LA FACTURA ELECTRONICA HOY

LLEGÓ EL MOMENTO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

EN: CHANNELPARTNER.ES

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FECHA: 11/06/2010

La implantación de Factura-e, para los contratos con la Administración, está moviendo el sector de la digitalización certificada de documentos. Sin embargo, aún queda un largo camino por recorrer.

La Ley 56/2007 de 28 de Diciembre para las Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, sentó las bases para la estandarización de la facturación electrónica que, a partir del 1 de Noviembre de 2010, será obligatoria para todas las facturas emitidas a cualquier organismo público.

Esta estandarización obliga a la utilización de un formato reconocido (EDIFACT, XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG o TXT entre otros), la transmisión telemática de la factura, inclusión de una serie de campos obligatorios y la utilización de una firma electrónica reconocida que garantice la autenticidad e impida alteraciones.

En la web www.facturae.es podemos encontrar mucha información respecto a un tema que, al rebufo de la administración pública, esta generando un gran interés entre las empresas. El ahorro en papel, envíos, tiempo de gestión, y sobre todo la optimización de los ERP de facturación son los argumentos más utilizados para vendernos las bondades de la factura electrónica. De hecho este último aspecto es quizá el más importante de todos pues en empresas y asesorías contables permite automatizar la grabación de los datos de cada factura en los ERP de gestión.

Esto es posible porque, en el momento de generarse la factura electrónica se han incluido una serie de metadatos en un fichero XML que acompaña a la imagen de la misma (vía OCR o por introducción directa), que incluyen información como la fecha, el número de factura, el importe, el IVA, etc. Pero veamos algunas características importantes sobre el tema de la facturación electrónica y, acto seguido, la gestión documental certificada, últimamente muy ligada a la primera.

Adopción complicada

Uno de los grandes problemas que podemos encontrarnos es la reticencia al cambio que supone dejar de tener la factura en papel, para cambiarla por un documento electrónico recibido por e-mail. De hecho, muchas empresas deberán combinar el envío de facturas electrónicas con las de papel durante algún tiempo, siempre según la situación de cada cliente.

El segundo problema es que la larga lista de soluciones de factura-e dificulta sobre manera encontrar la más adecuada para cada cliente. En la página de la Agencia Tributaria se nos informa sobre los software homologados para la emisión de facturas electrónicas en territorio español. Hay desde soluciones realmente básicas, hasta desarrollos de alto nivel para grandes empresas. Ante esto, quizá habrá que empezar por hablar con el desarrollador de su actual software de facturación/ERP, pues lo más probable es que tenga alguna solución específica o, como poco, estén trabajando en ella.

En caso de empresas de tamaño medio o grande, hay soluciones como Scan Visio, del Grupo Abast, que nos permiten integraciones con un buen número de sistemas ERP ampliamente extendidos en el mercado (SAP, Navision, etc.), y con las que podremos gestionar no sólo toda la facturación electrónica entrante y saliente de la empresa, sino también todo su flujo de aprobación y tratamiento hasta el pago.

Soluciones accesibles

Para entornos más pequeños, donde el sistema de facturación es mucho más rudimentario o hay un presupuesto limitado existen alternativas bastante interesantes. La más sencilla es la que ofrece la propia AEAT a través de su Web de Factura-e. Se trata de una aplicación gratuita y básica, pero que pone al alcance de cualquiera la posibilidad de emitir facturas electrónicas acorde al estándar de la AEAT.

También son muy interesantes las aplicaciones de DigitalSIGN (servicio completo de facturación electrónica tipo SaaS con un coste muy reducido -0,25 euros por factura enviada-), o DigitalDOCU One (alternativa cloud computing que funciona desde un entorno web, y aloja las facturas remotamente para tenerlas disponibles).

Aún más llamativo es el servicio web www.hazteunafacturae.com, pensado para personas que tienen que emitir facturas electrónicas homologadas muy de vez en cuando, o tienen un pequeño volumen mensual. Con un certificado de la FNMT o el DNI-e pueden generar totalmente gratis una factura-e con sólo unos pocos clics y sin instalar nada en el PC.

Digitalización certificada

Llegados a este punto conviene comentar que muchas compañías ofrecen soluciones de gestión documental certificada utilizando software certificado por la AEAT para la facturación electrónica, pero con documentos que van más allá de las propias facturas.

Aquí es donde quizá se está generando una mayor confusión, pues muchos aducen que con ello dan total validez legal al documento (albaranes, presupuestos, contratos, etc.) y se permite su destrucción física. Sin embargo, en realidad aún no haya una jurisprudencia clara al respecto que lo garantice al 100%, aunque a efectos técnicos no cabe duda de que un documento digital certificado en un momento dado nos garantiza su autenticidad, fecha y que no ha sido alterado.

Pero lo que quizá mucha gente no se ha planteado es que, si lo que buscamos es firmar cualquier tipo de documento electrónico para garantizar al receptor su autenticidad y su no manipulación, no es preciso complicarse la vida con soluciones de altos vuelos. El propio Adobe Acrobat (no el Reader) permite incrustar firmas digitales en sus PDF (incluidas las emitidas por la propia FNMT o las generadas a partir del DNI-e), de manera que podemos enviar cualquier documento digitalizado a otra persona vía correo electrónico, y con una firma digital reconocida por una entidad pública como la FNMT o directamente la Dirección General de la Policia, dependiente del Ministerio del Interior, que es la Autoridad de Certificación del DNI-e. Otra cuestión es que podamos/queramos destruir el original.

