SEGURIDAD DE SUS ARCHIVOS EMPRESARIALES O DE NEGOCIOS

No borrar nada nunca deliberadamente garantiza el mantenimiento de todo

http://www.theglobeandmail.com/ 16/05/2012

En este mundo de la electrónica la conservación de los documentos y registros debe ser simples.  Buscar y recuperar fácilmente todo lo que hay en nuestras computadoras.

Pero un adecuado mantenimiento de registros no siempre es fácil. Problemas de compatibilidad significa que  los documentos electrónicos no están allí necesariamente cuando usted lo desee. Ordenadores portátiles perdidos y una moribunda unidade de disco duro puede significar el desastre. Y, de todos modos, el papel sigue jugando un papel importante en nuestra vida laboral.

Usted mantendrá todos los documentos, ya que los necesita para administrar el negocio, porque el gobierno o las autoridades dicen que tiene que hacerlo, o en caso de que necesite para su producción en un caso judicial, dice George Goodall, analista de investigación senior de Info-Tech Research Group en Londres, Ontario .

La Ley de impuestos de Canadá requiere que los registros se mantengan seis años desde el final del año fiscal. La guía para los registros de las transacciones financieras es de cinco años. Los requisitos son diferentes para otros documentos. Por ejemplo, si una transacción es reportada como sospechosa, los registros deben mantenerse cinco años a partir de la fecha de dicho informe.

Muchas pequeñas y medianas empresas tienen una política de retención simple, el Sr. Goodall dice - "vamos a mantener todo para siempre."

Esto puede funcionar. Sin embargo, se puede encontrar los registros, si los necesita? En el litigio, es aceptable si los registros han sido destruidos de acuerdo con una política clara de mantenerlos por un período determinado de tiempo. Si aún los tiene, sin embargo, usted debe poder producirlos. Eso podría ser costoso en tiempo y dinero si usted no sabe exactamente lo que tiene y dónde.

La Ley de Privacidad también puede prohibir mantener la información personal - sobre los clientes o empleados, por ejemplo - más de lo necesario. El Sr. Goodall dice que algunas empresas comienzan con un "se mantenga para siempre", pero la política de hacer excepciones donde hay privacidad es un problema.

Nunca deliberadamente borrar nada no garantiza el mantenimiento de todo.Ordenadores portátiles se pierden - si existe un solo archivo en la computadora portátil. Los archivos pueden ser borrados accidentalmente, o alterado, y puede ser un problema si los reguladores o los abogados determinan que el archivo no es tal como existía en una fecha determinada.

Todos los archivos que necesita para mantenerse debe copiarse en un servidor dedicado con las disposiciones para asegurarse de que queden bien cerrados, dice Brenda Prowse, gerente de servicios profesionales y de gestión de información para la Información de Prima Solutions Inc., en San Juan. Prima, que ayuda a sus clientes con los registros y gestión de la información, transfiere sus propios documentos de Microsoft Office y archivos clave para un servidor, administrado por el software de archivo llamado Trim de Hewlett-Packard Co.

Las empresas pueden elegir entre varios sistemas de archivos tales. Software de KOM Networks le permite a un negocio de especificar la forma de documentos largos son para ser guardados y luego destruye de forma automática e irremediablemente, cuando el plazo expira, el Sr. Shaath dice. Los documentos pueden ser protegidos contra toda alteración o supresión no autorizada.

Si usted utiliza un software especializado como, el Sr. Goodall dice, no hay ningún documento importante que debe existir sólo en un ordenador portátil o un disco duro de escritorio. Hay que ir a almacenamiento en red donde se copia de seguridad y protegidos contra la manipulación.

¿Qué pasa con los documentos en papel?

Incluso las empresas que están decididos a ir sin papel debe hacer frente a algunos, como facturas y recibos. "En los negocios no estamos solos", dice el Sr. Goodall. "Tenemos un número de proveedores, tenemos un número de clientes, y tienen requisitos basados ​​en papel."

Prima explora la mayoría de los documentos en papel y los almacena electrónicamente. Eso es en parte por conveniencia - "sentado en un cajón de archivo, no nos va a ayudar si estamos sentados en casa o que están viajando", dice la señora Prowse. Pero ella advierte a las empresas analizar con cuidado. "Análisis y trituración de inmediato no debe hacerse", dice ella. "El trabajo debe mantenerse hasta que la empresa está segura de que los registros  en las exploraciones son legibles y se pueden buscar."

Luego hay que decidir qué - el papel o el formato electrónico - es el registro oficial. "Definición de este, y luego ponerse en los controles documentados y las retenciones a validar el programa y mantenerlos a salvo si el litigio se plantea," dice la señora Prowse.

Prima envía sus copias de seguridad fuera del sitio, una protección contra el fuego u otro desastre en la oficina central - de forma encriptada para garantizar que son seguros. La Sra. Prowse sugiere probar las copias de seguridad regularmente - expertos en historias de horror de las acciones de las empresas que realizan copias de seguridad de conciencia sólo para descubrir que el proceso no ha estado trabajando correctamente y que no tenían nada.

Los archivos más antiguos podría no ser legible con hardware y software. Este es un problema menor de lo que era un par de décadas atrás, cuando los tamaños de disquetes cambiar cada pocos años y de procesamiento de texto y hojas de cálculo iban y venían. Hoy en día omnipresentes aplicaciones de Microsoft Office puede leer archivos de Office desde hace muchos años, señala el Sr. Goodall. El correo electrónico puede ser más un problema para las empresas que han cambiado de correo electrónico software de cliente.

El Sr. Goodall recomienda un almacenamiento normal ciclo de actualización de la red, que debe incluir la garantía de que los datos más antiguos todavía es legible. Cuando el software se retiró de edad, dice, puede ser una buena idea guardar una imagen del viejo sistema que podrían ser restaurados si es necesario.

Si bien hay mucho que pensar, Shaath advierte en contra de darse por vencido.Muchos emprendedores vienen de las empresas más grandes y pueden pensar que la gestión de documentos electrónicos requiere de un vasto y complejo sistema. Se debe establecer que la idea de un lado y empezar con una página en blanco, dice. "Estamos volviendo a lo básico".