CONSERVACION DE ARCHIVOS DIGITALES Y LA OBSOLESCENCIA DE LOS FORMATOS

Movimiento Bibliotecas a la digital supone riesgos, los beneficios
http://cw.ua.edu/ 18/03/2013Archivo de bibliotecas, como las colecciones Hoole especiales en el campus, están cada vez más convertir su contenido a formato digital. Pero lo que puede ser una conveniencia para los estudiantes puede ser problemático para los archiveros.

Como los archivos se digitalizan, existe la preocupación de que la tecnología que se almacenan en los registros se convertirá en obsoleto - basta con ver el disquete.

"Ahí es donde radica nuestra dificultad más que cualquier otra cosa es que, ¿cómo se mantiene un registro permanente o de larga duración en formato digital cuando no se puede garantizar su vida?", Dijo Tom Land, el analista de registros institucional en Hoole,. "Sabemos qué papel va a hacer y sabemos lo que va a hacer microfilm, pero el material digital es diferente, nuestra tecnología está cambiando aproximadamente cada año y medio."

Donelly Walton, interino archivero universitario y comisario de Historia del Sur y Colecciones de Cultivos, comparte la preocupación de Land.

"La pérdida de información debido a la tecnología obsoleta es una preocupación", dijo Walton. "Aquellos de nosotros que hemos estado en el campo Archivos de más de 15 años recuerda que la única manera de encontrar información acerca de muchas colecciones de archivos era a través de publicaciones que se enumeran o describen las tenencias de un repositorio".

Si bien perder los registros pueden ser motivo de preocupación, también hay muchos beneficios para la digitalización de documentos y archivos. La digitalización ofrece al público la conveniencia de ser capaz de levantar la información en cualquier lugar que son en lugar de tener que caminar a una biblioteca.

Land dijo archivos digitales han sido de gran ayuda para las personas que trabajan en las genealogías. A menudo, son capaces de investigar su árbol genealógico desde la comodidad de sus propios hogares.

"En cuanto a la tasa de referencia, es genial", dijo Land.

El proceso de digitalización de los registros puede ser muy larga.

"Aunque viendo la versión digital de uno de nuestros artículos en línea puede parecer simple, los usuarios no son conscientes de los múltiples niveles de datos y el trabajo de muchas personas que hicieron esto posible", dijo Walton.

La Biblioteca de Colecciones Especiales primeros catálogos del documento o archivo y guarda los datos en una hoja de cálculo. Siguiente Servicios Digitales, recibe los datos y la carga en su sitio web. A partir de ahí, la Universidad de la facultad y el personal puede agregar datos adicionales a los archivos, que estarán disponibles para los estudiantes.

"Además de asegurarse de que las imágenes y datos en línea funcione correctamente, también tomamos medidas para asegurar que la imagen digital se conserva adecuadamente", dijo Walton.

Hay ciertos registros, tales como transcripciones de los estudiantes o de los registros médicos, que están protegidos por las leyes federales, como los Derechos Educativos de la Familia y la Ley de Privacidad y la Health Insurance Portability and Accountability Act, pero todavía están digitalizados para una referencia rápida. La cantidad de estos registros privados pueden ser problemáticos para los archiveros.

"No importa la forma que un disco es en si está restringido," dijo Land.

El dinero también juega un factor en lo que puede convertirse en un registro digital.

"Si nos fuimos de nuevo a todos nuestros registros para digitalizar ellos, eso es un montón de dinero", dijo Land. "El gobierno federal tiene un presupuesto mejor y más experiencia. Es un poco difícil para una universidad promedio para quedarse con [digitalización]. "

A pesar de que muchos registros se están convirtiendo en digital, Walton dijo que todas las copias originales de los archivos se guardan.

"Al ofrecer acceso en línea, estamos haciendo estos materiales únicos disponibles para un público mucho más amplio", dijo Walton.