tomar apuntes en cuadernos y libretas, hay un dispositivo de Wacom -el mismo que fabrica tabletas digitalizadoras- que permite dibujar en una libreta de papel usando un lápiz en apariencia normal.

La "magia" ocurre cuando se aprieta un botón del dispositivo y las anotaciones son enviadas digitalmente al celular, donde se transforman en archivos JPG o PDF. El aparato se llama Bamboo Spark y se vende en Chile por $150 mil.

Autor: Alexis Ibarra O.

0 comentarios :

Google+ Followers

ARCHIVÍSTICA EN VÍDEO

Loading...

Snap Shots

Get Free Shots from Snap.com

  © Free Blogger Templates Autumn Leaves by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP