Departamentos jurídicos priorizan seguridad en detrimento del fácil acceso

El valor de los datos, limitado por la desconexión entre departamentos TI y jurídico
http://www.ciospain.es/ 15/10/2015

Los departamentos clave de las empresas gestionan, valoran y aprovechan los archivos de datos de manera muy diferente, estableciéndose una lucha interna de poderes para extraer su valor y cumplir la normativa, según IDC y Iron Mountain.

Los departamentos jurídicos priorizan la seguridad y buscan minimizar el riesgo, en detrimento de un acceso fácil y rápido a los datos: únicamente un 38% creen que los datos pueden mejorar los ingresos. Estos profesionales consideran que los datos son principalmente necesarios para cumplir la normativa y responder a auditorias, solicitudes de información legal, así como para respaldar requerimientos legales. Este es uno de los datos que se desprende del estudio Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos de IDC y Iron Mountain.

Sin embargo, los datos son considerados como potencial fuente de ingresos por el 70% de los departamentos TI y Comercial, el personal que trabaja en ellos defiende un acceso a los archivos sin restricciones para garantizar que están proporcionando a los directivos de la empresa toda la información necesaria para conseguir el éxito.

Además, cada departamento percibe la eficacia de los procesos de gestión de datos basándose en sus propias necesidades. Casi el 75% de los encuestados en el departamento comercial afirman que reciben los datos archivados en formatos que son aptos para su uso inmediato en comparación con solo la mitad de los encuestados en el departamento jurídico.

La responsabilidad sobre la gestión del archivo de datos también es fuente de división en la empresa. El departamento jurídico se considera responsable en aspectos relacionados con la custodia de los datos, incluyendo qué archivar (45%), garantizar que los datos están seguros (39%), identificar las necesidades (37%) y decidir inversiones en tecnología (31%), mientras que los departamentos de TI y Comercial están en completo desacuerdo y no consideran al departamento jurídico clave en ninguna de la toma de decisiones anteriormente mencionadas.

“Es hora de que los directores de tecnología, de información y toda la dirección persigan un equilibrio entre los objetivos de sus departamentos jurídicos frente a los de TI y comerciales con el fin de gestionar los datos de una forma eficaz y definitiva”, ha comentado Eileen Sweeney, Vicepresidente Senior y Directora General de Gestión de Datos en Iron Mountain.

En los departamentos legales se muestran frustrados con el rendimiento de TI en una gama de métricas relacionadas con el archivo de datos, especialmente su capacidad de determinar de forma efectiva qué archivar (los profesionales legales solo otorgan un 20% de puntuación satisfactoria a los departamentos de TI). Según los encuestados en los departamentos jurídicos, sus colegas de TI también suspenden en otro aspectos clave, incluyendo la tecnología para la gestión del archivo de datos (el 41% da una puntuación positiva); la definición de soluciones para el archivo de datos (42%) y acceso a la carta a los archivos de datos (49%).