Decreto del Gobierno de Aragón, por el que se constituye la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales

Junta de Expurgo de Documentos Judiciales
http://www.iustel.com/ 22/07/2013

Decreto 115/2013, de 9 de julio, del Gobierno de Aragón, por el que se constituye la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales y se regula su régimen de funcionamiento, en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Aragón (BOA de 19 de julio de 2013). Texto completo.

El Decreto 115/2013 tiene por objeto la constitución de la Junta de Expurgo de documentos judiciales y la regulación de su régimen de funcionamiento, en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Aragón.

Se constituye la Junta de Expurgo de documentos judiciales de la Comunidad Autónoma de Aragón como órgano colegiado de carácter instrumental y naturaleza administrativa, adscrita a la Dirección General competente en materia de Administración de Justicia, la cual aportará los medios materiales y el soporte administrativo y técnico necesarios para su funcionamiento.

DECRETO 115/2013, DE 9 DE JULIO, DEL GOBIERNO DE ARAGÓN, POR EL QUE SE CONSTITUYE LA JUNTA DE EXPURGO DE DOCUMENTOS JUDICIALES Y SE REGULA SU RÉGIMEN DE FUNCIONAMIENTO, EN EL ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ARAGÓN.
El Pacto de Estado, suscrito el 28 de mayo de 2001, entre los dos partidos mayoritarios y el Gobierno Español, para la Reforma de la Justicia, prevé su mejora y adaptación a las necesidades que la sociedad del siglo XXI requiere. La Oficina Judicial se constituye como el elemento de modernización de la Administración de Justicia, en la que uno de sus ejes vertebradores se fundamenta en la utilización de las nuevas tecnologías, que como potentes herramientas facilitan que el servicio público de la Administración de Justicia sea ágil, eficaz y próximo al ciudadano.

El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio , de Modernización de los archivos judiciales, pretende alcanzar un equilibrio entre la tradición archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías, disponiendo la regulación básica del tratamiento que debe darse a la ingente cantidad de documentos judiciales que genera la actividad judicial, que ocupan un exagerado espacio en los Archivos de Gestión y Territoriales; y establece el procedimiento de expurgo de los expedientes judiciales que por su caducidad, prescripción o porque ya están ejecutados, deban ser objeto de enajenación, destrucción, o preservación en el Patrimonio Histórico.

Dicho Real Decreto prevé la obligación de constituir una Junta de Expurgo en el ámbito competencial de cada Comunidad Autónoma, atribuyéndoles la facultad de determinar la sede y la composición de la Junta de Expurgo, que deberá estar presidida por un Magistrado e integrada por un miembro de la carrera Fiscal, un Secretario Judicial, y un Técnico Superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de Patrimonio Histórico.

La Junta de Expurgo se constituye como un órgano colegiado de carácter instrumental y naturaleza administrativa, que tiene por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable de cada Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del patrimonio documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de Patrimonio Histórico.

Al amparo de lo establecido en los artículos 67 y 71 del Estatuto de Autonomía de Aragón, mediante Real Decreto 1702/2007, de 14 de diciembre , fueron traspasados de la Administración del Estado a la Comunidad Autónoma de Aragón las funciones y servicios en materia de medios personales, materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia.

Por otra parte, en el artículo 71 también se incluyen las competencias exclusivas de la Comunidad Autónoma de Aragón en materia de archivos de interés para la Comunidad Autónoma y de patrimonio cultural e histórico.

El Gobierno de Aragón con la presente norma reglamentaria pretende establecer el procedimiento para la gestión de los archivos judiciales en Aragón, que descongestione, clarifique y custodie la documentación judicial, de forma que su identificación y recuperación sea rápida y segura para los diferentes operadores judiciales, a la vez que garantice el derecho constitucional de los ciudadanos de acceso a archivos y registros administrativos. Todo ello con el objetivo permanente de optimizar y modernizar los recursos disponibles en la Administración de Justicia en su ámbito territorial, y en el marco de lo estipulado en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de Protección de Datos de Carácter Personal.

Por otra parte, determinados fondos documentales desjudicializados pueden albergar valor histórico-documental o contener otros valores para el estudio jurídico-procesales, circunstancia que obliga a su preservación, por lo que se integrarán en el Sistema de Archivos de Aragón, en el que se incardinan la totalidad de los archivos de la Comunidad Autónoma, el Patrimonio Documental y las transferencias de fondos entre archivos.

La Ley 6/1986, de 28 de noviembre , de Archivos de Aragón, exige que los acuerdos que afectan al patrimonio documental aragonés sean validados por el Departamento competente en la materia, que deberá autorizar cualquier salida de documentos conservados en archivos de uso público, así como la eliminación o expurgo de cualquiera de los documentos públicos que formen parte del Sistema de Archivos de Aragón.

