Investigación sobre la gestión de documentos en las empresas italianas

>>  viernes, 14 de noviembre de 2014

Prioridades de gestión docucumental de empresas italianas
http://www.datamanager.it/ 14/11/2014


El estudio lo llevó a cabo Canon-NetConsulting al entrevistar a los administradores de TI y compras de grandes empresas italianas y tamaños medianos. La contención de costes y racionalización de los procesos que conducen a las opciones de futuro en la gestión de documentos


Italia Canon ha anunciado los resultados de la investigación independiente sobre la gestión de documentos en las empresas italianas encargadas de NetConsulting.




Involucrados en el estudio fueron 420 empresas, de las cuales el 60% pertenecen al sector manufacturero y el 40% a la Hacienda / Retail / Logística / Servicios / Utilidades. Los administradores de TI fueron entrevistados (67,9%) y los gerentes de Compras / administrativo (32,1%) de las empresas grandes y medianas con más de 100 millones de euros en ventas.




El escenario que surgió de la investigación pone de relieve la necesidad de digitalizar los procesos y optimizar la gestión de documentos dentro y fuera de la empresa para reducir los costos y hacer procedimientos más flexibles. En el enfoque también se incluye la necesidad de compartir el papel y la información digital de forma segura y cumplir con las regulaciones.




En un entorno competitivo caracterizado por el aumento de los desafíos, más de un cuarto de las empresas encuestadas en primeros lugares, su objetivo en el corto plazo, es su expansión en Italia y en el extranjero (36% de la muestra), pero, poco después, se puede ver cómo los procesos de revisión son prioritarios para mejorar la eficiencia y reducir los costes (27,8%), especialmente en el campo de la gestión de documentos. Al mismo tiempo, se puso de relieve la necesidad de una reducción en el consumo de papel, en particular para los procedimientos de facturación, y una mejora en el modo de búsqueda de los documentos, para ahorrar tiempo y dinero.




El volumen de productos de papel cada año, de hecho, sigue siendo muy importante: las investigaciones muestran que, en promedio, en un año se producen casi 2 millones de páginas por empresa, con un pico de más de 3,5 millones de empresas en el sector de la logística. Se trata principalmente de los departamentos administrativos que manejan grandes cantidades de documentos en papel (contemplados en el primer lugar volúmenes generados 60,8% de los encuestados). Esto se traduce en altos costos de operación, que son un aspecto crítico, el 25% de los encuestados, junto con la alta complejidad que se presenten a partir de la gestión de una flota de impresoras heterogénea (un 11,2%) y obsoletos (22% de la muestra tiene una base instalada sobre la edad de 4 años). Las empresas, sin embargo, siguen prefiriendo una gestión interna, en particular los de gran tamaño (más de 70%).




Las respuestas de los encuestados señalaron, sin embargo, que la evolución hacia las diferentes formas de gestión de documentos requiere la adopción de nuevas impresoras con características avanzadas tales como el almacenamiento de archivos (importante para más del 60%), la conversión de documentos en la oficina (55% ) y la impresión móvil (40%).




Es fácil ver cómo estos resultados allanarán el camino para una futura gestión de documentos estrategia profundamente diferente de la actual, que ayuda a las empresas para contener los costes y facilitar las nuevas posibilidades que ofrece la web para compartir documentos en movimiento y en nube, el aumento de la colaboración y la productividad.




Sin embargo, el 56% de las empresas italianas se mantiene firmemente anclado a la utilización actual de la tarjeta, con picos de 62% en el sector financiero. En esto contrasta con el sector de los servicios (en el que un importante lugar es tomado por las empresas en el Viajes y Trasporte), el nivel de digitalización exceda del 50%. Así que todavía hay mucho que hacer para crear una cultura de Managed Document Services llevó a la adopción, por ejemplo, archivos digitales disponibles en la legislación italiana (en la actualidad sólo el 30% de las empresas analizadas está equipado para ello) y en la creación flujo de trabajo de los procedimientos digitales (por ejemplo, el 61% de los pedidos y el 51% de la facturación está todavía por hacer funcionando manualmente).




"Canon siempre ha estado atento a la evolución y necesidades del mercado y esta investigación nos permite profundizar en las necesidades de nuestros clientes, apoyar el cambio hacia una gestión de documentos estrategia altamente personalizada y escalable", dijo Teresa Edwards, Marketing y Director de Pre-ventas B2B Canon Italia. "Con nuestras soluciones somos capaces de gestionar todos los procesos relativos a los documentos, lo que garantiza una mayor eficiencia, mejorar la experiencia del usuario, y permite a las empresas de todos los tamaños para centrarse en su negocio principal."

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