Archivos, Centros de Documentación y Bibliotecas: diferencias

Diferencias entre centros de documentación, archivos y bibliotecas
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¿Qué diferencias hay entre centros de documentación, archivos y bibliotecas? ¿Cómo distinguir un documentalista de un archivero o de un bibliotecario?

Desde Normadat os explicamos los diferentes perfiles que encontramos dentro de los profesionales de la información.

Pensando en todo aquello que diferencia a estos tres perfiles profesionales, queremos remarcar primero aquello que nos une, puesto que en estos tres ámbitos laborales hay trabajando un profesional de la información, solo que en distintos ámbitos (con diferencias cada vez más difuminadas). Creemos que el tema en cuestión suscita algunas dudas y, en ocasiones, informaciones erróneas o incompletas que circulan por la Red como una que decía que los archivos "son algo pequeño" (¿qué diría el Archivo Central de la Administración con sus 200 kilómetros de estanterías?). Ante afirmaciones de este tipo solo cabe ponerse manos a la obra e intentar explicar, de la manera más sencilla posible, las diferencias que se dan entre archiveros, documentalistas y bibliotecarios y sus respectivos centros de trabajo.

¡Vamos a por ello!

Se nos ocurre que es muy parecido al perfil de un médico. Hay médicos que trabajan en medicina interna, oftalmología o pediatría. Los tres son médicos y no diríamos que no lo son por estar especializados en campos de la salud distintos.

Así como el ámbito de actuación de un médico es la salud, el ámbito de actuación de un profesional de la documentación es la información. La recogen, la clasifican, la explotan, la conservan y la transmiten pero atendiendo a distintos ámbitos o campos en los que esa información está presente.

Para tener un poco más claro las diferencias entre estos perfiles profesionales hemos de acudir en primera instancia a sus centros de trabajo y observar las diferencias existentes entre ellos. En lo primero que hemos de centrar nuestra atención es en el origen y posteriormente fijarnos en la metodología que el tratamiento de la información recibe en cada uno de estos centros. Por último estaremos en disposición de aventurarnos en las funciones (a veces similares, otras totalmente dispares) que cada uno de estos grupos profesionales realizan.

Los centros
Y para empezar vamos a definir de manera breve qué es un centro de documentación, un archivo y una biblioteca y así, podremos tener una idea más clara de qué es lo que hacen las personas que trabajan en estos centros.
Centro de documentación

Un centro de documentación es la unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado y ayuda a fortalecer su investigación puesto que son "unidades de información que centran su trabajo en la descripción del contenido, tienen la misión esencial de identificar con la mayor precisión la información que puede ser útil a los usuarios" (*).
Es una unidad orgánica enmarcada dentro de una institución, organización o empresa que procesa información para dar respuesta a las necesidades originadas por el desarrollo de la documentación, en el campo de la conservación, el tratamiento técnico y la difusión de sus fondos. Definición recogida en la Norma UNE 50/113 de conceptos fundamentales de Documentación e Información.

Muchas veces hemos leído que un centro de documentación está ligado a una institución educativa para brindarle apoyo con información especializada. Esto en ocasiones sucede aunque no tiene que ser siempre necesariamente así (en ocasiones los centros de documentación comenzaron siendo bibliotecas especializadas que han ido derivando hacia un tratamiento más digital de sus fondos y con acceso a muchas fuentes de información electrónica).

Los centros de documentación se centran en el concepto de "información" para dar una respuesta rápida y eficaz a la demanda de la información solicitada, son como una unidad de recursos y de servicios de información al servicio de una intitución pública o privada. Como señaló José Ramón Pérez Álvarez-Ossorio el énfasis se desplaza desde el término "documentación" como elemento más estático de recopilación de fuentes, organización etc (que podríamos identificar más como un archivo clásico), hacia el término "información", como elemento más dinámico de transmisión del conocimiento.

Es decir, un centro de documentación tiene más que ver con un centro de análisis de información altamente especializado, donde la información viene depurada y filtrada antes de llegar al usuario.

(*)( Guinchat, C.:Menou,M. Introducción general a las ciencias y técnicasde la información y documentación. 2ª ed. corr. y aum. por M.-F. Blanquet. Madrid: CINDOC; UNESCO,1992, p.349)
Archivos


Por otra parte, según la Ley de Patrimonio Histórico Español son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. En los archivos se identifican, evalúan y conservan para ponerlos a disposición e la organización o del público al que sirve el archivo como por ejemplo al personal docente e investigador. Sobre los archivos no nos extenderemos mucho más pues ya hemos dado buena cuenta de sus características y funciones en post anteriores.
Bibliotecas

También según la Ley de Patrimonio Histórico Español las bibliotecas son las instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y deifunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para su lectura en sala pública o mediante préstamo temporal, al servicio de la educación, la investigación, la cultura y la información. Así pues vemos cómo la biblioteca posee diferentes características puesto que, aunque también tratan con documentos, estos son de naturaleza bien distinta a los de los archivos, su concepto primordial recae en la colección.

La riqueza de una biblioteca radica en el número y calidad de sus ejemplares mientras que en un archivo se le presta mucha más importancia a la continuidad de sus series documentales, un documento de archivo es fuente primaria de información y su valor dependerá totalmente del contexto en que fueron producidos los documentos.

Además un documento de archivo es único mientras que los libros de una biblioteca pueden tener muchos ejemplares idénticos. Pero las bibliotecas, como es lógico, también se están transformando y han dejado de ser unos meros depósitos de libros para convertirse en instrumentos activos para comunicar información.