En virtud de lo anterior, y a propuesta conjunta de los Consejeros de Presidencia y Justicia y de Educación, Universidad, Cultura y Deporte del Gobierno de Aragón, previa deliberación del Gobierno de Aragón en su reunión de 9 de julio de 2013,

DISPONGO:

Artículo 1. Objeto del Decreto.

El presente Decreto tiene por objeto la constitución de la Junta de Expurgo de documentos judiciales y la regulación de su régimen de funcionamiento, en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Aragón.

Artículo 2. Constitución, finalidad y sede.

1. Se constituye la Junta de Expurgo de documentos judiciales de la Comunidad Autónoma de Aragón como órgano colegiado de carácter instrumental y naturaleza administrativa, adscrita a la Dirección General competente en materia de Administración de Justicia, la cual aportará los medios materiales y el soporte administrativo y técnico necesarios para su funcionamiento.

2. La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Aragón tiene por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del patrimonio documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de Patrimonio Histórico.

3. La Junta de Expurgo tendrá su sede en el Departamento competente en materia de Administración de Justicia.

Artículo 3. Composición.

1. La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Aragón estará compuesta por los siguientes miembros:

a) La presidencia de la Junta de Expurgo se atribuye al Presidente del Tribunal de Justicia de Aragón, quien a su vez podrá delegar en otro Magistrado.

b) Tres vocales:

1.º Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Superior de la Comunidad Autónoma de Aragón y con destino en la misma.

2.º Un Secretario Judicial, designado por la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Aragón, y con destino en la Comunidad Autónoma.

3.º Un historiador o sociólogo, designado por el Departamento competente en materia de Patrimonio Histórico.

c) Un secretario, con voz y voto, cuyo cargo será ejercido por un funcionario de la Dirección General competente en materia de Administración de Justicia.

2. Los órganos encargados de la designación de dichos miembros nombrarán, además, un sustituto para aquellos supuestos en los que el designado en primer lugar no pueda concurrir a las sesiones de la Junta, debiendo comunicar dicho nombramiento al Departamento competente en materia de Justicia.

3. El titular del Departamento competente en materia de Administración de Justicia ordenará la publicación en el "Boletín Oficial de Aragón" de los miembros que integren la Junta de Expurgo.

Artículo 4. Duración del mandato.

1. La Junta de Expurgo renovará su composición cada tres años.

2. Los miembros de la Junta podrán cesar por orden del titular del Departamento competente en materia de Administración de Justicia en los siguientes casos:

- A petición propia.

- A petición del órgano que los designó.

- Por la pérdida de la condición por la que fueron propuestos.

3. En estos supuestos de cese, se procederá a la designación y nombramiento de un nuevo miembro por el tiempo que reste hasta la renovación de la Junta y en los mismos términos que anteriormente.

Artículo 5. Funciones.

La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Aragón ejercerá las siguientes funciones:

a) Aprobar los criterios de valoración y selección de los expedientes y series documentales judiciales, que regirán la determinación de su conservación permanente o su eliminación por su inutilidad judicial, administrativa, histórica o cultural.

b) Confeccionar un modelo de impreso uniforme y obligatorio mediante el que los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión, o, en su caso, de los Territoriales, remitirán la relación de expedientes que sometan a la valoración de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales, el cual contendrá, como mínimo, los datos a que se refiere el artículo 13.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales. Dicho impreso podrá ser sustituido por las aplicaciones informáticas de gestión que se consideren convenientes.

c) Recibir y comprobar que los procedimientos incluidos en las relaciones remitidas por parte de los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión cumplen los requisitos para poder ser considerados objeto de expurgo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 937/2003.

d) Aprobar los estudios de valoración de series documentales judiciales, que determinarán en todo caso los plazos de transferencia a los distintos archivos del sistema, su régimen de acceso y su conservación permanente o eliminación total o parcial atendiendo a su valor jurídico, administrativo, histórico o cultural.

e) Publicar las relaciones de expedientes judiciales en el "Boletín Oficial de Aragón", y una referencia de aquélla en un diario de los de mayor difusión en el ámbito autonómico, al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados al proceso.

f) Acordar, conforme a los estudios de valoración aprobados, la transferencia al Departamento competente en materia de Patrimonio Histórico de los expedientes judiciales que deban ser preservados permanentemente por su valor histórico-documental, jurídico o procesal o bien la eliminación de los que no deban ser preservados. La eliminación se llevará a cabo mediante enajenación o destrucción, previo acuerdo de desjudicialización de los expedientes.

g) Informar y dar traslado de un certificado acreditativo a los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión sobre las decisiones y acuerdos adoptados por la Junta para que tengan constancia documentada del destino definitivo de los expedientes judiciales.

h) Estudiar las cuestiones relativas a la custodia de la documentación judicial en soportes electrónicos y, en general, elevar propuestas al Departamento competente en materia de Administración de Justicia para una mejor administración de los archivos judiciales de gestión y de los territoriales.

i) Conocer e informar las medidas, programas y aplicaciones informáticas que den soporte a la gestión de los Archivos Judiciales de Gestión y Territoriales, así como aquellas otras para la reconversión de los documentos judiciales en soporte papel a soporte informatizado.