De hecho, siguiendo con esta simplicidad, resulta muy interesante el producto ClickSign, de Isigma, que también permite firmar de manera extremadamente fácil cualquier PDF con una de estas firmas con un solo clic. Ofrece una versión gratuita (con algunas limitaciones y que estampa su logo en el PDF final), o una de pago con diferentes funciones avanzadas y un precio bastante razonable (180 euros). Entre ellas destaca la posibilidad de certificar automáticamente y con una huella de tiempo externa cualquier PDF que caiga en una carpeta determinada, grabándolo automáticamente en otra carpeta de salida. De esta forma, el producto es totalmente compatible con cualquier software o sistema de facturación o gestión documental que empleemos.

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Conclusiones

Para terminar, hay que tener claro que la implantación de sistema de facturación electrónica homologada aún está restringido a determinados escenarios. En el caso de compañías medianas y grandes es realmente interesante la implantación de un sistema de esta clase, tanto por la obligatoriedad de trabajar así con la administración a partir de noviembre de 2010, como porque probablemente se relacionen con otras compañías con sistemas similares, donde el intercambio de facturas será mucho más fluido y rápido.

Además, en el caso de las facturas que aún se reciban en papel, estás pueden ser digitalizadas y tratadas por el OCR para extraer los datos más relevantes y certificarlas como paso previo a su grabación el ERP con una mínima intervención humana. Esto último, algo realmente interesante para asesorías contables que manejen la contabilidad de múltiples clientes y sus miles de facturas mensuales.

Otra cuestión es la gestión certificada de documentos, para lo que en realidad no es preciso una aplicación específicamente certificada por la AEAT, sino una firma avalada por una autoridad reconocida, y donde la destrucción del papel físico aún no esta claramente respaldada desde un punto de vista legal.

En este laboratorio, además, hemos analizado dentro del segmento de la gestión docmental profesional los escáneres de Fujitsu. Una solución integral compuesta por un potente escáner y una larga lista de aplicaciones.

Fujisu DS Standard

En el segmento de gestión documental profesional los escáneres de Fujitsu son auténticos líderes por calidad y tecnología. Las soluciones de la compañía japonesa se colocan muy por delante de otras empresas con mayor conocimiento de marca, o con productos de precio más ajustado.

Una de sus últimas novedades son las soluciones Document Solution, que en realidad se basan en combinar en un mismo paquete algunos de sus más exitosos escáneres, con una larga lista de aplicaciones software enfocadas a la gestión documental más exigente de cualquier pyme.

El resultado son cinco soluciones diferentes (Entry, Basic, Standard, Advanced e Hi-Speed), de las que hemos analizado la Standard, quizá la más equilibrada y polivalente de todas las ofrecidas. La DS Standard incluye un escáner Fujitsu fi-6130, un equipo totalmente profesional capaz de escanear a una velocidad de hasta 30/40 ppm según sea en color o B/N. Ello a doble cara con una sola pasada, y con tecnologías como la detección por ultrasonidos de la doble alimentación, o la mejora de imagen VRS por software, que logra resultados realmente excepcionales al capturar documentos complicados, como albaranes arrugados, facturas en papel autocopiante, etc.

Además, se trata de un equipo dotado de consumibles, pues los rodillos de alimentación y otras partes sometidas a desgaste pueden ser fácilmente sustituidas cuando comiencen a fallar, incluso por el propio usuario. Es un detalle importante de cara a los clientes, pues les supondrá más tiempo de amortización, menor tiempo de paradas y mejor satisfacción de uso.

El software alma de la solución

Ahora bien, el escáner anterior no serviría de nada sin un completo software que nos permita exprimirlo. Por ello, lo que ha preparado Fujitsu en su solución DS Standard es un completo paquete de software que permitirá a cualquier pyme poner en marcha un sistema de gestión documental, incluso certificada, con tan sólo instalar las aplicaciones incluidas junto al escáner.

Hablamos de ScandAll Pro (gestión de escaneos con perfiles, automatización, separación por códigos de barras, soporte para SharePoint, etc.), VRS Profesional (para la mejora de fuentes rotas, rotación inteligente del papel, homogenización de fondos, detección inteligente del color), Abbyy Finereader Pro (OCR de altas prestaciones), Acrobat Standard, Digigen (gestor documental con indexación y búsquedas) y DigitalDocu (para la captura de documentos certificada por la AEAT, como facturas u otros documentos de pago).

El resultado final es verdaderamente impresionante si tenemos en cuenta que unimos un escáner de máxima calidad, a un paquete de software que en muchos casos representa lo mejor su de su categoría en relación calidad/precio/prestaciones para un segmento pyme que, por encima de grandes inversiones, lo que busca son soluciones sencillas de implementar y fáciles de manejar.

Durante nuestras pruebas pudimos comprobar el buen hacer del escáner fi-6130 con mejora de imagen por VRS, capaz de capturas incluso tickets, albaranes basta deteriorados y carnets sin problema alguno, y generando a su vez unos ficheros que el OCR reconocida sin dificultades. Entre las herramientas, la integración de Digigen y DigitalDocu nos parecen realmente acertada.

Con la primera podremos llevar un potente gestión documental en un entorno que resulta cómodo y sencillo, mientras que con la segunda, quizá algo más compleja por los requisitos de la propia AEAT, podremos entrar en el mundo de la captura certificada de facturas de una manera realmente sencilla. Todo ello por un precio de 1.340,82 euros.