A los empleados les cuesta localizar archivos

Al 96% de empleados les cuesta localizar archivos, y el 67% emplea equipos de trabajo para uso personal

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El uso que hacen de los dispositivos de trabajo los empleados de las empresas son un motivo de preocupación para los directivos, que también se interesan por cómo desempeñan su trabajo. Y son varios los informes que ponen de manifiesto que quizá no lo hacen de la mejor manera. Por ejemplo, al localizar documentación y al usar de equipos de trabajo para otros fines. Por un lado, un estudio de la compañía de gestión de la información M-Files ha desvelado que el 96% tienen dificultades para encontrar archivos. Y otro de Mimecast, queel 69% de los trabajadores emplean equipos de trabajo para usos personales.

El 83% de los trabajadores tiene tantas dificultades para encontrar un documento cuando lo necesitan que se ven obligados a reescribirlos en alguna ocasión. Estos documentos existen pero, sencillamente, no son capaces de localizarlos, y les resulta más rápido contar con la información reflejada en su versión más reciente a partir de versiones anteriores o, sencillamente, recreándolo desde cero.

Casi la mitad de los encuestados por M-Files, un 45%, aseguran que la búsqueda de documentos e información es un desafío, y que les lleva demasiado tiempo. Cuatro de cada cinco dicen además que necesitan poder acceder a documentos corporativos a través de dispositivos móviles. Sobre todo en Finlandia, donde necesitan este tipo de acceso un 91% de los trabajadores. Los empleados de Suecia, Reino Unido y Estados Unidos también muestran una necesidad de contar con este tipo de acceso por encima de la media.

Muchos utilizan dispositivos personales y servicios de compartición de archivos para trabajar con este tipo de documentos. Donde más lo hacen es en Suecia: casi un 70% de trabajadores. Donde menos, en Australia y Nueva Zelanda: un 50%.

Pero a pesar de esta necesidad de acceso a los documentos desde diversos dispositivos y ubicaciones, la adopción de soluciones de gestión de contenidos empresariales es aún baja. Sólo un 24% de empresas de todo el mundo cuentan con uno. Donde más los utilizan es en Suiza y los países nórdicos. Estados Unidos, con un 22% de las empresas con este tipo de herramienta, donde menos.

En cuanto a los usos personales de los dispositivos de trabajo, el 53% los emplean para leer las noticias, y el 33% para consultar el correo electrónico personal. Otro 23% lo hace parautilizar sus redes sociales. Cerca de un 28% asegura que usan sus equipos de trabajo para asuntos personales al menos una hora diaria. Los que más lo hacen son los trabajadores más jóvenes, los que tienen entre 18 y 24 años. En esta franja de edad lo hacen un 40%.

Muchas empresas no permiten el uso de sus equipos para temas personales, pero muchos trabajadores desconocen si la compañía para la que trabajan es una de ellas. El 60% de los que han contestado a la encuesta que sirvió de base para la elaboración del informe de Mimecast no estaban al tanto de si sus empresas tenían una política formal sobre el uso de la web a nivel personal en el trabajo, o directamente manifestaron que no tenían ninguna en vigor.

Esto puede ser un riesgo en materia de ciberseguridad, puesto que el 25% de los que han participado en la encuesta no están familiarizados con algunas de las amenazas online más comunes, como el ransomware o los ataques de phishing. El 15% dicen que podrían ser más prudentes de lo que son en lo que se refiere a la ciberseguridad o a la confianza ciega en los correos electrónicos que reciben.

Para acabar con esto, las empresas deberían ofrecer formación obligatoria en ciberseguridad, pero sólo lo hace un 45%. Otro 10% lo ofrecen, pero de manera opcional. Y entre las empresas que ofrecen formación en ciberseguridad, sólo un 6% lo hacen de manera mensual, y otro 4% lo hacen trimestralmente.