Artículo 6. Régimen jurídico y de funcionamiento.

1. La Junta de Expurgo se reunirá al menos una vez al año. El Presidente, en consideración a la relación de expedientes elevados a su consulta, podrá acordar la convocatoria de cuantas sesiones considere necesarias.

2. La convocatoria será realizada por el Secretario de la Junta de Expurgo por orden del Presidente, redactando el Secretario el Acta correspondiente a las sesiones de la Junta.

3. Los acuerdos que adopte la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales serán aprobados por mayoría de votos de los miembros de dicho órgano. El voto del Presidente será dirimente en caso de empate.

4. En lo no contemplado en este Decreto, el régimen jurídico y de funcionamiento de la Junta de Expurgo se ajustará a las normas administrativas sobre órganos colegiados, sin perjuicio de las especialidades previstas en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio , de Modernización de los Archivos Judiciales.

Artículo 7. Régimen retributivo de los miembros de la Junta de Expurgo.

1. La asistencia a las reuniones de la Junta de Expurgo dará lugar a las indemnizaciones que se establezcan por orden del titular del Departamento competente en materia de Administración de Justicia.

2. Los empleados públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón que formen parte de la Junta únicamente tendrán derecho a su percepción cuando las reuniones se celebren en horario fuera de la jornada ordinaria de trabajo.

3. La asistencia deberá ser debidamente justificada mediante certificación del Secretario.

Artículo 8. Grupos de Trabajo.

1. La Junta de Expurgo, bajo su dirección y coordinación, podrá ser asistida por Grupos de trabajo con la función de colaborar en la elevación de propuestas de evaluación y selección de expurgo, y en todas aquellas otras tareas que la Junta les encomiende.

2. Los Grupos de Trabajo estarán integrados por el número de miembros que, en cada caso, determine la Junta. Como mínimo han de integrarlos un Juez o Magistrado, un representante del Ministerio Fiscal, un Secretario Judicial, un Técnico superior especialista en archivos y un funcionario adscrito al Departamento competente en materia de Administración de Justicia.

3. Los miembros de los Grupos de Trabajo tendrán derecho a percibir indemnización por su asistencia a las sesiones de trabajo, en las mismas condiciones y cuantías que los miembros de la Junta.

Artículo 9. Expurgo de la documentación judicial.

1. Se entiende por expurgo el procedimiento mediante el cual la Junta de Expurgo determina cuándo un documento pierde toda su utilidad o, por el contrario, ha de ser conservado, dándosele el curso correspondiente, según lo dispuesto en el presente artículo.

El procedimiento de expurgo se ajustará a las previsiones contenidas en el capítulo III del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio , de Modernización de los Archivos Judiciales.

2. Cuando la Junta de Expurgo estime que determinados expedientes judiciales deban ser preservados dado su valor histórico-documental, jurídico o procesal, procederá a dictar, de acuerdo con el informe vinculante del Departamento competente en materia de Patrimonio Histórico, la oportuna resolución acordando la desjudicialización de dichos expedientes y su transferencia al citado Departamento.

3. El Departamento competente en materia de Administración de Justicia garantizará que en relación con los expedientes judiciales que hayan sido considerados objeto de eliminación, en el proceso de enajenación o destrucción, bajo ninguna circunstancia se podrá divulgar su contenido ni permitir el acceso de terceros, y velará por el cumplimiento de todas las garantías estipuladas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Artículo 10. Integración en el Sistema de Archivos de Aragón.

1. Los expedientes judiciales transferidos al Departamento competente en materia de Patrimonio Histórico se integrarán en el Sistema de Archivos de Aragón, formando parte del Patrimonio Documental Aragonés.

2. Los citados documentos se conservarán en los archivos que determine el Departamento competente en materia de Patrimonio Histórico, atendiendo al ámbito jurisdiccional territorial de los órganos judiciales productores de los documentos y, preferentemente, en los Archivos Históricos Provinciales.

Artículo 11. Accesibilidad de los Archivos.

1. Los Archivos de Aragón son de acceso público para los ciudadanos, con las restricciones que imponga la legislación vigente y las derivadas de las condiciones de conservación de los documentos.

2. Los documentos integrantes de los Archivos podrán ser consultados y/o prestados a las oficinas judiciales productoras cuando así lo requieran, comprometiéndose éstas a la devolución de los mismos.

Disposición adicional única.- Constitución de la Junta de Expurgo.

La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Aragón se constituirá en el plazo máximo de tres meses desde la entrada en vigor del presente Decreto.

Disposición final primera.- Desarrollo normativo.

Se habilita a los titulares de los Departamentos competentes en materia de Administración de Justicia y en materia de Patrimonio Histórico para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo y ejecución del presente Decreto.

Disposición final segunda.- Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial de Aragón".