EJEMPLO DE GESTION DOCUMENTAL EN EL AEROPUERTO DE HEATHROW DE LONDRES

>>  jueves, 8 de noviembre de 2012

Q & A: Andrew Manington, gerente de información de procesos, London Heathrow Airporthttp://www.itpro.co.uk/
Esta semana Momentum EMC 2012 vio la conferencia de usuarios gigante del almacenamiento de contenido empresarial revisar su sistema de gestión, Documentum. En este caso, el aeropuerto de Heathrow de Londres nos dice por qué se sigue invirtiendo en el producto.
Almacenamiento gigante EMC utilizó su conferencia de usuarios Momentum 2012 en Viena, Austria, esta semana para dar paso a una nueva versión de su empresa de gestión de contenidos (ECM) del sistema, Documentum.

La empresa también presentó una serie de mejoras para el producto - incluyendo una herramienta que permitirá a los usuarios acceder a los archivos almacenados en el repositorio desde cualquier dispositivo basado en la nube a través de EMC Syncplicity servicio para compartir archivos.

Los cambios se deben en cierta medida a disipar los temores de los usuarios finales que la compañía podría estar planeando reducir su inversión en la plataforma. Un escenario negada por el consejero delegado del proveedor, Joe Tucci , EMC World en mayo pasado.

El equipo de Londres Aeropuerto de Heathrow han estado utilizando Documentum desde hace más de una década para gestionar los datos asociados a los proyectos de construcción y remodelación que se llevan a cabo en el aeropuerto.

Durante Momentum, IT Protuvo la oportunidad de sentarse con el gerente de la entidad gestora del aeropuerto de procesar información, Andrew Manington, para ver lo que hace del producto renovado y averiguar por qué su organización se ha quedado con él durante tanto tiempo.

¿Qué impulsó a Londres Heathrow Aeropuerto a adoptar Documentum en el primer lugar?
Compramos Documentum para ofrecer Terminal 5. Por lo general con proyectos de ingeniería de ese tamaño, tendría miles de documentos volando por todo el lugar, así que nos trajeron para ayudar a controlar y que, en el transcurso del proyecto, se actualiza dos veces.

Al final de [T5 de construcción] ... que necesitábamos para apoyar y mantener [los] datos archivados, así que lo siguió y lo hicimos otra mejora [de Documentum 6.7] hace un año para refrescar a todos y nos mantienen en apoyo .

Todo, desde la construcción de un nuevo inodoro para el desarrollo de la nueva terminal 2, ahora pasa a través de Documentum. Es parte del contrato de los contratistas. No se aceptan discos o CDs.

Finanzas del aeropuerto y legales [departamentos] están empezando a ver lo que estamos haciendo [con miras] para introducir un sistema similar, no necesariamente en torno a Documentum.

¿Cómo se han adaptado al equipo a la utilización de un sistema centralizado de gestión de documentos del sistema?
Con cualquier sistema de gestión de documentos, la gente es siempre muy escéptico y lo ven como un poco pesado, sobre todo porque usted está poniendo la estructura de la presentación.

La gente está mucho más feliz por escrito un documento y ponerlo en su unidad compartida y llamarla "mi documento", y entonces llegamos nosotros y decirles que hacer un montón de otras cosas para que podamos encontrarlo más tarde.

Es sorprendente cuando uno mira hacia atrás en cómo las empresas son malas a retener y distribuir información sin saber realmente lo que están haciendo
¡Qué fácil ha sido conseguir que los usuarios adaptar su forma de trabajar para incluir Documentum?
Tuvimos una filosofía en la que se centró principio mucho en aula de formación. Lo que encontramos, sin embargo, es que la gente viene a lo largo de una sesión y olvidar lo que han aprendido casi inmediatamente.

Lo que hacemos ahora es que estos primeros cursos para los nuevos usuarios, pero luego de arrastre alrededor de todos nuestros usuarios clave y hacer uno-a-uno el entrenamiento con ellos lo que están haciendo su trabajo. Así que si usted tiene un documento en cuestión, vamos a hablar a través del proceso.

La gente pronto cuenta de que no es tan oneroso o torpe como pensaban utilizar.