Las llamadas bibliotecas virtuales proporcionan información recogida en los libros, son por tanto sistemas de abastecimiento de información "en bruto" es decir, se diferencian de los centros de documentación en que recogen y difunden información "cerrada", generalmente en soporte libro, y no información depurada, refinada y "lista para consumir" como la que ofrecen los centros de documentación.

Los profesionales

"La utilización eficaz de la información en cualquier parte comienza con las personas, no con los dispositivos mecánicos y electrónicos" (Donald Fink).

Conceptos clásicos de documentalistas, archiveros y bibliotecarios, que en el presente artículo intentamos explicar, tienen más sentido dentro de la función pública. Pero para el sector privado esta barrera tiende a difuminarse puesto que, al igual que Normadat, las empresas buscan profesionales que puedan adaptar sus conocimientos a los nuevos modelos de gestión de información.

Y hecho este apunte, vamos a definir las distintas funciones que tradicionalmente han realizado los diversos perfiles profesionales.
Los archiveros

Dentro de un centro de trabajo como un archivo trabajan diversos perfiles que prestan servicios diferentes. Estos perfiles profesionales se suelen dividir en archiveros, técnicos medios, auxiliares de archivo, subalternos etc.

En este artículo nos centraremos en las funciones de los archiveros para poderlas diferenciar de los perfiles de bibliotecarios o documentalistas.

Las funciones primordiales de los archiveros son las de:
elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación,
controlar su seguimiento y la actualización del mismo,
definir y dirigir el sistema de organización integral de la documentación,
organizar la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo,
llevar el control de calidad de la información contenida en el sistema informático supervisando especialmente la descripción, codificación y asignación de descriptores.
También los archiveros deben elaborar los calendarios de conservación y expurgo de la documentación,
dirigir y controlar los procesos de transferencias de la documentación
así como supervisar la correcta conservación y seguridad de la documentación incluyendo también los sistemas de segurdiad del edificio y los depósitos.
Además de todo esto, deben promover y organizar actividades de tipo cultural para la difusión del archivo a través de exposiciones, conferencias o cursos.

En definitiva, su objetivo es velar por la organización y la consulta de la documentación que está a su cargo para facilitar su consulta y su difusión.
Los bibliotecarios

Los bibliotecarios también se dividen en distintos perfiles como son los de jefe de área, técnico responsable de colección, técnico responsable de servicios a los usuarios, técnico de biblioteca, técnico auxiliar de biblioteca etc

En este caso nos centraremos en las funciones de un técnico superior de biblioteca. Estas funciones engloban las actividades de carácter organizativo tales como la:
coordinación y supervisión del trabajo del personal a su cargo,
la elaboración de las directrices para la gestión y mantenimiento de las colecciones bibliográficas,
la planificación y coordinación del proceso técnico,
la planificación y organización de las actividades culturales y de promoción de la lectura,
así como de las campañas de formulación a usuarios,
la planificación de los materiales de difusión de la biblioteca y sus servicios,
el desarrollo de programas de evaluación de servicios,
la realización de estudios, informes, memorias, estadísticas, normas internas de funcionamiento, manuales de procedimiento, encuestas etc, sobre temas de su competencia.
Y cómo no, también la planificación, diseño, gestión y atención en los servicios de información general y bibliográfica, servicios de acceso al documento, servicios automatizados y recursos y servicios electrónicos de la biblioteca.
Los documentalistas

Los documentalistas que trabajan en Centros de Documentación recopilan y estructuran información para ponerla a disposición del público que pudiera estar interesado en recuperarla.

Así, es habitual crear dosieres sobre asuntos relevantes de una determinada índole. Los dosieres recogen una variada selección de informes, discursos, documentos básicos, enlaces a servidores de Internet, articulos etc sobre una materia determinada, que se recopilan y mantienen al día para uso tanto del personal de la institución u organismo como de cualquier investigador del exterior. Cada dosier suele ser publicado en la Red para servir como documentación de apoyo.

Los servicios que se prestan al usuario pasan también por la explicación del uso detallado de algunos recursos web para encontrar información relevante en la Red.

La gestión óptima de los recursos es otra de las tareas de un documentalista junto a la identificación y solución los problemas que puedan surgir en relación con la elaboración, recopilación, acceso y diseminación de la información.

Es decir, un documentalista debe manejar ámbitos tales como la edición electrónica, la gestión de intranets, la gestión segura de la documentación de la empresa, institución u organización, la intermediación informativa o la gestión de la información contenida en servidores en internet.



Vemos cómo en los tres perfiles de los profesionales de la información subyacen tareas muy relacionadas como son la gestión, mantenimiento, difusión, acceso al documento o a la fuente de información. Sin embargo creemos que también hay margen para las diferencias que presentan estos perfiles.

Conclusión diferencias archivos y bibliotecas

En definitiva, los avances tecnológicos han creado un impacto tan profundo sobre los profesionales del sector que debemos replantearnos las nuevas labores que realizamos como son la consultoría, los cursos de formación, el diseño de nuevos sistemas informáticos, la búsqueda avanzada en la Red, somos especialistas de intranets, de la gestión segura de la información y hasta somos diseñadores de páginas web.

Es tal el efecto que lógicamente se está replanteando cuál debe ser la denominación correcta para nuestra profesión (bibliotecario-archivero-documentalista, profesional de la información, gestor del conocimiento...).

El cambio es tan profundo que incluso una institución clásica en Estados Unidos como la Special Libraries Association (SLA: www.sla.org), a principios del siglo XXI se planteó cambiar su propio nombre, aunque al final no lo hicieron.