Seminario “Gestión Documental en los Archivos”

Capacitación en Gestión Documental en los Archivos
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En esta ocasión, 46 colaboradores de diferentes instituciones, participaron del seminario “Gestión Documental en los Archivos” y como facilitadora contamos con la presencia de la magister Malvina González Quintero, jefe del Departamento de Archivología del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Panamá.

“Estamos viviendo tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico, es por eso que el archivo electrónico es de gran utilidad, y necesidad, en estos tiempos en los cuales la generación de documentos en formato digital crece de manera constante”.

¿Qué es la gestión documental? es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

De igual manera, podemos indicar que existen cinco sistemas de archivos utilizados en su momento para realizar el trabajo con un expediente o documento, entre los cuales se encuentran los siguientes: alfabéticos, numéricos, alfa numéricos, provinciales y por asunto.

Los servidores públicos deben mantenerse actualizados sobre la gestión documental de los archivos, de manera que estos conocimientos adquiridos les permitan realizar la debida organización y archivo de la documentación que se recibe, procesa y tramita en su institución, con la finalidad de tener un mejor funcionamiento y ordenamiento de los datos.