Esto también ayuda a la gente darse cuenta de que son responsables de algo si sale mal, y que realmente se centra su mente.

Lo que ha llevado a algunos de los otros departamentos en Heathrow para tomar?
Parte de ella es de unos requisitos reglamentarios. Somos una organización regulada y cada dos años y medio vamos a través de auditorías, lo que significa un montón de codificación alrededor para encontrar información.

Por lo tanto, es una buena práctica de almacenar esa información en un lugar central donde puede ser controlado, estructurado y recuperar fácilmente.

No van a ser partes de la empresa donde felizmente puede seguir utilizando unidades compartidas para los documentos porque no se va a romper a la empresa si perdemos lo que han estado trabajando, aunque sería - sin duda - un poco molesto.

Algunos departamentos han expresado su interés en adoptarlo, pero cuando ven lo que está involucrado, se retrocede. Sin embargo, la mayoría de ellos entrar en razón.

Usted ha dicho que se ha actualizado varias veces Documentum durante los últimos años. ¿Alguna vez has tenido la tentación de emigrar a los productos de un competidor en su lugar?
Tenemos que probar [soluciones de la competencia], porque tenemos que justificar mejoras para nuestros grupos de interés y demostrar que estamos recibiendo una buena relación calidad-precio.

Hemos introducido Microsoft Sharepoint en el negocio [en la época de la última actualización] como una herramienta de intranet, que fue empujado en algunas partes para ser adoptado como la gestión de documentos del sistema.

Pero, para conseguir que haga todas las cosas que Documentum hace fuera de la caja, tendríamos que haber gastado una cantidad considerable de dinero. Entonces, cuando nos fijamos en lo que tiene que hacer para emigrar fuera, los números empiezan a ponerse fenomenal.

Lo que puede hacer que nos movamos de Documentum de EMC es que si decidimos no mover el producto hacia adelante, pero en base a lo que estamos viendo esta semana, se están introduciendo algunas cosas realmente grandes, ¿por qué lo haríamos?
En ese sentido, ¿qué opina de la EMC ha introducido mejoras para Documentum en el evento?
Probablemente estamos viendo otros dos años y medio antes de actualizar de nuevo, pero me doy cuenta de Documentum xCP y D2 ser grandes cosas para nosotros .

El mayor dolor para nosotros [con Documentum] ha sido siempre la interfaz y D2 se encarga de eso.

Creo que lo que lo hace atractivo para mí en el futuro es xCP, que tendrá Documentum lejos del usuario y lo que ven, por lo que ni siquiera saben que están utilizando Documentum en absoluto.

Datos de la nube y grandes han dominado las discusiones en el evento de este año. ¿Son estas las áreas de interés para su negocio?
Nube ciertamente lo es. Nos ocupamos mucho con cualquier tercero que suministre información de construcción que necesitan tener acceso a nuestra infraestructura de TI para cargar cosas dentro y fuera, lo que hace más fácil la nube.

Creo que hay algunas cosas realmente grandes que podemos hacer con la nube, aunque estoy un poco escéptico acerca de poner todo nuestro entorno en la nube.

En cuanto a los datos importantes, todavía estoy tratando de conseguir mi cabeza alrededor de eso. ¿Qué es? En ingeniería, creo que hay algunas cosas importantes - en el análisis de la información, el costo de mantenimiento y similares - en el que podría ser de utilidad. Es pronto, sin embargo.

¿Qué pasa con los dispositivos móviles? Cómo generaliza su utilización, están dentro de la empresa?
Estamos mirando seriamente a la forma en que se puede ejecutar contratos de mantenimiento a través de iPads y otros dispositivos tablet, porque va a liberar tiempo para nuestros técnicos, ya que no tendrá que seguir viajando de regreso a su oficinas para recoger su próximo [mantenimiento] de trabajo y puede viajar directamente a la terminal que se las necesita.

Creo móvil es el camino a seguir para nosotros, así que no estamos todos atrapados detrás de nuestros escritorios. Aunque, en algunos casos en el mundo de la construcción, que podría ser difícil de usar [sin dañarlos], pero definitivamente hay un lugar en nuestra organización para las tabletas y los teléfonos inteligentes, creo.
Por Caroline Donnelly,




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