LOS DOCUMENTOS EN PAPEL ESTÁN QUEDANDO CADUCOS

Gestión de documentos en el nuevo paradigma de la información

http://www.interempresas.net/ 07/11/2011/ Eduard Farga, director de Marketing de Ricoh España

En el mundo en que vivimos circulan más de un billón de teléfonos móviles con conexión a Internet, además de 630 millones de portátiles y 80 millones de ultraportátiles o netbooks. Las nuevas tecnologías han cambiado completamente la forma de entender el trabajo. Cada vez más personas desarrollan su actividad de forma externa a su puesto de trabajo, los documentos en papel están quedando caducos, y los documentos digitales cada vez tienen menos presencia en la oficina.

La computación en nube, que aprovecha el poder de Internet y las herramientas sociales para mejorar la colaboración y la productividad, con documentos en servidores remotos y accesibles por todos los trabajadores ha crecido exponencialmente. Según la consultora IDC, el gasto público en infraestructuras de computación en nube ha pasado del 35% del gasto total de TI al 65% en 2009.

En este competitivo entorno la gestión documental es un elemento crucial a la hora de mejorar la productividad, seguridad y eficiencia en el trabajo. De hecho, este sector tecnológico tiene unas expectativas de crecimiento de 1,6 billones de dólares en los próximos seis años. Ricoh Europa, especialista en soluciones de oficina, servicios documentales gestionados e impresión de producción, ha publicado los resultados de una encuesta, llevada a cabo por IDC, que investiga sobre los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) y de Gestión de Documentos (MDS).

Factores clave

Este estudio ha servido para conocer de primera mano las preocupaciones de más de 470 responsables de TI y gestores de grandes empresas europeas. De las conclusiones se desprende que la optimización de los flujos de trabajo, la productividad, la seguridad en las transmisiones de documentos, y la integración de tecnologías son reconocidos como factores clave para las empresas encuestadas en su búsqueda por la mejora de resultados financieros.

Gestionar cómo acceden los trabajadores a la información es considerado un punto clave para mejorar la productividad y reducir los costes. En este sentido, el 52% de los encuestados ya dispone de servicios de impresión gestionados. Sin embargo, muchas organizaciones no están obteniendo de su inversión en MPS todos los beneficios que les gustaría. El estudio revela que detrás de la implementación exitosa debe existir una combinación de procesos, personas y tecnología; los elementos esenciales para garantizar que se consiga una mayor productividad y que los empleados estén obteniendo la información correcta en el momento adecuado.

Por una gestión documental adecuada

Con esta preocupación en mente, Ricoh ha desarrollado una oferta de Servicios Documentales Gestionados (MDS), que va un paso más allá de los tradicionales elementos de MPS. El enfoque de servicios de gestión documental de Ricoh ayuda a establecer una estrategia, implementación, puesta en marcha y mantenimiento de servicios de gestión documental inteligentes y optimizados con el fin de alcanzar varios objetivos. El primero de éstos, y el más evidente, es la reducción de los costes de TI derivados del manejo, transmisión, almacenado e impresión de documentos.

No se puede negar que la fuerza de trabajo se encuentra en constante cambio y que la revisión periódica de los procesos de trabajo desempeña un papel fundamental en la maximización de la eficiencia empresarial. Para garantizar que las empresas estén preparadas para la fuerza de trabajo del futuro, estamos ofreciendo una solución que va más allá de la tecnología, y que tiene en cuenta tanto las personas como los procesos. Esto aumentará la productividad, así como el valor empresarial real.