" Conferencia: "Soluciones para mejorar los procesos y potenciar la gestión y el archivo de documentos..."
>> miércoles, 14 de octubre de 2026
El Ministerio de Ciencia y Tecnología está transformando digitalmente su gestión y archivo de documentos: pasando de la "gestión documental" a la "gobernanza de datos".
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El subdirector de la Oficina del Ministerio de Ciencia y Tecnología, Do Dinh Ro, pronunció el discurso de apertura de la conferencia.
En su discurso de apertura de la conferencia, el Sr. Do Dinh Ro, Subdirector de la Oficina del Ministerio de Ciencia y Tecnología, hizo hincapié en que la gestión y el archivo de documentos están estrechamente vinculados a todo el proceso de formación, procesamiento y almacenamiento de la información, contribuyendo a la gestión eficaz, la administración, la reforma administrativa y el desarrollo de un entorno de trabajo digital en el Ministerio.
En los últimos tiempos, el Ministerio de Ciencia y Tecnología ha impulsado la gestión de documentos electrónicos, el uso de firmas digitales y la digitalización de documentos. Sin embargo, los procesos entre las distintas unidades aún no están completamente sincronizados, la creación de archivos electrónicos no se ha estandarizado, el volumen de documentos que requieren digitalización sigue siendo elevado y las competencias y el conocimiento sobre la gestión de documentos digitales son desiguales.
Representantes de la Oficina del Ministerio destacaron el papel fundamental de los funcionarios encargados de la documentación como "guardianes", controlando la calidad de los documentos antes de su emisión y de la recepción de información en la agencia. Errores de formato, fundamento jurídico, gestión documental, sellos o confidencialidad de las firmas digitales pueden afectar las operaciones y la reputación de la agencia.
En el entorno digital, el riesgo de inseguridad de la información y las violaciones de las normas de protección de secretos de Estado pueden tener graves consecuencias.
La Oficina del Ministerio solicita que las unidades asignen personal competente y mantengan el espíritu de: "Unidad en la coordinación, proactividad en el trabajo, meticulosidad en cada documento, avances en el enfoque e innovación en cada tarea".
En el marco de la Conferencia, la Dra. Nguyen Thi Chinh, Jefa del Departamento de Gestión Profesional de la Administración Estatal de Archivos y Registros, presentó un tema especializado que orienta el contenido profesional para satisfacer las exigencias de la nueva situación. El tema hizo hincapié en el cambio de enfoque, pasando de la "gestión documental" a la "gobernanza de datos", basada en tres pilares:
- gobernanza nacional basada en datos,
- protección de la soberanía de los datos y
- fortalecimiento del poder blando nacional.
Este informe temático también actualiza la Ley de Archivos de 2024, el Decreto No. 113/2025/ND-CP, la Circular No. 05/2025/TT-BNV, la Circular No. 06/2025/TT-BNV y el Decreto No. 31/2026/ND-CP; en los que la sanción administrativa máxima por infracciones es de 30 millones de VND para personas físicas y de 60 millones de VND para organizaciones.
Para abordar los cuellos de botella en el proceso, el informe temático propone cinco áreas clave de mejora en el Ministerio de Ciencia y Tecnología, entre las que se incluyen:
Para abordar los cuellos de botella en el proceso, el informe temático propone cinco áreas clave de mejora en el Ministerio de Ciencia y Tecnología, entre las que se incluyen:
- eliminar los pasos intermedios que no aportan valor;
- consolidar las etapas de inspección redundantes;
- automatizar las operaciones técnicas repetitivas;
- vincular los datos para que la información se introduzca solo una vez; y
- vincular la resolución del trabajo con la documentación para su presentación inmediata una vez finalizado.
A continuación, el Sr. Nguyen Cong Minh, representante de SAVIS Technology Joint Stock Company, presentó la solución del sistema de archivo electrónico de documentos del Ministerio de Ciencia y Tecnología.
El sistema está diseñado para automatizar el proceso de recopilación, envío y conservación segura y permanente de documentos, optimizando al mismo tiempo la utilización de la base de datos de archivos digitales del Ministerio de acuerdo con los estándares técnicos actuales.
Bajo la dirección de los responsables del Ministerio, los delegados se centraron en debatir y aclarar los obstáculos en el proceso de trabajo, las medidas para prevenir errores y los mecanismos de coordinación entre las unidades.
Al clausurarse la conferencia, los responsables de la Oficina del Ministerio de Ciencia y Tecnología afirmaron que seguirían investigando y aplicando funciones de control automatizado en el sistema de gestión documental; y, al mismo tiempo, solicitaron a las unidades que revisaran de forma proactiva los procesos e implementaran con prontitud soluciones de mejora en el trabajo práctico de gestión y archivo de documentos.
El sistema está diseñado para automatizar el proceso de recopilación, envío y conservación segura y permanente de documentos, optimizando al mismo tiempo la utilización de la base de datos de archivos digitales del Ministerio de acuerdo con los estándares técnicos actuales.
Bajo la dirección de los responsables del Ministerio, los delegados se centraron en debatir y aclarar los obstáculos en el proceso de trabajo, las medidas para prevenir errores y los mecanismos de coordinación entre las unidades.
Al clausurarse la conferencia, los responsables de la Oficina del Ministerio de Ciencia y Tecnología afirmaron que seguirían investigando y aplicando funciones de control automatizado en el sistema de gestión documental; y, al mismo tiempo, solicitaron a las unidades que revisaran de forma proactiva los procesos e implementaran con prontitud soluciones de mejora en el trabajo práctico de gestión y archivo de documentos.
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