Cómo abordar los desafíos de la gestión de la información

>>  lunes, 18 de abril de 2016

¿Están protegidos sus documentos?
http://www.elmundo.es/ 18/04/2016


Con una relación clara entre las prácticas laborales diarias y el aumento de la productividad, la mejora de los procesos empresariales es uno de los objetivos clave de las pequeñas y medianas empresas (pymes) europeas. No obstante, a medida que continúa el avance hacia la digitalización del trabajo con la demanda de los empleados de utilizar dispositivos inteligentes conectados, muchas compañías se encuentran con dificultades a la hora de encontrar soluciones rentables que satisfagan sus necesidades cambiantes.

Asimismo, las pymes también se enfrentan a los desafíos de seguridad en los datos que plantean las tecnologías emergentes, como las de movilidad, Big Data, redes sociales y la nube. Es por todo ello por lo que, a medida que continúan apareciendo en los titulares las infracciones de seguridad en datos corporativos, cada vez son más los clientes que, conscientes de este problema, desean contar con los mejores procesos, controles y medidas de seguridad para proteger sus datos en el desafiante entorno empresarial.

Cómo abordar los desafíos de la gestión de la información

En el último whitepaper encargado por OKI Europe "¿Sus procesos empresariales entorpecen sus oportunidades de mercado? Gestión de documentos e impresión económicas mediante equipos MFP inteligentes", IDC expone claramente que las nuevas iniciativas y medidas de reducción de costes operativos de las pymes deben encontrar un equilibrio con la necesidad de proteger los datos confidenciales y mejorar la atención al cliente.

Asimismo indica que, en la actualidad, el crecimiento de las empresas pequeñas se está viendo obstaculizado por procesos laborales ineficaces. Para evitar esta pérdida de impulso de la empresa, el 67% de las pymes está priorizando la productividad, con una cifra similar (63%) buscando mejorar también la seguridad y atención al cliente. IDC señala que los equipos multifunción inteligentes (MFP) pueden ayudar a las organizaciones a cumplir estos requisitos al dejar atrás los procesos basados en papel e implementar procesos digitales más colaborativos que mejoren la productividad.

A medida que la plantilla móvil crece y demanda un acceso "en cualquier momento y desde cualquier lugar", los estudios de IDC sobre las pymes europeas muestran que la creciente movilidad de los empleados está impulsando la necesidad de optimizar los procesos y digitalizar los documentos. No obstante, en estos momentos, solo un tercio de las compañías está decidida a apostar por un mundo digital y buscando formas de gestionar el crecimiento de la información de manera eficaz. Los dos tercios restantes han de comenzar a prepararse para todas las situaciones posibles con el fin de evitar problemas en el futuro.

Al buscar las funciones de hardware y de software que debe incluir un equipo MFP inteligente para satisfacer las necesidades de los actuales espacios de trabajo, IDC señala como fundamental la capacidad de poder otorgar derechos a ciertos usuarios para que accedan y controlen la propiedad intelectual de la empresa. Otras funciones importantes incluyen el uso de aplicaciones compatibles con el trabajo móvil, soluciones sencillas para recopilar y gestionar documentos, así como la administración eficaz y optimizada de dispositivos.

El estudio también concluye que solo un 25% de las pymes europeas han implementado soluciones de seguridad de documentos, como ID de usuario, lo que significa que el 75% restante no cuenta con ningún sistema. Al enfrentarse a grandes volúmenes de información y empleados con acceso a estos datos "en cualquier momento y desde cualquier lugar", las compañías deben prestar atención a qué información se puede imprimir, así como identificar qué personal requiere acceso a determinados datos y quiénes necesitan solo acceso restringido.

Como resultado de esta exposición, es probable que surjan problemas de seguridad relacionados con la impresión y gestión de documentos que dejen a las empresas desprotegidas ante los riesgos. Algunos de estos problemas se presentan a raíz de los documentos no reclamados en los equipos MFP y los registros de auditoría limitados para el uso de estos recursos. Además, es posible que las pymes no tengan todavía la capacidad para salvaguardar la información almacenada en el disco duro del MFP o para eliminar estos datos de forma automática y frecuente.
MFPs inteligentes: la clave de la seguridad empresarial

Para satisfacer estas necesidades, los equipos MFP inteligentes deben ofrecer una impresión segura desde dispositivos móviles para protegerse frente a amenazas o virus, controlar el acceso y asegurar la propiedad intelectual de la empresa. El hecho de que estos equipos puedan programarse para ser empleados por usuarios finales o departamentos, accediendo mediante una tarjeta de identificación segura, un código PIN o un dispositivo móvil, significa que pueden utilizarse como herramientas de seguridad, además de como soluciones de productividad.

Los sistemas de control evitan que los trabajos se queden desatendidos en los equipos MFP, al iniciar los trabajos de impresión únicamente cuando los usuarios se encuentren delante del dispositivo y hayan pasado una tarjeta de seguridad o introducido un código PIN.

Gracias a las soluciones de impresión y gestión de documentos de próxima generación integradas en los dispositivos, los equipos MFP inteligentes ofrecen a las pymes una herramienta de hardware rentable y con una amplia variedad de funciones capaces de superar los desafíos de seguridad y productividad en el espacio de trabajo.

Autor: Tetsuya Kuri

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