Como gestionar tu archivo personal digital. el sistema OVA

>>  domingo, 15 de febrero de 2015

OVA para la creación y gestión de su archivo personal digital
http://www.archivogeneral.gov.co/ 15/02/2015


IDENTIFICAR: 

¿Dónde están?
Identificar los medios y soportes donde se encuentran los documentos digitales, los cuales pueden ser:
Computadoras, celulares, cámaras digitales, medios extraíbles:
 tarjetas de memoria, CD, DVD, USB, discos duros portátiles, entre otros. La web: correo electrónico, redes sociales, almacenamiento en la nube, entre otros.

¿Qué es importante?
De todos los documentos identificados determine cuales son los más importantes, si existen varias versiones tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: 

  • escoja la de más alta calidad
  • y la última versión o la más completa
  • la que se pueda reproducir más fácilmente


ORGANIZAR

¿Cómo nombrar?
El nombramiento de los documentos consiste en darles un título coherente que facilite su búsqueda y recuperación en el transcurso del tiempo

  • Para nombrar los documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
  • No utilizar acrónimos ni abreviaturas
  • No utilizar códigos, números o símbolos.
  • En lo posible no utilizar el mismo título para nombrar varios documentos
  • No utilizar nombres ambiguos o sin sentido
¿Dónde guardar?
Defina el medio donde se guardarán los archivos nombrados, pueden ser CDs, DVDs, discos duros, portátiles, o almacenamiento en la nube.
  • Si es posible, guarde los archivos en un formato abierto.
  • Algunos formatos abiertos para documentos: PDF, RTF, TXT, HTML, XML.
  • Algunos formatos abiertos para multimedia: PNG: formato de imagen
              MNG: formato de vídeo
              SVG: formato de gráficos
              FLAC: formato de audio
              OGG: formato de audio

¿Cómo actualizar?
Para seguir conservando y gestionando la estructura, es recomendable que se establezca una periodicidad para que el archivo digital se mantenga organizado.
  • Debería actualizarse la estructura, se se presentan:
  • Documentos digitales nuevos
  • Actualización de documentos digitales
  • Nuevos asuntos y/o temas

PRESERVAR

¿Cómo proteger?
El nombramiento de los documentos consiste en darles un título coherente que facilite su búsqueda y recuperación en el transcurso del tiempo

  • Una copia puede permanecer en tu ordenador o portátil, otras copias por separado en medios como DVDs, CDs, discos duros portátiles, memorias USB o de almacenamiento de Internet
  • Guarda copias en diferentes lugares que están físicamente lejos de lo usual. Si una ubicación es golpeada por un desastre sus fotografías deben estar en otro lugar seguro.
  • Las copias de seguridad se pueden generar:
             Cada vez que exista un cambio sustancial de la estructura.
             Cada vez que exista un considerable numero de documentos digitales nuevos o actualizados.

¿Cómo mantener?
Defina el medio en donde se guardarán los archivos nombrados, pueden ser CDs, DVDs, discos duros portátiles, o almacenamiento en la nube.

Para mantener el archivo digital se debe:
  • Revisar las copias de seguridad al menos una vez al año para asegurar la consulta de todos los documentos digitales.
  • Verificar que las copias de seguridad estén almacenadas correctamente.
  • Validar que la estructura corresponda a sus necesidades.
¿Cómo prolongar?
Para seguir conservando y gestionando la estructura, es recomendable que se establezca una periodicidad para que el archivo digital se mantenga organizado.
  • Cambiar las copias de seguridad cada cinco años o cuando sea necesario para evitar la pérdida de datos.
  • Cambiar periódicamente los formatos viejos por nuevos formatos con el fin de garantizar la visualización y/o audición de los documentos digitales.
  • Conservar las estructuras que se han utilizado para la organización del archivo digital

Vínculo: 

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