Qué debes saber sobre la administración de la información

14 Debe Sabe Acerca de Administración de la Información
http://info.aiim.org/ 10/07/2014

Estos 14 "Deber-Sabe" se extrae de una encuesta realizada a 487 profesionales de la información llevadas a cabo en abril. Los encuestados representan a organizaciones de todos los tamaños. Las organizaciones más grandes más de 5.000 empleados representan el 33%, con las organizaciones de tamaño medio de 500 a 5.000 empleados de 39%. Organizaciones de tamaño pequeño a mediano con 10 a 500 empleados constituyen el 28%. 74% de los participantes eran de América del Norte, y el 19% de Europa.

Los resultados completos de la encuesta están disponibles de forma gratuita, aunque es necesario un registro del sitio - Automatización de Gobierno de la Información - asegurar el cumplimiento .

1. En general, las organizaciones están estabilizando el volumen de documentos en papel, pero los registros electrónicos están "aumentando rápidamente" en el 68% de las organizaciones encuestadas. Mientras que el 32% reportó una disminución real en sus registros en papel, no un encuestado podría reportar una disminución en los registros electrónicos.
2. Sólo el 12% de los encuestados se sienten confiados en que almacenan sólo lo que necesitan para almacenar.42% no está seguro acerca de lo que es seguro que desea eliminar.
3. 43% cree que la clasificación automatizada es la única manera de mantenerse al día con el rápido aumento volúmenes de información. 14% ya lo están utilizando, pero otro 35% tiene planes inmediatos para su aprobación.
4. De los que ya están utilizando la auto-clasificación, sólo el 10% han sido decepcionados con los resultados. En particular, la clasificación de los documentos escaneados se ha comportado mejor que ni tan bien como se esperaba para el 83% de los usuarios.
5. Capacidad de búsqueda mejorada, mayor productividad y cumplimiento defendible se dan como los tres principales beneficios de clasificación automatizada.
6. Los tres mayores riesgos de fracaso de la gestión de la información son los costos de litigio, el exceso de pérdida de la propiedad intelectual y el daño a la reputación. El 24% ha tenido un problema de cumplimiento en torno a litigios y el descubrimiento en los últimos 2 años.
7. 40% de las organizaciones han mudado recientemente o planea moverse en el próximo año o así, desde un punto de vista tradicional RM a una visión mucho más amplia IG. 33% todavía está trabajando en el modo RM clásico, incluyendo el 18% que todavía están tomando un papel-registros sobre todo punto de vista.
8. Los tres mayores beneficios de la buena gestión de la información son la reducción en los costos de almacenamiento, explotación y compartir los recursos de conocimiento, y una respuesta más rápida a los eventos y consultas. Los usuarios también son cada vez más conscientes de la necesidad de apoyar el análisis de datos grandes.
9. Conseguir el respaldo de alto nivel y la participación es el mayor problema en la creación de una política de IG.Entonces la aplicación una vez que la política se ha acordado.
10. Sólo el 10% tiene una política de IG en el lugar que es respetado y aplicado - el 21% tiene una política en el lugar, pero se renunció. Para el 55% la política de IG es un trabajo en progreso.
11. De los que tienen las políticas de gobierno de la información, sólo el 19% auditar regularmente para su cumplimiento. 40% de las organizaciones no asigna ningún momento personal para formación IG, y sólo el 4% actualizar específicamente la alta dirección.
12. Políticas de RM para el correo electrónico siguen siendo muy variable. 18% quedarse con todo, el 16% borrar todo, el 22% no tienen una política o estrategia. 17% de movimiento de correos electrónicos a su sistema ECM / RM o un archivo dedicado con funciones de retención de RM, pero sólo el 5% de automatización de utilización.
13. El uso de cloud o SaaS sistemas de RM es de un 5% a un 7% en el último año, con los que planean activamente frente al 11% a 14%. Pero los que dicen "poco probable" o "nunca" se ha pasado de 46% a 51%.
14. En general, los usuarios pueden aumentar el gasto en todos los aspectos de la IG en los próximos 12 meses, en particular la formación IG, archivo de correo electrónico, búsqueda, sistemas de RM y herramientas automatizadas.El gasto en la exploración de respaldo del archivo de registros en papel se espera que aumente, pero RM subcontratados, tanto en papel como electrónica, es-net neutral.

Autor: John Mancini