La importancia y función de los archivos en los gobiernos municipales

Autoridades municipales tienen la oportunidad de contar con archivos públicos de excelencia
https://www.infoem.org.mx/ 28/01/2022

Autor: INFOEM

Para que el derecho de acceso a la información, la transparencia y rendición de cuentas sea una realidad, se necesitan fondos documentales organizados, aseguró Guadalupe Ramírez Peña, Comisionada y Coordinadora de la Comisión de Capacitación, Educación y Cultura del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).

Durante la Plática de sensibilización “La importancia y función de los archivos en los gobiernos municipales”, dirigida a secretarias y secretarios de ayuntamiento de los 125 municipios, Ramírez Peña destacó que las autoridades municipales entrantes tienen la oportunidad de contar con archivos de excelencia, con documentos organizados, clasificados y correctamente preservados, por lo que refrendó el apoyo del Infoem para que cuenten con las herramientas necesarias que les permitan cumplir con sus obligaciones en materia archivística.

Por otra parte, la Comisionada María del Rosario Mejía Ayala subrayó que los archivos municipales representan un patrimonio de especial importancia, pues es ahí donde se personaliza la historia de cada territorio, lo que les da un gran valor, tanto para el municipio como para el estado y el país; por ello enfatizó en la importancia de su manejo y conservación, ya que el marco normativo vigente exige a las administraciones públicas documentar su actuar en archivos organizados.

Mejía Ayala agregó que así como los gobiernos determinan las bases de organización y funcionamiento de sus administraciones, también deben fomentar el resguardo de los archivos de relevancia histórica, social, cultural y científica; por lo que indicó que estas pláticas ayudarán a que las y los responsables conozcan las medidas adecuadas para contar con archivos ordenados y homologados a los estándares que exige la ley, lo cual contribuirá a impulsar administraciones públicas más eficientes.

Al brindar su mensaje a las y los asistentes a esta plática virtual, el Comisionado Luis Gustavo Parra Noriega enfatizó que los archivos son base indispensable para ejercer otros derechos como el de acceso a la información y la protección de datos personales, pero también fungen como esa herramienta que permite rendir cuentas a la población, quien tiene derecho a conocer, de manera documentada, qué hacen sus autoridades.

Asimismo, Parra Noriega consideró que para que los gobiernos cumplan con su obligación de garantizar el derecho a la protección de datos personales de las y los habitantes, es necesario que cuenten con archivos clasificados y disponibles; además de implementar las medidas físicas y técnicas correspondientes para resguardar correctamente las bases de datos y asegurarse de que todo responsable aplique los principios y deberes de este derecho, como la seguridad y la confidencialidad.

Finalmente, Neftalí Lizzette Haro Vázquez, Directora de Archivos y Gestión Documental del Infoem, explicó a las y los asistentes las características de las instancias que deben implementarse al interior de cada sujeto obligado, como el Sistema Institucional de Archivos (SIA) y el Grupo Interdisciplinario de Archivos, entre otros temas relacionados.